Ziekteverzuim verminderen, alle mogelijkheden op een rij
Als werkgever hoop je dat het je nooit gebeurt dat een medewerker langdurig ziek wordt. Maar vroeg of laat ben je aan de beurt. En dan mag je aan de bak. Want wie weet er nu hoe je een bedrijfsarts moet aansturen, wat het UWV van je verwacht en van welke regelingen je allemaal gebruik kunt maken? Vooral het MKB hoopt dat het aan hem of haar voorbij gaat, want juist voor hen zijn de consequenties zeer groot. Niet alleen in kosten en in de impact van een uitvaller op de organisatie, maar ook in tijd om zaken te regelen en in kennis om alle regels en procedures goed te kunnen volgen.
Maar uit ervaring weten we dat elke MKB’er een keer aan de beurt komt, daarom kun je maar beter goed voorbereid zijn om ziekteverzuim aan te pakken. We lichten hier op alfabetische volgorde de mogelijkheden toe die bijdragen aan het voorkomen en verlagen van verzuim en de oplossingen wanneer je hiermee te maken hebt.
Arbeidsdeskundigen
Tijdens het ziekteverzuim kijk je continu naar de mogelijkheden. Wat kan de medewerker nog wél? Dat doe je vaak samen met de Bedrijfsarts. Als verzuim langer dan een jaar duurt, komt daarbij ook de Arbeidsdeskundige (AD’er) in beeld voor verdiepend onderzoek. Uiteraard mag je de AD’er ook sneller inzetten. Is een (gedeeltelijke) terugkeer in de huidige functie mogelijk? Zijn er aanpassingen nodig op de werkplek of binnen de werkomstandigheden? Of moet er naar een andere functie binnen dezelfde of juist een andere organisatie worden gekeken? Om een goed beeld van re-integratiemogelijkheden te krijgen, doet een geregistreerde AD’er hier onderzoek naar. De arbeidsdeskundige adviseert je over het aanpakken en oplossen van verzuimsituaties.
Bijhouden van verzuimcijfers binnen je organisatie
Om goed te weten hoe het verzuim er binnen jouw organisatie uitziet, is het belangrijk om gegevens hierover bij te houden. Dat kan vanuit een HR-pakket, maar deze cijfers kun je ook krijgen van de arbodienst. Door deze gegevens te analyseren kun je problemen ontdekken en oplossingen bedenken, die bijdragen aan het verlagen van je verzuimpercentage. Zie je bijvoorbeeld een trend bij bepaalde leeftijdscategorieën of functies? Of juist bij bepaalde teams of regio’s? Wat zijn de oorzaken van het verzuim en kun je deze preventief wegnemen?
Wat doet de Bedrijfsarts om ziekteverzuim aan te pakken?
De Bedrijfsarts is één van de kerndeskundigen waar je mee samenwerkt in de begeleiding van je verzuimende medewerkers. De bedrijfsarts beoordeelt de situatie en adviseert over de re-integratie en de verwachtingen. In de Arbowet heeft hij (of zij) ook een actieve adviesrol gekregen op organisatieniveau. Minimaal één keer per jaar bespreekt hij de bedrijfsgezondheid in brede zin met de organisatie (en met de ondernemingsraad!). Samen evalueer je de verzuimaanpak en kijk je welke preventieve maatregelen genomen kunnen worden om verzuim binnen jouw organisatie te verminderen. Andere taken van de Bedrijfsarts zijn het uitvoeren van gezondheidsonderzoeken en het doen van aanstellings- of medische keuringen. Ontdek de 10 kenmerken van een goede Bedrijfsarts.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
De rol van de OR bij het terugdringen van verzuim
Het is zeer verstandig om je OR tijdig en regelmatig te betrekken bij het aanpakken en terugdringen van verzuim. Ten eerste omdat de OR-leden precies weten wat er op de werkvloer speelt. Zij kunnen je voorzien van praktische adviezen, inzichten en ideeën over wat er op de vloer gebeurt en wat hier nodig is. De OR heeft ook een formeel instemmingsrecht op het verzuimbeleid en op de inkoop van de arbodienstverleners. Als je van begin af aan samen nadenkt over de verzuimaanpak en de bijbehorende dienstverleners, dan is deze instemming slechts een formaliteit. De rol van de OR bij het aanpakken van verzuim.
De rol van leidinggevenden binnen verzuim
Leidinggevenden kennen hun eigen medewerkers natuurlijk het beste. Zij kunnen hierdoor eerder vroegtijdig signalen ontdekken die mogelijk leiden tot verzuim. Het is daarom belangrijk om je leidinggevende te leren hoe ze deze signalen ontdekken, hoe ze deze bespreekbaar maken, wat ze er vervolgens mee kunnen doen en welke rol ze hebben om verzuim te verminderen. Trainingen geven en bewustzijn creëren hierover is een belangrijk onderdeel binnen het terugdringen van verzuim.
Naast deze preventieve rol is ook de begeleiding van zieke medewerkers een cruciale rol voor leidinggevenden. Zij nemen vaak de verzuimmelding aan van de medewerker, voeren de verzuimbegeleidingsgesprekken, zoeken naar mogelijkheden om tijdelijk ander werk te vinden en blijven de medewerker volgen als deze weer hersteld is. Omdat de leidinggevende niet vaak te maken heeft met een langdurig zieke medewerker, moet hij of zij hier absoluut actief in ondersteund worden. Dit kan door de HR-adviseur, maar vaak is een casemanager de aangewezen persoon om hierin te ontzorgen. Voordeel van deze laatste optie is dat je dan met een echte specialist te maken hebt, voor wie dit dagelijks werk is. Hoe je leidinggevenden kunnen bijdragen aan het terugdringen van verzuim.
Een duidelijk verzuimprotocol
Wat zijn de regels rondom ziekte in jouw organisatie? Weten alle medewerkers hoe, waar en wanneer ze zich ziek moeten melden? Een duidelijk verzuimprotocol geeft iedereen inzicht in hoe te handelen bij verzuim. Als werkgever kun je hierop terugvallen om te bepalen hoe te handelen als een medewerker ziek wordt. Het zorgt niet alleen voor duidelijkheid, maar ook voor bewustzijn over dat zelfs kort verzuim belangrijk is om goed in de gaten te houden. En omdat vaker kort verzuim een sterke indicator is voor toekomstig lang verzuim of disfunctioneren is het verstandig ook een ‘frequent kort verzuim protocol’ op te stellen.
Kerndeskundigen
Als werkgever ben en blijf je er altijd eindverantwoordelijk voor dat verzuim volgens alle regels en procedures verloopt. Helaas is geen enkel verzuimgeval hetzelfde en is de regelgeving lastig te doorgronden. Probeer dus vooral niet zelf het wiel opnieuw uit te vinden, maar maak gebruik van de kennis en ervaring van de juiste kerndeskundigen. De Arbowet maakt het niet voor iets verplicht om met hen samen te werken. Zij hebben dagelijks te maken met verzuim en zijn volledig op de hoogte van alle mogelijkheden, regels en wetten. Wie is een kerndeskundige en wat doet hij of zij eigenlijk?
Kort verzuim
Merk je binnen je organisatie dat je een groot kort verzuimpercentage hebt? Of dat een bepaalde medewerker zich vaak ziek meldt? Schroom dan niet om actie te ondernemen. Dit kan zijn van trainingen geven, medewerkers bewust maken van hun eigen gezondheid en hun rol hierin tot gesprekken faciliteren met een vertrouwenspersoon. Arbodiensten en verzuimspecialisten kunnen je ook adviseren hoe je ook kort verzuim terugdringt en kan verlagen. Met deze tips pak je kort verzuim aan.
Lang verzuim
Ziek zijn is voor niemand leuk en langdurig ziek zijn al helemaal niet. De financiële consequenties lopen hoog op voor jou als werkgever en uiteindelijk ook voor de medewerker. Daarom is snel en effectief handelen om de re-integratie te bevorderen een belangrijk onderdeel van de Arbowet. De overheid heeft hiervoor een verplicht te volgen stappenplan uitgewerkt in de Wet Verbetering Poortwachter. Je arbodienst, de Bedrijfsarts en een Casemanager hebben ook een rol binnen dit stappenplan. Laat je per verzuimsituatie adviseren door deze deskundigen, om je medewerker weer zo snel mogelijk terug aan het werk te krijgen.
Medische- of aanstellingskeuringen
Bij specifieke functies is het wettelijk toegestaan om ter afsluiting van het sollicitatieproces of periodiek tijdens het werk iemand te laten keuren op zijn of haar gezondheid. Deze keuring doet de Bedrijfsarts op verzoek van de werkgever. De Bedrijfsarts bepaalt de inhoud van het onderzoek aan de hand van de functie-eisen. Een goede medische- of aanstellingskeuring geeft je inzicht en de gezondheid van je medewerkers. Dit helpt je bij het voorkomen van verzuim.
Soort samenwerking met je arbodienst en welk abonnement
Het is wettelijk verplicht om in ieder geval een basiscontract af te sluiten met een arbodienst. Maar omdat de arbodienst een grote rol kan spelen bij het terugdringen en voorkomen van verzuim, adviseren wij om meer dan alleen dit basiscontract af te sluiten. Vind je het bijvoorbeeld belangrijk dat je één contactpersoon hebt binnen je arbodienst, dat zij je organisatie goed leren kennen en voor je klaar staan wanneer je hen nodig hebt? Dan kun je beter kiezen voor een uitgebreidere samenwerking. Hoe kies je het juiste arbodienst-abonnement?
Stress en verzuim
De grootste oorzaak van verzuim is tegenwoordig stress. Uitval met werkdruk- en stressgerelateerde klachten duren gemiddeld rond de 250 dagen en zijn dan ook de grootste veroorzakers van langdurig verzuim. Vooral onder jonge hoogopgeleide medewerkers is het risico groot. Door hier preventief actie op te ondernemen, zoals het bewustzijn vergroten over stress, een goede work-life balans, de juiste leiderschapsstijl, het leren herkennen van symptomen en het trainen op wat je hieraan kunt doen, neem je adequate maatregelen om deze vorm van verzuim terug te dringen. Als een van je medewerkers toch uitvalt met psychosociale arbeidsbelastingsklachten (PSA), dan geldt een versneld protocol conform de richtlijn Psychische Klachten. 7 tips om burnouts bij je medewerkers terug te dringen.
Verzeker je tegen verzuim
De overheid vindt het de verantwoordelijkheid van de werkgever om verzuim tegen te gaan en dit te verlagen. Met twee jaar loondoorbetaling en een grote WGA-doorbelasting, zijn de financiële consequenties voor dewerkgever groot. Je kunt je hier op verschillende manieren voor verzekeren. Denk samen met je verzekeringsadviseur goed na over het risico dat je zelf wilt en kunt dragen.
Verzuimbegeleiding
Elke verzuimsituatie is uniek en vraagt een eigen aanpak. Om het herstel te bevorderen en terugkeer naar het werk te stimuleren, is het handig om begeleiding te krijgen van een of meerdere deskundigen die hier dagelijks mee te maken hebben. Zij kunnen je adviseren over de regels, wetten en procedures en advies geven over deze unieke situatie en de stappen voor een effectief herstel. Hoe een goede relatie met je arbodienst helpt bij het verlagen van verzuim.
Speel actief in op verzuim
Voer een actief verzuimbeleid waarin je alle arbeidsrisico’s, (RI&E!) (on)mogelijkheden, taken, verantwoordelijkheden en procedures benoemt. Samen met de arbodienst en de OR maak je periodiek een uitgebreide analyse en stel je een plan op om risico’s terug te dringen en verzuim aan te pakken. Hiermee creëer je duidelijkheid en draagvlak binnen de organisatie. Actief inspelen op verzuim betekent dus dat je continu bezig bent met medewerkers een gezonde werkplek bieden en hen bewust te maken van het belang van een goede gezondheid. Je arbodienst kan je hierin begeleiden en adviseren.
Veel activiteiten: wie heb je nodig voor het terugdringen van verzuim?
Verzuim is complex, je hebt te maken met een uitgebreide wet en veel regels en procedures. En omdat jij als werkgever eindverantwoordelijk bent en vaak niet over de juiste kennis beschikt, is het goed om je te laten begeleiden om verzuim aan te pakken. In dit artikel hebben we uitgewerkt welke deskundigen je kunnen begeleiden en wat de rol van de arbodienst is. En wil je hier advies over? Vanuit onze samenwerking met meer dan 50 aanbieders, denken we graag met je mee. Een adviesgesprek kun je hier aanvragen.
