Productiviteit nauwelijks onderwerp van gesprek in organisaties

Is productiviteit van werknemers een veelbesproken onderwerp op de werkvloer? Met de krapte op de arbeidsmarkt, een tekort aan werknemers, veel afleidingen en het hoogste aantal werknemers ooit met stressklachten zou je denken van wel.

Toch blijkt uit het onderzoek ‘4 keer tijd voor goed HR-beleid: productiviteit’ van Protime dat het tegenovergestelde waar is.

Slechts 19 procent van de werknemers gaat wekelijks om tafel met de leidinggevende om hierover te praten en 50 procent van de ondervraagde geeft zelfs aan dit nooit of maar een keer per jaar te bespreken.

Uit deze opvallende cijfers over productiviteit blijkt dat een groot deel van zakelijk Nederland dit thema niet hoog (genoeg) op de agenda heeft staan. Aan de hand van het onderzoek van Protime gaan we dieper hierop in, want we weten allemaal: goede productiviteit zorgt voor een gezonde organisatie.

Goede productiviteit zorgt voor een gezonde organisatie

Voor organisaties is het belangrijk dat hun werknemers productief zijn. Des te productiever, effectiever en efficiënter het werk wordt gedaan, des te beter het organisatieresultaat.

Toch is dit makkelijker gezegd dan gedaan. Je kan simpelweg niet van werknemers verwachten dat zij op elk moment van de dag productief zijn. Sterker nog, met de afleidingen van tegenwoordig, is de kans groot dat werknemers vaker zijn afgeleid en juist minder productief worden.

De grootste afleiders voor een goede productiviteit

Protime geeft in hun onderzoek aan dat werknemers binnen hun productiviteit het meest worden afgeleid door:

1. Vergaderen
2. Administratieve rompslomp
3. E-mail
4. Gestoord worden door collega’s
5. Telefoon

Vergaderen en administratieve rompslomp zijn twee afleiders die bij het werk horen en vaak in de agenda staan. Dit zijn zogenoemde tijdvreters, maar ze verschillen op een aantal cruciale punten van de overige drie afleiders. E-mail, collega’s en de telefoon zijn namelijk afleiders die niet te plannen zijn en waar je qua tijd vrij weinig invloed op hebt. Ben je net lekker bezig, loopt je collega langs met een vraag, word je gebeld door een klant of zie je dat je mailbox alweer vol is gelopen met twaalf nieuwe mails.

Zo blijkt uit het onderzoek dat 32 procent van de werknemers één tot vijf keer op een dag wordt gestoord door collega’s, 24 procent wordt zes tot tien keer per dag gestoord en 21 procent zelfs meer dan tien keer.

Door dit soort onderbrekingen – hoe kort ook – verliezen werknemers hun concentratie, wat voor een verlaagde productiviteit zorgt. En deze cijfers gaan alleen nog maar over collega’s die zorgen voor afleiding.

Van afleiding naar focus: 23 minuten

We weten dat het gemiddeld 23 minuten en 15 seconden duurt om weer de maximale intensiteit van je concentratie te bereiken nadat je bent afgeleid. Het is makkelijk rekenen hoeveel uur per dag een werknemer niet volledig geconcentreerd aan het werk is. Gaan we uit van gemiddeld tien afleidingen per dag, dan ben je zo vier uur per dag niet volledig gefocust op het werk.

En hier is een andere grote afleider niet eens genoemd in het onderzoek: notificaties op je telefoon. Misschien is deze niet genoemd omdat het geen onderdeel van het werk is. Of omdat werknemers hun telefoon met privé (en zakelijke) notificaties zelf niet associëren met afleiding, maar een afleider is het absoluut.

23 minuten duurt het gemiddeld om weer je maximale concentratie te bereiken na afleiding

Nu we weten hoe lang het duurt voordat je je focus weer terug hebt na een onderbreking van het werk, is een blik op je telefoon bij het binnenkomen van een appje, Facebookberichtje, Instagram like, LinkedIn notificatie, agendamelding en belangrijk nieuws ineens niet meer zo onschuldig.

Productiviteit en stress

Stressklachten en burn-outs zijn tegenwoordig de grootste oorzaken van langdurig verzuim. Uit het onderzoek van Protime blijkt dit ook. Van de leeftijdscategorie tot 34 jaar geeft 41 procent aan gestresst te raken van de hoeveelheid werk. Onder de vijftigplussers is dit percentage lager met 28 procent.

We schreven er ook al eerder over, uit de nieuwste cijfers van de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden (NEA) 2018 blijkt dat 28 procent van alle werknemers op een werkdag zoveel informatie krijgen, dat zij vaak of altijd moeite hebben om dit snel genoeg te verwerken.

Behalve alle afleidingen zorgt de hoeveelheid werk en de stress die dit met zich meebrengt ook voor een verlaagde productiviteit. Interessant is dan wel weer dat maar liefst een kwart van zakelijk Nederland zich regelmatig verveelt op het werk en dat 44 procent regelmatig tijd over heeft…

Tijdsregistratie voor minder stress en een hogere productiviteit

Is tijdsregistratie een oplossing voor een betere productiviteit? Misschien zelfs wel voor minder stress? Het biedt namelijk goede inzichten in het aantal uur dat je daadwerkelijk aan je primaire werk hebt besteed en hoeveel je vergadert en met je administratie bezig bent. Deze inzichten geven houvast voor zowel werknemer als HR om de juiste stappen te zetten naar meer productiviteit.

Toch ervaart volgens Protime 63 procent van de werknemers tijdregistratie van het werk als een controlemiddel. “Zonde”, geeft Lucas Polman directeur bij Protime Nederland aan. “Het kan immers zoveel inzichten geven, iets waar veel medewerkers en vooral de jongere generatie, toch behoefte aan hebben. Inzicht in de gewerkte tijd is juist hard nodig. Alleen dan krijgen HR-managers en leidinggevenden de juiste informatie om aan een gezonde en gebalanceerde organisatie te bouwen.”

Werknemers ervaren tijdregistratie als een controlemiddel

Het inzichtelijk maken van het werk en de hoeveelheid tijd dat hieraan wordt besteed, geeft behalve inzichten ook handvatten om de productiviteit aan te pakken en na te gaan of de gestelde doelen wel realistisch zijn. Zo geeft 35 procent van de ondervraagden bijvoorbeeld aan dat de gestelde tijd per taak onrealistisch is. Dit is goed te meten en te managen wanneer werknemers hun tijden per taak registreren.

Ook kan er volgens Protime met het registreren van de werktijden een goede oplossing geboden worden voor overwerken. Want door de grote hoeveelheid werk, een overvloed aan informatie, afleiding op veel vlakken en het verantwoordelijkheidsgevoel van werknemers, wordt er veel overgewerkt.

Ondanks dat 51 procent van de ondervraagden overwerken bij de functie vindt horen, is het bekend dat stress, lange werkweken en een hoge werkdruk de risico’s op een slechte fysieke én mentale gezondheid van werknemers flink verhogen.

Faciliteer werknemers op het verhogen van productiviteit

Een goede productiviteit zorgt niet alleen voor een gezonde organisatie, maar ook voor gezonde werknemers. Je wil niet dat werknemers uitvallen met stressklachten, burn-outs en frustratie door de manier van werken.

Behalve dat verzuim voor elke partij heel vervelend is, is het voor werkgevers tegenwoordig bijna onmogelijk om vervanging te vinden door de krappe arbeidsmarkt. Vertel werknemers daarom niet alleen dat ze productief móeten zijn, maar faciliteer ze in hoe ze dit het beste voor elkaar krijgen. Deze tips helpen je hierbij.

Mailmanagement

Het is niet gek dat er tegenwoordig steeds meer trainingen over mailmanagement zijn. Hoe ga je goed, effectief en productief om met je mail die elk moment van de dag binnenkomt?

Een van de belangrijkste tips die je werknemers kunt geven om zich minder te laten afleiden door hun mail, is hun mail uit te zetten. Geef jezelf drie blokken per dag (begin van de ochtend, voor de lunch, om 16.00 uur) om je mail bij te werken en zet je mail de overige tijd uit.

Focustijden

Spreek focustijden af of dat je elkaar niet stoort met vragen, leuke verhalen of andere dingen. Tijdens deze focustijden is iedereen aan het werk, worden de vragen aan elkaar opgespaard en op een later moment gesteld en iedereen kan in deze tijd ongestoord werken.

Zorg voor focusruimtes

Werken jullie met veel collega’s op een plek of is het onmogelijk om focustijden aan te houden, faciliteer dan focusruimtes. Help werknemers met het indelen van hun agenda en de focusblokken, zodat ze ook echt gebruik maken van deze ruimtes om flink wat werk te verzetten.

Zet de privé- en zakelijke notificaties uit

Dit strijkt misschien nog wel het meest tegen de haren van wat werknemers, maar het is een van de betere tips om productiviteit aan te pakken. Zet alle notificaties uit, zodat je niet continu wordt gestoord door een oplichtende telefoon.

Gemiddeld pakken we zo’n 123 keer per dag onze telefoon, waarvan een groot deel onder werktijd. Je kunt je telefoon door de functionaliteit “schermtijd” zo instellen dat je niet gestoord wordt tussen bepaalde tijden, maar dat sommige personen je nog wel kunnen bereiken.

Manage de vergadering

We vergaderen veel in Nederland, maar is dit ook echt nodig? Om hier goed antwoord op te geven is het belangrijk om de vergaderingen te managen. Stel iemand aan die hier objectief naar kan kijken: kunnen de vergaderingen sneller? Moeten alle werknemers die hierbij zijn wel hierbij zijn? Zijn er vergaderingen die gecombineerd kunnen worden of juist geschrapt? Is het tijdstip van vergaderen wel de juiste?

Geef lummeltijd

In een markt die steeds harder roept om efficiëntie, lagere kosten en doelmatigheid, is de tegenhanger “professioneel lummelen”. Tijdens het werk even met iets heel anders bezig zorgt juist vaak voor nieuwe inzichten, inspiratie, creativiteit en motivatie. Denk hierbij aan één werkdag in de week (of in de maand) de vrijheid krijgen om totaal iets anders te doen dan je reguliere werkzaamheden. Of gewoon vijf minuten per twee uur om je te focussen op je ademhaling, de buitenlucht, lekker kletsen of even helemaal niets.

Meer dan de helft van de Nederlandse werknemers ziet dat wel zitten. Zij willen graag van hun baas tijd krijgen die naar eigen inzicht besteed kan worden. Het doel is om nieuwe ideeën en initiatieven de organisatie in te laten vloeien.

Stuur op productiviteit

Zoals Lucas Polman aangeeft: “Als je wilt sturen op productiviteit ontkom je er niet aan om de doelstellingen en voortgang continu te bespreken. Bied medewerkers de juiste faciliteiten om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Een optimale samenwerkingsomgeving vermindert niet alleen het aantal e-mails en vragen, het geeft ook inzicht in de meest actuele status van taken en projecten. En dat is een belangrijke randvoorwaarde voor een productieve organisatie.”

We schreven het al in de inleiding, slechts 19 procent van de werknemers gaat wekelijks om tafel met de leidinggevende om te praten over productiviteit en 50 procent van de ondervraagde geeft zelfs aan dit nooit of maar één keer per jaar te bespreken. Hier ligt daarom ook een grote uitdaging voor werkgevers en HR, want de frustraties en stress die niet-productief werken met zich meebrengen, vergroot de kans op verzuim en verloop.

Ervoor zorgen dat werknemers gezond zijn en blijven en graag bij de organisatie blijven, zou de hoogste prioriteit moeten zijn van werkgevers, en productiviteit is hier een belangrijk onderdeel van.