Hoe leidinggevenden kunnen bijdragen aan het terugdringen van verzuim
Uit onderzoek is gebleken dat leidinggevenden een belangrijke rol spelen bij verzuimpreventie. Mits ze weten hoe ze dit kunnen doen en welke rol ze kunnen en mogen pakken. De meeste leidinggevenden hebben niet vaak te maken met een langdurig zieke medewerker. Het is dan ook niet vreemd dat zij soms helemaal niet weten wat er van hen wordt verwacht. Daarom is het belangrijk om je leidinggevenden hier structureel in te begeleiden.
Creëer bewustzijn rondom verzuim
Maak leidinggevenden bewust van verzuim en wat dit betekent voor de organisatie. Neem hen mee in de langetermijnvisie, ideeën en ambities van de organisatie en ook in het medewerkers- en verzuimbeleid. Leg niet direct je mening op, maar vraag hen ook input in wat ze hier zelf van vinden. Op deze manier kunnen ze het beleid toetsen op hun eigen praktische ervaringen. Neem ze mee in de financiële consequenties van verzuim, zodat ze begrijpen waarom het zo belangrijk is om hiermee aan de slag te gaan. Door hier transparant over te communiceren, worden zij onderdeel van het grotere geheel.
Ga het gesprek aan binnen teams
Laat leidinggevende op een transparante manier communiceren over verzuim binnen het team. Maak hiermee het hele team onderdeel van het verzuimbeleid en laat hen zien waarom het belangrijk is om dit waar mogelijk te beperken. Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen en erkennen dat zij zelf de belangrijkste rol hebben. Onderwerpen die je bespreekbaar kan maken zijn bijvoorbeeld:
- Voelen ze zich ondersteund en begeleid binnen het werk?
- Voelen ze waardering?
- Hoeveel werkdruk en stress ervaren ze?
- Hoe is het verzuimpercentage in het team?
- Hoe kunnen we dit percentage verlagen?
- Wat heeft het team nodig?
Een veilige sfeer waar een open gesprek gevoerd kan worden tussen leidinggevende en het team, is een voorwaarde om echt iets uit de gesprekken te halen.
Leer de signalen kennen om vroegtijdig in te kunnen grijpen
Je wilt niet wachten met ingrijpen tot er sprake is van een werkelijke verzuimsituatie. Daarom is het belangrijk dat leidinggevenden signalen leren herkennen die leiden tot verzuim. Er zijn verschillende verzuimtrainingen die hierop ingaan en hoe leidinggevende het gesprek kunnen voeren wanneer ze deze signalen opvangen.
Wat mag een leidinggevende wel of niet rondom verzuim?
Train de leidinggevenden op hun rol rondom verzuim. Wat mogen ze wel wanneer een medewerker ziek is, wat mogen ze niet en welke rol nemen ze in? Zo mag een leidinggevende de medewerker NIET vragen wat hij of zij heeft of wat de medewerker nog wel denkt te kunnen, maar ze mogen deze vragen WEL stellen:
- Wanneer de medewerker verwacht weer te kunnen werken;
- Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres de medewerker te bereiken is;
- Of er lopende afspraken en werkzaamheden overgedragen moeten worden;
- Of het verzuim het gevolg is van een bedrijfsongeval;
- Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid).
Bovenstaande geldt voor wanneer er sprake is van een verzuimgeval en de leidinggevende houdt contact met de medewerker tijdens het verzuim (als casemanager of als leidinggevende)
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Verzuim terugdringen op teamniveau
De leidinggevende heeft dus een belangrijke rol wanneer het gaat om voorkomen en het terugdringen van verzuim binnen zijn of haar team. Om deze rol ook volledig te benutten, is het belangrijk om de leidinggevende hier blijvend in te begeleiden. Om dit goed doordacht en voor de lange termijn toe te passen, is het handig om dit op te nemen in je verzuimbeleid. Dagelijkse ondersteuning kan de HR-professional doen, maar ook een externe casemanager (al dan niet van de arbodienst) kan hier verder bij helpen. Zo borg je dat de leidinggevende de aandacht geeft en de support krijgt die hij of zij verdient.
