Vind een gecertificeerde arbodienst

Ja, alle werkgevers in Nederland moeten minimaal een basiscontract met een arbodienst hebben. Dit is sinds juli 2017 verplicht.

In het contract staat welke ondersteuning je krijgt bij verzuim en preventie. Je stelt het contract samen op, en de ondernemingsraad (OR) of personeelsvertegenwoordiging (PVT) moet hiermee instemmen.

Iedere werkgever heeft een zorgplicht. Volgens de Arbowet dien je als werkgever minimaal een basiscontract af te sluiten met een arbodienst of bedrijfsarts. Heb je dat niet, dan riskeer je bij een controle van de Inspectiedienst SZW een boete van € 1.500.

Heb je wel een basiscontract, maar is een aantal zaken daar niet goed in vastgelegd of is het contract niet compleet? Dan kan de Inspectiedienst daar ook boetes voor opleggen variërend tussen de € 750, en € 1.500.

De kosten van een zieke medewerker kunnen flink oplopen. Volgens berekeningen van het TNO kost een ziektedag € 250 aan loondoorbetaling, maar de werkelijke kosten liggen vaak hoger.

Denk aan kosten voor vervanging, productiviteitsverlies en re-integratiekosten.

Werkgevers zijn verplicht om minimaal 70% van het loon door te betalen gedurende twee jaar. Daarnaast kan het UWV een boete opleggen als de verplichte stappen in de Wet Verbetering Poortwachter niet worden gevolgd.

Voordat je een contract afsluit, is het slim om deze vragen te stellen:

• Hoe ziet de SLA-overeenkomst eruit?
• Is er een aparte SLA voor de bedrijfsarts?
• Is de arbodienst gecertificeerd?
• Wat is het BIG registratienummer van de bedrijfsarts?
• Hoe zien terugkoppelingen en rapportages eruit?
• Wie is je contactpersoon?
• Krijg je een vast contactpersoon?
• Wat gebeurt er wanneer de contactpersoon een tijd niet bereikbaar is?
• Of wanneer de bedrijfsarts niet bereikbaar is?
• Hoe ziet het netwerk van de arbodienst eruit?
• Hoeveel ervaring heeft de arbodienst binnen de branche?
• Mag je klanten benaderen om te vragen over hun ervaringen met deze dienst?

Een grondige check voorkomt verrassingen achteraf.

Bij een verrichtingenabonnement betaal je een vast bedrag per medewerker voor aansluiting op het verzuimsysteem Verder betaal je voor overige verrichtingen, zoals de bedrijfsarts. Met een gemiddeld ziekteverzuim kom je uit op € 100 en € 150 per medewerker per jaar.

Met een all-in abonnement betaal je een vast bedrag per medewerker per jaar, meestal tussen de € 100 en € 150.

Dit bedrag dekt meestal:

• Aansluitkosten
• Verzuimbegeleiding
• Consulten bij de bedrijfsarts

Dit type abonnement biedt kostenvoorspelbaarheid en voorkomt verrassingen achteraf.

Je valt alleen onder de maatwerkregeling wanneer er wordt voldaan aan deze twee voorwaarden:

• Wanneer de cao de maatwerkregeling toestaat
• Wanneer er schriftelijke afspraken met de ondernemingsraad zijn gemaakt hierover

Voldoe je hier niet aan, dan val je automatisch onder de vangnetregeling.

Bij de maatwerkregeling kies je zelf je arbodienstverleners. Dit kan alleen als:

• De cao dit toestaat
• Je hierover schriftelijke afspraken hebt met de OR

Als je niet aan deze voorwaarden voldoet, val je automatisch onder de vangnetregeling. In dat geval werk je verplicht met een gecertificeerde arbodienst die alle taken uitvoert.

Dat hangt af van de situatie. Heb je geen OR? Dan val je onder de vangnetregeling. Werkgevers zonder OR moeten verplicht samenwerken met een gecertificeerde arbodienst. Dit betekent dat je wordt ondersteund door een gecertificeerde arbodienst die je helpt bij alle arbotaken. Deze arbodienst schakelt de kerndeskundigen in om jou als werkgever en je medewerkers te ondersteunen bij de verplichte kerntaken.

Een arbodienst is een commerciële organisatie die werkgevers ondersteunt en adviseert over de volgende onderwerpen:

• Arbeidsomstandigheden
• Verzuimbegeleiding
• Re-integratiebegeleiding
• Risico-inventarisatie en -evaluatie

Werken met een arbodienst is verplicht en helpt om ziekteverzuim te beperken en wettelijke verplichtingen na te komen.

Een Basiscontract met een arbodienst moet minimaal deze zaken regelen:

• Begeleiding bij ziekteverzuim
• Toetsing en uitvoering van de RI&E
• Periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO of PMO)
• Aanstellingskeuring
• Rol bedrijfsarts, het recht op een second opinion en de klachtenprocedure
• Preventie

Ook moet de bedrijfsarts toegang hebben tot de werkvloer en regelmatig overleg voeren met de OR en preventiemedewerker(s).

Het Basiscontract voor arbodienstverlening is vastgelegd in de Arbowet om medewerkers beter te beschermen en een veilige, gezonde werkomgeving te waarborgen. Daarnaast biedt dit contract werkgevers houvast en zorgt het voor duidelijke afspraken tussen alle betrokken partijen.

De kosten voor een arbodienst liggen gemiddeld tussen de € 100 en € 150 per medewerker per jaar.

Er zijn verschillende abonnementsvormen:

• All-in abonnement: vast bedrag per medewerker per jaar, inclusief alle diensten.
• Verrichtingenabonnement: basisbedrag + extra kosten per dienst.

De beste keuze hangt af van de behoeften van jouw organisatie.

Bij het selecteren van een arbodienst zijn deze punten belangrijk:

• Ervaring in jouw branche
• Past het binnen je budget? (maar kies niet alleen op prijs)
• Heb je een vaste contactpersoon?
• Wat zeggen andere klanten? (referenties checken)
• Is er ruimte voor een persoonlijke kennismaking?
• Hoe werkt de samenwerking? (proactief, adviserend, communicatief)
• Wat zijn de wensen van je OR?

Een arbodienst is een essentiële partner bij verzuimpreventie en re-integratie. Ze begeleiden medewerkers bij ziekte, helpen bij het opstellen en toetsen van de RI&E en ondersteunen bij medische keuringen en gezondheidsonderzoeken.

Daarnaast mag je verwachten dat een arbodienst meedenkt over gezondheidsbeleid, het beperken van verzuimrisico’s en het verlagen van het verzuimpercentage. Een sterke samenwerking levert niet alleen betere ondersteuning op, maar bespaart ook kosten op de lange termijn.