Hoe vind je een geschikte vertrouwenspersoon?

“Ik ben gevraagd voor deze rol en dat beschouw ik als een eer!”

Medewerkers die worden gevraagd om naast hun functie tevens interne vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen te zijn, voelen zich vaak vereerd. Het is fijn als collega’s je kwaliteiten herkennen. Laagdrempelig zijn voor collega’s bijvoorbeeld, waardoor die gemakkelijk bij je komen om hun verhaal te doen.

“Collega’s komen nu ook naar me toe als ze ergens mee zitten. Daarom past deze rol me goed.”

Vertrouwenspersonen zijn mensgericht en hebben sociale vaardigheden. Het zijn kortom mensen om te vertrouwen, een belangrijke voorwaarde om deze rol te vervullen. Maar let op: niet alle personen die te vertrouwen zijn, zijn geschikt als vertrouwenspersoon.

De basis: drie gouden regels

Een van de kerntaken van de vertrouwenspersoon is Opvang en Begeleiding van medewerkers die te maken hebben met ongewenste omgangsvormen. Belangrijk daarin is dat de vertrouwenspersoon de melder serieus neemt en dat hij hem of haar ondersteunt om zijn eigen probleem op te lossen.

De vertrouwenspersoon neemt het probleem dus niet over, hij sterkt de melder en biedt extra ondersteuning waar nodig en mogelijk. Bijvoorbeeld door een spannend gesprek voor te bereiden met de melder, of door mee te gaan naar dat gesprek.

Onderstaande uitgangspunten zijn daarom een must:

Regel 1
De vertrouwenspersoon staat naast de melder. Ernaast dus, op gelijkwaardig niveau.

Regel 2
De melder bepaalt. Hij is tenslotte eigenaar van zijn eigen probleem en kiest zelf wat hij wel of niet wil doen,

Regel 3
De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en brengt geen informatie over de melder of over de casus naar buiten. Als iemand dat doet, dan is dat de melder zelf. Alleen bij hoge uitzondering, als bijvoorbeeld sprake is van een misdrijf, kan de geheimhoudingsplicht worden doorbroken.

Interne of externe vertrouwenspersoon?

De organisatie kan kiezen voor een interne vertrouwenspersoon, een externe of een combinatie van beiden.

Interne vertrouwenspersoon: let op de dubbele pet

De rol van interne vertrouwenspersoon is in de meeste gevallen een rol die wordt gecombineerd met de primaire functie van de medewerker.

Om de juiste vertrouwenspersonen te vinden, moet je rekening houden met zowel de kwaliteiten van de persoon (‘een persoon die te vertrouwen is’), als met de hoofdfunctie.

Het fenomeen waarbij de taakeisen van de vertrouwenspersoon op gespannen voet staan met de taakeisen van de primaire functie, wordt “dubbele pet” genoemd. In die gevallen is het beter om een andere vertrouwenspersoon te benoemen. Dit geldt met name voor managers, HR-functionarissen en OR-leden.

Hieronder licht ik toe waarom de rol van interne vertrouwenspersoon in combinatie met bepaalde functies niet altijd even handig is.

Manager en vertrouwenspersoon: ongeschikt

Een medewerker heeft hinder van een collega omdat hij haar seksueel intimideert. Ze wil er – vooralsnog- niets mee doen, want ergens vindt ze hem ook wel zielig en ze is bovendien bang dat als dit bekend wordt, het team haar als klikspaan gaat uitstoten. Haar werk lijdt onder deze situatie. Ze wil haar verhaal vertellen aan de vertrouwenspersoon: haar manager.

Een manager staat boven medewerkers en draagt verantwoordelijkheid voor een veilig werkklimaat. Wanneer zich een situatie voordoet, zal een manager moeten zorgen dat de werksituatie (weer) veilig wordt. Zijn functie als manager kan hij niet combineren met de rol van vertrouwenspersoon, omdat hij niet kan voldoen aan zijn geheimhoudingsplicht (regel 3) en ook niet altijd keuzevrijheid kan geven aan de melder (regel 2). De manager staat boven de medewerker en dat laat zich niet combineren met de positie naast de melder (regel 1).

HR-functionaris en vertrouwenspersoon: ongeschikt

Een medewerker heeft volgens zijn leidinggevende een functioneringsprobleem. Dat gaat zover dat er een functioneringstraject volgt. Voor de medewerker komt de feedback uit de lucht vallen nadat hij terug is van langdurig ziek zijn. Hij herkent de feedback niet en is het absoluut niet eens met de conclusie. Sterker nog, hij is van mening dat deze leidinggevende hem kwijt wil omdat hij tijdens zijn afwezigheid is vervangen door een hele leuke, vlotte, jonge blom. De medewerker vermoedt dat dit een poging is om hem het veld te laten ruimen. Hij gaat naar de vertrouwenspersoon: de HR-functionaris.

Afhankelijk van de afspraken die binnen een organisatie worden gemaakt, staat een HR-functionaris als adviseur ofwel naast de manager, ofwel op neutrale positie tussen managers en medewerkers in.

Ook hier is het lastig om te switchen tussen positie in de hoofdfunctie en de rol van vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld wanneer zowel vertrouwenspersoon als HR-functionaris betrokken is bij een dreigend conflict, arbeidsrechtelijke zaken of een ontslagprocedure.

OR-lid en vertrouwenspersoon: ongeschikt

De spanning in de organisatie is groot omdat er een reorganisatie op stapel staat waarbij banen worden geschrapt. De OR is hier uiteraard bij betrokken. Een medewerker is bang voor zijn baan, heeft last van spanning in het team en gaat naar de vertrouwenspersoon: een OR-lid.

Een OR-lid denkt mee over het organisatiebeleid en vertegenwoordigt de groep medewerkers. Individuele casuïstiek verwijst hij door. Het behouden van geheimhoudingsplicht richting organisatie bij ernstige problematiek en/of discreet blijven over ontwikkelingen in de organisatie richting melder, kan tot ongemakkelijke situaties leiden.

Manager, HR-functionaris en OR lid als ‘persoon om te vertrouwen’: geschikt

Kan een manager, HR-functionaris of OR-lid dan niets extra’s doen rondom een veilig werkklimaat?

Jawel! Het gegeven dat een manager, HR-functionaris of OR-lid beter niet de rol van vertrouwenspersoon vervult, hoeft geen probleem te zijn, integendeel. Wanneer deze functionarissen kwaliteiten hebben waardoor zij gemakkelijk bereikbaar zijn voor medewerkers, kunnen ze juist veel betekenen in het creëren van een veilig werkklimaat in hun eigen functie.

Dubbele petten kunnen altijd ontstaan bij vertrouwenspersonen

Goed leiderschap, sterk personeelsbeleid en een actieve OR zijn tenslotte essentieel bij het creëren van een sociaal veilig werkklimaat. Problemen rondom sociale veiligheid kunnen hierdoor effectief worden opgepakt, zoals dat ook zal gelden voor ‘gewone’ problemen.

De medewerker die hinder heeft van ongewenst gedrag, zal zich gemakkelijk richten tot de leidinggevende, de HR-functionaris of het OR-lid, waardoor problemen in een vroeg stadium kunnen worden opgepakt. De vertrouwenspersoon blijft dan nog steeds van betekenis, maar zal minder vaak worden ingeschakeld.

Behalve in bovenstaande situaties, kunnen dubbele petten altijd ontstaan bij interne vertrouwenspersonen. Bijvoorbeeld wanneer er onvoldoende afstand is tot de melder (vriend, buurman, partner van).

Daarom is het belangrijk dat de interne vertrouwenspersoon alert is – en blijft – of hij casuïstiek al dan niet kan oppakken. Daar staat tegenover dat medewerkers de interne vertrouwenspersonen kennen, waardoor de drempel om ernaartoe te gaan lager is.

Maar wat is dan wel een geschikte interne vertrouwenspersoon?

Veel functies zijn goed te combineren met die van interne vertrouwenspersoon. Bijvoorbeeld uitvoerende, ondersteunende en adviserende functies (zolang het maar geen HR is).

Het is belangrijk dat een vertrouwenspersoon gemakkelijk te vinden is en bekend is in de organisatie. In een grotere organisatie kun je meerdere vertrouwenspersonen aanstellen, verdeeld over – eventueel – meerdere locaties, verdeeld over mannen en vrouwen, en soorten functies.

Zo heeft de medewerker die naar een vertrouwenspersoon wil gaan iets te kiezen. Iemand dichtbij of liever verder weg? Een man of een vrouw? Persoonlijke voorkeur?

Competenties vertrouwenspersoon

In de ‘Leidraad vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen’ van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (2019), worden de volgende competenties genoemd die een vertrouwenspersoon zou moeten hebben:

• Gewetensvol
• Inlevingsvermogen
• Luisteren
• Analytisch, organisatiesensibiliteit en strategisch inzicht
• Adviesvaardig
• Communicatief vaardig
• Vermogen tot reflectie op zichzelf en op anderen
• Kennis
• In cursussen voor vertrouwenspersonen wordt meestal een HBO- of hoger niveau geadviseerd, maar minimaal MBO+.

Externe vertrouwenspersoon: bekendheid geven

“Jij bent toch de externe vertrouwenspersoon hè? Dan wil ik een afspraak met je maken, want ik vertrouw hier niemand meer.”

Een externe vertrouwenspersoon wordt ingehuurd op basis van een abonnement of op uurbasis. Externe vertrouwenspersonen werken dikwijls als zelfstandige. Via de Landelijke Vereniging voor Vertrouwenspersonen is een lijst beschikbaar met externe vertrouwenspersonen.

Ook kan een externe vertrouwenspersoon ingehuurd worden via een gespecialiseerd bureau of een arbodienst. De externe vertrouwenspersoon is deskundig, ervaren en onafhankelijk. Aan de andere is de externe vertrouwenspersoon minder geïnformeerd over de organisatie en medewerkers kennen hem minder goed. Dat kan de drempel om te melden verhogen.

Daarom is bekendheid geven aan de vertrouwenspersoon een blijvend aandachtspunt. Bijvoorbeeld via intranet, bijeenkomsten voor nieuwe medewerkers, artikelen in een nieuwsbrief en introducties in een werkoverleg.

Interne en externe vertrouwenspersonen: mooie combinatie

Het meest ideale is om een combinatie ‘in huis’ te hebben van zowel een interne als een externe vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen dan zelf de keuze maken door wie ze zich willen laten ondersteunen.

Vertrouwenspersonen en kwaliteiten

Een vertrouwenspersoon is meer dan alleen ‘een persoon om te vertrouwen’. Behalve de kerntaak van Opvang en Begeleiding, hebben ze nog twee kerntaken:

1. Voorlichting geven aan medewerkers en leidinggevenden over sociale veiligheid en de rol van de vertrouwenspersoon.
2. Adviseren en Signaleren richting management, uiteraard met inachtneming van de geheimhoudingsplicht.

Voorbeeld van een signalement zonder de geheimhouding te schenden:

“Het valt ons als vertrouwenspersonen op dat het aantal meldingen van ongewenste omgangsvormen door de leidinggevende drie keer hoger is dan het aantal meldingen van ongewenste omgangsvormen door collega’s. Melders vinden dat de leidinggevenden ongelijkwaardig omgaan met hun medewerkers. Ook valt ons op dat we, sinds het nieuwe beoordelingssysteem is ingevoerd, meldingen krijgen van medewerkers over de inhoud van het oordeel en over de wijze waarop deze wordt gecommuniceerd, terwijl we daarover in voorgaande jaren geen enkele melding van hebben gekregen.”

Competente vertrouwenspersonen

Welke keuze je ook maakt, zorg ervoor dat de vertrouwenspersoon die je kiest opgeleid zijn of worden.

In Nederland is er volop keuzemogelijkheid in cursussen voor vertrouwenspersonen, zowel gecertificeerde als niet-gecertificeerde opleidingen. Er is ook een gecertificeerde vakopleiding voor vertrouwenspersonen.

Het is geen verlies als je als manager, HR-functionaris of OR-lid de rol van interne vertrouwenspersoon niet hebt, terwijl je wel mensgerichte kwaliteiten hebt. Integendeel! Zet deze kwaliteiten vooral in, in de rol die je al hebt.

Een medewerker heeft het liefste dat zijn probleem zo snel en zo eenvoudig mogelijk wordt opgelost. Als dat via de ‘normale weg’ lukt en de medewerker voelt zich serieus genomen, gehoord en gezien, dan is de gang naar de vertrouwenspersoon niet meer nodig. Dat scheelt een hoop frustratie en gedoe!

>>> Lees ook: ‘De relatie tussen secundaire victimisatie en beleid tegen grensoverschrijdend gedrag’