Wat is de rol van de arbodienst bij lang verzuim?
Samenwerken met een arbodienst is al heel lang verplicht en sinds 1 juli 2017 is dit geregeld vanuit de insteek met het basiscontract arbodienstverlening. Dit basiscontract zorgt ervoor dat de arbodienst zijn werk op professionele wijze kan doen. Ook zou hier een betere kwaliteit van de arbodienstverlening geborgd mee moeten zijn.
Dit klinkt mooi natuurlijk, maar werkt dit ook zo in de praktijk? Het enige wat dit basiscontract borgt is een minimale standaard in de kwaliteit van de dienstverlening. Hoe succesvol de samenwerking met de arbodienst is, bepaal je natuurlijk vooral zelf. Omdat de arbodienst vooral bij lang verzuim een grote rol heeft, lichten we deze rol en wat je hierin mag verwachten toe.
Jouw medewerker, jouw verantwoordelijkheid
Voordat we ingaan op de rol van de arbodienst, is het eerst belangrijk om te benoemen dat werkgevers altijd eindverantwoordelijk zijn voor het opvolgen van de regels, wetten en procedures bij verzuim. Wat de arbodienst ook vertelt of adviseert, de werkgever draagt de consequenties wanneer hij dit onjuist opvolgt. Dit maakt het extra lastig voor werkgevers, omdat de wetgeving rondom verzuim nogal complex is.
Bespreek daarom altijd voorafgaand elk langdurig verzuimtraject of je arbodienst werkt volgens de actuele wetten, regels en procedures. Blijf zelf ook nadenken en wanneer je ergens over twijfelt, vraag dan altijd een deskundigenoordeel bij UWV of een second opinion bij een onafhankelijk bedrijfsarts.
De verplichte taken van de arbodienst bij lang verzuim
Dit gezegd hebbende zoomen we in op de rol van de arbodienst. De rol van de arbodienst bij lang verzuim bestaat uit een aantal verplichte taken die zijn opgelegd vanuit de Wet verbetering Poortwachter. Deze taken zijn er om de re-integratie zo effectief mogelijk te laten verlopen en om herstel te bevorderen. Wat voor contract je ook hebt, met welke arbodienst dan ook, deze taken liggen op hun bordje.
Ziekmelding bij de arbodienst
Je meldt binnen een week na de ziekmelding door je medewerker deze medewerker ziek bij je arbodienst. Dit doe jij als werkgever, dus de arbodienst is hier de ontvanger van de melding.
De arbodienst schrijft de probleemanalyse
Uiterlijk in de zesde week van het verzuim schrijft de arbodienst een probleemanalyse. Hierin beschrijven ze:
- hoe de re-integratie eruit gaat zien;
- of de medewerker weer volledig aan het werk kan na afronding van de re-integratie;
- hoe de herstelperiode eruit ziet; welke mogelijkheden de medewerker heeft;
- welke activiteiten bijdragen om de re-integratie te bevorderen;
- Wat de verwachte hersteldatum is.
Externe casemanager betrekken
Zolang het verzuim duurt, bespreken werkgever en medewerker minimaal elke zes weken de voortgang van de re-integratie. Het is verplicht om hier uiterlijk in week 8 van het verzuim een casemanager bij te betrekken. Dit kan een interne casemanager zijn, bijvoorbeeld de leidinggevende van de betreffende medewerker. Het kan ook (en dit is aan te raden) een externe casemanager vanuit je arbodienst zijn. Deze casemanager kent alle spelregels en helpt je om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen. Zij hebben dagelijks met lang verzuim te maken en weten wat er moet gebeuren op welk moment.
Vergeet niet afspraken te maken wie in week 42 de ziekmelding van je medewerker doorgeeft aan het UWV. Doe je dat zelf of zorgt je arbodienst daarvoor?
Eerstejaarsevaluatie
Aan het einde van het eerste ziektejaar (rond week 45-52) evalueer je samen met je medewerker het afgelopen verzuimjaar en kijk je samen naar de verwachtingen voor het tweede jaar. Dit is ook een goed moment om samen met de medewerker het scenario door te nemen, dat herstel in het eigen werk wellicht niet meer gaat lukken. Om dit te onderbouwen wordt vaak een arbeidsdeskundige aangesloten. Jouw arbodienst kent kent vaak wel een goede bij jou in de buurt.
Na 20 maanden verzuim
Uiterlijk in week 91 van het verzuim moet de medewerker zijn of haar WIA-aanvraag bij UWV doen. Deze aanvraag is het complete Re-integratiedossier aangevuld met allerlei formulieren én het medisch dossier. De arbodienst stuurt het medisch dossier rechtstreeks naar het UWV als onderdeel van het re-integratieverslag.
Wat mag je nog meer verwachten van je arbodienst?
Behalve de verplichte taken voor de arbodienst, ligt het aan het soort contract dat je hebt afgesloten met je arbodienst in wat je mag verwachten. Heb je alleen een basiscontract en heb je afgesproken dat je alle inzet op basis van verrichtingen achteraf gaat betalen? Dan doet de arbodienst niet veel voor je. Ze wachten immers totdat jij hen een concrete vraag stelt. Meestal kent de arbodienst je dan ook niet goed, heb je geen vast contactpersoon en is het maar de vraag of ze ook echt voor je klaarstaan als je ze nodig hebt.
Ze hebben hierdoor ook geen rekening met hun capaciteit gehouden om je goed te begeleiden bij lang verzuim, omdat je hier niet voor betaalt vanuit dit contract. Ze kennen je niet en richten zich alleen op de verplichtingen. Je hoeft hier dus geen proactieve houding, advies en tussentijdse stappen om de re-integratie te bevorderen te verwachten.
Basiscontract met ondersteuning van de casemanager en/ of bedrijfsarts
Daarom adviseren wij ook altijd om minimaal het basiscontract met ondersteuning van een casemanager af te nemen bij je arbodienst en deze kun je zelfs uitbreiden met ondersteuning van de bedrijfsarts. Omdat je bij deze contractvormen per medewerker per jaar betaalt, houdt de arbodienst qua planning en capaciteit wel rekening met ondersteuning bij lang verzuim. Dus wanneer één van je medewerkers langdurig ziek is, heb je altijd iemand in de buurt die je direct kan adviseren over alle regels, procedures en stappen.
Hier mag je daarom wel een proactieve houding, advies en tussentijdse stappen om de re-integratie te bevorderen verwachten van je arbodienst.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Bespreek de rol van de arbodienst met je arbodienst
Om echt alles uit de samenwerking te halen en de begeleiding bij het lang verzuim optimaal te laten verlopen, is open en transparant communiceren het belangrijkste. Bespreek met je arbodienst wat jij van ze verwacht, hoe zij werken en of dit met elkaar overeenkomt. Vanuit heldere afspraken mogen jullie elkaar ook aanspreken wanneer iets dan toch niet volgens plan verloopt. Ben je op zoek naar een (nieuwe) arbodienst of een bepaalde contractsvorm? Wij denken graag met je mee. Vanuit een gratis adviesgesprek bepalen we samen de criteria en jouw wensen, van waaruit we een aantal aanbieders voor je selecteren. Van hieruit kun je snel en efficiënt de aanbieder kiezen die het beste bij jou past.
