7 tips om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen
Een arbodienst helpt onder andere bij het voorkomen van ziekteverzuim en het begeleiden van zieke medewerkers. Anders dan jij als werkgever, bekijken en begeleiden zij elk verzuimgeval mét de kennis van het medisch dossier; een waardevolle samenwerking dus. De arbodienst heeft elke dag te maken met complexe verzuimgevallen bij verschillende organisaties en weten hierdoor precies wat alle regels en procedures zijn. Je haalt met deze samenwerking niet alleen veel kennis en ervaring in huis, op termijn gaat het je ook veel werk en geld schelen. Mits je met de juiste arbodienst samenwerkt natuurlijk. Daarom helpen we je met deze 7 tips om altijd voor de juiste arbodienst te gaan.
1. Accepteer dat het soms om moeilijke thema’s gaat
Griepjes, gebroken benen en baaldagen los je vaak intern wel op. Maar helaas is verzuim niet altijd zo eenvoudig. Bijna alle ziekmeldingen waar je je arbodienst voor nodig hebt zijn complex en/ of langdurig. Er komen dan veel regels, wetten en procedures bij kijken. De consequenties zijn groot, zeker wanneer iets niet goed gaat. En deze consequenties zijn altijd voor jou als werkgever, daarom is het des te belangrijk om alles goed te doen.
Je wilt als werkgever natuurlijk je zaken goed op orde hebben, voor jou en voor je medewerker. Maar wat is nu de goede keuze als je niet goed weet waar je op moet letten? We zien dat werkgevers vaak zomaar een arbodienst kiezen. Want zij zullen het wel weten, toch? En vaak weten ze het ook wel, maar dit betekent niet automatisch dat zij voor jou de juiste partij zijn. Accepteer daarom dat het soms om moeilijke thema’s gaat, dat je hier zelf eigenlijk onvoldoende verstand van hebt en dus informatie moet gaan inwinnen. Ter geruststelling; dit geldt voor bijna alle organisaties en hier hoef je niet zenuwachtig van te worden.
2. Wat wil je dat de samenwerking je oplevert?
Door je in te lezen in wat een arbodienst voor je kan betekenen, weet je ook beter wat je kan verwachten. Bepaal vervolgens voor jezelf wat je uit deze samenwerking wilt halen en over welke thema’s je advies wilt. Bespreek dit ook met je OR en met je preventiemedewerker. Hebben zij hier nog aanvullingen op? Waar hebben zij behoeften aan? En past dit binnen jullie huidige gezondheidsbeleid?
Pak ook je huidige verzuimgegevens erbij om te bepalen wat je hier in wilt zien. Wil je je verzuimpercentage flink verlagen? Of in ieder geval stabiel houden? Zijn er bepaalde teams die extra aandacht nodig hebben? Allemaal vragen die je meer inzicht geven in wat je wilt dat de samenwerking oplevert.
3. Analyseer de samenwerking met de huidige arbodienst
Vaak weet je dat je wilt samenwerken met een nieuwe arbodienst, maar kun je niet heel concreet benoemen waarom of wat je zoekt in een nieuwe samenwerking. Daarom is het belangrijk om hierbij stil te staan. Evalueer je huidige samenwerking op een grondige manier, om erachter te komen wat belangrijk is binnen je volgende samenwerking:
- Wat verwachtte je van de samenwerking?
- Wat ging goed en wat ging minder goed?
- Wat had je liever anders gezien?
4. Maak nooit een overhaaste beslissing
Hoe erg je ook verlegen zit om een (nieuwe) arbodienst, maakt nooit een overhaaste beslissing. Vaak worden er in de heat of the moment beslissingen gemaakt voor langdurige samenwerking, die helemaal niet bijdragen aan de visie van jouw organisatie. Met bovenstaande tips heb je hopelijk al breder inzicht gekregen in wat voor jouw organisatie belangrijk is. Oriënteer je op mogelijke samenwerkingen. Ga in gesprek met verschillende arbodiensten en ga ook na wat voor een samenwerking zij hebben met vergelijkbare organisatie of met dezelfde uitdagingen als waar jij voor staat.
5. Wat voor een soort samenwerking wil je?
Weet van te voren goed wat voor een samenwerking je verwacht met je arbodienst:
- Wat wil je zelf doen en wat wil je vooral uitbesteden aan de arbodienst?
- Vanaf wanneer wil je de arbodienst een actieve rol in het verzuim geven?
- Wil je compleet ontzorgd worden, of wil je zoveel mogelijk zelf doen?
- Verwacht je een proactieve houding van je arbodienst, of wil je liever zelf aangeven wanneer je iets nodig hebt?
- Vind je het belangrijk dat je arbodienst kennis heeft van jouw sector, organisatiegrootte en -cultuur?
Door inzicht te krijgen in je eigen behoeften, kun je dit ook beter afstemmen op de samenwerking die je aangaat. Voer het gesprek over deze zaken, zodat je van te voren al een gevoel krijgt bij hoe zij hiermee omgaan.
Download de gratis inkoopgids arbodienstverlening
In deze handige inkoopgids vertellen we je alles wat we de de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze 21.462+ klanten. Leer van onze ervaring en weet welke vragen je moet stellen om nooit meer een verkeerde arbodienst te kiezen.
6. Vraag nooit alleen maar standaard offertes op
Vanaf papier leer je geen arbodienst kennen en daarom is het des te belangrijker om gesprekken te voeren. Passen jullie bij elkaar? Past deze arbodienst bij jouw verwachtingen? Wat verwachten ze zelf bij te dragen binnen jouw organisatie? Krijg je een vast contactpersoon of meerdere? Door met elkaar het gesprek aan te gaan, kun je de vragen stellen die jij belangrijk vindt en krijg je er direct gevoel bij hoe zij hierin staan.
7. Wees je bewust van de kosten
Hoewel diverse aanbieders het soms anders laten lijken; gratis arbodienstverlening bestaat niet. Als je kiest voor een zo goedkoop mogelijke aansluiting met alleen het basiscontract, is het natuurlijk maar de vraag of ze ook echt voor je klaar staan als je ze nodig hebt. De drempel om hen überhaupt om te bellen wordt hoger als je voor elk telefoontje een factuur op de mat krijgt. Bovendien leert de arbodienst je natuurlijk niet kennen als ze alleen mogen opdraven als jij dat elke keer last-minute vraagt. Van samenwerking is dan dus geen sprake.
Wil je een goed gezondheidsbeleid voeren en je verzuim terugdringen? Dan zul je echt van twee kanten moeten investeren in de samenwerking. Je moet elkaar leren kennen en dit kost tijd. Kies daarom voor een iets uitgebreidere arbodienstabonnement dan alleen het basiscontract. De arbodienst kan dan ook de tijd nemen om jouw organisatie te leren kennen. Doordat de uren van de casemanager of zelfs de bedrijfsarts bij het abonnement in zitten, is er geen enkele drempel om hen te bellen voor advies.
Wil je dat we met je meedenken over jouw behoeften en welke arbodienst het beste past? Bij HR Navigator komen we middels een gratis adviesgesprek achter jouw behoeften en hier selecteren we alleen de best passende arbodiensten op.
