9 tips voor een vliegende start met je nieuwe arbodienst
Gefeliciteerd, je hebt een contract afgesloten met een nieuwe arbodienst. Als alles volgens plan loopt, is je bedrijf goed op weg om het verzuim zo laag mogelijk te houden en zieke medewerkers weer zo snel mogelijk weer aan het werk te krijgen. Er liggen mooie ambities in het vooruitzicht en als organisatie ben je natuurlijk erg benieuwd naar wat de samenwerking met de arbodienst gaat opleveren.
Maar hoe maak je nu een vliegende start met je nieuwe arbodienst en zorg je ervoor dat je er alles eruit haalt wat erin zit? We geven je 9 tips voor een goede start.
Tip 1: Communicatie
Een succesvolle relatie begint bij vertrouwen. Zorg dat de arbodienst je bedrijf leert kennen. Laat de casemanager of bedrijfsarts langskomen zodat deze een beeld heeft bij de werkzaamheden die jouw werknemers uitvoeren en de organisatiecultuur. Zo voorkom je slecht advies en teleurstelling. Durf vragen te stellen aan je arbodienst. Ga dus met je arbodienst in gesprek en verwacht niet dat alles vanzelf goed gaat.
Tip 2: Maak resultaatgerichte afspraken
Maak gerichte afspraken over de resultaten en verwachtingen. Stel jezelf hierbij de volgende vragen: wanneer ben ik als organisatie tevreden over de kwaliteit van de arbodienstverlening? Welk resultaat verwacht ik op den duur van het verzuimpercentage en/of kostenbesparing? Zijn de medewerkers tevreden over de arbodienst? Leg de doelstellingen van je organisatie eventueel contractueel vast, zodat voor beide partijen duidelijk is waarop je gezamenlijk wilt sturen.
Tip 3: Richt het verzuimprotocol goed in
Heeft je bedrijf een bestaand verzuimprotocol, dan kun je dit samen met je arbodienst verder inrichten. Misschien kom je wel uit op een geheel nieuw verzuimprotocol. Wat doe je als een medewerker ziek wordt? Wanneer neemt de arbodienst het over? Wanneer ga je iemand standaard oproepen voor de bedrijfsarts? Maak ook hier duidelijke afspraken over met je arbodienst.
Tip 4: Zet onderwerp verzuim op de agenda van MT of directie
Zet alles wat je wilt bespreken op de agenda van het MT of directie. Je laat zo zien dat je meer aandacht en commitment in de organistie wilt hebben voor het onderwerp. Maak onderwerpen zoals verzuimpercentage en kosten bespreekbaar.
Tip 5: Trainen in verzuimprotocol
Schep duidelijkheid over het verzuimprotocol zodat leidinggevenden en medewerkers goed geïnformeerd zijn over de regels rondom ziekteverzuim. Wie is in het geval van een ziekmelding de contactpersoon bij de arbodienst? Daarnaast is het van belang, dat elke medewerker toegang heeft tot de bedrijfsarts of casemanager zonder tussenkomst van de afdeling P&O. Alles wat je met je arbodienst afspreekt, moet ook vindbaar zijn voor de medewerkers en leidinggevenden.
Tip 6: Begin op tijd met je voorbereiding
Hierbij kun je denken aan het overdragen van dossiers van de oude naar de nieuwe arbodienst, het inrichten van het verzuimregiestratiesysteem en/of het importeren van medewerkergegevens. Stel daarnaast een team samen zodat duidelijk is wie verantwoordelijk is voor welke zaken en wanneer wat afgerond moet zijn. Leg over deze zaken in de eerste periode wat vaker contact met je nieuwe arbodienst. Op deze manier voorkom je dat je tegen onverwachte obstakels loopt.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Tip 7: Tussentijds evalueren
Evalueer je arbodienst aan de hand van de vooraf gemaakte resultaatgerichte afspraken. Maak heldere afspraken over de wijze van evalueren. Hoe vaak en op welke momenten doe je dit? Wie is er bij de evaluatie aanwezig? Bent u niet tevreden over het verloop van het resultaat, maak dan afspraken over het vervolg en welke verbeteringen je verwacht in de toekomst.
Tip 8: Vaste agenda
Bedenk hierbij hoe vaak je in gesprek gaat met je arbodienst en wat je wil bespreken. Neem ook andere onderwerpen dan verzuim mee. Hoe zit het bijvoorbeeld met de RI&E? Moet er een keuring gedaan worden? Speelt het onderwerp duurzame inzetbaarheid/vitaliteit een rol?
Tip 9: De juiste contactpersoon
Je hebt een nieuwe arbodienst. Dat betekent dat je vanaf dat moment ook een vast contactpersoon hebt. Jouw contactpersoon speelt een belangrijke rol in het bereiken van het gewenste resultaat voor jouw organisatie. Bij de start van de samenwerking met je nieuwe arbodienst is het daarom belangrijk om te weten wie je vaste aanspreekpunt en mogelijke vervanger is bij b.v. afwezigheid in verband met ziekte.
Bonus tips!
- Denk goed na over wat wel en niet belangrijk is voor je organisatie en zorg dat je de manier van samenwerken met je arbodienst van te voren goed hebt ingeregeld.
- Ben je het oneens met het advies van je arbodienst, vraag dan een second opinion aan.
- In 2017 zijn privacynormen aangescherpt, check of je bedrijf voldoet aan de laatste eisen van de privacywetgeving.
- Het is verplicht om een basiscontract te hebben dat voldoet aan de nieuwe Arbowet. Een contract zonder abonnementskosten zal dan ook niet werken. Check of dit ook daadwerkelijk zo is afgesproken met je arbodienst.
- Tot slot, ben je een klein bedrijf? Dan kan het zijn dat je meer ondersteuning nodig hebt. Ben je een groter bedrijf, dan heb je misschien meer gespecialiseerde ondersteuning nodig.
