Als werkgever een arbodienst inschakelen: wat heb ik nu precies nodig?

De arbodienst ondersteunt en adviseert over gezond en veilig werken binnen je eigen organisatie. Ook begeleiden ze je als iemand ziek is uitgevallen. Wie wat precies doet is afhankelijk van het abonnement en de deskundigen die jij hebt gecontracteerd. Elke arbodienst heeft zijn eigen expertise en ervaring in de markt. Zorg er daarom voor dat je het juiste contract hebt met de best passende aanbieder. Het is wettelijk verplicht om een contract te hebben bij een gecertificeerde arbodienst.

Een arbodienst heeft meestal verschillende soorten arboprofessionals in huis om je bij te staan bij de taken waar je begeleiding bij nodig hebt. Het komt ook voor dat ze werken met een externe schil (dus kerndeskundigen die zelfstandig werken) en je iemand vanuit dit netwerk krijgt aangeboden. Je kunt daarom gebruik maken van de dienstverlening van de arbodienst, maar het hoeft niet. Je mag ook zelf je deskundigen kiezen. Denk daarbij aan:

• een arbeidsdeskundige;
• een 2e spoor-begeleider;
• of een proces-casemanager.

Elke deskundige heeft zijn (of haar) eigen specialiteit en begeleidt je bij activiteiten die hierop aansluiten. Dit klinkt allemaal nog best logisch, maar voor veel werkgevers blijft het nog erg onduidelijk wie je precies nodig hebt. Daarom nemen we je hieronder mee in de belangrijkste disciplines en activiteiten, om je hier een beter beeld van te geven.

Proces Casemanager

De proces-casemanager kan iemand op je eigen loonlijst zijn, maar hij (of zij) kan ook werken voor een arbodienst of als zelfstandige. Hij heeft zich gespecialiseerd in het procesmatig begeleiden van verzuimsituaties. Hij kent alle regels en wetten en zorgt ervoor dat jij op de juiste momenten de stappen uitvoert die verplicht zijn. Ook monitort deze casemanager dat alle interne en externe betrokkenen er alles aan doen om het herstel en de re-integratie te bevorderen. Hij zorgt voor een UWV-proof verzuimdossier en voorkomt onnodige verzuimkosten. De casemanager is géén medisch specialist en geeft ook nooit een medisch oordeel over de verzuimsituatie.

Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten

Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest

✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten

Vergelijk gratis de beste arbodiensten

Casemanager Taakdelegatie

Het kan wel zo zijn dat de bedrijfsarts bepaalde taken binnen het medische domein delegeert aan een speciaal daarvoor opgeleide collega. Deze professional is onder diverse functienamen bekend:

• casemanager taakdelegatie;
• medische casemanager
• casemanager verlengde arm;
• of praktijkondersteuner bedrijfsarts.

Formeel werkt deze casemanager namens de bedrijfsarts. Deze casemanager mag alle vragen over het verzuim stellen aan de medewerker die jij (en ook  de proces-casemanager) niet mag stellen. De casemanager taakdelegatie geeft zelf geen medisch oordeel. Hij praat de bedrijfsarts bij en geeft vervolgens namens de bedrijfsarts een terugkoppeling of re-integratieadvies. Een casemanager taakdelegatie mag nooit dezelfde persoon zijn als de proces-casemanager, in verband met de privacy van de medewerker.

De interne verzuimbegeleiding

De direct leidinggevende heeft vaak de rol van verzuimbegeleider. Hij ontvangt de ziekmelding, onderhoudt contact met alles en iedereen en zorgt ervoor dat passend werk wordt aangeboden aan de medewerker. Om de verwarring compleet te maken, wordt deze rol vaak ook ‘casemanager’ genoemd. In tegenstelling tot de hierboven beschreven proces- en taakdelegatie casemanager is jouw leidinggevenden hier niet speciaal voor opgeleid. Hij heeft met een beetje pech een keer per jaar een verzuimende medewerker waarvoor een bedrijfsarts nodig is.  Zo kan het dus voorkomen dat je meerdere “casemanagers” op één verzuimsituatie hebt.

Omdat elke verzuimsituatie uniek en complex is, adviseren wij om altijd te werken met een externe casemanager (vanuit een arbodienst of een reïntegratie- of verzuimspecialist). Zij hebben dagelijks te maken met verzuimsituaties en zijn volledig op de hoogte van alle regels en procedures.

Bedrijfsarts

De reden om een bedrijfsarts in te schakelen, is wat meer recht toe, recht aan: wanneer één van je medewerkers (langdurig) ziek is, heeft de bedrijfsarts een wettelijk verplichte rol. De bedrijfsarts ‘objectiveert of de medewerker wegens ziekte of gebrek in staat is zijn of haar bedongen arbeids te verrichten’. Hij analyseert en evalueert het verzuim en geeft advies aan medewerker en werkgever. Gedurende de hele verzuimperiode blijft de bedrijfsarts de situatie beoordelen en hierover adviseren. De bedrijfsarts is een medisch specialist die als zelfstandige of bij een arbodienst werkt. Hij werkt altijd onafhankelijk en is onpartijdig naar zowel de medewerker als de werkgever.

Het kan wel voorkomen dat de bedrijfsarts taken delegeert naar een casemanager taakdelegatie, om zijn taken te verlichten. Deze casemanager taakdelegatie heeft tegenwoordig vaak het eerste contact met de medewerker. De bedrijfsarts blijft eindverantwoordelijk.

Verzuim van een medewerker

Wanneer je te maken hebt met een (langdurige) verzuimsituatie van een van je medewerkers, kun je begeleid worden door verschillende deskundigen:

• De bedrijfsarts (verplichte samenwerking);
• Casemanager taakdelegatie (voor sneller en frequenter contact);
• Externe proces-casemanager (niet verplicht, wel sterk geadviseerd);
• Arbeidsdeskundige (om passend werk te beoordelen).

RI&E uitvoeren of toetsen

Er staan in de arbowet een paar zaken die elke werkgever op orde moet hebben. Denk aan het basiscontract arbodienstverlening, een actuele RI&E en het aanbieden van een periodiek medisch onderzoek (PMO). Maar hoewel je voor de RI&E nog best het een en ander zelf kan doen, uiteindelijk heb je hier wel een deskundige voor nodig. Zo mag je zelf een RI&E opstellen, maar doet een kerndeskundige de toetsing. In de Arbowet zijn vier kerndeskundigen benoemd die je hierbij mogen helpen:

• Bedrijfsarts
• Veiligheidskundige
• Arbeidshygiënist
• Arbeids- en Organisatiekundige

Voor begeleiding bij en toetsen van de RI&E kunnen alle vier de deskundigen je hierbij helpen. Waarschijnlijk krijg je vanuit je arbodienst iemand voorgesteld, zorg er wel altijd voor dat jij ook een klik hebt met deze deskundige. Deze deskundigen hoeven trouwens niet altijd bij een arbodienst te werken, ze kunnen ook als zelfstandige hun werk uitvoeren. Je hebt dus gewoon de vrijheid om die kerndeskundige te kiezen die het beste bij je past. Let er wel op dat je werkt met een gecertificeerde deskundige.

Veiligheidskundige, Arbeidshygiënist en Arbeids- en Organisatiekundige

Deze deskundigen zijn drie van de vier deskundigen die worden benoemd in de Arbowet, om organisaties te begeleiden bij de vierde kerntaak. De bedrijfsarts voert de eerste drie taken uit.

1. Ziekteverzuimbegeleiding en het voorkomen van ziekteverzuim;
2. Periodiek arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (PMO of PAGO);
3. Aanstellingskeuringen;
4. Uitvoeren en opstellen van de Risico Inventarisatie & -Evaluatie (RI&E).

Gezondheidsonderzoek uit laten voeren

Het periodiek aanbieden van een onderzoek om de gezondheid van je medewerkers in kaart te brengen, is wettelijk verplicht. Je kunt er voor kiezen om voor dit onderzoek je arbodienst te benaderen, maar er zijn tegenwoordig ook veel PMO-specialisten in de markt. De inhoud van het onderzoek bepaal je op basis van de aanwezige risico’s binnen jouw organisatie (RI&E), de jaarlijkse arborapportage, de resultaten van het medewerkerstevredenheids- onderzoek of specifieke branche-issues. Vooral in dit laatste geval is het daarom belangrijk om voor een specialist te kiezen die ervaring heeft in jouw risico’s, branche of soort organisaties. Het is belangrijk om van tevoren goed na te denken over de doelen van het PMO:

• Wat wil je er mee bereiken?
• Wat wil je meten?
• Wil je een maximale deelname?
• Wat ga je doen met de uitkomsten?

Let op: het aanbieden van dit onderzoek is verplicht, niet of het ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Aanstellingskeuring of medische keuring

Bij specifieke functies is het wettelijk toegestaan om ter afsluiting van het sollicitatieproces iemand te laten keuren op zijn of haar gezondheid. Deze keuring doet een bedrijfs- of keuringsarts op verzoek van de werkgever. Samen met de arts bepaal je aan de hand van de functie-eisen de inhoud van het onderzoek.

Ben je op zoek naar een deskundige, een nieuwe arbodienst of wil je dat we meedenken over wat en wie je precies nodig hebt? Vraag een gratis adviesgesprek aan en we adviseren je graag over de mogelijkheden die goed aansluiten op jouw behoeften.