Skip to content

Alles wat je moet weten over de casemanager

Leestijd 8 minuten

Home > Blog > Arbodienst > Alles wat je moet weten over de casemanager

Wanneer één van je medewerkers langdurig ziek is, volg je de verplichte stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter. Dit stappenplan stimuleert dat iedereen er alles aan doet om herstel te bevorderen en verzuim te beperken. Eén van deze stappen is het aanstellen van een casemanager. Omdat het voor iedereen van belang is dat de medewerker zo snel mogelijk re-integreert, is het belangrijk om een goede casemanager aan te stellen. Maar wat is een goede casemanager? Hoe stel je deze aan? En wat kun je van deze persoon verwachten?

Wat is een casemanager eigenlijk?

Voordat we dieper ingaan op bovenstaande vragen, gaan we eerst eens kijken naar wat een casemanager eigenlijk is. Kort gezegd is dit een persoon die zorgt dat iedereen doet wat hij moet doen als zich ziekteverzuim voordoet. Omdat deze rol de laatste jaren enorm is veranderd, leidt het begrip ‘casemanager’ voor veel werkgevers tot verwarring. Wij leggen je graag uit hoe het nu precies zit, welke soorten casemanager er zijn en hoe je komt tot de beste aanpak voor jouw organisatie.

Leidinggevende als verzuimbegeleider

Vaak wordt de leidinggevende gekozen als casemanager om de verzuimsituatie te begeleiden en de gesprekken met de medewerker te voeren. Hij wordt dan feitelijk de verzuimbegeleider. Gelukkig hebben de meeste leidinggevenden niet zo vaak met lang verzuim te maken. Dit betekent vaak wel dat zij niet de juiste kennis in huis hebben om de verzuimsituatie te begeleiden, alle externe partijen aan de sturen en een UWV-proof dossier op te bouwen op basis van alle juridische regels en procedures.

HR afdeling inschakelen

Daarom wordt bij langdurig verzuim ook de HR afdeling ingeschakeld. Die heeft vanuit haar rol vaker met verzuim te maken en kunnen hier beter in adviseren dan leidinggevenden. Maar omdat elke lang verzuimcasus uniek is, vereist dit gespecialiseerde expertise. En ook dan heeft heeft vaak de HR-adviseur niet voldoende kennis voor een optimale begeleiding.

Arbodienst

Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten

Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest

De beste arbodiensten al voor je geselecteerd

Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite

Persoonlijk advies van dé arbo experts

Meer dan 11.000 klanten

Snel 3 offertes van de beste arbodiensten

Vergelijk gratis de beste arbodiensten

Externe casemanager

Daarom is het aan te raden om ook altijd met een externe casemanager te werken bij lang verzuim. Deze heeft dagelijks met verzuim te maken en kent alle regels, wetten en procedures. Grote werkgevers (1000+) hebben deze regelmatig op de loonlijst staan. Kleinere werkgevers huren ze meestal in. Dit kan bij de arbodienst, maar je kan deze deskundige ook rechtstreeks inhuren.

Soorten casemanagers

De casemanager kan dus verschillende rollen hebben en bestaat uit verschillende personen:

  1. De leidinggevende als de verzuimbegeleider en contactpersoon naar de medewerker
  2. De procesbegeleider binnen je organisatie die ervoor zorgt dat alle stappen op tijd en op de juiste manier worden uitgevoerd (vaak HR of toch ook de leidinggevende)
  3. De proces-casemanager (vaak vanuit de arbodienst), die ook jou als werkgever begeleidt en adviseert over het verzuim en het proces
  4. De casemanager taakdelegatie (altijd vanuit de arbodienst), die namens de bedrijfsarts binnen het medische domein contact heeft met je medewerker.

Al met al kunnen we zeggen dat de eerste drie soorten casemanagers verantwoordelijk zijn voor een adequaat proces, een voorspoedig herstel en een duurzame terugkeer van de medewerker. Hierbij zorgt hij ervoor dat het opgestelde plan van aanpak naar re-integratie wordt uitgevoerd, het hele proces in de gaten houdt en het eerste aanspreekpunt is voor de medewerker. Daarnaast heeft de casemanager een informerende en adviserende rol naar jou als werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst. En wanneer het nodig is kan hij of zij bemiddelen tussen alle partijen. De casemanager heeft dus een uitgebreide rol waar kennis van en ervaring met verzuimprocedures noodzakelijk zijn, gezien de complexiteit van deze situaties en de juridische aspecten.

Welke casemanagers het beste bij jouw organisatie passen, is vooral afhankelijk van de interne kwaliteiten. Wat kan en wil je zelf doen en wat wil je uitbesteden? Vind je het belangrijk dat de casemanager jouw organisatie goed kent en je goed kan adviseren over de verzuimsituatie? Kies dan een casemanager die zich richt op advies. Of wil je iemand die juist goed is in het coachen en begeleiden van de medewerker? Dan kun je beter kiezen voor een casemanager die zich richt op begeleiding. En als je liever iemand wilt die procesmatig sterk is en precies weet wat er op welk moment nodig is, dan kies je voor een casemanager die gespecialiseerd is in procesmanagement.

De casemanager taakdelegatie

De vierde soort casemanager is de medische casemanager. Deze casemanager taakdelegatie heeft namens de Bedrijfsarts contact met jou medewerker, maar zal nooit zelf een oordeel vormen over de arbeidsongeschiktheid. Die rol is voorbehouden aan de bedrijfsarts zelf. Vanwege de enorme schaarste aan bedrijfsartsen komt het steeds vaker voor dat de casemanager in de eerste fase van verzuim taken overneemt van de bedrijfsarts. Deze casemanager taakdelegatie voert gesprekken met de medewerker over het verzuim en licht vervolgens de bedrijfsarts hierover in. Op basis hiervan bepaalt de bedrijfsarts de beste route binnen de re-integratie en de mogelijkheden en blijft hiermee eindverantwoordelijk als medisch specialist. Alleen bij deze taakgedelegeerde rol mag de casemanager inzicht hebben in de medische gegevens van de medewerker.

Wat mag de casemanager wel en niet vragen?

De verzuimbegeleider, HR, de proces-casemanager en andere niet-medische casemanagers mogen de medewerker NIET vragen wat de zieke medewerker heeft, of hij al bij de dokter is geweest of wat hij of zij denkt nog wel te kunnen. Je mag WEL vragen:

  • Wanneer hij/ zij verwacht weer te kunnen werken;
  • Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres de medewerker te bereiken is;
  • Of er lopende afspraken en werkzaamheden overgedragen moeten worden;
  • Of de werknemer onder een vangnetbepalingen (Ziektewet) valt (let op; je mag NIET onder welke bepaling);
  • Of het verzuim het gevolg is van een bedrijfsongeval;
  • Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid).

De casemanager taakdelegatie mag de medewerker wél vragen wat hij/zij heeft, om dit vervolgens aan de bedrijfsarts door te geven. Deze medische casemanager heeft dezelfde geheimhoudingsplicht als de bedrijfsarts en mag dus nooit medische- of privégegevens delen met de werkgever.

Hoe stel je een casemanager aan?

De werkgever bepaalt samen met de OR wat een adequate verzuimaanpak is, hoe de interne rollen worden verdeeld en welke arbodienstverleners worden ingeschakeld. Hiermee is in principe duidelijk wie de casemanager is. Maar let op, want wettelijk gezien moet je medewerker het eens zijn met deze keuze. Leg daarom als een medewerker is uitgevallen nogmaals aan de medewerker uit wie welke rol heeft in de verzuimbegeleiding en wat de medewerker van iedereen kan verwachten.

Zoals gezegd wordt de direct leidinggevende vaak aangesteld als verzuimbegeleider. Hij of zij vaak immers het meeste weet over de situatie, de medewerker en de werkomgeving. Meestal is deze begeleiding afdoende en herstelt de medewerker snel. Maar als het onverhoopt langer duurt, is het te adviseren om op te schalen naar iemand met meer ervaring in het begeleiden van verzuimprocessen. Dit kan HR zijn of een casemanager die je in loondienst hebt. Het kan ook een casemanager van de arbodienst zijn. Helemaal bij complexere gevallen is het aan te raden om met een externe casemanager samen te werken. Deze casemanager zal zeker zijn uitgebreide kennis en ervaring inbrengen om  het re-integratieproces op een positieve manier te beïnvloeden.

Zorg vooral voor korte lijnen tussen deze casemanager en de organisatie. Want hoe beter de casemanager de organisatie kent en weet wat de mogelijkheden zijn, hoe effectiever hij kan adviseren.

Dus hoe herken je dan een goede casemanager?

Vanuit alle behoeften binnen de verzuimsituatie, ga je op zoek naar een casemanager die goed bij jou past. Maar hoe herken je nu een goede casemanager. Een goede casemanager sluit aan bij jullie behoeften en speelt in op de huidige verzuimsituatie. Advies geven, informeren, schakelen met de bedrijfsarts en proactief zijn op de verplichtingen en activiteiten, dragen bij aan een snel en effectief re-integratieproces. Ook weet een goede casemanager wat hij wel of niet mag vragen en wat bij bedrijfsarts ligt. Ga het gesprek aan over de werkwijze, over je verwachtingen en over zijn/ haar ervaring met verzuim. Schroom niet om bestaande klanten van de casemanager te bellen en de referenties te checken.

Jij als werkgever bent en blijft altijd eindverantwoordelijk bent voor de verzuimsituatie. Jij moet moet er voor zorgen dat je medewerker goed wordt begeleid en dat de partijen met wie je samenwerkt goed worden aangestuurd. Hoewel de verzuimdossiers uiteindelijk pas bij de WIA aanvraag worden beoordeeld door het UWV, is het natuurlijk van veel groter belang om het verzuim vanaf dag 0 (en het liefst nog eerder!) goed te begeleiden.

Daarom is het belangrijk dat je met mensen samenwerkt die hier veel ervaring in hebben en jou op een juiste manier kunnen begeleiden en adviseren. Wij adviseren organisaties dan ook vrijwel altijd om de drempel zo laag mogelijk te maken voor jezelf en om een basiscontract met ondersteuning van een casemanager af te sluiten bij je arbodienst. Op deze manier ben je in ieder geval goed voorbereid bij verzuimsituaties en staat de arbodienst ook echt voor je klaar als je hem nodig hebt.

Wil je van ons advies vanuit onze ervaring met casemanagers? Op basis van jouw behoeften kunnen we goed met je meedenken over wat het beste past en leggen we je dan ook nog drie opties voor. Een gratis adviesgesprek kun je hier aanvragen.

Nog ergens hulp bij nodig?

DirectContactKlein
Marco, Bob, Mirco en Merve

Direct advies: 085 - 049 1540

 ma - vrij: 9.00 tot 17.00 uur

Klantbeoordelingen

Elke week gratis de beste HR-Tips

Ontvang gratis de beste HR-tips waarmee je je werk 2 x sneller en 5 x slimmer kunt doen.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Voorkom dat je de verkeerde arbodienst kiest

In deze handige gratis inkoopgids vertellen we je alles wat we de de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over het selecteren van de best passende arbodienst voor onze 6.000 klanten.

Arbodienst inkoopgids
Arbodienst inkoopgids

✓ 5 niet te missen feiten en fabels over arbodienstverlening

✓ Prik door alle glimmende folders en verkooppraatjes heen

✓ Gebaseerd op onze ervaring met 6000 inkooptrajecten

Meld je aan

Elke week de gratis beste HR-tips?

Elke dag 10.000 HR professionals blij maken. Dat is waar HR Navigator voor staat. We willen jou inspireren en helpen om je werk als HR professional  slimmer en beter te doen.

HRM-tertainment

Voor een beetje

in je HR

HRM-tertainment
HRM-tertainment
HRM-tertainment
HRM-tertainment

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip

Powertips

Alles wat je moet weten over het selecteren van een arbodienst

Ontvang de gratis inkoopgids arbodienstverlening

arbodienst inkoopgids