Wat kan HR doen om openheid over fouten te creëren?

Dit is een praktisch artikel over wat HR kan doen om te zorgen dat iedereen in de organisatie fouten op tafel legt en ze niet onder het tapijt schuift.

Ik ga ook doorbouwen op mijn vorige artikel. Daarin heb ik de basis uiteen gezet voor een open foutencultuur. Maar je kunt dit tweede deel ook lezen zonder het eerste deel te hebben gelezen.

Volgens Harvard professor Amy Edmondson zijn er drie cruciale stappen om een cultuur te creëren die psychologisch veilig is. Dat betekent, dat je intermenselijke risico’s durft te nemen zonder dat je bang hoeft te zijn dat het tegen je wordt gebruikt.

Wat zijn die drie stappen?

Stap 1 – Spreek je uit
Stap 2 – Reageer productief
Stap 3 – Betrek mensen actief

Voor een verdieping van stap 2 en 3 verwijs ik je graag naar deel 1. Hieronder werk ik stap 1 verder voor je uit.

Spreek je uit

Het management mag zich regelmatig uitspreken dat het belangrijk is om open te zijn over fouten. En dan niet af en toe, maar structureel. En stiekem mag iedereen in de organisatie zich regelmatig uitspreken. En daar ligt een geweldige kans voor HR.

Jullie hebben allemaal geweldige instrumenten die zich hier goed voor lenen. Laten we ze allemaal eens aflopen en kijken hoe je die instrumenten kunt inzetten om je uit te spreken over het leren van fouten.

De vacature

Het begint met de vacature. Hierin kun je vermelden dat jullie leren belangrijk vinden en dat het daarom niet erg is als je fouten maakt. Dit zou je in je vacature kunnen zetten: “Zolang je intentie goed is en je open bent over je missers, vinden wij het niet erg als je soms een uitglijder maakt“.

Ook kunt je de tekst gebruiken om mensen te werven die zich graag willen ontwikkelen: “Voldoe je niet aan alle eisen? Geen probleem. Je hoeft niet alles meteen te kunnen. Wij helpen je graag met het groeien naar het juiste niveau.”

In tijden van een krappe arbeidsmarkt kun je op deze manier het aantal sollicitanten verhogen.

Het sollicitatiegesprek

In het sollicitatiegesprek kan het leren van fouten op de agenda staan. Deel als recruiter welke fouten jij hebt gemaakt en hoe de organisatie daarmee is omgegaan. Vraag hoe de sollicitant nu met fouten omgaat.

De introductie

Na het aannemen van de sollicitant begint de introductie en het inwerken. Hoe tof zou het zijn als de directeur zelf komt vertellen welke fouten zij heeft gemaakt en wat de geleerde lessen zijn? Daarbij spreekt zij ook uit dat je fouten mag maken.

Verder kun je tijdens de introductie je nieuwe mensen kennis laten maken met systemen die jullie hebben ontwikkeld om fouten te delen. Denk aan de Faalmuur op kantoor of een maandelijks online Faaljournaal.

In de introductie kun je uitdagingen meegeven, zoals het delen van een fout tijdens een overleg, het tegenspreken van een manager, of een collega een compliment geven als die een fout heeft gedeeld.

Opleiding en ontwikkeling

Gedurende het jaar kunnen mensen gebruik maken van diverse workshops over het leren van fouten. Hoe ontwikkel je een groeimindset? Hoe ga je om met afwijzing? Hoe krijg je als manager je teamleden mee in het open zijn over fouten? Welke systemen kunnen we inzetten om de psychologische veiligheid te vergroten?

Functioneren en beoordelen

Na een paar maanden is het tijd voor functioneringsgesprekken. In deze gesprekken kun je de focus leggen op leren in plaats van op presteren. Op die manier help je mensen met het ontwikkelen van een groeimindset.

Een reden waarom mensen fouten delen zo lastig vinden, is dat ze bang zijn dat het tegen ze gebruikt wordt in een functionerings- of beoordelingsgesprek. Als je de focus legt op leren en ontwikkelen, dan helpen fouten je juist.

Het exitgesprek

Weet je wat tof is aan kinderen? Die hebben nog geen filter. Die flappen er de raarste dingen uit. Je kunt nog de beste intenties hebben, de mooiste systemen, methodes en structuren om als organisatie te leren van fouten, volwassen mensen zullen op het werk altijd een filter voorhouden.

Ze krijgen geld voor het werk dat ze leveren en dat is best wel relaxed. Geld kun je weer ruilen voor boodschappen. Geld zorgt ook, dat je niet onder een brug hoeft te slapen. Daarom zullen mensen hun best doen om niet ontslagen te worden. Deze afhankelijkheid kan zorgen dat mensen toch een rem voelen om fouten te delen.

Mocht een werknemer weer uit dienst gaan, dan is dit een mooie kans om een exitgesprek te voeren. De rem is weg! Misschien durft iemand nu fouten te delen die hij of zij hiervoor niet durfde te delen. En hoe vrij voelde iemand zich eigenlijk om fouten te delen? Wat kan er beter?

Organisatieontwikkeling

Ben je als HR ook betrokken bij organisatieontwikkeling? Bedenk dan eens wat voor systemen jullie nu hebben om te zorgen dat mensen meer fouten gaan delen. Hoe zorgen jullie ervoor dat men daadwerkelijk leert van fouten?

Kortom: de kansen om je uit te spreken zijn eindeloos. Op die manier help je mensen om fouten op tafel te leggen en dus te leren van fouten. Als jullie goed leren van fouten, dan ga je uiteindelijk minder fouten maken waardoor je veel tijd en geld gaat besparen.

Ook zorg je dat je mensen aan boord blijven, want het niet toegeven van fouten is één van de grootste ergernissen op de werkvloer.

Verder heeft openheid over fouten een positieve invloed op de onderlinge relaties op de werkvloer. Zowel tussen medewerkers onderling als tussen medewerkers en management.

Het regelmatig uitspreken kan mensen een duwtje in de goede richting geven om een fout op tafel te leggen, want het is voor veel mensen nog best spannend om je zo kwetsbaar op te stellen. Als je dit eenmaal goed geregeld hebt, dan zijn er prachtige dingen mogelijk!

Angst voor fouten veroorzaakt burn-outs, onnodige kosten en een waardeloze sfeer op de werkvloer. Hoe mooi is het als een organisatie radicaal open is over fouten? Daar voelt iedereen zich veilig om zelfs de meest gigantische blunders te delen. Daar word je niet afgerekend op fouten. Sterker nog: je lef wordt juist gewaardeerd.

In Superfalen ontdek je strategieën om te leren van fouten, praktische tips om wat liever voor jezelf te zijn als je een fout maakt, heel veel praktijkvoorbeelden voor het creëren van een open foutencultuur en nog veel meer.

Frank Deuring is oprichter van de FoutenFabriek en heeft zich sinds 2013 ondergedompeld in het leren van fouten binnen organisaties. Hij heeft duizenden mensen geïnspireerd met zijn lezingen en gastcolleges bij ministeries, banken, ziekenhuizen, universiteiten en het mkb. Superfalen stond uiteindelijk 14 dagen op #1 in de Managementboek Top 100 >>> Superfalen bestel je hier