Arbodienstofferte ontvangen, waar moet je op letten?

Het vinden van een arbodienst die past bij jouw visie op arbo, verzuim en duurzame inzetbaarheid kan een tijdrovende en complexe klus zijn. Je begint met het opstellen van je wensen en eisen als het gaat om verzuimbegeleiding.

Als enige 100% onafhankelijk
10x sneller dan zelf doen
21.462+ klanten gingen je voor
Reviews inladen…

Daarna voer je met meerdere aanbieders van arbodienstverlening gesprekken en komt op het punt dat je een offerte wilt gaan aanvragen. Hoe pak je dat aan en waar let jij op als je de offerte hebt ontvangen?

Een arbodienst heeft informatie over jouw organisatie en medewerkers nodig om een goed onderbouwde offerte te kunnen maken.

Wij adviseren je zo volledig mogelijk te zijn in het verstrekken van informatie aan de arbodienst. Geef zoveel als mogelijk openheid van zaken. De dienstverlener krijgt daardoor een goed beeld van jouw organisatie en zal eerder met een op maat gesneden aanbod komen.

Organisatie-omschrijving

Wie ben je, wat doe je, waar sta je voor (visie, missie), werk je regionaal, landelijk of internationaal en in welke branche?

Personeelsinformatie

Een onderzoek begint met een vragenlijst, die thuis kan worden ingevuld. De bedrijfsarts neemt deze vragenlijst voorafgaand aan het onderzoek door met de medewerker. Deze vragenlijst kan gaan over de gezondheid maar ook over de werkomstandigheden en -omgeving.

Verzuimbegeleiding

Hoe is de verzuimbegeleiding nu ingericht? Word je volledig ontzorgd door een arbodienstverlener of doe je een deel zelf? Moet dit zo blijven?

Visie

Wat is jouw visie op verzuim, arbo en inzetbaarheid? Of wil je juist door een arbodienst geholpen worden in het scherp krijgen van een nieuwe visie? Denk je bijvoorbeeld meer aan een eigen regiemodel of wil je aan de slag met duurzame inzetbaarheid?

Oorzaak

Waarom ben je op zoek naar een nieuwe arbodienst? Ben je ontevreden over de huidige arbodienst? Of heb je er nog geen maar heb je nu een medewerker die uitvalt en zoek je direct hulp?

Verwachtingen

Wat verwacht je nog meer van de arbodienst behalve de verzuimbegeleiding? Denk bijvoorbeeld aan medische keuringen, het opstellen van een RI&E en Preventief Medisch Onderzoek. Of ondersteuning bij thema’s als vitaliteit van bijvoorbeeld oudere werknemers of duurzame inzetbaarheid en verzuimtrainingen voor leidinggevenden.

Expertise

Welke expertise heb je in huis? Wat kan je zelf en wat wil je inkopen? Wil je verzuim en preventie onder een dak, of juist los van elkaar inkopen? En hoe ga je dit inregelen?

Providers

Met welke providers ga je werken? Misschien wil je eigen providers inzetten zoals bijvoorbeeld een fysiotherapeut of bedrijfsmaatschappelijk werker?

Verzuimregiesysteem

Ga je gebruik maken van het verzuimregiesysteem van de arbodienst, of heb je een eigen verzuimsysteem en wil je een koppeling met het systeem van de verzuimbegeleider?

Verzuimprotocol

Ga je gebruik maken van het verzuimregiesysteem van de arbodienst, of heb je een eigen verzuimsysteem en wil je een koppeling met het systeem van de verzuimbegeleider?

Klanten over HR Navigator

“Heel duidelijk in hun communicatie, een goede site en niet opdringerig. Dat hun dienstverlening gratis is, is extra handig.”

Myrjam Koomen Syngenta
Myrjam Koomen HSE-specialist Syntenga
Lees verder

“Volledige ontzorging, hele goede dienstverlening.”

Annemiek van der Meijden
Annemiek van der Meijden HR Adviseur New Retail Company
Lees verder

“We hebben nu een arbodienst die onze visie deelt maar ook kritisch is. Precies wat we zochten. We zijn nog steeds enthousiast.”

klantenreview Ed Voshol
Ed Voshol Arbocoördinator Samen Veilig Midden-Nederland
Lees verder

Wat moet er beslist in de offerte van de arbodienst staan?

✓ Wie is de arbodienst?
Hoe lang bestaan ze, hebben ze ervaring binnen de branche, wie zijn hun klanten?

✓Wat is de visie van de arbodienst over jouw specifieke bedrijfssituatie?
Hoe denken ze bijvoorbeeld het verzuim terug te gaan dringen?

✓ Volgens welk dienstverleningsmodel ondersteunt de arbodienst hun klanten?
Ontzorgen ze hun klanten volledig of werken ze volgens het eigen regiemodel, waarbij de leidinggevende zelf de casemanager is die de zieke medewerker begeleidt, soms nog ondersteund door een externe casemanager?

✓ Hoe wil je dat de bedrijfsarts zijn rol invult?
Is hij het eerste aanspreekpunt of blijft hij zo lang mogelijk uit beeld en is de casemanager van de arbodienst jouw eerste aanspreekpunt? Ofwel zit de casemanager in de eerste lijn en de bedrijfsarts in de tweede of andersom?

✓ Werkt de arbodienst met eigen artsen of externe bedrijfsartsen?
En in dat geval: krijg je een vaste bedrijfsarts indien je dat wenst?

✓ Hoe zit het met de bereikbaarheid van de bedrijfsarts?
Werkt hij op locatie van de werkgever of heeft hij een eigen kantoor? En mag je de bedrijfsarts en/of casemanagers zelf selecteren?

✓ Is de arbodienst wel gecertificeerd en werkt deze met gecertificeerde bedrijfsartsen?
Er zijn ook arbodiensten die werken met basisartsen onder taakdelegatie van een bedrijfsarts of bedrijfsartsen in opleiding.

✓ Welke abonnementsvormen biedt de arbodienst?
Wil je zoveel mogelijk zekerheid? Kies dan voor een uitgebreid full-service abonnement. Hierin is meestal alle inzet van de casemanager en bedrijfsarts inbegrepen. Je kunt ook kiezen voor een basisabonnement. Je betaalt dan een klein basisbedrag per medewerker en ontvangt hier bovenop dan voor elk telefoontje of inzet van de arbodienst een aparte factuur.

✓ Duur van het contract en opzegtermijn
Er zijn tegenwoordig arbodiensten die een contractperiode van minimaal drie jaar bedingen. Vaak hanteren ze ook een opzegtermijn van drie tot zes maanden. Er zijn slimmere manieren. Spreek bijvoorbeeld een contract voor onbepaalde tijd af met een tussentijdse opzegtermijn van drie maanden. Als het niet bevalt, kun je afscheid van elkaar nemen.

✓ Geldigheid offerte
Ga je meer offertes vergelijken, dan ben je misschien wel wat tijd kwijt. Spreek daarom een ruime tijdsmarge af tot hoe lang de offerte geldig is, 30 dagen bijvoorbeeld.

Download de gratis inkoopgids arbodienstverlening

In deze handige gratis inkoopgids vertellen we je alles wat we sinds 2009 hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze 21.462 klanten. Leer van onze ervaring en weet welke vragen je moet stellen om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen.

  • 5 niet te missen feiten en fabels over arbodienstverlening
  • Prik door alle glimmende folders en verkooppraatjes heen
  • Gebaseerd op onze ervaring met 21.462 inkooptrajecten
  • 10 vragen die je zeker moet stellen om de beste arbodienst te vinden
  • 9 tips voor een vliegende start met je nieuwe arbodienst
  • Verplichte nummers arbobeleid en dingen die je beter kunt overslaan

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Arbodienst Inkoopgids

Beoordelen van de offerte en presentatie

Vraag meerdere offertes op

Wij raden je aan om meerdere offertes op te vragen, minimaal twee of drie. Zorg er wel voor dat ze alle uitgaan van dezelfde dienstverleningsvorm, want alleen dan kun je de tarieven met elkaar vergelijken.

Direct en persoonlijk contact

Wat verder belangrijk is of je direct telefonisch contact kunt krijgen met de casemanager of bedrijfsarts. Heb je een vast contactpersoon of krijg je te maken met een callcenter dat meestal niet zoveel verstand heeft van verzuim en je bedrijf niet goed kent.
Kortom: kies voor een arbodienst die ervoor zorgt dat een casemanager of bedrijfsarts je bedrijf kent en waarmee de lijntjes kort zijn.

Wat is wel en niet inbegrepen in de dienstverlening?

Een basisabonnement is vaak niet meer dan een administratieve aansluiting op het verzuimregiesysteem van een arbodienst. De inzet van professionals als bijvoorbeeld bedrijfsarts en casemanager is hier niet bij inbegrepen. Sommige arbodiensten hebben er een kunst van gemaakt om allerlei mooi klinkende diensten toe te voegen aan zo’n abonnement, maar dit zijn veelal verplichte standaarddiensten waarvoor ze niet zoveel hoeven te doen, een second opinion bijvoorbeeld.

Een goede manier om de arbodienst te testen is hen te vragen een uitspraak te doen over de te verwachten kosten voor verrichtingen op basis van de verkregen informatie. Met andere woorden: is de offerte een nietszeggend prijslijstje met tarieven per uur op een A4’tje of een op maat gesneden document?

Durft de arbodienst zelfs zo ver te gaan dat hij een fixed fee durft af te geven en alles wat hoger uitkomt voor eigen rekening te nemen? Een bonus malus regeling bijvoorbeeld op het gezamenlijk te bereiken resultaat. Dit kan soms heel goed werken, maar de arbodienst zal hier meestal wel extra garanties vragen. Tenslotte gaat het hier om een partnership.

Vraag om een persoonlijke toelichting van de offerte

Laat bij voorkeur niet alleen een account manager langskomen, maar nodig ook de deskundige uit die de contacten gaat onderhouden met jou en de medewerkers. Dit kan een casemanager zijn en/of een bedrijfsarts. Beschouw het als een job interview!

Gratis offerte?

Uiteraard is een offerte van een arbodienst gratis. Maar let op, er wordt nog steeds gestunt met gratis arbodienstverlening. Wees beducht en ga er niet op in! Gratis arbo bestaat niet en dit soort contracten zijn fopcontracten, die uiteindelijk veel meer kosten dan het duurste all-in abonnement.

Overige tips

  • Begin op tijd met je voorbereiding, er moet veel gebeuren: het overdragen van dossiers van de oude naar de nieuwe arbodienst, het inrichten van het verzuimregiesysteem, het importeren van medewerkergegevens, het trainen van leidinggevenden, etc.
  • Betrek de OR zo vroeg mogelijk bij een selectietraject. Zij weten wat er speelt in de organisatie en denken graag mee over een goede arbo-aanpak, een gezonde organisatie is voor iedereen winst!
  • Win referenties in: vraag aan de arbodienst of je een paar klanten mag uitvragen over hun ervaringen van de dienstverlening.
  • Leg een concrete verzuimcasus voor die nu speelt. Hoe zou de arbodienst deze oppakken?
  • Laat de arbodienst voordat je informatie gaat overdragen een geheimhoudingsverklaring tekenen. Ten slotte gaat het hier om gevoelige bedrijfsinformatie.
  • Noem of noteer in geen geval namen van medewerkers of andere privacygevoelige informatie, bijvoorbeeld medische gegevens.
  • Hulp nodig bij het aanvragen van een goede offerte? Maak gebruik van onze selectietool.

Zoek en vind inspiratie

Onze ervaring is dat werkgevers lang niet altijd op de hoogte zijn van wat de arbodiensten te bieden hebben en wat eigenlijk normaal is in de markt. Als je denkt dat 5% verzuim normaal is, of dat het eerste contact altijd met een bedrijfsarts moet zijn, of dat het verzuimsysteem er alleen is om het medische dossier van de bedrijfsarts bij te houden, dan sla je de plank toch echt mis.

Laat je inspireren door de kennis van arbodiensten. Nodig er een aantal uit. En kies dan niet automatische voor de aanbeiders die iedereen nog van vroeger kent. De markt is ongelofelijk volwassen, er zijn tientallen professionele aanbieders en er is een spreekwoordelijk dekseltje voor elk potje. Leg aan diverse aanbieders jouw HR-thema’s voor en vraag naar oplossingen. Je zult zien dat er een wereld voor je opengaat.

Kortom: wie buiten eigen kaders en verwachtingen durft te denken, wordt bijna gegarandeerd aangenaam verrast. Arbodienstverleners hebben namelijk echt een berg ervaring en kennen het actuele aanbod. Kies je arbodienst dus vooral niet alleen op harde criteria, maar ook op basis van inspiratie, partnership en innovatief vermogen.

Zoek en vind inspiratie

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip van Bob
In mijn dagelijkse powertip vertel ik wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We helpen tienduizenden klanten en ik stuur je mijn belangrijkste learnings, tips en eye-openers. Ontdek wat elke HR-professional moet weten en voorkom de allergênantste fouten:

  • De 5 dingen die niet mogen ontbreken in je arbo- en verzuimbeleid
  • De bla bla van PSA
  • Dingen die je vooral NIET moet vragen aan je zieke medewerker
“Jouw mail is de enige waar ik blij van word!” – Ben van Rooij
“Elke dag zet je me weer aan tot nadenken. Geweldig! Een groot fan.” – Margot de Wit
“Ge-wel-dig Bob!!!” – Herwin Schrijver

Powertips

Hoe werkt HR Navigator?

Vind gratis, makkelijk en snel de arbodienst die bij jou past
Jij vertelt wat je zoekt
Wij kiezen de 3 beste aanbieders
Je krijgt 3 offertes

Elke dag de beste tips via social media

We delen elke dag gratis onze laatste tips, beste eye-openers en leukste video's

Onze succesgarantie

HR Navigator is al sinds 2009 de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.

✓ 100% onafhankelijk
✓ Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland
✓ Alleen gecertificeerde aanbieders met een 8+ beoordeling
✓ Je wordt niet platgebeld
✓ Geen vriendjespolitiek of verborgen agenda’s
✓ Jouw gegevens zijn veilig
✓ 10x sneller dan zelf doen
✓ Wij helpen iedereen. Altijd!
✓ 21.462 klanten gingen jou voor

Bob & Marco - Contact Bob & Marco - Contact
Bellen met ons Direct een HR-expert aan de lijn 085 – 049 15 40
Mailen met ons Binnen één werkdag antwoord [email protected]