Arbodienstverlening als business case
Veel organisaties zien het inschakelen van een arbodienst nog steeds als kostenpost. Soms denken ze zelfs dat dit hetzelfde is als nietjes inkopen, dus ze gaan altijd voor de goedkoopste arbodienst.
Of ze kiezen voor het op papier goedkopere eigenregiemodel. Maar dat model, waarbij de leidinggevende de regie voert over het verzuim heeft niet alleen zijn beste tijd gehad, het is onderaan de streep ook bijna altijd duurder.
Spreek de taal van het management
Oké, dit zijn nogal uitspraken. Maar dit is wat wij in onze praktijk elke dag tegenkomen. Elk jaar ondersteunen we bijna 2.000 organisaties bij het selecteren van de best passende arbodienst. En misschien wel het grootste probleem van HR- en arboprofessionals is dat ze meestal niet dezelfde taal spreken als het management.
Ze kunnen bijvoorbeeld niet de meerwaarde van een goede arbodienstverlener uitleggen. Als je niet aan de directie kunt uitleggen dat de schadelast van verzuim altijd vele malen groter is dan de kosten van een full-service arbodienstpakket, dan is het niet raar dat er gekozen wordt voor het goedkoopste arbopakketje.
Maar wat nu als jij de directie uitlegt dat je verzuimprobleem zo groot is, dat als de organisatie nu niets doet, de schadelast twaalf miljoen wordt. Bijna vijftig keer zoveel als het contract met de arbodienst kost die dat op gaat lossen…
Arbodienstverlening als business case
Kortom, wat zou er gebeuren als je voortaan in managerstaal uitlegt waarom die manager zijn portemonnee moet trekken. Als je van de arbo-investering gewoon een business case maakt, dus een met opbrengsten, kosten en concrete resultaten. Het liefst zo simpel mogelijk.
Even een voorbeeld: een zorgklant met ruim 1.300 honderd medewerkers die ik recent adviseerde had een ongelooflijke stapel verzuimdossiers langer dan een jaar, waarvan maar liefst 60 WGA-dossiers. De huidige arbodienst maakte er een potje van en het verzuim was opgelopen tot bijna 10 procent.
Als je de manager wilt overtuigen dat hij in actie moet komen, pak je letterlijk jouw stapel WGA-dossiers en legt ze op zijn bureau. En dan zeg je: “Deze stapel kost ons 12 miljoen als we nu niet in actie komen. Maar weet je wat het mooie is? Als ik maar één dossier van deze stapel weet op te lossen, bespaar ik al 200.000 euro. Net iets minder dan het budget van 250.000 euro dat ik wil uitgeven aan het contract met een nieuwe arbodienst”.
Wedden dat die manager blosjes op zijn wangen krijgt?
Ofwel, als je je manager wilt overtuigen, dan vertel je hem dat je de hele organisatie kunt voorzien van full-service arbodienstverlening, met alles erop en eraan, voor de prijs van één WGA-dossier.
En kun je twee van die dossiers oplossen? Dan heb je ook gelijk je vitaliteitsbudget gefinancierd.
En deze zorginstelling had dus niet een dossier, ze hadden er 60. Je zou je manager dus nóg een optie kunnen geven. Een waar hij drie keer zoveel uit gaat geven als nu, zodat je na een jaar niet 60 maar misschien nog maar 30 WGA-dossiers hebt. Dan heb je met een investering van 7,5 ton, ineens 6 miljoen verdiend. Wedden dat die manager blosjes op zijn wangen krijgt?
En door de manager een paar opties te geven, heb je – zelfs als men kiest voor de goedkoopste optie – je eigen doelstelling al bereikt, namelijk het benodigde budget om aan de slag te gaan met een nieuwe arbodienst.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Wat is je perspectief?
Voordat je zo’n business case kunt maken, is de eerste vraag die je zou moeten beantwoorden: wat is eigenlijk de scope van arbodienstverlening binnen jouw organisatie?
Het klinkt logisch, maar wordt zo vaak vergeten. Hoe wil je als organisatie nu, maar vooral ook in de toekomst, omgaan met je medewerkers?
Weet je eenmaal de scope, dan ga je een stap verder. Wat voor soort organisatie zijn wij? Wat is de gemiddelde leeftijd? Wat voor soort werk? Wat is onze cultuur? Maar ook: wat zijn de risico’s en uitval oorzaken? Als je kijkt naar het verzuim, wat zie je dan? Doe je al iets aan preventie en zo ja, wat dan? Wie doet wat rondom HR- en verzuimbeleid?
Overschatten of onderschatten
Dit is echt een inrichtingsvraagstuk en daarbij gaat het vaak fout. Veel werkgevers overschatten of onderschatten zichzelf.
Neem bijvoorbeeld het eigenregiemodel waarbij de leidinggevende een belangrijke taak heeft bij de verzuimbegeleiding. Duizenden organisaties zijn getraind in dit model. Dat eigenregiemodel is bewezen niet meer werkzaam. Sterker nog, het leidt bijna altijd tot een hoger verzuim.
De privacywetgeving maakt het onmogelijk om zelf de regie te voeren
Onzin? Zeker niet, want de privacywetgeving maakt het gewoon onmogelijk om zelf de regie te voeren.
Als werkgever mag je niet de sociale, emotionele en medische situatie van een medewerker uitvragen. En je mag er ook niets over vastleggen.
De werkgever en de werknemer gaan bovendien beiden niet over arbeidsongeschiktheid. Het gaat over wat er nog wél kan en daar heb je de adviseur van de arbodienst voor nodig.
En zelfs als je dat wel denkt te kunnen, dan nog is in 50 procent van de verzuimgevallen de leidinggevende de oorzaak van het verzuim. Hoe kan de veroorzaker van het verzuim de regie voeren?
Partnership met je arbodienst
Steeds vaker sluiten organisaties weer full-service contracten met arbodiensten af. Je spreekt van tevoren af wat ze wanneer gaan doen: op welke momenten haal je er specialisten bij? Hoe vaak heb je overleg met de casemanager? Hoe vaak krijg je advies op organisatieniveau. En als ik dit allemaal wil, wat wordt de full-service prijs dan?
Je maakt met de arbodienst heldere afspraken over wat ze wanneer gaan doen en met wie. En je bespreekt regelmatig met elkaar of de arbodienst nog wel de juiste dingen doet. Wordt dat anders, dan is dat natuurlijk van invloed op je abonnementskosten. Is er minder nodig, dan gaat de prijs omlaag, of er is meer budget voor preventie. En blijkt dat er meer tijd nodig is, dan is het ook legitiem om na een jaar het tarief van de arbodienst wat omhoog te schroeven. Dan ben je serieus met elkaar aan het praten. Dat heet partnership.
Inkopen vanaf onbewoond eiland
Oké, je hebt dus de juiste analyse kunnen maken over wie je bent en waar je staat als het gaat om arbodienstverlening.
Dan wordt het tijd om te kijken wie er betrokken moet zijn bij het inkoopproces. Vaak is dat iemand van HR of een interne casemanager, maar je moet ook zeker minimaal een sponsor hebben vanuit het MT. Die is meestal ook de budgethouder.
Ons advies is om er een project van te maken. Dus met een projecteigenaar, een begin en een eind. Vergeet de OR niet en inkoop natuurlijk, en daarnaast minimaal een leidinggevende.
Dat zou voor je sponsor een no brainer moeten zijn
Binnen dit project benoem je ook de echte schadelast en je weet inmiddels dat dit niet alleen de kosten zijn van je arbodienst, en ook niet alleen de kosten van loondoorbetaling. Ook die van vervanging, eventuele omzetderving, etc.
Maak van tevoren afspraken met je sponsor over de budgetruimte die je hebt, dan kan het eigenlijk niet misgaan. Om dat voorbeeld van die zorgklant aan te halen met die 1.300 medewerkers. Als je een verzuimprobleem hebt van 12 miljoen en je kunt dat probleem bij wijze van spreken met een contract van een paar ton morgen al oplossen, dan zou dat voor je sponsor een no brainer moeten zijn. Je wilt echt voorkomen dat je zes maanden bezig met je selectietraject en dat dan iemand van de directie zonder enige kennis van zaken een andere arbodienst kiest dan die van jouw voorkeur omdat die 1.000 euro goedkoper is.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Durf je te laten inspireren
Veel werkgevers werken met ingewikkelde aanbestedingen en tenderprocedures. Bij zo’n aanbesteding schrijft een werkgever dan een boekwerk van vijftig pagina’s vol gesloten vragen waar je” ja” of “nee” op kunt antwoorden. Er is geen ruimte voor visie of je eigen verhaal, er is alleen maar een checklist.
Maar als jij eens in de per vijf jaar zo’n arbotender uitschrijft, dan heb je toch geen idee wat er allemaal speelt? Dus voordat je als werkgever zo’n telefoonboek vol – vaak onzinnige – eisen schrijft, organiseer eerst eens een eerste gespreksronde met een paar arbodiensten en durf je daarin te laten inspireren.
Wat is er eigenlijk allemaal te koop? Arbodiensten hebben dagelijks dit soort gesprekken. Die kunnen je precies vertellen wat wel en wat niet kan. Durf vragen te stellen. Stel je kwetsbaar op. Wat je zeker vraagt na zo’n inspiratiegesprek: “Wat is jouw conclusie, hoe zie jij ons? Wie ga je voordragen aan ons? Welk probleem hebben wij?”
Probeer die arbodienst te laten samenvatten wat ze hebben gehoord en gezien. Soms kom je er dan achter dat je nog iets belangrijks vergeten bent, of dat die accountmanager je gewoon helemaal niet begrepen heeft.
Je moet niet bang zijn om terug naar de tekentafel te gaan
Het kan ook zijn dat je vooraf iets hebt bedacht in je enthousiasme, maar dat je allerlei nieuwe inzichten opdoet. Je wordt dan geconfronteerd met je eigen plan dat bij nader inzien niet deugt.
Dat vergt een reset van jouw kant. Je moet dan ook niet bang zijn om terug naar de tekentafel te gaan.
Tenders kunnen kortom prima werken, maar alleen als ze kwalitatief zijn, dus na een goede oriëntatie die je inzicht geeft in wat je nodig hebt.
Last but not least, betrek zeker ook de afdeling inkoop bij dit soort trajecten. Een moderne inkoper koopt in op basis van partnerschap en gaat zeker niet voor de goedkoopste optie. Vertel je inkoper hoe jij het wilt en voorkom bureaucratisch gedoe. Zoek jij een business partner? Dan is prijs nooit het belangrijkste in jouw aanbesteding. Draait het bij de afdeling inkoop nog wel vooral om prijs? Dan is het tijd voor een wake-up call. Arbodienstverlening is echt mensenwerk en niet te vergelijken met een nietapparaat.
Dit artikel werd eerder gepubliceerd op BG magazine en in vakblad Arbo.
