Feedback is hot: welke manier past bij jouw organisatie?
Je moet je feedback houden! Deze quote circuleert al een paar jaar op het internet, maar hij blijft populair. Dit is niet heel gek, want feedback geven is hot in de HR. Feedback ontvangen trouwens ook, want dit blijkt net zo lastig als feedback geven. Maar wat is goede feedback eigenlijk? Hoe doe je dit? Hoe geef je dit? En belangrijker: hoe zorg je ervoor dat de ontvanger hier echt ontvankelijk voor is en hiervan leert? We nemen je mee in verschillende vormen van feedback geven.
Wat is het doel van feedback geven?
Een belangrijke vraag om jezelf te stellen is wat het doel moet zijn van feedback geven. Hangt hier een beoordeling of zelfs een beloning aan vast? Wil je een open cultuur stimuleren? En wil je dat medewerkers hiervan groeien? Wil je dat medewerkers onderling feedback vragen en geven of is het vooral weggelegd voor de leidinggevenden? Of wil je het eigenlijk allemaal? Het is hierin belangrijk om jouw hoofddoel voor ogen te hebben.
Wees transparant naar alle medewerkers over terugkoppeling, wat het doel is en wat kunnen zij verwachten? Naast transparantie is vertrouwen een van de belangrijkste randvoorwaarden om überhaupt te werken met feedback. Want als dat ontbreekt, dan waagt natuurlijk niemand zich eraan. Wat dan overblijft zijn obligate complimentjes, waardeloze zesjes en zeventjes en het zorgvuldig ontwijken van alle kritische noten. We zetten vier methoden van feedback geven voor je op een rij.
1. Het jaarlijkse beoordelings- en functioneringsgesprek
Elke zes maanden zit de medewerker met zijn (of haar) direct leidinggevende. De ene keer is het een functioneringsgesprek. Tijdens dit open gesprek gaat het vooral over het functioneren van de medewerker en soms ook van het team en zelfs van de leidinggevende. De medewerker wordt gevraagd actief input te geven en vragen stellen.
Zes maanden later is het tijd voor een beoordelingsgesprek, waarbij de leidinggevende de lead heeft en de beoordeling al vaststaat. Met deze uitkomst moet de medewerker het dan maar doen. Vaak is hier de beloning voor het komend jaar aan gekoppeld of hangt de omzetting naar een volgend of vast contract er vanaf. In ontslagzaken zien we vaak dat dit de enige formele input is in een personeelsdossier om het (dis)functioneren van de medewerker aan te tonen.
Deze vorm van terugkoppeling is vooral erg eenzijdig en ouderwets. Hoe komt de leidinggevende tot zijn of haar oordeel? Heeft hij input gekregen van directe collega’s? Of van partners waar de medewerker veel mee samenwerkt? Heeft de leidinggevende wel 100% inzicht in het werk van de medewerker en zijn ontwikkeling? Vaak is dit niet het geval, waardoor de medewerker zich niet goed gezien en gewaardeerd voelt. De medewerker heeft het gevoel dat er geen volledig beeld is van zijn kunnen, waardoor hij ook niet volledig open staat voor de feedback en om hiervan te leren.
Daarbij is twee keer per jaar terugkoppeling geven heel weinig, waarbij er ook nog eens gefocust wordt op de grotere punten en een of twee (vaak negatieve!) voorbeelden. Je hebt immers maar een uur. Terwijl juist de kleinere details, inclusief voorbeelden van het moment waar de feedback over gaat, voor meer leervermogen zorgen.
2. 360-graden feedback
Een medewerker werkt vaak in een team met diverse collega’s, maar het gaat verder dan dit. Vaak wordt er namelijk ook met medewerkers op andere afdelingen samengewerkt en vrijwel altijd ook met mensen van buiten de eigen organisatie (denk aan klanten, leerlingen, patiënten of leveranciers). Al deze personen samen hebben een goed beeld van de medewerker in zijn (of haar) natuurlijke werk-habitat.
Binnen de 360-graden feedback kiest de medewerker zelf een aantal personen uit waar hij nauw mee samenwerkt en vraagt op een of meerdere momenten per jaar feedback aan deze personen. Dit kan algemene feedback zijn of specifiek over bepaalde onderwerpen (samenwerken, communicatie, leidinggeven, creativiteit, motiveren etc.).
3. Feedback en beoordeling
We horen steeds meer organisaties die overstappen op een nieuw beoordelingssysteem, waar niet alleen de leidinggevende een rol heeft in de beoordeling. Door meerdere keren per jaar een netwerk van collega’s en externen om terugkoppeling te vragen, inclusief een beoordeling van je presteren, krijg je een sterk globaal beeld van iemands kunnen gedurende het hele jaar.
Belangrijk hierin is dat het vragen van feedback gestructureerd moet gaan en de beoordeling altijd om dezelfde aspecten draait, anders krijg je natuurlijk een scheef beeld. Enerzijds heb je hier een cijfermatig beeld van iemands presteren (de beoordeling) en anderzijds vraag je om een tekstuele en persoonlijke toevoeging, zodat je ook de gedachte hierachter kan lezen.
Het totaalbeeld dat hieruit ontstaat geeft je houvast voor een onderbouwde en constructieve beoordeling waarin de medewerker zich gezien en gewaardeerd voelt.
HRM-tertainment
Voor een beetje peper in je HR
Twee keer per week krijg je mijn persoonlijke HR-tips. Verhalen vol humor, verwondering en inspiratie over HRM. Waarschuwing: niet geschikt als je niet kunt relativeren, alles gratis wilt of als je heule lange tenen hebt.
4. Hippe manier van terugkoppeling geven met innovatieve tools
Zoals al gezegd, feedback is een hot onderwerp binnen organisaties. Hier spelen bedrijven weer mooi op in, door te innoveren en nieuwe tools en software aan te bieden. Denk bijvoorbeeld aan tools die continu en real-time medewerkersfeedback, klanttrevredenheid en performancetools ophalen en met elkaar verbindt. Vanuit deze innovatieve manier van terugkoppeling ontvang je op individueel niveau real-time feedback van verschillende hoeken (gevraagd en ongevraagd). De kans is groot dat de medewerker zich hierin herkent en echt aan de slag gaat met deze feedback.
Ook op organisatieniveau kun je direct aan de slag. Je ontvangt fantastische stuurinformatie over de koers van je organisatie. Dit soort tools zijn ook handig voor een snelle evaluatie van de nieuwe menukaart in de kantine of het personeelsuitje? Of wil je tips vragen hoe klanten nóg beter geïnformeerd kunnen worden over jouw dienst of om om samen de eco-challenge dit jaar van de concurrentie te kunnen winnen?
5. Feedbackcultuur
Veel organisaties willen tegenwoordig een open en vertrouwde cultuur creëren, waar iedereen elkaar feedback mag geven. Zowel leidinggevenden als medewerkers wordt geleerd dat feedback is om van te leren en er worden trainingen over feedback geven en feedback ontvangen aangeboden. Het moment van feedback geven staat niet vast, dit gebeurt op het moment dat iemand feedback vraagt of iemand feedback wil geven.
Een open cultuur als deze is mooi en waardevol, maar kan ook een gevaar met zich meebrengen (onzekerheid, afsluiten, kloof tussen medewerkers). Feedback geven en ontvangen is namelijk een kunst op zich. Medewerkers hierin trainen en begeleiden is een essentieel onderdeel.
Je moet je feedback houden!
Het is niet altijd even leuk om feedback te geven en het is ook niet altijd even leuk om feedback te ontvangen. Hoewel dit een krachtig instrument is om medewerkers te laten groeien in hun werk en persoonlijke ontwikkeling, kan het ook veel onzekerheid met zich meebrengen wanneer hier niet goed mee wordt omgegaan.
Voordat je bepaalt welke vorm van terugkoppeling geven binnen jouw organisatie past, moet je ook nagaan hoe je huidige cultuur is. Is deze veilig genoeg om met elkaar het gesprek aan te gaan en van en met elkaar te leren? Wees hier eerlijk en reëel in en zorg er in eerste instantie voor dat je een cultuur creëert waar men inderdaad van en met elkaar wil leren.
En onthoud altijd: soms hoef je ook even niets met de feedback die je krijgt.
