RI&E betekenis: wat is een RI&E en is het verplicht?
Veel werkgevers weten niet dat ze een RI&E moeten hebben. En als ze het wél weten, verdwijnt de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) in de praktijk vaak in een map of op een server, om er vervolgens nooit meer naar om te kijken.
Dat is opvallend. Want een RI&E is niet bedacht om een vinkje te zetten voor de Nederlandse Arbeidsinspectie. Het is juist een praktisch hulpmiddel om risico’s, verzuim en ongevallen te voorkomen.
Daarom is een RI&E ook geen document dat je één keer opstelt en vervolgens vergeet. Een goede RI&E blijft actueel en groeit mee met veranderingen binnen de organisatie. Alleen dan geeft deze een realistisch beeld van de risico’s waar medewerkers daadwerkelijk mee te maken hebben.
Als werkgever ben je verplicht om de risico’s binnen je organisatie in kaart te brengen én vast te leggen welke maatregelen je neemt om die risico’s te beperken. Dat gebeurt in de RI&E en het bijbehorende Plan van Aanpak (PvA).
Is een RI&E verplicht?
Ja. Iedere werkgever in Nederland is verplicht om een RI&E op te stellen.
Alleen organisaties met minder dan 1 fte aan medewerkers mogen gebruikmaken van de vereenvoudigde Checklist Gezondheidsrisico’s.
Heb je medewerkers in dienst? Dan moet je:
- risico’s inventariseren;
- risico’s beoordelen;
- een Plan van Aanpak opstellen;
- en maatregelen uitvoeren om risico’s te beperken.
De Nederlandse Arbeidsinspectie kan controleren of je een RI&E hebt en of je daadwerkelijk werkt aan de maatregelen uit het Plan van Aanpak.
Maar de grootste risico’s zitten meestal niet in een eventuele boete. Organisaties zonder actuele RI&E missen vaak signalen die uiteindelijk leiden tot verzuim, ongevallen of langdurige uitval van medewerkers.
Daarnaast raakt een RI&E direct aan de zorgplicht van de werkgever. Wanneer een medewerker schade oploopt door arbeidsrisico’s, kan een ontbrekende of verouderde RI&E een rol spelen bij aansprakelijkheidskwesties. Dat geldt met name wanneer sprake is van blijvende gezondheidsschade, een beroepsziekte of langdurige arbeidsongeschiktheid. In zulke situaties kunnen de gevolgen jarenlang doorwerken, soms zelfs tot aan de pensioendatum van een medewerker.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 50 RI&E aanbieders
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste RI&E aanbieders al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke RI&E vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Ontvang snel 3 RI&E offertes
Wat is een RI&E?
Een RI&E (Risico-inventarisatie en -evaluatie) brengt in kaart welke risico’s medewerkers lopen tijdens hun werk.
Daarbij gaat het niet alleen om fysieke veiligheid, maar ook om onderwerpen zoals:
- werkdruk;
- psychosociale arbeidsbelasting (PSA);
- fysieke belasting;
- gevaarlijke stoffen;
- beeldschermwerk;
- ongewenst gedrag;
- machine- en arbeidsveiligheid.
Een RI&E beschrijft niet alleen welke risico’s er zijn, maar ook hoe groot die risico’s zijn en welke maatregelen nodig zijn om ze te beperken.
Daarom hoort bij iedere RI&E een Plan van Aanpak. Hierin leg je vast welke acties nodig zijn, wie verantwoordelijk is en wanneer maatregelen uitgevoerd moeten worden.
Een goede RI&E sluit altijd aan op de praktijk binnen jouw organisatie. Heb je meerdere vestigingen, verschillende functies of uiteenlopende werkzaamheden? Dan kunnen risico’s per locatie of functiegroep sterk verschillen.
Waarom een RI&E opstellen?
Veel werkgevers zien een RI&E vooral als een wettelijke verplichting. Dat is begrijpelijk, maar daarmee doe je het instrument tekort.
Een goede RI&E laat zien waar verzuim, ongevallen of productiviteitsverlies kunnen ontstaan voordat ze daadwerkelijk optreden.
In de praktijk levert een RI&E vaak inzichten op die anders onder de radar blijven:
- medewerkers ervaren structureel hoge werkdruk;
- werkplekken zijn niet ergonomisch ingericht;
- veiligheidsinstructies zijn onvoldoende bekend;
- leidinggevenden herkennen signalen van overbelasting te laat;
- risico’s verschillen per locatie zonder dat dit zichtbaar is.
Juist door deze risico’s vroegtijdig aan te pakken, voorkom je verzuim en verbeter je de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.
Veel organisaties combineren de uitkomsten van een RI&E daarom met andere instrumenten, zoals een PMO of PAGO, zodat risico’s niet alleen worden gesignaleerd, maar ook daadwerkelijk worden aangepakt.
Stappenplan RI&E
Een RI&E opstellen hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar wel zorgvuldig. In de basis doorloop je onderstaande stappen.
1. Inventariseer de risico’s
Breng alle risico’s binnen je organisatie in kaart. Kijk daarbij naar alle werkzaamheden, afdelingen, functies en locaties.
De risico’s van een loodgieter, productiemedewerker of chauffeur verschillen immers sterk van die van een kantoormedewerker.
2. Beoordeel en prioriteer de risico’s
Niet ieder risico vraagt dezelfde aandacht.
Kijk naar de kans dat iets gebeurt én naar de gevolgen als het misgaat. Op basis daarvan bepaal je welke risico’s als eerste aangepakt moeten worden.
3. Maak een Plan van Aanpak (PvA)
Het Plan van Aanpak vormt het praktische onderdeel van de RI&E.
Hierin leg je vast:
- welke maatregelen nodig zijn;
- wie verantwoordelijk is;
- welke deadline geldt;
- hoe de voortgang wordt bewaakt.
Zonder Plan van Aanpak is een RI&E niet compleet.
4. Laat de RI&E toetsen (indien nodig)
In veel gevallen moet een RI&E worden getoetst door één of meerdere kerndeskundigen.
Werk je met maximaal 25 medewerkers én gebruik je een erkend branche-instrument? Dan is toetsing meestal niet verplicht.
Toch kan de toetsing raadzaam zijn. Veel organisaties stellen een RI&E zelf op, maar missen daarbij risico’s, nemen verouderde informatie over of vertalen bevindingen onvoldoende naar concrete maatregelen.
Een arbodienst of RI&E specialist kan niet alleen helpen bij het opstellen en toetsen, maar ook adviseren over het beperken van risico’s en het verbeteren van arbeidsomstandigheden.
Lees ook: Wat is een arbodienst?
5. Voer de maatregelen uit
Hier gaat het in de praktijk vaak mis.
De risico’s zijn geïnventariseerd, het Plan van Aanpak is opgesteld, maar vervolgens gebeurt er weinig.
Daarmee verdwijnt juist de belangrijkste waarde van de RI&E.
Maak daarom voor iedere actie één persoon verantwoordelijk, stel duidelijke deadlines vast en bespreek de voortgang periodiek.
6. Evalueer en actualiseer
Een RI&E is geen eenmalige actie.
Verandert er iets binnen de organisatie? Bijvoorbeeld een nieuwe locatie, andere werkzaamheden, nieuwe machines of gewijzigde processen? Dan moet de RI&E worden aangepast.
Wanneer moet een RI&E worden aangepast?
Veel organisaties stellen een RI&E één keer op en kijken er daarna jarenlang niet meer naar.
Dat is niet de bedoeling.
Je moet de RI&E actualiseren zodra belangrijke veranderingen plaatsvinden, zoals:
- een verhuizing of nieuwe locatie;
- nieuwe functies of werkzaamheden;
- nieuwe machines of technologie;
- veranderingen in werkprocessen;
- signalen van toenemend verzuim of ongevallen.
De RI&E moet een actueel beeld geven van de risico’s binnen de organisatie. Zodra de praktijk verandert, moet de RI&E meebewegen.
Wie is verantwoordelijk voor de RI&E?
Als werkgever ben je eindverantwoordelijk voor het opstellen, laten toetsen en uitvoeren van de RI&E.
In de praktijk zijn vaak meerdere personen betrokken.
De preventiemedewerker speelt meestal een belangrijke rol bij het inventariseren van risico’s en het bewaken van de voortgang. Ook HR, leidinggevenden en medewerkers leveren belangrijke input.
Dat laatste wordt nog weleens onderschat.
Een RI&E die uitsluitend achter een bureau wordt opgesteld, mist vaak belangrijke signalen vanuit de werkvloer.
Zelf een RI&E opstellen of uitbesteden?
Je mag een RI&E in veel gevallen zelf opstellen. Vaak speelt de preventiemedewerker hierin een belangrijke rol, eventueel samen met een interne projectgroep.
Dat geldt niet alleen voor kleine organisaties. Juist in grotere organisaties kan de preventiemedewerker veel waarde toevoegen, omdat hij of zij de organisatie, de werkzaamheden en de risico’s van binnenuit kent. Soms zijn er zelfs meerdere preventiemedewerkers betrokken, bijvoorbeeld per locatie, afdeling of functiegroep.
Een externe deskundige kijkt met een frisse blik naar de organisatie en helpt om blinde vlekken te voorkomen.
De vraag is daarom niet alleen óf je een RI&E hebt, maar vooral of de RI&E een realistisch én actueel beeld geeft van de risico’s binnen jouw organisatie.
Lees ook:
Een RI&E is geen document, maar een hulpmiddel
Een RI&E die na oplevering in een digitale la verdwijnt, levert weinig op. Dan heb je vooral voldaan aan een wettelijke verplichting.
Gebruik je de RI&E als stuurinstrument, dan helpt deze juist om risico’s te verkleinen, verzuim te voorkomen en medewerkers gezond en veilig aan het werk te houden.
Uiteindelijk gaat een RI&E niet over formulieren of vinkjes. Het gaat over de vraag hoe je ervoor zorgt dat medewerkers iedere dag veilig, gezond en duurzaam inzetbaar hun werk kunnen doen.
En precies daar begint goed werkgeverschap.
