Skip to content

Arbodienst;
Alles wat je moet weten over arbodienstverlening

Ook al heb je maar 1 werknemer in loondienst met een 0-urencontract, je bent toch verplicht om minimaal een basiscontract af te sluiten met arbodienst.

Iedere werkgever in Nederland moet volgens de Arbowet passende zorg aan zijn medewerkers bieden, zieke medewerkers begeleiden en ze goed voorlichten over arbeidsrisico’s.

Op deze pagina vertellen we je alles over arbodienstverlening en wat je rechten en plichten als werkgever zijn. We leggen je ook uit hoe je fabels en feiten over arbodiensten kunt onderscheiden.

Wat doet een arbodienst?

Een arbodienst ondersteunt werkgevers en werknemers bij het arbeidsomstandighedenbeleid en het verzuimbeleid. De meeste organisaties zetten een arbodienst in voor de verzuimbegeleiding van zieke medewerkers.

Als een medewerker ziek is, dan geeft de Wet verbetering poortwachter namelijk aan dat het verplicht om een bedrijfsarts in te schakelen. De bedrijfsarts is een van de vier kerndeskundigen van een arbodienst. De andere zijn: de arbeidshygiënist, de veiligheidskundige en de arbeids- en organisatiedeskundige.

De arts beoordeelt of de medewerker arbeidsongeschikt is. Daarbij kijkt hij naar de normale werkzaamheden van de werknemers, maar ook of er mogelijkheden zijn om vervangend werk te doen.

Een werkgever kan en mag zelf niet beoordelen of een medewerker ziek is. De werkgever is ten eerste geen arts, maar ten tweede schrijven privacyregels voor dat alléén een arts een oordeel mag vellen over de arbeidsgeschiktheid van een medewerker.

Een arbodienst is er samen met de werkgever en werknemer voor verantwoordelijk dat de werknemer zo snel mogelijk weer verantwoord aan het werk kan.

Een arbodienstverlener is er trouwens niet alleen voor de werkgever, maar zeker ook voor de werknemer. Thuis zitten is voor niemand leuk en kost bovendien een hoop geld. Iedereen is dus gebaat bij een snel herstel van de zieke werknemer.

Keuzestress? Vergelijk gratis de beste arbodiensten

Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest

Periodiek ArbeidsGezondheidskundig Onderzoek
De beste arbodiensten aanbieders al voor je geselecteerd
Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
Persoonlijk advies van dé arbo experts van Nederland
Meer dan 11.000 klanten
Ontvang snel 3 arbodienst offertes

Is een arbodienst verplicht?

Ja, dat is al sinds jaar en dag zo. Sinds juli 2017 is elke werkgever in Nederland verplicht ook minimaal een basiscontract met een arbodienst af te sluiten.

In dit basiscontract staat bij welke taken je je laat ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts. Je stelt dit contract gezamenlijk op. De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de inhoud.

Sinds juli 2017 is het wettelijk verplicht om minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienst. Sinds juli 2018 controleert de inspectiedienst SZW actief of organisaties zich aan deze verplichting houden.

Voldoet jouw contract niet aan de voorwaarden van het basiscontract, sluit deze dan zo snel mogelijk af. Je riskeert anders een forse boete.

Waarom is een arbodienst verplicht?

De reden dat het werken met een arbodienst verplicht is opgenomen in de Arbowet is eenvoudig: Jij moet als werkgever zorgen voor goede arbeidsomstandigheden en voor passende verzuimbegeleiding.

In de Arbowet staat dat een arbodienst je ondersteunt bij vier kerntaken:

  1. Ziekteverzuimbegeleiding en het voorkomen van ziekteverzuim (preventie)
  2. Periodiek arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (PMO of PAGO)
  3. Aanstellingskeuringen
  4. Uitvoeren en opstellen van de Risico inventarisatie & -evaluatie (RI&E)

De eerste drie taken laat je door een bedrijfsarts uitvoeren. De RI&E wordt door een van de andere kerndeskundigen (de arbeidshygiënist, veiligheidskundige of arbeids- en organisatiedeskundige) gedaan.

Wat als ik geen contract heb bij een arbodienst?

Heb je geen basiscontract met een arbodienstverlener of bedrijfsarts? Dan riskeer je bij een controle van de Inspectiedienst SZW een boete van €1.500,--.

Heb je wel een basiscontract, maar is een aantal zaken daar niet goed in vastgelegd. Of is het contract niet compleet, dan kan de Inspectiedienst daar ook boetes voor opleggen, variërend tussen de € 750,-- en € 1.500,--

Weet hoe het zit: arbodienst maatwerk- of vangnetregeling

Wanneer je de keuze gaat maken voor een arbodienst, dan heb je de keuze tussen een maatwerk- of een vangnetregeling. Het grote verschil tussen de maatwerkregeling en de vangnetregeling is met wie je samenwerkt. Bij de maatwerkregeling, de naam zegt het al, kies je voor maatwerk met je samenwerkingspartners.

Dit betekent dat je, mét toestemming van je ondernemingsraad, zelf besluit bij welke arbodienstverleners je de verschillende activiteiten rondom preventie en verzuimbegeleiding neerlegt. Dit hoeft dus niet bij één partij en het hoeft ook niet per se een gecertificeerde arbodienst te zijn.

Heb je geen OR, dan mag je deze keuze niet maken. Je valt dan onder de vangnetregeling en bent wettelijk verplicht een arbocontract te sluiten. Dit kan bovendien alleen bij een gecertificeerde arbodienst. In beide gevallen moet je als werkgever voldoen aan de eisen die worden gesteld in de basisovereenkomst arbodienstverlening.

Wanneer je voor de maatwerkregeling gaat, dan adviseren we je om de OR hier in een vroeg stadium bij te betrekken. Zij weten vaak ook goed wat er speelt in de organisatie én hebben instemmingsrecht bij de uiteindelijke keuze voor een arbodienst. Probeer er daarom zo vroeg mogelijk achter te komen hoe de OR hierin staat en wat hun verwachtingen van de arbodienst zijn. Weet je dit, dan kun je in het voortraject al rekening houden met de wensen en zal de OR eerder instemmen met jouw voorstel. Het is trouwens ook een prima idee om de OR te betrekken bij de oriënterende gesprekken die je voert met arbodiensten.

Let op! Staat je cao de maatwerkregeling toe én heb je een ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (pvt)? Dan mag je nog steeds kiezen voor een vangnetregeling. Dit kun je doen wanneer je zeker wilt weten dat alle deskundigheid geleverd wordt door één partij.

Hoe werkt de maatwerkregeling?

Bij de maatwerkregeling neemt de werkgever zelf de regie over de volgende activiteiten en taken:

  • Je contracteert een of meer verschillende kerndeskundigen of (arbo)dienstverleners. Hierbij werk je in ieder geval verplicht samen met één bedrijfsarts, die de wettelijke arbotaken uitvoert.
  • Je beschrijft de werkprocessen en beschikt over ondersteunende voorzieningen en systemen.

Jij regelt de coördinatie tussen werkgever, medewerker en de deskundigen. Hoe je dit invult, mag je zelf weten. Goede samenwerking en communicatie tussen de werkgever, werknemer en gecontracteerde deskundigen is essentieel binnen je verzuim- en preventiebeleid.

Hoe werkt de vangnetregeling?

Wanneer je niet voldoet aan de voorwaarden van de maatwerkregeling, val je verplicht onder de vangnetregeling. Bij deze regeling wordt je ondersteund door één arbodienst die je helpt bij alle arbotaken. Deze regeling mag alleen uitgevoerd worden door een gecertificeerde arbodienst. Deze dienstverlener schakelt de kerndeskundigen in om jou als werkgever en je medewerkers te ondersteunen bij de verplichte kerntaken.

Voor PMO’s en de RI&E mag je wel weer zelf een kerndeskundige elders inkopen.

Arbodienst offerte ontvangen. Waar moet je op letten?

Het vinden van een arbodienst die past bij jouw visie op arbo, verzuim en duurzame inzetbaarheid kan een tijdrovende en complexe klus zijn. Je begint met het opstellen van je wensen en eisen als het gaat om verzuimbegeleiding. Daarna voer je met meerdere aanbieders van arbodienstverlening gesprekken en komt op het punt dat je een offerte wilt gaan aanvragen. Hoe pak je dat aan en waar let jij op als je de offerte hebt ontvangen?

Een arbodienst heeft informatie over jouw organisatie en medewerkers nodig om een goed onderbouwde offerte te kunnen maken.

Organisatie-omschrijving

Wie ben je, wat doe je, waar sta je voor (visie, missie), werk je regionaal, landelijk of internationaal en in welke branche?

Personeelsinformatie

Een onderzoek begint met een vragenlijst, die thuis kan worden ingevuld. De bedrijfsarts neemt deze vragenlijst voorafgaand aan het onderzoek door met de medewerker. Deze vragenlijst kan gaan over de gezondheid maar ook over de werkomstandigheden en -omgeving.

Verzuimbegeleiding

Hoe is de verzuimbegeleiding nu ingericht? Word je volledig ontzorgd door een arbodienstverlener of doe je een deel zelf? Moet dit zo blijven?

Visie

Wat is jouw visie op verzuim, arbo en inzetbaarheid? Of wil je juist door een arbodienst geholpen worden in het scherp krijgen van een nieuwe visie? Denk je bijvoorbeeld meer aan een eigen regiemodel of wil je aan de slag met duurzame inzetbaarheid?

Oorzaak

Waarom ben je op zoek naar een nieuwe arbodienst? Ben je ontevreden over de huidige arbodienst? Of heb je er nog geen maar heb je nu een medewerker die uitvalt en zoek je direct hulp?

Verwachtingen

Wat verwacht je nog meer van de arbodienst behalve de verzuimbegeleiding? Denk bijvoorbeeld aan medische keuringen, het opstellen van een RI&E en Preventief Medisch Onderzoek. Of ondersteuning bij thema’s als vitaliteit van bijvoorbeeld oudere werknemers of duurzame inzetbaarheid en verzuimtrainingen voor leidinggevenden.

Verzuimregiesysteem

Ga je gebruik maken van het verzuimregiesysteem van de arbodienst, of heb je een eigen verzuimsysteem en wil je een koppeling met het systeem van de verzuimbegeleider?

Verzuimprotocol

Ga je gebruik maken van het verzuimregiesysteem van de arbodienst, of heb je een eigen verzuimsysteem en wil je een koppeling met het systeem van de verzuimbegeleider?

Expertise

Welke expertise heb je in huis? Wat kan je zelf en wat wil je inkopen? Wil je verzuim en preventie onder een dak, of juist los van elkaar inkopen? En hoe ga je dit inregelen?

Providers

Met welke providers ga je werken? Misschien wil je eigen providers inzetten zoals bijvoorbeeld een fysiotherapeut of bedrijfsmaatschappelijk werker?

Wij adviseren je zo volledig mogelijk te zijn in het verstrekken van informatie aan de arbodienst. Geef zoveel als mogelijk openheid van zaken. De dienstverlener krijgt daardoor een goed beeld van jouw organisatie en zal eerder met een op maat gesneden aanbod komen.

Wat moet er beslist in de offerte van de arbodienst staan?

  • Wie is de arbodienst?

  • Hoe lang bestaan ze, hebben ze ervaring binnen de branche, wie zijn hun klanten?

  • Wat is de visie van de arbodienst over jouw specifieke bedrijfssituatie?

    Hoe denken ze bijvoorbeeld het verzuim terug te gaan dringen?

  • Volgens welk dienstverleningsmodel ondersteunt de arbodienst hun klanten?

    Ontzorgen ze hun klanten volledig of werken ze volgens het eigen regiemodel, waarbij de leidinggevende zelf de casemanager is die de zieke medewerker begeleidt, soms nog ondersteund door een externe casemanager?

  • Hoe wil je dat de bedrijfsarts zijn rol invult?

    Is hij het eerste aanspreekpunt of blijft hij zo lang mogelijk uit beeld en is de casemanager van de arbodienst jouw eerste aanspreekpunt? Ofwel zit de casemanager in de eerste lijn en de bedrijfsarts in de tweede of andersom?

  • Werkt de arbodienst met eigen artsen of externe bedrijfsartsen?

    En in dat geval: krijg je een vaste bedrijfsarts indien je dat wenst?

  • Hoe zit het met de bereikbaarheid van de bedrijfsarts?

    Werkt hij op locatie van de werkgever of heeft hij een eigen kantoor? En mag je de bedrijfsarts en/of casemanagers zelf selecteren?

  • Is de arbodienst wel gecertificeerd en werkt deze met gecertificeerde bedrijfsartsen?

    Er zijn ook arbodiensten die werken met basisartsen onder taakdelegatie van een bedrijfsarts of bedrijfsartsen in opleiding.

  • Welke abonnementsvormen biedt de arbodienst?

    Wil je zoveel mogelijk zekerheid? Kies dan voor een uitgebreid full-service abonnement. Hierin is meestal alle inzet van de casemanager en bedrijfsarts inbegrepen. Je kunt ook kiezen voor een basisabonnement. Je betaalt dan een klein basisbedrag per medewerker en ontvangt hier bovenop dan voor elk telefoontje of inzet van de arbodienst een aparte factuur.

  • Duur van het contract en opzegtermijn

    Er zijn tegenwoordig arbodiensten die een contractperiode van minimaal drie jaar bedingen. Vaak hanteren ze ook een opzegtermijn van drie tot zes maanden. Er zijn slimmere manieren. Spreek bijvoorbeeld een contract voor onbepaalde tijd af met een tussentijdse opzegtermijn van drie maanden. Als het niet bevalt, kun je afscheid van elkaar nemen.

  • Geldigheid offerte

    Ga je meer offertes vergelijken, dan ben je misschien wel wat tijd kwijt. Spreek daarom een ruime tijdsmarge af tot hoe lang de offerte geldig is, 30 dagen bijvoorbeeld.

Beoordelen van de offerte en presentatie

Vraag meerdere offertes op

Wij raden je aan om meerdere offertes op te vragen, minimaal twee of drie. Zorg er wel voor dat ze alle uitgaan van dezelfde dienstverleningsvorm, want alleen dan kun je de tarieven met elkaar vergelijken.

Direct en persoonlijk contact

Wat verder belangrijk is of je direct telefonisch contact kunt krijgen met de casemanager of bedrijfsarts. Heb je een vast contactpersoon of krijg je te maken met een callcenter dat meestal niet zoveel verstand heeft van verzuim en je bedrijf niet goed kent.
Kortom: kies voor een arbodienst die ervoor zorgt dat een casemanager of bedrijfsarts je bedrijf kent en waarmee de lijntjes kort zijn.

Wat is wel en niet inbegrepen in de dienstverlening?

Een basisabonnement is vaak niet meer dan een administratieve aansluiting op het verzuimregiesysteem van een arbodienst. De inzet van professionals als bijvoorbeeld bedrijfsarts en casemanager is hier niet bij inbegrepen. Sommige arbodiensten hebben er een kunst van gemaakt om allerlei mooi klinkende diensten toe te voegen aan zo’n abonnement, maar dit zijn veelal verplichte standaarddiensten waarvoor ze niet zoveel hoeven te doen, een second opinion bijvoorbeeld.

Een goede manier om de arbodienst te testen is hen te vragen een uitspraak te doen over de te verwachten kosten voor verrichtingen op basis van de verkregen informatie. Met andere woorden: is de offerte een nietszeggend prijslijstje met tarieven per uur op een A4’tje of een op maat gesneden document?

Durft de arbodienst zelfs zo ver te gaan dat hij een fixed fee durft af te geven en alles wat hoger uitkomt voor eigen rekening te nemen? Een bonus malus regeling bijvoorbeeld op het gezamenlijk te bereiken resultaat. Dit kan soms heel goed werken, maar de arbodienst zal hier meestal wel extra garanties vragen. Tenslotte gaat het hier om een partnership.

Vraag om een persoonlijke toelichting van de offerte

Laat bij voorkeur niet alleen een account manager langskomen, maar nodig ook de deskundige uit die de contacten gaat onderhouden met jou en de medewerkers. Dit kan een casemanager zijn en/of een bedrijfsarts. Beschouw het als een job interview!

Gratis offerte?

Uiteraard is een offerte van een arbodienst gratis. Maar let op, er wordt nog steeds gestunt met gratis arbodienstverlening. Wees beducht en ga er niet op in! Gratis arbo bestaat niet en dit soort contracten zijn fopcontracten, die uiteindelijk veel meer kosten dan het duurste all-in abonnement.

Overige tips

  • Begin op tijd met je voorbereiding, er moet veel gebeuren: het overdragen van dossiers van de oude naar de nieuwe arbodienst, het inrichten van het verzuimregiesysteem, het importeren van medewerkergegevens, het trainen van leidinggevenden, etc.
  • Betrek de OR zo vroeg mogelijk bij een selectietraject. Zij weten wat er speelt in de organisatie en denken graag mee over een goede arbo-aanpak, een gezonde organisatie is voor iedereen winst!
  • Win referenties in: vraag aan de arbodienst of je een paar klanten mag uitvragen over hun ervaringen van de dienstverlening.
  • Leg een concrete verzuimcasus voor die nu speelt. Hoe zou de arbodienst deze oppakken?
  • Laat de arbodienst voordat je informatie gaat overdragen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Ten slotte gaat het hier om gevoelige bedrijfsinformatie.
  • Noem of noteer in geen geval namen van medewerkers of andere privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld medische gegevens.

Hulp nodig bij het aanvragen van een goede offerte? Maak gebruik van onze selectietool.

Wat kost een arbodienst?

Gemiddeld kost een contract met een arbodienst tussen de 125 en 150 euro per medewerker per jaar. Dat is ongeveer 0,3% van de loonsom op jaarbasis.

Dit is wel afhankelijk van de abonnementsvorm, hierin zijn diverse mogelijkheden:

  1. Een all-in abonnement: je betaalt een vast bedrag per medewerker per jaar. Het voordeel is dat je exact weet wat je betaalt.
  2. Een aansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst inclusief de bedrijfsarts én de casemamager.
  3. Een aansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst inclusief de casemanager.

    Bij deze eerste drie abonnementsvorm is het opletten geblazen! Kijk goed of de lopende verzuimdossiers buiten of binnen het abonnement vallen. Vallen deze lopende dossiers buiten het abonnement, dan betaal je vaak ook nog inloopkosten. Dit kan aanzienlijke extra kosten opleveren. Vergelijk het met een zorgverzekering waarbij lopende medische klachten niet meeverzekerd zijn.
  4. Verrichtingenbasis: een administratieve basisaansluiting op het verzuimregiesysteem van de arbodienst. Daarbovenop ontvang je voor iedere verrichting of telefoontje van een professional – een bedrijfsarts of casemanager bijvoorbeeld - een factuur.

Bij deze eerste drie abonnementsvorm is het opletten geblazen! Kijk goed of de lopende verzuimdossiers buiten of binnen het abonnement vallen. Vallen deze lopende dossiers buiten het abonnement, dan betaal je vaak ook nog inloopkosten. Dit kan aanzienlijke extra kosten opleveren. Vergelijk het met een zorgverzekering waarbij lopende medische klachten niet meeverzekerd zijn.

Een gratis arbodienst bestaat niet

Bij het kiezen van een (nieuwe) arbodienst kan het verleidelijk zijn om te gaan voor een ‘gratis arbodienst’. Je betaalt dan geen abonnementskosten en gaat pas betalen als je de arbodienst ook echt inzet. Dat klinkt aantrekkelijk, maar is echt niet verstandig.

Degelijke arbodienstverlening gaat verder dan het verzuimspreekuur bij de bedrijfsarts. De juiste arbopartner kent jouw organisatie, de branche, de aanwezige risico’s, de werkplekken en de organisatiecultuur. Minimaal één keer per jaar zit je samen met jouw arbodienst om tafel om op basis van een heldere rapportage de aanpak voor de komende periode vast te stellen.

Persoonlijk contact en betrokkenheid essentieel

Alleen als een arbodienst jouw organisatie kent, kan deze goede, concrete adviezen geven. Een gratis arbodienst kan dit per definitie niet, omdat deze relatie ontbreekt.

De gratis arbocontracten zijn niet toegesneden op de specifieke wensen of behoeften van jou als werkgever. En de bedrijfsarts wordt bij de gratis aansluiting pas ingeschakeld als het kalf al verdronken is. Goedkoop is dan dus duurkoop. Waarom? Elke onnodige verzuimdag kost gemiddeld € 250. Als je de bedrijfsarts pas na een maand inzet, heb je dus de eerste paar duizend euro verzuimkosten al aan je broek.

Bovendien zit de arbodienst echt niet te wachten op het telefoontje van een klant die niets wil betalen. Ze besteden hun tijd liever aan klanten die wel betalen. Oftewel, heb je een zieke medewerker, dan sta je achteraan in de rij en moet je meestal weken en soms zelfs maanden wachten tot de bedrijfsarts tijd heeft.

Vaak zit er bij de gratis contracten nog een addertje onder het gras. Je bent dan volgens de kleine lettertjes verplicht allemaal extra diensten af te nemen, die veel meer kosten dan bij andere aanbieders.

Uurtje factuurtje

Het niet of te laat inzetten zorgt ook voor onnodig lang verzuim. Bovendien speel je in de eerste maand zelf voor dokter en is je dossier niet Poortwachter-proof. En dan krijg je ook nog eens voor elk telefoontje een factuur van de arbodienst.

Ga dus niet in op de verleiding om ‘er goedkoop vanaf te zijn’. Het kost niets, maar dan heb je ook niets.

Juiste zorg op juiste moment

Verreweg de meeste organisaties kiezen voor een abonnementsvorm waarbij minimaal een verzuimportaal, de casemanager en de bedrijfsarts is opgenomen. Daarmee verzeker je je van de juiste zorg op het moment dat je deze nodig hebt en minimaliseer je het risico op onnodige loonschade of sancties.

Arbodienst Europees aanbesteden?

Een aanbesteding van een arbodienst geldt vanaf bepaalde bedragen en contracturen. In de praktijk stoppen werkgevers veel tijd en energie in het specificeren van hun vraag. Resultaat is in alle gevallen een lijvig aanbestedingsdocument met obligate variabelen als prijs, regio en sectorervaring. Hele afdelingen bij een paar arbodiensten zijn er maar druk mee … en verdelen de markt.

Wij zien dat een groot deel van de arbodienstverleners al lang niet meer meedoet aan deze aanbestedingen, slechts een selecte kring schrijft hier überhaupt op in. Bij onderhandse aanbesteding werken werkgevers vaak met een standaard rijtje aanbieders die ze al kennen, waardoor de keuzevrijheid ook zeer beperkt is.

2B-diensten

Arbodienstverlening is een typisch Nederlands product. Praktisch gezien is het voor een niet Nederlands(talig) bedrijf onmogelijk om arbodienstverlening in Nederland te leveren. Ze kennen immers de specifieke arbowetgeving niet en spreken de taal niet. Daarom geldt voor producten en diensten op het gebied van onderwijs, gezondheidszorg en arbeidsbemiddeling de bijlage 2B van Richtlijn 2004/18/EG.

Dit is een zogenaamd verlicht Europees regime. Dit betekent dat je voor dit type producten of diensten geen volledige EU-aanbesteding procedure hoeft te volgen. De specifieke voorschriften die gelden voor een 2B-procedure vind je in de artikelen 2.38 en 2.39 van de Aanbestedingswet 2012.

Bij dit type dienst (2B-diensten (zonder een duidelijk grensoverschrijdend belang)) wordt meestal een meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure gebruikt, waarbij je drie offertes opvraagt bij geschikte leveranciers.

Zoek en vind inspiratie

Onze ervaring is dat werkgevers lang niet altijd op de hoogte zijn van wat de arbodiensten te bieden hebben en wat eigenlijk normaal is in de markt. Als je denkt dat 5% verzuim normaal is, of dat het eerste contact altijd met een bedrijfsarts moet zijn, of dat het verzuimsysteem er alleen is om het medische dossier van de bedrijfsarts bij te houden, dan sla je de plank toch echt mis.

Laat je inspireren door de kennis van arbodiensten. Nodig er een aantal uit. En kies dan niet automatische voor de aanbeiders die iedereen nog van vroeger kent. De markt is ongelofelijk volwassen, er zijn tientallen professionele aanbieders en er is een spreekwoordelijk dekseltje voor elk potje. Leg aan diverse aanbieders jouw HR-thema’s voor en vraag naar oplossingen. Je zult zien dat er een wereld voor je opengaat.

Kortom: wie buiten eigen kaders en verwachtingen durft te denken, wordt bijna gegarandeerd aangenaam verrast. Arbodienstverleners hebben namelijk echt een berg ervaring en kennen het actuele aanbod. Kies je arbodienst dus vooral niet alleen op harde criteria, maar ook op basis van inspiratie, partnership en innovatief vermogen.

Gebruik van procedure motiveren

Je moet de technische specificaties van de opdracht in jouw aanbestedingsdocumenten opnemen. Ook dien je achteraf de Europese Commissie via TenderNed op de hoogte te brengen van de resultaten van de procedure.

Het vooraf aankondigen in het EU-publicatieblad is dus niet noodzakelijk. Wel dien je als aanbestedende dienst op objectieve gronden te kiezen welk type aanbestedingsprocedure je toepast en welke ondernemers je toelaat tot de procedure. Je moet de keuze voor een 2B-procedure op verzoek van een ondernemer schriftelijk kunnen motiveren.

Aanbesteden met HR Navigator

Kom je er niet uit? HR Navigator kan je ondersteunen bij het volledige aanbestedingstraject voor het vinden van de meest geschikte arbodienstverlener. Wij selecteren aan de hand van jouw wensen en eisen op basis van ruim 50 meeste relevante criteria, eventueel aangevuld met jouw eigen aanvullende specificaties, de 3 meest geschikte arbodienstverleners voor jouw organisatie. Deze aanbieders worden vervolgens uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding.

Je ontvangt van ons persoonlijk advies, een uitgebreid rapport, een vergelijkingsoverzicht, maatwerkoffertes en documentatie die je op een transparante wijze helpen jouw keuze te maken. Op basis van dit rapport voer je vervolgens gesprekken met de geselecteerde aanbieders. Met onze uitgebreide rapportage en de gesprekken kan je achteraf eenvoudig jouw keuze verantwoorden.

Waar let je op bij het kiezen van de juiste arbodienst?

Een arbodienst helpt jou als werkgever bij het begeleiden van je zieke medewerkers. Maar helaas horen we soms dat arbodiensten niet altijd even geïnteresseerd in hun klanten, niet altijd sterk of snel communiceren en er lustig op los factureren.

Het is dus van groot belang dat je de juiste arbodienst kiest. Maar hoe kies je die? Waar let je op? Wat zijn de verschillen tussen de diensten?

Wat mag je van een arbodienst verwachten?

Je arbodienst is een belangrijke schakel wanneer het gaat om verzuim, veilig werken en het beperken van risico’s. Ze begeleiden medewerkers tijdens het verzuim en een goede en efficiënte re-integratie, ze helpen bij het opstellen van- en toetsen de RI&E, ze voeren gezondheidsonderzoeken uit en kunnen aanstellingskeuringen doen.

Je mag van je arbodienst verwachten dat ze je gevraagd en ongevraagd adviseren over je gezondheidsbeleid, hoe je risico’s op verzuim kunt verkleinen en hoe je je verzuimpercentage kunt verlagen. Een goede samenwerking met een arbodienst biedt dan ook vele voordelen.

De arbodienst moet natuurlijk wel aansluiten op jouw vraag

Behalve de wettelijke verplichtingen, zijn er natuurlijk ook nog je eigen behoeften om rekening mee te houden. Als je eerder met een arbodienst hebt gewerkt, weet je waarschijnlijk al wat beter wat je meer en minder belangrijk vindt. Wil je bijvoorbeeld compleet ontzorgd worden of zoveel mogelijk zelf doen?

Naast de verzuimbegeleiding kun je ook denken aan het gezondheidsbeleid dat je voert, hoe ga je om met duurzame inzetbaarheid, hoe is het verzuim nu geregeld binnen je organisatie, wat verwachten je medewerkers van jou als werkgever omtrent gezondheid en verzuim. En wat is je eigen visie en je ambitie over deze onderwerpen?

Als je nóg een stapje verder gaat kun je denken aan de manier van samenwerken, verwacht je een pro-actieve houding of wil je liever zelf aangeven wanneer je iets nodig hebt, vind je het belangrijk dat je arbodienst kennis heeft van jouw sector, organisatiegrootte en -cultuur?

Nu je je vraag scherper hebt, start je de echte zoektocht. Vraag nooit naar algemene brochures of standaard offertes. Richt je bij het zoeken altijd op jouw specifieke behoefte. Probeer er in de gesprekken met minimaal drie verschillende arbodiensten achter te komen of je aansluiting vindt tussen jouw behoeften, de desbetreffende dienst en de mogelijkheden die zij bieden.

Hoe kies je de arbodienst die bij jou past?

Heb je goed in beeld wat jouw verplichtingen zijn? En waar je behoeften liggen? Ga jezelf dan oriënteren bij verschillende arbodiensten en stel ze in ieder geval de juiste vragen. Welke diensten sluiten goed aan bij wat jij nodig hebt, bij welke arbodiensten krijg je een goed gevoel en zie je een samenwerking voor je? Je kunt ook eens gaan praten met vergelijkbare organisaties om te zien hoe zij het geregeld hebben.

Wil je hier niet te veel tijd aan besteden?

Een geschikte arbodienst selecteren is ingewikkeld en tijdrovend. Het is vast niet iets wat je elke dag doet. Want hoe vind je een geschikte arbodienst uit bijna 150 leveranciers?

En hoe voorkom je dat je je laat misleiden door glanzende brochures of mooie verkoopverhalen? Het laatste dat je wilt is een aanbieder die jouw bedrijf helemaal niet snapt of de verkeerde diensten aanbiedt.

HR Navigator hielp al meer dan 11.000 organisaties bij het vinden van een passende RI&E aanbieder. Daarom weten we precies wat dienstverleners wel en niet te bieden hebben.

Hoe het werkt?

Wij brengen eerst je wensen in kaart en selecteren daarna de drie best passende aanbieders. Hier vragen we uitgebreide informatie op.

Op onze beveiligde website zetten we daarna een vergelijking en offertes voor je klaar. Deze bespreek je kort met jouw persoonlijk arbo-adviseur. Daarna ga je in gesprek met de aanbieders van jouw voorkeur.

We helpen je ook om de juiste vragen te stellen. Hiermee ga je goed voorbereid in gesprek met deze aanbieders. Zo kan je echt een onderbouwde keuze maken.

Direct vergelijken en afsluiten

Geen tijd voor gesprekken, of lukt dit nu even niet? Sinds kort kun je ook direct een contract afsluiten met de arbodienst die je het meest aanspreekt.

Omdat wij de grootste arbo-inkoper van Nederland zijn, hebben we flink onderhandeld en krijg je het beste tarief in de markt.

Gratis, snel en onafhankelijk

Bij HR Navigator vinden we dat jij recht hebt op gratis én 100% onafhankelijk advies bij het vinden van de beste dienstverlener voor jouw organisatie.

Hoe we dat doen? Heel simpel. Wanneer jij een dienstverlener kiest die wij hebben geadviseerd, ontvangen wij van hen een vergoeding. Die vergoeding is voor alle aanbieders hetzelfde. We doen dus niet aan vriendjespolitiek. Dankzij deze vergoeding kunnen we jou gratis en 100% onafhankelijk advies geven.

Jouw wensen staan dus altijd centraal en we selecteren alleen de arbodiensten die bij jouw organisatie passen.

En last but not least. Jouw persoonlijke preventie-adviseur ondersteunt je tijdens het gehele selectieproces. Je kunt ons dus altijd bellen of mailen met alle vragen die je hebt.

Wist je dat een van de meest vergeten zaken bij de selectie van een arbodienst het tijdig opzeggen van het contract met jouw huidige arbodienst is?

Vaak moet je al 3 maanden voor afloop van het contract opzeggen. We hebben een pro-forma opzeggingsbrief voor je geschreven, die je kunt gebruiken om het contract met jouw huidige arbodienst op te zeggen.

Gratis inkoopgids: Voorkom dat je de verkeerde arbodienst kiest

In deze gratis inkoopgids vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze ruim 11.000 klanten.

Arbodienst inkoopgids

5 niet te missen feiten en fabels over arbodienstverlening

De 10 vragen die je moet stellen om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen.

Snel inzicht in alle mogelijkheden voor je arbobeleid

Alle arbodiensten

Supergarant zorg

SuperGarant Verzekeringen is al 30 jaar actief voor het MKB in Nederland. In die jaren heeft SuperGarant zich ...

Keesz

Wij zijn anders. Uitzendbureaus staan elke dag klaar om duizenden mensen per dag aan werk te helpen en ...

Medprevent

Medprevent houdt zich als arbodienst bezig met verzuimbeheersing binnen bedrijven. "U heeft bijna geen bedrijfsarts nodig". Zo luidt ...

Arbo365

ARBO365 is een persoonlijke, vakbekwame én flexibele Arbodienst. We werken landelijk en helpen bedrijven en organisaties bij het ...

Compact verzuim

De Compact Groep bestaat uit verschillende werkmaatschappijen die onderling samenwerken. Wij zijn specialist in het adviseren en oplossen ...

Bedrijfsartsen en Arbo ZWN

Roosendaal Arbo is opgericht in 2004 door een drietal ervaren bedrijfsartsen. Dit besluit werd ingegeven doordat de bedrijfsartsen ...

Vitalias

Aandacht en vertrouwen vormen de basis voor groei en ontwikkeling. Bij Vitalias gaan we voor het echte gesprek: ...

KLM Health Services

Wij zijn al decennialang dé specialist als het gaat om gezondheid, vitaliteit, werken en reizen. We bieden een ...

VerzuimWeg Arbo en Verzuimbegeleiding

Met 54 bedrijfsartsen door heel Nederland is VerzuimWeg overal dichtbij. Maar de Groningse mentaliteit kenmerkt ons het beste. ...

Veelgestelde vragen

Is een contract met een arbodienst verplicht?

Ja, dat is al sinds jaar en dag zo. Wel is sinds juli 2017 nieuw dat voor elke werkgever in Nederland minimaal een basiscontract met een arbodienst verplicht is.

In dit basiscontract staat bij welke taken je je moet laten ondersteunen door een arbodienstverlener of bedrijfsarts. Je stelt dit contract gezamenlijk op. De ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet instemmen met de inhoud.

Wat als ik geen contract heb bij een arbodienst?

Iedere werkgever heeft een zorgplicht. Volgens de Arbowet die je als werkgever minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts. Heb je dat niet, dan riskeer je bij een controle van de Inspectiedienst SZW een boete van €1.500,--.

Heb je wel een basiscontract, maar is een aantal zaken daar niet goed in vastgelegd of is het contract niet compleet? Dan kan de Inspectiedienst daar ook boetes voor opleggen variërend tussen de € 750,-- en € 1.500,--.

Wat kost een zieke medewerker?

Volgens berekeningen van het TNO kost een zieke medewerker gemiddeld 250 euro per dag. Maar dit is alleen nog maar het doorbetalen van het loon. Vergeet niet de kosten voor de vervanging, het misgelopen werk en de re integratiekosten. Deze kosten komen er ook nog bij wanneer een medewerker ziek is. Hiermee kunnen de ziekteverzuimkosten oplopen tot wel 1.000 euro per dag.

Werkgevers zijn wettelijk verplicht om minimaal 70 procent van het loon gedurende 104 weken door te betalen. En verzaak je om de wettelijk verplichte stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter te volgen, dan kun je ook nog een flinke boete verwachten vanuit het UWV.

Wat moet ik vragen aan een nieuwe arbodienst?

Ben je op zoek naar een nieuwe arbodienst? Stel deze vragen sowieso. Ze geven je een duidelijk beeld over de samenwerking en wat de arbodienst belangrijk vind.

  • Hoe ziet de SLA-overeenkomst eruit?
  • Is er een aparte SLA voor de bedrijfsarts?
  • Is de arbodienst gecertificeerd?
  • Wat is het BIG registratienummer van de bedrijfsarts?
  • Hoe zien terugkoppelingen en rapportages eruit?
  • Wie is je contactpersoon?
  • Krijg je een vast contactpersoon?
  • Wat gebeurt er wanneer de contactpersoon een tijd niet bereikbaar is?
  • Of wanneer de bedrijfsarts niet bereikbaar is?
  • Hoe ziet het netwerk van de arbodienst eruit?
  • Hoeveel ervaring heeft de arbodienst binnen de branche?
  • Mag je klanten benaderen om te vragen over hun ervaringen met deze dienst?

Wat is een verrichtingenabonnement bij de arbodienst?

Een verrichtingenabonnement bij de arbodienst is een abonnementsvorm waarbij je jaarlijks een basisbedrag per medewerker betaalt voor een administratieve aansluiting op het verzuimregistratiesysteem. Verder betaal je voor overige verrichtingen, zoals de bedrijfsarts. Met een gemiddeld ziekteverzuim kom je uit op 100 en 150 euro per medewerker per jaar.

Wat is een all-in abonnement bij de arbodienst?

Een all-in abonnement bij de arbodienst is een abonnementsvorm waarbij je precies weet wat je per jaar kwijt bent. Je betaalt namelijk een vast bedrag per medewerker per jaar. De kosten voor een all-in abonnement variëren tussen de 100 en 150 euro per medewerker per jaar. Hier zijn de meestal alle kosten van de arbodienst bij inbegrepen, dus zowel de aansluitkosten, als de inzet van de casemanager en de bedrijfsarts.

Val ik onder de maatwerkregeling of vangnetregeling bij de arbodienst?

Je valt alleen onder de maatwerkregeling wanneer er wordt voldaan aan deze twee voorwaarden:

  • Wanneer de cao de maatwerkregeling toestaat
  • Wanneer er schriftelijke afspraken met de ondernemingsraad zijn gemaakt hierover

Voldoe je hier niet aan, dan val je automatisch onder de vangnetregeling.

Wat is het verschil tussen de vangnet- en maatwerkregeling?

Bij de maatwerkregeling kies je voor maatwerk binnen je samenwerkingspartners. Dit betekent dat je met toestemming van je ondernemingsraad zelf besluit bij welke arbodienstverleners je de verschillende activiteiten neerlegt. Bij de vangnetregeling leg je alles bij een gecertificeerde partij neer.

Je komt alleen voor de maatwerkregeling in aanmerking wanneer er wordt voldaan aan deze twee voorwaarden:

  • Wanneer de cao de maatwerkregeling toestaat
  • Wanneer er schriftelijke afspraken met de ondernemingsraad zijn gemaakt hierover

Voldoe je hier niet aan, dan val je automatisch onder de vangnetregeling.

Moet ik met een gecertificeerde arbodienst werken?

Heb je geen OR? Dan val je verplicht onder de vangnetregeling. Dit betekent dat je wordt ondersteund door een gecertificeerde arbodienst die je helpt bij alle arbotaken. Deze arbodienst schakelt de kerndeskundigen in om jou als werkgever en je medewerkers te ondersteunen bij de verplichte kerntaken.

Wat is een (gecertificeerde) arbodienst?

Een arbodienst is een commerciële organisatie die werkgevers ondersteunt en adviseert over de volgende onderwerpen:

  • Arbeidsomstandigheden
  • Verzuimbegeleiding
  • Re-integratiebegeleiding
  • Risico-inventarisatie en -evaluatie

Het is wettelijk verplicht om met een arbodienst te werken, om gezond en veilig werken te stimuleren. Het verschil tussen een gecertificeerde- en een niet gecertificeerde arbodienst is de certificering.

Voldoet mijn Basiscontract arbodienst aan de wettelijke eisen?

In het basiscontract moeten minimaal de volgende zaken geregeld zijn:

  • Ziekteverzuimbegeleiding
  • Uitvoeren en toetsen van de RIE
  • Uitvoeren van periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek PAGO of PMO
  • Aanstellingskeuring
  • Rol bedrijfsarts, het recht op een second opinion en de klachtenprocedure
  • Vrije toegang van de bedrijfsarts tot elke werkplek
  • Preventie
  • Verder moet in het basiscontract duidelijk zijn beschreven hoe de bedrijfsarts, ondernemingsraad en preventiemedewerker(s) in de gelegenheid worden gesteld worden om regelmatig te overleggen.

Het basiscontract arbodienstverlening is in de Arbowet opgenomen om medewerkers nog beter te beschermen en een veilige en gezonde werkomgeving te garanderen. Ook is dit basiscontract er om werkgevers houvast te geven en om duidelijkheid te bieden voor alle betrokken partijen.

Wat kost een arbodienstcontract?

Gemiddeld kost een arbodienst tussen de 100 en 150 euro per medewerker per jaar. Dat is ongeveer 0,3% van de loonsom op jaarbasis. Er zijn diverse samenwerkingsvormen mogelijk met arbodienstverleners: all-in abonnement (je betaalt een vast bedrag per medewerker per jaar inclusief alle uren van de bedrijfsarts en casemanager) of een verrichtingenabonnement (basisbedrag + betalen per verrichting van een casemanager en/of bedrijfsarts).

Waar moet ik op letten bij het kiezen van een arbodienst?

Let bij het kiezen van een nieuwe arbodienst vooral op deze punten om een succesvolle samenwerking te krijgen:

  • Ervaring van de arbodienst in jouw branche
  • Budget, maar kies nooit alleen maar voor goedkoop of gratis
  • Krijg je een vast contactpersoon?
  • Referenties van klanten
  • Persoonlijke kennismaking
  • Soort samenwerking (proactief, communicatie, meedenken, advies)
  • Wat jouw OR wil binnen een samenwerking

Een arbodienst is een belangrijke schakel wanneer het gaat om verzuim, veilig werken en risico’s beperken. Ze begeleiden medewerkers tijdens verzuim naar een goede en efficiënte re-integratie, ze helpen bij het opstellen van- en toetsen de RI&E, ze begeleiden gezondheidsonderzoeken en kunnen aanstellingskeuringen doen.

Ook mag je van je arbodienst verwachten dat ze je adviseren over je gezondheidsbeleid, hoe je risico’s op verzuim kunt verkleinen en hoe je je verzuimpercentage kunt verlagen. Een goede samenwerking met een arbodienst biedt dan ook vele voordelen.

Elke week de gratis beste HR-tips?

Elke dag 11.000 HR professionals blij maken. Dat is waar HR Navigator voor staat. We willen jou inspireren en helpen om je werk als HR professional  slimmer en beter te doen.

HRM-tertainment

Voor een beetje

in je HR

HRM-tertainment
HRM-tertainment
HRM-tertainment
HRM-tertainment

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip

Powertips

Alles wat je moet weten over het selecteren van een arbodienst

Ontvang de gratis inkoopgids arbodienstverlening

arbodienst inkoopgids