Ziek tijdens vakantie, wat mag je als werkgever wel en wat niet?

Ziek tijdens de vakantie: het overkomt elke organisatie wel een keer dat ze te maken hebben met een medewerker die zich tijdens de vakantie ziek meldt. Helemaal nu de zomervakantieperiode weer is aangebroken en veel medewerkers langere tijd verlof opnemen, is de kans op een ziekmelding tijdens de vakantie groter.

Het is natuurlijk heel vervelend voor medewerkers om ziek te zijn tijdens de vakantie. Want na een jaar noeste arbeid verdient iedereen natuurlijk een paar weken ontspannen vakantie. Een periode om uit te rusten, bij te komen, vooral níet met werk bezig te zijn en vooral lekker genieten. Juist in de vakantie ziek worden, daar kiest niemand voor. Of het nu door die Bali-belly komt, een val met de scooter of gewoon thuis omdat je lichaam moet wennen aan de rust. Ziek is ziek, ook tijdens de vakantie. Spreek goed met je medewerkers af wat dan de spelregels zijn, dan weet iedereen waar hij aan toe is.

Daarom is het handig om je alvast in te lezen in wat er van jou als werkgever verwacht wordt, wanneer je een ziekmelding ontvangt tijdens een vakantie. Wat zijn de verzuimregels tijdens vakantie? Wat mag je wel en wat mag je niet?

Vakantiedagen opnemen

Elke medewerker heeft het recht om vakantie op te nemen. Wettelijk gezien krijgen medewerkers vier keer de wekelijkse arbeidsduur als minimale vakantiedagen. Werk je 40 uur per week, dan heb je recht op 20 dagen vakantie.

Veel organisaties spreken met hun medewerkers af dat ze in goed overleg hun vakantiedagen kunnen opnemen. Het komt natuurlijk voor dat je met elkaar afspreekt dat je niet op vakantie gaat in de meest drukke periode, maar ook dan is is in goed overleg altijd best veel mogelijk.

Heb je in het personeelshandboek goed omschreven wat de afspraken en regels zijn over het opnemen van vakantie? Dat is wel handig om te doen, zodat je altijd kunt terugvallen hierop. Het is duidelijk voor iedereen en hiermee voorkom je dat medewerkers hun eigen regels gaan verzinnen. Of dat sommige medewerkers het wel voor elkaar krijgen om op bepaalde momenten vrij te krijgen en andere medewerkers niet. Het is daarom altijd slim de regels rondom vakantie en het opnemen van vakantiedagen ergens te vast te leggen.

Ziek tijdens de vakantie

Dan gebeurt het volgende: je medewerker is met vakantie en op dag 4 (van de 10 vakantiedagen) krijg je een ziekmelding binnen. Wat doe je hiermee als werkgever? Wat mag je wel en wat mag je niet? En hoe zit het met de opgenomen vakantiedagen?

We hebben een korte checklist voor je opgesteld, zodat je precies weet wat je moet doen, mag doen en niet mag doen bij een ziekmelding tijdens vakantie.

60 powertips die elke HR-professional moet kennen

Meld je aan voor de dagelijkse powertip

In onze dagelijkse powertip vertellen we je wat we de afgelopen 10 jaar hebben geleerd over Arbo, Verzuim en HR. We delen de belangrijkste tips en eye-openers die we hebben opgedaan bij het ondersteunen van duizenden klanten.

Inschrijven powertips

Volg de normale ziekmeldingsprocedure

Heeft de medewerker zich ziek gemeld volgens de normale ziekmeldingsprocedure? Dus voor een bepaald tijdstip bij de direct leidinggevende? Of via de telefoon bij HR? Als dit het geval is, dan is het helemaal prima. Is dit niet het geval, vraag je medewerker dan om dit alsnog even te doen.

Het klinkt voor jou of voor je medewerker misschien een beetje overdreven om dit te doen. Helemaal wanneer iemand ver weg in het buitenland in een andere tijdzone is, maar ook dan is het belangrijk om de normale ziekmeldingsprocedure te volgen. Je begint hierdoor op de juiste manier aan dit verzuimgeval.

Spreek af hoe je je medewerker kunt bereiken

Eigenlijk wijkt het verzuimprotocol tijdens vakantie niet veel af van de normale procedure. Je spreekt ook tijdens de vakantie af waar en hoe je je medewerker kunt bereiken, inclusief het ‘verpleegadres’. Geef deze contactgegevens ook door aan je arbodienst, zodat ook zij weten hoe ze contact kunnen opnemen met jouw medewerker.

Medische verklaring

Ondanks dat je je medewerkers erop vertrouwt dat ze zich alleen ziek melden tijdens de vakantie wanneer ze ook echt ziek zijn, is het wel goed om hier een bewijs van te vragen. Vraag daarom of je medewerker een medische verklaring van de lokale dokter mee terug neemt.

Deze medische verklaring is het bewijs van echt ziek zijn, maar ook van hoe lang de ziekte heeft geduurd. Hierdoor bestaat er nooit twijfel of wantrouwen over de ziekmelding tijdens de vakantie.

Terug naar Nederland

Is de ziekte ernstiger dan een flinke griep of de Bali-belly, dan is het belangrijk dat de medewerker zo snel mogelijk terug naar Nederland komt. Dit moet natuurlijk fysiek en psychisch wel mogelijk zijn. Is de medewerker terug in Nederland, dan kan er een afspraak met de bedrijfsarts plaatsvinden.

Niet terug naar Nederland?

Maar wat als de medewerker door bijvoorbeeld een ziekenhuisopname in het buitenland niet terug kan keren naar Nederland? Dan is het nog veel belangrijker dat de medewerker contact onderhoudt met de bedrijfsarts en waar mogelijk zijn medisch dossier al deelt. Zo kan de arbodienst al beginnen met de verzuimbegeleiding en jij weet 100% zeker dat het een legitiem langer verblijf is.

Beter melden volgens de normale ziekmeldingsprocedure

Ook het beter melden gaat volgens de normale ziekmeldingsprocedure. Is je medewerker door een griep vier dagen flink ziek geweest? Dan meldt hij zich na deze vier dagen weer beter en gaat zijn vakantie gewoon verder. Door het beter melden volgens de normale ziekmeldingsprocedure, heb je het dossier van dit kort verzuim compleet. Indien nodig, dan voeg je hier bij terugkomst van de medewerker de bewijsstukken aan toe.

Wat er gebeurt er met de vakantiedagen tijdens ziekte?

De dagen dat je medewerker ziek was tijdens de vakantie, worden geregistreerd als verzuimdagen en niet als vakantiedagen. Heeft je medewerker tien dagen vakantie opgenomen en is hij vier dagen ziek geweest, dan worden er maar zes vakantiedagen geregistreerd. Dit moet je met terugwerkende kracht doen, omdat natuurlijk het volledige aantal vakantiedagen bij de verlofaanvraag al was geregistreerd.

Overleg met je medewerker hoeveel vakantiedagen uiteindelijk zijn opgenomen en welke periode als verzuimdagen is geregistreerd. Ook al regelt de medewerker dit zelf via zijn urenregistratie of Employee Self Service, zorg dat er geen enkele twijfel over bestaat. Dat voorkomt later een hoop gedoe.

Neem “ziek tijdens vakantie” ook op in het verzuimprotocol

Om voor iedereen duidelijk te hebben wat de regels zijn rondom ziek zijn op vakantie, is het aan te raden om dit op te nemen in je verzuimprotocol. Wijs een aantal keer per jaar op dit verzuimprotocol, zodat medewerkers hiervan op de hoogte zijn en blijven. Ook hiervoor geldt: door vooraf duidelijk de regels rondom ziekte op vakantie te beschrijven, krijg je er achteraf ook geen discussies over.

Wat mag je niet als werkgever zijnde?

Bij een ziekmelding tijdens de vakantie mag je dezelfde dingen niet, die je ook niet mag bij een ziekmelding tijdens werk. Zo mag je:

• NIET vragen wat je medewerker heeft
• WEL vragen:
  • Wanneer je medewerker verwacht weer beter te zijn
  • Op welk telefoonnummer en adres de medewerker te bereiken is
  • Of de medewerker onder een vangnetbepalingen (Ziektewet) valt (je mag NIET vragen onder welke bepaling)
  • Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid)

Ziek zijn en op vakantie gaan?

Heb je een medewerker die al ziek is en toch op vakantie wil gaan? Dit is een hele andere situatie met andere regels. We schrijven hier uitgebreid over in het artikel: Mag je medewerker tijdens ziekteverzuim op vakantie?