Succesvol aan boord komen en blijven

Onboarding in organisaties is een populair en belangrijk onderwerp. Het kan vaak beter. Hoe zorg je ervoor dat de nieuwkomer niet tussen wal en schip valt? Dat is een serieuze uitdaging.

Mijn collega’s en ik, Arbeids- & Organisatiepsychologen van de werkgroep Organisatiepsychologie van het Nederlands Instituut van Psychologen, spraken met betrokkenen uit de praktijk en delen in dit artikel hun inzichten.

Naast succesvolle verhalen hoor ik in de praktijk toch te vaak voorbeelden van mislukte onboarding. Nieuwkomers die zich doodongelukkig voelen en een bedrijf weer snel verlaten. En organisaties die na zo’n teleurstellende ervaring beseffen, dat een andere aanpak nodig is. Doordachter en met oog voor de persoon achter de nieuwkomer.

Mislukte onboarding

We zijn het er allemaal over eens dat een mislukt onboardingsproces hoogst ongewenst is. Vaak heb je er als organisatie wel degelijk veel invloed op. Niet alleen kun je zorgen voor risicobeperking op een mislukt traject, er is ook echt meer winst te halen.

Ik deel in dit artikel graag een paar goede ideeën en werkwijzen uit de praktijk. Wat heeft gewerkt en waarom? Met citaten van een nieuwkomer (stagiaire), twee begeleiders van nieuwkomers, een bedrijfsdirecteur, een HR-manager en een communicatiemedewerker.

Onboarding staat niet op zichzelf

De neiging bestaat om onboarding als een aparte activiteit te zien en daarbij de focus te leggen op “hoe richt je dat proces praktisch in?” Bekijk je  het onboarden echter in de bredere context van de HR-cyclus, dan verdient het daar een plaats na het proces van Werving & Selectie.

Opvallend is dat veel bedrijven hun HR-cyclus aan het moderniseren zijn, maar dat ze onboarden daar niet in noemen. Voorafgaand aan de entree in de organisatie is er een selectieproces geweest. Het is fijn als de selectiecriteria en de informatie over de functie helder zijn. Zo informeer je de nieuwkomer goed die daarmee realistische verwachtingen heeft over inhoud van de functie. Je wilt hoe dan ook voorkomen dat de nieuwe medewerker meemaakt wat een HR-manager eens overkwam: op de eerste werkdag te horen krijgen dat de invulling van de functie is veranderd door voortschrijdend inzicht van de leidinggevende…

Hoe gaat het er in de praktijk aan toe?

Ernst van Duin vertelt dat zijn organisatie na een periode van mismatches in de selectie en een ongewenst verloop, de selectieprocedure heeft aangepast. Tegelijkertijd is het onboardingstraject steviger opgezet.

Ernst: “Tijdens de onboarding maak je direct uitgebreid kennis met je nieuwe medewerker. Ook is het een uitgelezen kans om de kennis te toetsen die de nieuwkomer intussen opdoet. Door het uitwisselen van feedback, biedt het de gelegenheid om aan het einde van de inwerkperiode een individueel ontwikkelplan samen op te stellen. Je leert je nieuwe medewerkers goed kennen. Wij werken met drie toetsmomenten; het onboardingstraject is in feite een leertraject”.

Wij vroegen Ernst: “Als je het onboarden onderdeel laat uitmaken van je HR-cyclus, wie voert of wie voeren het dan uit?”

Ernst: “Het kleinschalige inwerken kan alleen optimaal gebeuren door directe collega’s. Persoonlijk contact is essentieel, daarin durft de nieuwkomer zich te laten zien. En kan deze ‘onnozele’ of kritische vragen stellen. HR kan dan de informatie leveren over arbeidsomstandigheden, de geschiedenis van de organisatie en de organisatiestructuur”.

Commitment en support van de top van de organisatie zijn ook onmisbaar, concluderen Olga, Ernst en Simone. Het is ook nodig om anderen in de organisatie te motiveren hun rol te spelen, zodat het onboardingsproces een volwaardig onderdeel van de HR-cyclus is.

Relatie en taak

Onboarding richt zich op het kennismaken met relaties in de organisatie, de organisatie als geheel en met de eigen taak en rol.

Relaties in de organisatie
– Welkom zijn en hartelijk ontvangen worden
– Het gevoel krijgen erbij te horen
– Begeleiding door buddy of mentor
– Kennis maken met collega’s leidinggevenden en stafafdelingen
Voordeel: de nieuwe medewerker bouwt een netwerk op

Organisatie als geheel
– Kennismaken met de organisatie. Missie en visie
– Indeling en structuur
– HR informatie
– Ongeschreven regels (cultuur, normen en waarden)
– Omgang met elkaar, wat wordt gewaardeerd?
Voordeel: de nieuwkomer leert de formele en informele organisatie kennen en hoe zich daartoe te verhouden

Eigen taak en rol
– Wat moet ik gaan doen en wanneer doe ik het goed? (taak)
– Waar ben ik onderdeel van en wat is mijn toegevoegde waarde in een team of afdeling? (rol)
Voordelen: organisatie en nieuwkomer leren elkaar kennen, je leert de drijfveren en kwaliteiten van de nieuwkomer kennen, tweezijdige feedback, toetsing tijdens onboarding, een frisse blik op de organisatie

Succesfactoren in onboardingsprogramma’s

We vroegen aan HR-manager Olga Boezaard wat succesvol is hun onboardingsprogramma.

Olga: “De geringe afstand tussen de leidinggevenden en medewerkers werkt erg positief. In combinatie met stevige HR bemoeienis in de onboarding, zorgt dit voor motivatie en binding met de organisatie. We geven ook persoonlijke aandacht, bijvoorbeeld bloemetjes bij life-events én op de tweede werkdag. Een directielid, die zelf de bedrijfsopleidingen geeft, maakt een positief verschil. Tijdens het inwerken bieden we veel structuur en duidelijkheid. Dat is écht een succesfactor, medewerkers vinden dit prettig, omdat het steun geeft bij de soms hectische omstandigheden in de winkel. Leuke bijkomstigheid en niet alleen een effect van geslaagde onboarding: twee mensen werken al veertig jaar in ons bedrijf”.

De buddy, ofwel de vaste interne begeleider voor de nieuwkomer, is een must zegt iedereen zonder uitzondering. De buddy is als het ware een relationele gids die de nieuwkomer wegwijs maakt in de organisatie, ook zonder inhoudelijke ondersteuning te bieden.

Coronatijd, wat een verschil!

Onboarding in coronatijd vanuit huis is een schier onmogelijke opgave. Daar is iedereen het over eens. Wat heeft dat betekend in de praktijk?

Bijna al onze gesprekspartners verzuchten dat het gebrek aan live en informeel contact een ernstige belemmering vormt voor het kennismaken met de mensen in de organisatie, de cultuur van de organisatie en het inwerken. Voor de nieuwkomer betekent het extra assertivief en pro-actief zijn. Er komt weinig op de nieuwkomers af, dus zelf actie ondernemen en contacten leggen – ook op afstand – is essentieel.

Het vraagt van de organisatie meer geplande actie en het kost energie, want niets gaat vanzelf als je elkaar niet live tegenkomt.

Yvo: “Doordat iedereen vanuit huis werkte, was de begeleiding op afstand. Dat maakt het lastig. Je ziet niet écht hoe het met iemand gaat, zoals je wel kunt zien als de nieuwkomer op de werkvloer is. Daarom hebben we, zodra het weer kon, als eerste ruimte gegeven aan de nieuwkomers en hun begeleiders om op kantoor te werken”.

Niets gaat vanzelf als je elkaar niet live tegenkomt

Ernst: “De nieuwe medewerkster die haar entree maakte aan het begin van de coronaperiode hebben we volledig op kantoor ingewerkt. Dat betekende wel dat de andere collega’s minder vaak konden komen en dat sommigen dat jammer vonden. Werken zonder persoonlijk contact met collega’s is stukken minder inspirerend en gezellig voor onze accountmanagers”.

Olga: “Voor mij is het verschil in werkaanpak niet zo groot. Ik ben gewoon steeds live in de winkels gaan werken. Ik wilde het risico niet lopen dat er vervreemding zou optreden en daarom heb ik actief contact gehouden. Werving & Selectie lag een tijdje stil. Vanaf het voorjaar 2021 zijn er weer nieuwkomers aangenomen. Nu is de krapte op de arbeidsmarkt een uitdaging”.

Yvo: “Wij hebben heel veel mensen aangenomen in coronatijd. Deze tijd deed een nog groter beroep op iemands zelfsturing/zelfredzaamheid. Er ontstond een duidelijke scheiding; wie redt het wel en wie niet. Degenen die het moeilijk hadden, haalden we eerder naar kantoor. Onze creativiteit in het begeleiden van mensen nam toe. Zoals de toepassing om de nieuwkomer op afstand bij te staan (remote desktop) om ICT problemen te verhelpen, of te laten zien hoe iets werkt. De begeleiding was op afstand, maar de voldoening was er niet. Daarom hebben we een extra stap genomen om de begeleiding persoonlijk te maken, door meer evaluatiemomenten met de nieuwkomer in te plannen. Daarin hebben we ook actief feedback gevráagd en niet alleen gegeven. Wat voor behoefte heb je? Wat kunnen wij beter doen? Daarop vragen we door, een nieuwkomer heeft immers een frisse blik”.

Welke uitdagingen zijn er voor de toekomst?

Simone: “Zorgen dat de verantwoordelijkheid voor de stagiaire niet alleen bij één begeleider ligt. Commitment van de rest van de organisatie is essentieel, anders is de druk op de begeleider te groot, zeker in de huidige hybride werktijd. En de stagiair mist mooie kansen en een diversiteit aan projecten”.

Yvo: “De grootste uitdaging is om de verantwoordelijkheid voor de nieuwkomer op operationeel vlak heel laag in de organisatie te leggen. In een aantal teams gaat dat heel goed. Daar wordt de nieuwkomer verzorgd en voelt zich thuis. Er zijn ook teams waar de focus meer individueel is en daar vallen mensen nog weleens tussen wal en schip. De uitdaging is dus ‘goed zorgen voor elkaar in een team’. Daar moet wel zicht op blijven en dat is een belangrijke rol van de directie en de teamtrekkers”.

Ernst: “Het onboardingsprogramma nog beter maken. De laatste toets als afsluiting bij acht weken anders vormgeven, ik denk aan een ‘persoonlijke’ opdracht toevoegen of feedback vragen van collega’s”.

Stagiaires… doen?

Is het de moeite waard om in stagiaires te investeren? Ze zijn er tenslotte maar even. Wat kun je eraan hebben en hoeveel tijd en energie gaat het de organisatie kosten?

Als je het besluit te doen, pak het dan serieus op. Aandacht voor het onboarden van stagiaires loont. Een goede opbrengst van de stage is de moeite waard voor de stagiair én de organisatie. De stagiair wordt een ambassadeur van je organisatie, of een nieuwe werknemer en dan ben je sneller klaar met onboarden. Een handige vorm van selecteren.

Edwin heeft dagelijks contact met de stagiairs op de afdeling communicatie: “Zij lopen zes maanden stage en krijgen een zelfstandige opdracht om de marketing en communicatie van een ‘event’ te organiseren. De stagiaires zijn blij met deze zelfstandigheid in combinatie met de dagelijkse aandacht van mij. Het is belangrijk contact te blijven houden om elkaar over en weer feedback te blijven geven”. En zo leveren de stagiaires onderscheidende concrete bijdragen aan het organiseren van Events.

Aandacht voor onboarden stagiaires loont

Stagiar Sander over zijn begeleider Simone: “Ons wekelijkse contact is voor mij een lifeline met de organisatie geweest. Een vaste begeleidster werkt erg goed. Simone hielp bij de opstart en regelde de persoonlijke gesprekken met alle collega’s. Het is niet makkelijk om op eigen initiatief mensen die je niet kent digitaal te gaan benaderen”.

Offboarden

Tenslotte: geef ook het afscheid de waarde die het toekomt. Vaak wordt het offboarden overgeslagen of haastig afgewerkt met een bosje bloemen. Terwijl het de laatste kans is om van elkaar te leren en feedback uit te wisselen. En dat geldt niet alleen voor stagiaires, maar voor alle medewerkers die van boord stappen. Hoe was het bij ons aan boord? Wat heb je geleerd, waar heb je van genoten en wat heb je gemist? Waar stap je nu op over? En welke koers kies je?

Interessant om de antwoorden te horen van de offboarders. En je eigen feedback te geven. In een positieve sfeer worden er eerlijke antwoorden uitgewisseld. Een waardig afscheid.

Een- of tweerichtingsverkeer?

Past de nieuwkomer zich vooral aan de organisatie aan, of is het een tweezijdig proces? Voor tweerichtingsverkeer is het aan de organisatie om naar talenten en drijfveren van de nieuwkomer te zoeken en ook naar leerpunten in de functie.

Ga hier het gesprek over aan, zodat het onboardingstraject interessante resultaten oplevert voor de organisatie én de nieuwkomer over zijn of haar (duurzame) inzetbaarheid.

Een mooie manier om vorm te geven aan tweerichtingsverkeer gaat als volgt: je laat de nieuwe medewerker aan het einde van het traject een presentatie geven over tips, tops en persoonlijke opmerkingen aan het team en andere geïnteresseerden over wat hij of zij heeft geleerd over de organisatie en de nieuwe functie. De feedback is tweezijdig, dus hij krijgt observaties, tips en positieve verwachtingen van de nieuwe collega’s retour.

Zie het onboardingsproces kortom als start van de ontwikkeling van de nieuwkomer en speel in op drijfveren, talenten en werkwaarden

>>> Meer artikelen over onboarding