Van onderbuikbeslissing naar doordacht: noodzaak voor het succes van je organisatie

Meer dan twee derde van grote projecten gaat mis door verkeerde beslissingen. Jaarlijks worden ruim 30.000 producten gelanceerd, waarvan maar liefst 80 procent faalt!

Tijdsdruk en complexe besluitvormingsprocessen zijn belangrijke factoren die het nemen van beslissingen lastiger maken. Leidinggevenden uit verschillende landen en industrieën ervaren enorme druk bij het maken van beslissingen. Hierdoor vinden ze risicobeperking belangrijker dan potentieel succes. Terwijl het nemen van de juiste beslissingen, op het juiste moment, een organisatie, project of product maakt of breekt.

We kennen meer dan genoeg voorbeelden van organisaties die ooit aan de top stonden en door verkeerde of te late keuzes ten onder zijn gegaan. Het is dan ook niet gek dat er steeds meer druk komt te liggen op het maken van beslissingen.

Maar weten wat dan de juiste keuze is, is enorm moeilijk. Zeker als je kijkt naar de hoeveelheid informatie waarmee we allemaal dagelijks worden overspoeld. Hoe kan iemand definitieve beslissingen nemen als hij of zij met zoveel keuzes en zoveel gegevens wordt geconfronteerd?

De rol van data bij beslissingen

Uit onderzoek van Oracle NetSuite blijkt dat 94 procent van de managers in de Benelux overspoeld wordt door data bij het nemen van beslissingen.

Onder managers uit Frankrijk geeft zelfs 99 procent aan dat ze grote moeite hebben met de hoeveelheid data bij het nemen van beslissingen.

Ook laat het onderzoek zien dat:

• 24 procent van de leidinggevenden het afgelopen jaar minder tijd heeft gehad om zich te concentreren op kritische beslissingen.
• 23 procent opmerkt dat er teveel collega’s bij beslissingstrajecten zijn betrokken.
• Slechts 17 procent van de Benelux-managers het senior management vertrouwt wanneer men advies nodig heeft bij het nemen van besluiten. Men vertrouwt eerder op collega’s (35 procent) en het eigen netwerk (20 procent).
• 77 procent van de ondervraagden uit de Benelux aangeeft dat ze meer druk ondervinden bij het maken van grote zakelijke beslissingen dan bij het nemen van privé-beslissingen.
• Wanneer er een besluit genomen wordt, men het meest bezorgd is over eventuele negatieve effecten op de omzet (30 procent), schade aan de persoonlijke reputatie (26 procent), negatieve gevolgen voor collega’s (19 procent) en baanverlies (16 procent).
• Ondervraagden die in high-performance organisaties werken, zelfs een nog grotere neiging hebben om risico’s uit de weg te gaan; 62 procent van deze ondervraagden zegt dat ze risicomijdend zijn, zelfs als de keuze die ze hierdoor maken minder succesvol zal zijn.

De hoeveelheid data, informatie en tijdsdruk beïnvloeden op een negatieve manier het besluitvormingsproces. Hierdoor vallen veel managers terug op hun onderbuikgevoel.

Onderbuikgevoel bij het nemen van beslissingen

Er gaat vaak veel mis bij grote en kleine projecten door verkeerde beslissingen. Soms gebeurt dat omdat er teveel naar het onderbuikgevoel geluisterd wordt.

Joep Steffes, die eind januari jl. is gepromoveerd aan Nyrenrode Business Universiteit, heeft een model ontwikkeld dat kan ondersteunen bij het nemen van rationele beslissingen. Het is hier hoog tijd voor vindt hij, want “meer dan de helft van de strategische beslissingen van bestuurders pakt verkeerd uit”.

Volgens Steffes komen verkeerde strategische besluiten in alle sectoren voor. Het gaat in elk geval om complexe beslissingen onder tijdsdruk, waar verschillende – soms tegenstrijdige – belangen spelen. Bijvoorbeeld wel of niet een nieuwe markt betreden, een fusie of belangen als werkgelegenheid of milieu. Kortom: besluiten met impact.

De strategie van Joep bestaat uit vijf volgordelijke stappen:

• Stap 1 – Kijk naar de motivatie van bestuurders. Denk in de werkgeversrol bijvoorbeeld aan de selectie van bestuurders op intrinsieke motivatie.
• Stap 2 – Bij deze stap is het van belang het denkvermogen van de bestuurder te versterken, zodat hij of zij de zaak uit een andere hoek kan bekijken en bijvoorbeeld niet alleen focust op aandeelhouderswaarde.
• Stap 3 – Als de eerste twee stappen niet werken, dan bestaat de volgende uit het maken van afspraken over de manier waarop beslissingen genomen worden door regels en governancestructuren.
• Stap 4 – Met stap 4 volgt het monitoren door bijvoorbeeld scenario’s te maken.
• Stap 5 – Tot slot is de laatste stap de context veranderen om op een andere manier naar een beslissing te kijken. Dit kan leiden tot een andere keuze. Joep geeft een voorbeeld: “Bekijk je een issue over topsalarissen bijvoorbeeld vanuit internationaal of een maatschappelijk perspectief? Dat is bepalend voor je besluit”.

Joep Steffes heeft het hier specifiek over bestuurders en commissarissen, maar deze gegevens zijn interessant voor alle organisaties en helemaal bij het aannameproces. Moet je iemand aannemen die veel beslissingen moet nemen? Houd dan deze stappen dan in gedachten.

Data in je voordeel bij beslissingen

De strategie van Joep Steffens is dus belangrijk bij het aanstellen van de juiste mensen en om te monitoren hoe beslissingen genomen worden.

Toch zegt dit verder vrij weinig over het echte probleem: de overload aan data en informatie en te weinig tijd om een gedegen en doordachte beslissing te nemen.

Data is een goudmijn die binnen een bedrijf innovatie en groei kan stimuleren. Maar zodra werknemers moeite hebben om data te begrijpen, kan dit productiviteit en bedrijfswaarde beïnvloeden.

Accenture en Qlik hebben een onderzoek uitgevoerd onder 9.000 werknemers wereldwijd. Hieruit blijkt dat bedrijven elk jaar door stress gemiddeld meer dan vijf werkdagen (ongeveer 43 uur) per werknemer verliezen. Stress die wordt veroorzaakt door informatie-, gegevens- en technologiekwesties. Werknemers stellen bijvoorbeeld hun werk uit of melden zich zelfs ziek. De kosten hiervan lopen wereldwijd in de miljarden!

Hoe kan iemand goede en definitieve beslissingen nemen als er zoveel keuzes en zoveel gegevens zijn?

Kevin Hanegan, Chief Learning Officer bij Qlik, geeft wat praktische adviezen hiervoor. Volgens hem ligt deze vraag aan de basis van besluitvorming aan de hand van data: de mogelijkheid om gegevens effectief en gericht te gebruiken om keuzes te maken die de juiste resultaten opleveren. Besluitvorming op basis van data is volgens hem een teamsport waar veel expertises bij komen kijken. Om dit goed te doen, zijn er vaardigheden vereist die gelijkmatig over de organisatie zijn verspreid:

Basiskennis wiskunde en statistiek
Misschien wel de grootste open deur, maar basiskennis van wiskunde en statistiek is belangrijk om weloverwogen, op data gebaseerde keuzes te maken. Door deze technische basiskennis signaleren medewerkers sneller verbanden tussen gegevens.

Ook zorgt deze kennis ervoor dat eerder gegenereerde data makkelijker wordt geïnterpreteerd, waardoor er minder tijd verloren gaat met het analyseren van oudere gegevens.

Systeemdenken
Deze manier van denken helpt medewerkers te begrijpen waarom mensen zich gedragen zoals ze zich gedragen. Het is een manier om naar een organisatie (en de wereld) te kijken als een set van systemen die allemaal op een of andere manier met elkaar verbonden zijn.

Als mensen een onderneming vanuit deze benadering bekijken, is het gemakkelijker om oorzaken versus symptomen te identificeren. Zo kunnen besluitvormers overwegen hoe elk onderdeel met anderen verband houdt.

Kritisch denken
Een onderdeel van datagedreven besluiten, is het vermogen om kritisch naar de beschikbare data te kijken. Medewerkers moeten de mogelijke beperkingen van zowel de gepresenteerde gegevens, als hun eigen subjectieve vooroordelen (cognitieve bias) begrijpen, en deze beperken.

Verder is het van belang dat besluitvormers begrijpen dat data niet altijd compleet is. Ze moeten dus besluiten nemen die, gebaseerd op alle beschikbare data, op dat moment de juiste keuze zijn.

Helder communiceren
Stakeholders – of het nu medewerkers, investeerders of klanten zijn – moeten beslissingen nemen om deze vervolgens uit te voeren. Hierbij is een draagvlak voor deze beslissingen onmisbaar. Dit maakt het communiceren van die beslissingen, en de redenen erachter, een van de vitale vaardigheden die een organisatie in huis kan hebben. Alleen zo kunnen alle belanghebbenden steun geven aan de genomen besluiten.

Uiteindelijk is een groot draagvlak onder stakeholders een belangrijke factor in het succes van een onderneming.

Investeer in vaardigheden voor het nemen van beslissingen

Het nemen van beslissingen wordt voor organisaties steeds belangrijker. De concurrentie neemt toe, innovaties zorgen voor nieuwe kansen en uitdagingen en doelgroepen willen steeds meer.

Om succesvol voor te bestaan, is het van cruciaal belang dat je de juiste mensen in huis hebt om weloverwogen, goed doordachte en op data gebaseerde beslissingen te nemen.

Dit begint aan de voorkant bij het aannemen van de juiste mensen die in staat zijn om dit soort beslissingen te nemen. Maar dit gaat door binnen de organisatie door te investeren in je huidige medewerkers en hen te ondersteunen in hoe ze goede beslissingen maken.

Investeer hier flink in, faciliteer trainingen, workshops, begeleiding, bespreek beslissingen en waarom ze genomen zijn, en zorg dat data als input wordt gebruikt en niet als teveel informatie wordt gezien.

De kans is groot dat als je als hier goed op inspeelt, je een flinke voorsprong neemt op je concurrentie. Hoe meer data er beschikbaar wordt, des te objectiever je beslissingen en keuzes kunt maken die zorgen voor succes.

Weet je deze data goed te gebruiken, dan levert dit veel op. Lukt dit niet? Dan blijven het beslissingen op onderbuikgevoel, snelheid en risicomijding en is de kans groot dat dit misschien wel je ondergang wordt…