Hoe behoud jij de samenhang van thuiswerkende teams?

Het eerste wat mensen tegenwoordig zeggen als ik een teambegeleiding start, is dat ze zo blij zijn dat ze elkaar in levende lijve zien.

Veel leidinggevenden en managers gaven de afgelopen maanden veel aandacht aan hun personeel binnen de vernieuwde (hybride) (thuis)werkomgeving.

Toch vragen veel leidinggevenden en managers zich af hoe ze hun medewerkers kunnen ondersteunen om balans te behouden tussen werk en privé.

Er speelt veel: medewerkers zijn geveld door corona, of hebben klachten waardoor ze niet naar het werk kunnen. Mensen willen soms geen test uit angst en wenden buikgriep voor. Mensen willen niet naar het werk vanwege een kwetsbaar persoon in hun omgeving.

Er is vermoeidheid in vele sectoren, er ontstaan spanningen tussen de ‘rekkelijken’ en de ‘preciezen’ en sommige professionals willen uit angst om cliënten te besmetten niet op huisbezoek.

Ik geef je in dit artikel een aantal manieren mee om medewerkers te ondersteunen en de cohesie in teams te helpen behouden. Maar nu eerst wat cijfers over hoe medewerkers hun werk hebben ervaren in coronatijd.

Een nieuwe werkelijkheid: hoe staan we ervoor?

Genoeg uitdagingen voor leidinggevenden en managers om het fysiek veilig te houden, de bezetting op peil te houden en – naast de fysieke component – de mentale gezondheid van medewerkers in de gaten te houden. Want er is uithoudingsvermogen vereist. We zijn al een tijdje onderweg met corona en de cijfers geven aan dat werk-privébalans één van de belangrijke thema’s is.

In het begin van de lockdown steeg de ontevredenheid en stress, vooral onder managers en ook onder medewerkers. 2DAYSMOOD heeft vijftien universele factoren gevalideerd en ondergebracht in het Employee Happiness model. Van deze vijftien factoren worden in 2019 sociale waarden (1), relaties met collega’s (2) en werk-privébalans (3) het meest belangrijk gevonden voor het ervaren van werkgeluk.

In coronatijd is er opnieuw gevalideerd. De belangrijkheid van onderwerpen zien we verschuiven, maar nog steeds staan collega’s en werk-privébalans bovenaan.

Alleen zijn medewerkers niet tevreden over deze onderwerpen. Het minst tevreden zijn zij over werkdruk (1), werk-privébalans (2) en verbinding met mensen (3).

Positief verrassend is dat, ondanks de moeilijke omstandigheden en de daarmee gepaard gaande ontevredenheid, medewerkers na de eerste periode meer transparantie, empathie en vertrouwen hebben ervaren. Dat kan te maken hebben met de extra aandacht die organisaties de afgelopen tijd hebben gegeven aan hun personeel.

De invloed van vernieuwde (thuis)werkomgeving op werk- privébalans

Online werken: iedereen heeft wel ervaren dat online werken hondsvermoeiend is. Onze hersenen moeten hard werken om de non-verbale signalen die we niet van elkaar zien, erbij te denken en onze gesprekspartners te ‘lezen’.

Daar komt nog bij dat het medium inspeelt op reacties van ons brein: door de afstand van je oog tot de camera zijn gezichten veel dichterbij dan in live contact. Ons brein labelt dit als een bedreigende situatie.

Verder kijk je de hele tijd naar de gezichten van je collega’s in tegenstelling tot een live vergadering: dan kijken mensen vaker weg, zitten te schrijven, etc. Het onrechtstreekse oogcontact (naast de camera kijken, je collega in kikkerperspectief zien, of neerkijken op je gesprekspartner) moeten onze hersenen ook steeds vertalen, evenals het wegvallen van de verbinding, mensen die uit beeld lopen, hun camera uitzetten, geluiden op de achtergrond, etc.

Naast vermoeidheid geven deze signalen een gevoel van psychologische onveiligheid

Naast de vermoeidheid die dit met zich meebrengt, geven al deze signalen aan onze hersenen een gevoel van psychologische onveiligheid. Met name openheid en transparantie, feedback geven en afwijkende dingen durven inbrengen, wordt lastiger online.

Zelf merkte ik als online trainer, dat ik harder moest werken om alle eerder benoemde ‘verstoringen’ te overbruggen, zodat mensen zich wat veiliger gingen voelen.

Als je je op je gemak voelt, vergroot dit je gevoel van algeheel welzijn, maar ook je productiviteit, je groei als professional en je creativiteit. Het draagt ook bij aan het gevoel van onderlinge samenhang van een team en mensen zijn beter in staat om te reageren op veranderingen.

Ontbreekt een gevoel van algeheel welzijn, dan voelen mensen zich eenzamer, ongemotiveerder en minder verbonden met elkaar. De zingeving die medewerkers normaal ervaren door het werk dat ze doen, kan eveneens wegvallen.

Hybride werkvormen lastiger te hanteren

Hybride werkvormen zijn naar mijn idee lastiger te hanteren dan helemaal online of volledig offline werken.

Het is een hele kunst om steeds iedereen op hetzelfde informatieniveau te krijgen. De mensen die elkaar live zien op kantoor of op de werkplek hebben altijd een voorsprong en weten meer dan diegenen die online werken. Zij voelen zich vaak achtergesteld, niet op de hoogte of worden boos, omdat de mensen in de live meetings grappen maken die zij online niet kunnen volgen.

Het is een hele kunst om steeds iedereen op hetzelfde informatieniveau te krijgen

De online subgroep kan tijdens de hybride vergadering een uitzonderingspositie krijgen en dit ervaren als uitsluiting. Je krijgt dan een inner en outer group. Sommige bedrijven kiezen er dan ook voor om dan maar allemaal online te werken.

Als je toch hybride werkt is de focus op het voorkómen van subgroepvorming belangrijk. Daar kan gemakkelijk wij-zij denken door ontstaan. Dit werkt fragmentatie in de hand, waardoor de subgroepjes blijven bestaan. Uiteindelijk komt dit de cohesie niet ten goede.

Het hoeft niet direct invloed te hebben op de prestaties, maar kan wel demotiverend werken voor medewerkers.

Offline werken creatieve zoektocht

Offline werken verplicht de werkgever het werk zo in te richten dat het enerzijds veilig is – dat mensen ook naar het werk durven komen – en anderzijds ervoor te zorgen dat het werk wel gedaan kan worden.

Deze creatieve zoektocht is in iedere organisatie anders, maar vraagt wel voortdurende aandacht, zoeken naar aanpassingen en balans weten te houden tussen aan de regels houden en creativiteit.

Zo was ik zelf laatst op een concert. Alles was perfect coronaproof geregeld. Zitjes voor twee personen op anderhalve meter, van te voren reserveren, een mail met de coronaregels en ter plaatse drankjes bestellen via de app. Maar wat als mensen er niet uitkomen met bestellen via de app? Daar moet je als ober alert op zijn, anders gaan mensen toch door de ruimte lopen om hulp te vragen bij de bar.

Flexibiliteit en inspelen op nieuwe feiten en situaties zal dus wel nog even de situatie zijn waar we de komende tijd mee te maken hebben. Betrek vooral medewerkers bij het inrichten van de werkprocessen en het inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Je kunt live met hen in gesprek.

Dat vraagt wel dat je als manager de medewerker meer inspraak geeft

Keer op keer blijkt dat medewerkers altijd praktische, creatieve en concrete ideeën hebben als het gaat over de dagelijkse uitdagingen, omdat zij het dichtste bij de werkpraktijk staan.

Mijn ervaring is dat medewerkers het zeer waarderen als ze mee mogen denken, mits er iets met hun inspanning om hun bijdrage te leveren wordt gedaan.

Dat vraagt wel dat je als manager de medewerker meer inspraak geeft, behoeften serieus neemt en dat je dus bereid bent medewerkers meer macht te geven.

Wat kun je doen?

In de vernieuwde (hybride) (thuis)werkomgeving is het cruciaal om voortdurend goed contact te houden met medewerkers, te weten wat er speelt en de behoeften van medewerkers in kaart te brengen.

Wat helpt is persoonlijke aandacht besteden aan medewerkers zodat ook emoties en privézaken gedeeld mogen en kunnen worden voor zover gewenst. Dit kun je onder andere doen door consequent in- en uit te checken. Dit helpt om de waterlijn van de denkbeeldige ijsberg te laten zakken en meer gebruik te maken van creativiteit, potentieel en gezamenlijk leren.

Voor online bijeenkomsten zijn informele videocalls zinvol om de groepscohesie te verhogen. Ook technische aanpassingen zijn behulpzaam om online vergaderen prettiger, veiliger en minder vermoeiend te maken, net als voldoende pauzes, beweging en ontspanning tussendoor. Houd ook de ontwikkelingen van de aanbieders van online systemen in de gaten, de ontwikkelingen gaan snel en spelen op de genoemde problemen in.

Vaak zijn smoesjes een indicatie dat er iets speelt

Schenk veel aandacht aan informatievoorziening, check veel en vaak of iedereen op de hoogte is. Zorg voor goede apparatuur, zoals tablets of computers, zodat iedereen ook echt online aanwezig kan zijn.

Wees alert op smoesjes: is een onstabiele online verbinding echt het geval, of speelt er iets anders?

Vaak zijn smoesjes een indicatie dat iemand zich misschien niet op zijn gemak voelt, dat er iets speelt rondom werkdruk, in de thuissituatie of dat iemand niet lekker in zijn vel zit.

Als je hybride werkt, kun je tijdens een vergadering of training een assistent medewerker organiseren die zich specifiek met de online groep bezig houdt en voortdurend checkt of iedereen nog aangehaakt is, reacties en vragen van de online groep overbrengt naar de offline groep en andersom. Organiseer ook hier informele momenten met de offline en online groep samen.

Tips

En omdat aandacht besteden aan het geestelijk welbevinden de komende periode extra belangrijk is volgen hier nog enkele tips:

• Laat mensen die verstand hebben van emoties en gedrag meedenken over de problemen die opgelost moeten worden (coaches, vertrouwenspersonen, psychologen, antropologen etc.).
• Spreek regelmatig medewerkers individueel; live, aan de telefoon of via videobellen.
• Zet in teamverband het onderwerp werk-privébalans regelmatig op de agenda en faciliteer dialogen over dit onderwerp. Vraag regelmatig om herkenning als iemand iets deelt, zeker als het kwetsbare of persoonlijke informatie is. Daardoor creëer je verbinding: mensen voelen dat ze niet alleen rondlopen met bepaalde gevoelens of gedachten.
• Spreek met collega teamleiders/managers/ HR-adviseurs binnen je organisatie om je te informeren en ervaringen uit te wisselen.
• Blog of vlog, speech of laat je interviewen door medewerkers zodat je je medewerkers op de hoogte houdt, informeert, inspireert en een hart onder de riem steekt.
• Houd jezelf goed op de hoogte van wet- en regelgeving over wat mag en niet mag, maar volg ook webinars over werk-privébalans, gedrag van mensen in crisistijd en hoe je kunt helpen.

Welk leiderschap hebben we nodig in de toekomst voor een goede werk-privébalans van medewerkers?

Persoonlijk welzijn, vitaliteit, autonomie, persoonlijk leiderschap, zingeving en voldoening worden door veel van mijn klanten gezien als belangrijke aandachtspunten voor de toekomst.

Ik onderschrijf dit, maar ik denk bovenal dat we een basis van vertrouwen nodig hebben tussen leidinggevende/manager en team. Vertrouwen en goede communicatie. Dit houdt niet alleen goede terugkoppeling en informatievoorziening in, maar ook feedback in twee richtingen: zowel van manager naar medewerker als van medewerker naar manager.

Vertrouwenwekkend gedrag en goede communicatieve vaardigheden vormen tevens de basis om veranderingen goed te kunnen managen. Dat vraagt om transformationeel leiderschap. De transformationeel leider creëert een veilig klimaat, waarin veranderingen kunnen en mogen worden uitgeprobeerd, zorgt dat de verandering zowel de organisatie als het individu aangaan, én is rolmodel. Toewijding, vasthoudendheid en nauw contact houden, helpt veranderprocessen effectief te realiseren.

Als leider zorg je dat het veilig is door je zelf uit te spreken in dialogen

Verandering vindt onder andere plaats in dialogen. We reflecteren naar aanleiding van wat anderen zeggen, stellen onze mening bij, gaan anders tegen de werkelijkheid aankijken en veranderen ons gedrag.

Om hiervoor open te staan, is wel een zekere mate van veiligheid nodig.

Als leider zorg je dat het veilig is door je zelf uit te spreken in dialogen: geef je visie, participeer in het proces, deel je ervaringen, gedachten en gevoelens. Daardoor kun je kwetsbare gesprekken mogelijk maken.

Oprecht leiderschap

Als je regelmatig incheckt met groepen kun je als leider modelleren hoe mensen met elkaar goede gesprekken kunnen voeren; door écht naar elkaar te luisteren en te erkennen wat zich aandient zonder oordeel.

Zelf integer zijn, dat wil zeggen dat het echt is wat jij inbrengt in plaats van een rol te spelen. Medewerkers voelen deze oprechtheid en waarderen dit. Je kunt medewerkers eraan herinneren dat ze vrij zijn te delen wat ze willen delen. Belangrijk is dat je je zelf comfortabel voelt bij het leiden van dit soort gesprekken. Je laten helpen door een facilitator, of jezelf hierin scholen kan steunend zijn.

Veel mensen hebben tijdens de coronacrisis minder gelegenheid om ervaringen en gedachten te delen. Ook in organisaties hebben we hiermee te dealen. Het kan mensen werkelijk ondersteunen als ze iets kunnen delen van wat ze aan hun hoofd hebben. Het helpt niet alleen om ervaringen een plek te geven, maar ook om daarna meer gefocust te kunnen werken.

Wat ga jij doen om te zorgen dat jouw medewerkers mentaal en fysiek gezond blijven? En welke leiderschapsstijl vind jij effectief hierbij en zet je in?