Tips voor thuiswerken met verlengde lockdown

Nu de lockdown verlengd is, is het nog belangrijker thuiswerken op een verantwoorde manier te doen. Hier enkele tips, zowel voor thuiswerkers als voor hun leidinggevenden.

Tips voor thuiswerkers

Maak een planning

Het thuiswerken kan voor zowel werknemers als leidinggevenden leiden tot een aantal uitdagingen als het gaat om vitaliteit. Zo kan thuiswerken ervoor zorgen dat je grenzen die voorheen duidelijk waren wat kwijtraakt.

Bijvoorbeeld: Hoe laat start en eindig ik met werk? Wanneer sta ik op of ga ik naar bed? Op welke plek (in huis) werk ik? Wanneer kan ik wel/niet op mijn telefoon kijken? Kan een familielid of vriend mij altijd storen tijdens mijn werkdag?

Al deze keuzes geven je meer autonomie en vrijheid, maar als je hier geen plan voor opstelt, dan kan deze vrijheid je gaan tegenwerken. Zonder structuur word je geleefd door de waan van de dag, je krijgt je werk lastiger gedaan binnen de tijd, je wordt sneller afgeleid waardoor stress kan toenemen. Maak dus een duidelijke planning voor je werkdagen.

Hieronder wat tips die belangrijk zijn bij een planning.

Tip 1
Begin je dag niet met het scrollen op je telefoon. De kans is namelijk groot dat werkgerelateerde berichten/mailtjes direct binnenkomen die je onbewust leest. Ook al open je deze berichten niet, het enkel weten dat er een hoop ongelezen berichten klaar staan kan al stressverhogend zijn. Deze kleine stressors worden ook wel microstressors genoemd.

Tip 2
Start de werkdag met te noteren wat de belangrijkste taken zijn die je vandaag af wilt hebben. Bedenk voor jezelf welke taken wel/geen prioriteit en haast hebben, splits deze taken op in kleinere subtaken en bedenk welke delen je van deze taak vandaag wilt afhebben.

Tip 3
Probeer gedurende de week zoveel mogelijk altijd op dezelfde tijd te starten en te eindigen met werken. Ontwikkel bijvoorbeeld een startritueel (ochtendmeeting met collega) en eindritueel (avondwandeling), zodat je duidelijk weet wat de grenzen zijn tussen werk en privé.

Tip 4
Zorg ervoor dat je ochtendlicht (bij voorkeur van buiten) je ogen laat bereiken. Er is wetenschappelijk bewijs dat ochtendlicht van buiten (tussen 8 en 10) ervoor zorgt dat je een beter humeur krijgt, minder gestrest of depressief raakt en beter kunt slapen die nacht. Specifiek het blauwe licht van de zon zorgt er namelijk voor dat je interne biologische klok wat wordt bijgesteld.

Wil je nu echt niet naar buiten dan kun je eventueel gebruik maken van een lichttherapielamp om het blauwe licht van de zon na te bootsen.

Tip 5
Zorg dat je gedurende de dag activiteiten inplant waar je energie van krijgt. Dit kan de gebruikelijke gesprekken bij het koffieapparaat vervangen. Dit zijn activiteiten die je op een drukke dag ook energie kunnen geven. Werk daarom in blokken van bijvoorbeeld veertig minuten en geef jezelf vervolgens elke keer een pauze van vijf à tien minuten waarin je een activiteit doet waar je plezier uit haalt.

De meeste mensen denken aan beloning vaak aan eten en drinken. Maar dat is ook het gevaar van thuiswerken; een gewoonte vormen om jezelf te belonen met ongezond eten/drinken ligt al snel op de loer. Als je jezelf wilt belonen, kun je bijvoorbeeld eerder denken aan het uitoefenen van een hobby, sporten, iets lezen, bellen met een vriend, wandelen, een kopje thee, je huisdier aaien of muziek luisteren.

Maak eens een lijst van activiteiten waar je energie uit haalt. Plan voor deze activiteiten in je agenda zodat je je hier meer aan committeert.

Tip 6
Probeer je dag ook in te plannen in tijden in plaats van in taken. Dus in plaats van dat je zegt ik maak nu veertig facturen, kun je beter zeggen: ik ga dertig minuten aan de facturen werken. Zo voorkom je dat je (te lang) overwerkt en kun je achteraf evalueren wat haalbaar is.

Tip 7
Zorg dat je aan het einde van de dag evalueert wanneer jouw meest productieve momenten waren. Na een week evalueren kun je je dag mogelijk nog beter inplannen. Ben je het meest productief tussen 11:00 en 12:00 uur? Plan dan in die tijd je meest belangrijke taken.

Tip 8
Evalueren is dus cruciaal. Bij voorkeur zou je elke dag kunnen afsluiten met een kwartiertje te evalueren op je dag. Vragen die je jezelf kan stellen zijn: heb ik me goed kunnen houden aan mijn plan? Waarom wel/niet? Was het te druk? Heb ik het te strak gepland? Had ik eerder hulp moeten vragen? Hoe voelde ik mij gedurende de dag? Heb ik voldoende pauze gehouden? Welke beloningen werken voor mij het beste? Zo kun je elke dag je plan wat verbeteren.

Pas je omgeving aan

Verder is in veel gevallen je thuiswerkplek een omgeving waar je in de loop van de jaren al enorm veel gewoontes hebt gevormd. Hierdoor is het bijvoorbeeld moeilijker om aan de eettafel – waar je normaal alleen eet of je op je telefoon zit – nu opeens te gaan werken.

Je brein is een associatiemachine en die kan jou het dus moeilijker maken om op bepaalde plekken te gaan werken, omdat je daar inmiddels gewend bent om ander gedrag te vertonen. Dit maakt het dus ook moeilijker om de scheiding tussen werk en privé te behouden. Zorg dus voor een juiste werkomgeving:

Tip 1
Bij voorkeur werk je thuis in een aparte werkkamer. Heb je geen aparte werkkamer en moet je werken op je slaap-/eetkamer? Kies dan voor een specifiek hoekje in deze ruimte waar je normaal niet zo vaak zit en gebruik dit hoekje alleen voor werk. Dus ook als je pauze neemt, is het verstandig om dit niet te houden in je nieuwe werkhoekje. Je brein gaat dit namelijk ook associëren met het houden van een pauze.

Tip 2
Werk ook nooit vanuit je bed, anders gaat je brein je bed ook associëren met werken (dat betekent wakker zijn) en ga je mogelijk een lastigere nachtrust tegemoet.

Tip 3
Zorg dat je werkplek schoon is. Alle troep of rotzooi op en rondom je bureau kan je in potentie afleiden/verleiden. Dus voordat je begint met werken en als je eindigt met werken, zou je er een gewoonte van moeten maken om je werkruimte/tafel op te ruimen.

Stop met piekeren

Door alle veranderingen en onzekerheden die corona met zich meebrengt, kunnen werknemers meer gaan piekeren (‘kan ik nog wel mijn baan behouden?’ of ‘hoe kan ik deze situatie nog goed managen?’). Dit piekeren neem je vaak mee naar de slaapkamer waardoor je slaapkwaliteit achteruit gaat. Piekeren is een stress-stand van je lichaam en kan uiteindelijk veel energie slurpen.

Om hiermee om te gaan, geef ik je drie tips:

Tip 1
Schrijf je zorgen op in een dagboek voordat je gaat slapen. Het uitschrijven van je emoties/zorgen zijn effectief gebleken voor je mentale welzijn.

Tip 2
Plan momenten in om te piekeren. Dit klinkt misschien gek maar onderzoek wijst uit dat het een limiet kan stellen over hoeveel zorgen je maakt. Dus in plaats van de hele dag te piekeren, kun je bijvoorbeeld aangeven dat je alleen op een bepaalde plek in het huis op een specifieke tijd op de dag maar 15 minuten mag piekeren. Nadat je hiervan een gewoonte hebt gemaakt, zul je merken dat je minder gaat piekeren en beter kunt focussen.

Tip 3
Deel je zorgen met je leidinggevende en collega’s. Vaak trekken mensen te laat aan de bel met zorgen, waardoor de kans op overspannenheid kan toenemen.

Tips voor leidinggevenden

Als leidinggevende is het lastig om altijd in te zien waar de uitdagingen van thuiswerken per werknemer liggen. Het dagelijkse/wekelijkse contact van voorheen, is nu vervangen door video-meetings die vaak alleen werkinhoudelijk worden ingezet.

Verder hebben veel werknemers misschien het gevoel dat ze niet voldoende bijdrage kunnen leveren, of erg op de tenen moeten lopen om alles af te krijgen. Hoe langer dit aanhoudt, hoe meer druk en stress kunnen toenemen.

Hieronder een paar tips om hiermee om te gaan:

Tip 1
Bied sociale steun aan je werknemers en dan vooral ook buiten de werkmeetings om. Het is nu veel lastiger om te peilen waar mogelijke problemen liggen. Op het kantoor is het mogelijk eerder zichtbaar als iemand gestrest is. Bij thuiswerkende werknemers zul je zelf proactief ondersteuning moeten bieden aan je werknemers.

Werknemers hebben daarnaast ook nog eens vaak de neiging om te laat aan de bel te trekken. Maak hier als leidinggevende mogelijk een vaste planning voor om iedere werknemer wekelijks te spreken.

Tip 2
Laat als leidinggevende zien dat je zelf ook niet altijd alles onder controle hebt. Laat merken dat je zelf ook wordt afgeleid door je kind, familie of de deurbel. Dit zorgt ervoor dat je de druk bij werknemers er wat af kunt halen. Als de leidinggevende vrede heeft met deze situatie, dan kan de werknemer misschien ook minder streng voor zichzelf zijn als hij zijn werkdag niet perfect kan invullen.

Tip 3
Bespreek verder of de taken op de dag haalbaar waren met je medewerker en of je dit niet moet bijstellen. Hierdoor voelen werknemers zich mogelijk ook meer gehoord.

Tip 4
Zorg dat je voldoende positieve feedback (bij voorkeur via (video)bellen) geeft aan je werknemers over hun bijdrage. Vooral omdat ze het zo moeilijk hebben om alles in lijn af te krijgen. Je wilt ervoor zorgen dat ze het gevoel hebben dat hun dag zinvol is geweest.

Tip 5
We hebben eerder besproken dat baanonzekerheid een probleem kan spelen en openheid vanuit de werkgever hier belangrijk in is. Deel misschien wat over de jaarcijfers of prognoses. Hoe eerder en opener je hierover bent, hoe meer rust je kunt brengen.

Tip 6
Zorg voor een duidelijke structuur op de dag. Laat medewerkers groepjes vormen om elke ochtend om bijvoorbeeld 9:30 uur kort via een video-call te bespreken hoe hun weekend of avond was, waarna ze vervolgens de dag kort kunnen bespreken. Eindig de dag om 17:00 uur ook met een afsluitende meeting in groepjes om aan te geven hoe de dag was. Zo heb je als werknemer duidelijk wanneer je dag begint en eindigt.