Kan AI mijn RI&E voor me maken?
AI is overal. Een mail schrijven, een tekst samenvatten, een planning maken of even sparren over een lastig vraagstuk: je kunt er behoorlijk veel tijd mee besparen. Dus vroegen we ons bij HR Navigator af: hoe zit dat eigenlijk met een RI&E?
Kun je tegen ChatGPT zeggen: “Ik heb een bedrijf met 10 medewerkers. Maak mijn RI&E” en vervolgens achteroverleunen? We besloten het gewoon te proberen.
We beginnen met een simpel kantoorbedrijf
Voor het experiment nemen we een fictief bedrijf in de zakelijke dienstverlening. Tien medewerkers, allemaal werkzaam in een kantooromgeving. Geen machines, magazijn of gevaarlijke stoffen. Gewoon bureaus, laptops, vergaderruimtes en koffie.
We vragen AI om een uitgebreide RI&E-checklist te maken voor vier onderwerpen die bij zo’n organisatie relevant zijn: ergonomie, psychosociale arbeidsbelasting, binnenklimaat en veiligheid. Binnen een paar seconden staat er een indrukwekkende lijst.
AI vraagt of bureaustoelen goed ingesteld kunnen worden, of medewerkers voldoende afwisselen tijdens beeldschermwerk en of laptops zijn voorzien van de juiste hulpmiddelen. Maar ook of de werkdruk beheersbaar is, medewerkers weten waar ze ongewenst gedrag kunnen melden en signalen van stress worden opgevolgd. Daar komen vragen bij over ventilatie, verlichting, struikelgevaar, vluchtroutes, brandveiligheid en BHV.
Allemaal netjes geformuleerd als vragen waarop we ‘ja’, ‘nee’ of ‘niet van toepassing’ kunnen antwoorden.
En eerlijk is eerlijk: het ziet er behoorlijk professioneel uit. Je kunt je heel goed voorstellen dat een werkgever denkt: mooi, mijn RI&E is geregeld.
Maar dat is iets te snel.
Een lange vragenlijst is nog geen goede RI&E
Onze eerste AI-checklist was namelijk behoorlijk lang. Dat komt doordat AI probeert zoveel mogelijk relevante risico’s af te dekken. Toen we vervolgens vroegen hoe deze lijst zich verhoudt tot een erkend branche-RI&E-instrument, kwam er een belangrijk verschil naar voren.
Een branche-instrument is ontwikkeld voor een specifieke branche en richt zich op de risico’s die daar daadwerkelijk een rol spelen. Voor een klein kantoor hoef je bijvoorbeeld niet meteen vijftien vragen over bureaustoelen, armsteunen, beeldschermen, toetsenborden en muizen te beantwoorden. Je kunt eerst vaststellen óf er een probleem is met de ergonomische inrichting en pas daarna verder de diepte in.
Dat maakt een RI&E niet alleen korter, maar vooral relevanter. Want het doel is niet om zoveel mogelijk vakjes aan te kruisen. Het doel is om de risico’s binnen jouw organisatie te vinden, te beoordelen en er iets aan te doen.
Lees ook: Wat is een RI&E en is het verplicht?
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 50 RI&E aanbieders
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste RI&E aanbieders al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke RI&E vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Ontvang snel 3 RI&E offertes
Waarom zou je dan überhaupt AI gebruiken?
Dat vroegen we AI vervolgens ook. En het antwoord was eigenlijk heel logisch: als er voor jouw organisatie een passend erkend branche-RI&E-instrument bestaat, is het niet verstandig om zo’n (digitale) RI&E te vervangen door een vragenlijst die ChatGPT heeft gemaakt.
Zo’n erkend instrument heeft namelijk iets wat een AI-gegenereerde checklist niet heeft: het is specifiek ontwikkeld voor de branche en officieel erkend. Heb je maximaal 25 medewerkers en gebruik je een passend erkend branche-RI&E-instrument, dan hoef je onder voorwaarden je bedrijfsspecifieke RI&E niet afzonderlijk te laten toetsen.
Een document dat ChatGPT voor je maakt, krijgt die status natuurlijk niet ineens omdat het er compleet en professioneel uitziet.
En dat is een belangrijk onderscheid. AI kan iets maken dat eruitziet als een RI&E. Dat betekent nog niet automatisch dat je daarmee aan alle verplichtingen voor jouw organisatie hebt voldaan.
Wat als er geen erkend branche-instrument is?
Dan wordt AI als hulpmiddel interessanter. Je kunt bijvoorbeeld eerst informatie geven over je organisatie: hoeveel mensen er werken, wat voor werkzaamheden zij uitvoeren, of ze thuiswerken, klanten ontvangen, veel achter een beeldscherm zitten of te maken hebben met hoge werkdruk.
Op basis daarvan kan AI helpen om relevante risico’s te inventariseren en vervolgvragen te stellen. Het kan ook helpen om geconstateerde risico’s te vertalen naar concrete maatregelen voor je Plan van Aanpak. In plaats van alleen “werkplek niet goed ingesteld” kun je bijvoorbeeld vastleggen wie de werkplekken gaat controleren, wanneer dat gebeurt en welke instructie medewerkers daarna krijgen.
Dat is precies waar AI sterk in is: informatie structureren, doorvragen en helpen om van een constatering een concrete actie te maken.
Maar er komt nog een stap achteraan.
En wie controleert vervolgens jouw RI&E?
Of je RI&E getoetst moet worden, hangt onder andere af van de omvang van je organisatie en het instrument dat je hebt gebruikt.
Heb je maximaal 25 medewerkers én gebruik je een passend erkend branche-RI&E-instrument, dan kun je onder voorwaarden gebruikmaken van de toetsingsvrijstelling. Gebruik je zelf een andere methode om je RI&E te maken, bijvoorbeeld met hulp van AI, dan geldt die vrijstelling niet automatisch.
En heb je meer dan 25 medewerkers? Dan kun je geen gebruikmaken van deze toetsingsvrijstelling. Ook niet als je een erkend branche-instrument hebt gebruikt.
Moet jouw RI&E worden getoetst, dan heb je daarvoor een gecertificeerde arbokerndeskundige of arbodienst nodig. Die kijkt niet alleen of je netjes alle vragen hebt ingevuld, maar onder andere of je de risico’s voldoende in kaart hebt gebracht en de juiste uitgangspunten hebt gebruikt. De deskundige adviseert ook over het Plan van Aanpak.
AI kan die wettelijke toetsing dus niet voor je uitvoeren.
En daar zit precies de grens
ChatGPT weet niet dat één van je medewerkers al maanden nekklachten heeft. Het ziet niet dat er regelmatig dozen voor een nooduitgang staan en het merkt niet dat de sfeer binnen een team is veranderd sinds er een nieuwe leidinggevende zit. En als iedereen bij de vraag over werkdruk ‘gaat wel’ invult, voelt AI niet aan dat er misschien toch iets speelt.
Een goede RI&E gaat daarom verder dan een vragenlijst. Je moet kijken naar wat er daadwerkelijk gebeurt binnen je organisatie, je medewerkers erbij betrekken, risico’s beoordelen en maatregelen nemen die passen bij jouw situatie.
AI kent jouw werkvloer niet. En een indrukwekkend AI-document verandert daar niets aan.
Dus: kan AI je RI&E maken?
Na dit experiment zouden we de vraag daarom iets anders formuleren.
Kan AI je helpen om een RI&E te maken? Absoluut. Kan AI zelfstandig bepalen dat jouw RI&E volledig en klaar is? Nee.
Gebruik een passend erkend branche-instrument als dat beschikbaar is. Is dat er niet, dan kan AI een handig hulpmiddel zijn om risico’s te inventariseren, vervolgvragen te stellen en je Plan van Aanpak concreter te maken.
Maar kijk daarna ook naar de volgende stap. Moet jouw RI&E worden getoetst? Welke arbodeskundigheid is daarvoor nodig? En, misschien nog belangrijker: beschrijft het document dat voor je ligt werkelijk wat er op jouw werkvloer gebeurt?
Want dat is uiteindelijk de les uit ons experiment.
AI weet ontzettend veel. Maar AI loopt niet rond op jouw werkvloer.
Twijfel je of jouw RI&E compleet is, welk instrument bij jouw organisatie past of of jouw RI&E moet worden getoetst? HR Navigator helpt je graag om de juiste route te bepalen.
