Alles over arbodiensten

Ja, dat is al sinds jaar en dag zo. Wel is sinds juli 2017 nieuw dat voor elke werkgever in Nederland minimaal een basiscontract met een arbodienst verplicht is.

In dit basiscontract staat bij welke taken je je moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts. Je stelt dit contract gezamenlijk op. De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de inhoud.

Iedere werkgever heeft een zorgplicht. Volgens de Arbowet die je als werkgever minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts. Heb je dat niet, dan riskeer je bij een controle van de Inspectiedienst SZW een boete van €1.500,–.

Heb je wel een basiscontract, maar is een aantal zaken daar niet goed in vastgelegd of is het contract niet compleet? Dan kan de Inspectiedienst daar ook boetes voor opleggen variërend tussen de € 750,– en € 1.500,–.

Volgens berekeningen van het TNO kost een zieke medewerker gemiddeld 250 euro per dag. Maar dit is alleen nog maar het doorbetalen van het loon. Vergeet niet de kosten voor de vervanging, het misgelopen werk en de re integratiekosten. Deze kosten komen er ook nog bij wanneer een medewerker ziek is. Hiermee kunnen de ziekteverzuimkosten oplopen tot wel 1.000 euro per dag.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om minimaal 70 procent van het loon gedurende 104 weken door te betalen. En verzaak je om de wettelijk verplichte stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter te volgen, dan kun je ook nog een flinke boete verwachten vanuit het UWV.

Ben je op zoek naar een nieuwe arbodienst? Stel deze vragen sowieso. Ze geven je een duidelijk beeld over de samenwerking en wat de arbodienst belangrijk vind.

• Hoe ziet de SLA-overeenkomst eruit?
• Is er een aparte SLA voor de bedrijfsarts?
• Is de arbodienst gecertificeerd?
• Wat is het BIG registratienummer van de bedrijfsarts?
• Hoe zien terugkoppelingen en rapportages eruit?
• Wie is je contactpersoon?
• Krijg je een vast contactpersoon?
• Wat gebeurt er wanneer de contactpersoon een tijd niet bereikbaar is?
• Of wanneer de bedrijfsarts niet bereikbaar is?
• Hoe ziet het netwerk van de arbodienst eruit?
• Hoeveel ervaring heeft de arbodienst binnen de branche?
• Mag je klanten benaderen om te vragen over hun ervaringen met deze dienst?

Een verrichtingenabonnement bij de arbodienst is een abonnementsvorm waarbij je jaarlijks een basisbedrag per medewerker betaalt voor een administratieve aansluiting op het verzuimregistratiesysteem. Verder betaal je voor overige verrichtingen, zoals de bedrijfsarts. Met een gemiddeld ziekteverzuim kom je uit op 100 en 150 euro per medewerker per jaar.

Een all-in abonnement bij de arbodienst is een abonnementsvorm waarbij je precies weet wat je per jaar kwijt bent. Je betaalt namelijk een vast bedrag per medewerker per jaar. De kosten voor een all-in abonnement variëren tussen de 100 en 150 euro per medewerker per jaar. Hier zijn de meestal alle kosten van de arbodienst bij inbegrepen, dus zowel de aansluitkosten, als de inzet van de casemanager en de bedrijfsarts.

Je valt alleen onder de maatwerkregeling wanneer er wordt voldaan aan deze twee voorwaarden:

• Wanneer de cao de maatwerkregeling toestaat
• Wanneer er schriftelijke afspraken met de ondernemingsraad zijn gemaakt hierover

Voldoe je hier niet aan, dan val je automatisch onder de vangnetregeling.

Bij de maatwerkregeling kies je voor maatwerk binnen je samenwerkingspartners. Dit betekent dat je met toestemming van je ondernemingsraad zelf besluit bij welke arbodienstverleners je de verschillende activiteiten neerlegt. Bij de vangnetregeling leg je alles bij een gecertificeerde partij neer.

Je komt alleen voor de maatwerkregeling in aanmerking wanneer er wordt voldaan aan deze twee voorwaarden:

• Wanneer de cao de maatwerkregeling toestaat
• Wanneer er schriftelijke afspraken met de ondernemingsraad zijn gemaakt hierover

Voldoe je hier niet aan, dan val je automatisch onder de vangnetregeling.

Heb je geen OR? Dan val je verplicht onder de vangnetregeling. Dit betekent dat je wordt ondersteund door een gecertificeerde arbodienst die je helpt bij alle arbotaken. Deze arbodienst schakelt de kerndeskundigen in om jou als werkgever en je medewerkers te ondersteunen bij de verplichte kerntaken.

Een arbodienst is een commerciële organisatie die werkgevers ondersteunt en adviseert over de volgende onderwerpen:

• Arbeidsomstandigheden
• Verzuimbegeleiding
• Re-integratiebegeleiding
• Risico-inventarisatie en -evaluatie

Het is wettelijk verplicht om met een arbodienst te werken, om gezond en veilig werken te stimuleren. Het verschil tussen een gecertificeerde- en een niet gecertificeerde arbodienst is de certificering.

In het basiscontract moeten minimaal de volgende zaken geregeld zijn:

• Ziekteverzuimbegeleiding
• Uitvoeren en toetsen van de RIE
• Uitvoeren van periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek PAGO of PMO
• Aanstellingskeuring
• Rol bedrijfsarts, het recht op een second opinion en de klachtenprocedure
• Vrije toegang van de bedrijfsarts tot elke werkplek
• Preventie
• Verder moet in het basiscontract duidelijk zijn beschreven hoe de bedrijfsarts, ondernemingsraad en preventiemedewerker(s) in de gelegenheid worden gesteld worden om regelmatig te overleggen.

Het basiscontract arbodienstverlening is in de Arbowet opgenomen om medewerkers nog beter te beschermen en een veilige en gezonde werkomgeving te garanderen. Ook is dit basiscontract er om werkgevers houvast te geven en om duidelijkheid te bieden voor alle betrokken partijen.

Gemiddeld kost een arbodienst tussen de 100 en 150 euro per medewerker per jaar. Dat is ongeveer 0,3% van de loonsom op jaarbasis. Er zijn diverse samenwerkingsvormen mogelijk met arbodienstverleners: all-in abonnement (je betaalt een vast bedrag per medewerker per jaar inclusief alle uren van de bedrijfsarts en casemanager) of een verrichtingenabonnement (basisbedrag + betalen per verrichting van een casemanager en/of bedrijfsarts).

Let bij het kiezen van een nieuwe arbodienst vooral op deze punten om een succesvolle samenwerking te krijgen:

• Ervaring van de arbodienst in jouw branche
• Budget, maar kies nooit alleen maar voor goedkoop of gratis
• Krijg je een vast contactpersoon?
• Referenties van klanten
• Persoonlijke kennismaking
• Soort samenwerking (proactief, communicatie, meedenken, advies)
• Wat jouw OR wil binnen een samenwerking

Een arbodienst is een belangrijke schakel wanneer het gaat om verzuim, veilig werken en risico’s beperken. Ze begeleiden medewerkers tijdens verzuim naar een goede en efficiënte re-integratie, ze helpen bij het opstellen van- en toetsen de RI&E, ze begeleiden gezondheidsonderzoeken en kunnen aanstellingskeuringen doen.

Ook mag je van je arbodienst verwachten dat ze je adviseren over je gezondheidsbeleid, hoe je risico’s op verzuim kunt verkleinen en hoe je je verzuimpercentage kunt verlagen. Een goede samenwerking met een arbodienst biedt dan ook vele voordelen.