De rol van de vertrouwenspersoon
Een vertrouwenspersoon aanstellen binnen je organisatie is niet verplicht, maar zeker wel aan te raden. Want ook in jouw organisatie kunnen medewerkers geconfronteerd worden met ongewenst gedrag. Je bent als werkgever verplicht om beleid te voeren om psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen of te beperken. Met het aanstellen van een vertrouwenspersoon laat je zien dat je dit onderwerp serieus neemt. Behalve dat het daarom slim is om een vertrouwenspersoon aan te stellen als onderdeel van je beleid, is het voor medewerkers vooral ook fijn om iemand te hebben waar ze terecht kunnen met hun problemen. We nemen je mee in de rol van de vertrouwenspersoon.
Wanneer ga je naar de vertrouwenspersoon?
Medewerkers kunnen te maken krijgen met ongewenst gedrag op het werk. Denk aan agressie, (seksuele) intimidatie, pesten en discriminatie. Een medewerker die hiermee te maken heeft kan naar zijn of haar leidinggevende stappen, maar dit is in de praktijk soms best lastig om erover te praten. Misschien gaat het wel om de leidinggevende of er zijn andere drempels die ervoor zorgen dat de leidinggevende niet de juiste persoon is hiervoor. Daarom is het fijn dat de medewerker naar een onafhankelijke professional kan: de vertrouwenspersoon.
Een gesprek met de vertrouwenspersoon hoeft nooit aangevraagd te worden via de werkgever of de leidinggevende. De drempel voor een gesprek is hierdoor laag. Tijdens het gesprek bespreken de medewerker en de vertrouwenspersoon de situatie, de oplossingen en de juiste vervolgstappen. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor en alles wat wordt besproken is vertrouwelijk met een geheimhoudingsplicht. Wanneer de situatie met anderen bespreekbaar gemaakt moet worden, kan de vertrouwenspersoon hierbij support bieden.
De rol van de vertrouwenspersoon
De vertrouwenspersoon heeft een aantal taken. Deze taken zijn grofweg op te splitsen in drie onderdelen:
- Medewerkers begeleiden die te maken hebben met ongewenst gedrag
Gesprekken voeren met medewerkers, hulp bieden, advies geven, oplossingen bedenken, informeren over vervolgstappen en klachtenprocedures, begeleiden bij het bekendmaken van de situatie, doorverwijzen naar hulpverleners zoals de bedrijfsarts of een mediator. - Voorlichten van medewerkers over de rol van de vertrouwenspersoon
Alle medewerkers moeten weten waar ze de vertrouwenspersoon kunnen vinden en bereiken en wat de werkwijze is. Pas wanneer zij bekend zijn hiermee, gaan ze hier gebruik van maken. - Advies geven aan jou als werkgever over de preventie van ongewenst gedrag
Voorlichting en advies geven over de aanpak van ongewenst gedrag, ondersteunen en begeleiden bij het voorkomen van ongewenst gedrag en het registreren van ongewenst gedrag.
Wie kies je?
De vertrouwenspersoon kies je altijd in overleg met je ondernemingsraad (OR) of je personeelsvertegenwoordiging (pvt). Dit kan een interne of externe vertrouwenspersoon zijn. Bij het aanstellen van een intern vertrouwenspersoon is het belangrijk dat de rol niet botst met andere rollen in de organisatie. Het is daarom bijvoorbeeld niet slim om iemand van HR als vertrouwenspersoon aan te stellen. Kies je voor een extern vertrouwenspersoon, dan kun je dit doen via je arbodienst, via een zelfstandig professional of via de brancheorganisatie.
Grotere organisaties kiezen er ook wel eens voor om een vertrouwenspersoon in dienst te nemen, dus een intern persoon die zich volledig stort op deze rol. Kies je voor een medewerker als vertrouwenspersoon naast zijn of haar eigen functie, dan is het belangrijk om hem of haar op te leiden om deze rol goed uit te kunnen voeren. Het voordeel van een intern vertrouwenspersoon is dat deze persoon de cultuur en de organisatie goed kent. Het nadeel kan zijn dat hij of zij alle medewerkers kent en met hen samenwerkt, wat de objectiviteit niet altijd ten goede komt.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Aandachtspunten
Je kan er ook voor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen. Organisaties doen dit om de drempel voor medewerkers nog lager te maken om met iemand in gesprek te gaan, omdat ze zelf kunnen kiezen wie het beste past voor dit gesprek. De afweging hierin kan om een connectie gaan, maar het kan ook om geslacht, leeftijd of afkomst gaan.
Zorg er verder altijd voor dat medewerkers weten wie de vertrouwenspersoon of -personen zijn, waar ze te bereiken zijn en wat ze kunnen verwachten van deze persoon. Daarbij is het ook belangrijk dat de vertrouwenspersoon over een ruimte beschikt waar vertrouwelijke gesprekken kunnen plaatsvinden.
En als laatste aandachtspunt is het natuurlijk heel belangrijk om een actief beleid te voeren tegen ongewenst gedrag. Benoem hierin ook de maatregelen en de consequenties van ongewenst gedrag (bijvoorbeeld een schorsing of een officiële waarschuwing). Het is bewezen dat een zero-tolerance beleid voeren tegen ongewenst gedrag preventief goed werkt.
Op zoek naar een vertrouwenspersoon?
Ben je nog op zoek naar een vertrouwenspersoon of een arbodienst om je te laten adviseren over dit beleid? Bij HR Navigator geven we al jaren onafhankelijk advies op basis van je eigen wensen en behoeften. Laat ons weten waar jij naar op zoek bent en wij maken een selectie van drie aanbieders voor je.
