Nooit meer terug naar kantoor

Als je het vroeg aan een willekeurige medewerker zo vlak na de corona periode, kreeg je hetzelfde antwoord: “Volledig terug naar kantoor, dat nooit meer!”

Als HR-professional heb je toen vast aangevoeld ‘change is gonna come’. Noodgedwongen werkten we massaal vanuit huis en vergaderden we zo goed als alleen nog online. Onze kijk op thuiswerken is daarna drastisch veranderd.

Langzaam hebben we toegewerkt naar een mix van thuis (of elders) en op kantoor samenwerken, waarbij het type werkactiviteit leidend is in de keuze voor de locatie van de werkplek: hybride werken.

Daarom breng je nú in kaart hoe de manier van (samen)werken er post-corona uit moet zien. Wat willen we behouden van de ‘verplichte’ thuiswerkperiode, welke werkprocessen willen we anders vormgeven en wat vraagt dat op het vlak van mens, organisatie en technologie (én huisvesting)?

Hoe bereid je als HR-professional jouw organisatie en de medewerkers voor om hybride te gaan samenwerken? Pak de rol van change agent!

Paradigmashift

Voor veel mensen ging het werk na de eerste lockdown ‘gewoon’ door. Alleen dan vanuit huis. Het was schakelen en aanpassen. De huidige situatie zorgde ervoor dat we versneld digitaal vaardiger werden. Andere voordelen kwamen aan het licht: er kan veel meer op afstand dan we dachten.

Zo geeft een flexibele dagindeling ruimte voor autonomie en eigenaarschap, én heeft het in veel gevallen een positieve invloed op de productie. Toch snakten we ook naar er weer op uit kunnen en elkaar ontmoeten.

Want hoe behoud je nou het teamgevoel dat er was, of bouw je een relatie op met nieuwe collega’s via een computerscherm? Kortom: hoe ziet het hybride werken eruit voor jouw organisatie?

Bepaal eerst waar je nu staat

Voordat je antwoord kunt geven op deze vraag, is het belangrijk om te weten waar je nu staat. Met behulp van de vijf niveaus van verspreid werken, gedefinieerd door Matt Mullenweg (de oprichter van onder andere Automattic en WordPress), maak je inzichtelijk waar jouw organisatie nu zit.

Dit helpt je met het bepalen van een toekomstvisie. Welk niveau zit je nu en hoe kun je dit verder invullen? Welke ambitie heeft jouw organisatie om aan te sluiten bij de behoeften van de markt? Let op: niet voor iedere organisatie is het noodzakelijk om te ontwikkelen naar een volgend niveau. Het type werkactiviteit speelt hierbij een belangrijke rol.

De piramide van Mullenweg

Matt Mullenweg bracht zijn eigen ervaringen met samenwerken vanuit diverse plekken, landen en continenten met een diverse groep mensen samen in een piramide. Overigens onderscheidt hij ook een niveau 0 voor werkactiviteit die alleen op de locatie kan plaatsvinden, bijvoorbeeld in de zorg of op de bouwplaats.

Niveau 1
Dit is het niveau waarbinnen de meeste organisaties voor corona zich bevonden. De organisatie heeft geen bewuste stappen ondernomen om op afstand te kunnen werken.

Niveau 2
Het kantoor is verplaatst naar huis. Maar de manier van werken waar we aan gewend waren – zoals op kantoor tussen 9 en 5 – blijft behouden. Kansen om werkprocessen opnieuw in te richten om te profiteren van de mogelijkheden van verschillende digitale tools worden niet benut. Het werk wordt voornamelijk synchroon uitgevoerd, voor vergaderen wordt evenveel tijd uitgetrokken als op kantoor en leidinggevenden vinden het lastig om niet te kunnen ‘zien’ wat het team doet.

Niveau 3
Hier wordt het op afstand werken meer omarmd. Zo zijn de juiste voorzieningen getroffen om thuis te kunnen werken. Leidinggevenden beoordelen hun medewerkers op het opgeleverde werk en niet op hoe en wanneer ze dat werk opleveren. Er zijn samenwerkafspraken gemaakt, bijvoorbeeld over het delen van documenten en transparant werken. Daarnaast is het steeds vaker mogelijk om asynchroon te werken door bijvoorbeeld vergaderingen terug te kijken of op andere momenten/manieren input te verzamelen.

Niveau 4
De organisatie maakt zo efficiënt mogelijk gebruik van de digitale mogelijkheden. Er zijn duidelijke afspraken over samenwerken, kennisdelen en het slim inzetten van digitale middelen om het samenwerken en verbinden te faciliteren. Asynchroon werken is de norm: je leest en reageert op informatie als het jou uitkomt.

Niveau 5
Dit niveau is volgens Mullenweg het ideale niveau, maar het is bijna nooit bereikbaar óf noodzakelijk. Daarom noemt hij dit ook het ‘nirwana’. Iedereen werkt volledig tijd- en plaatsonafhankelijk. Hier presteert het verspreide, virtuele team beter dan welk fysiek team ooit zou kunnen.

De rol van de HR-professional

Veel organisaties bevinden zich momenteel tussen niveau 2 en 3. Vanaf niveau 3 kun je de voordelen van op afstand werken echt benutten. De flexibiliteit, het gevoel van autonomie, het stimuleren van eigenaarschap en ruimte voor gefocust werken, zorgen voor minder stress en een hogere medewerkerstevredenheid. Het zorgt bovendien voor meer wendbaarheid.

Naast een kort gesprekje met enkele van je medewerkers over de toekomst van samenwerken, bevestigt onderzoek dat veel medewerkers de voorkeur geven om ook in de toekomst flexibel te blijven werken. De vraag is dan ook: hoe gaan we straks werken wanneer we ook weer op locatie kunnen afspreken?

Pak jouw rol als change agent om deze verandering te begeleiden en mogelijk te maken

• Wees de motor in het ontwikkelen van de visie op hybride werken van jouw organisatie door de juiste stakeholders (vanuit de business en IT) bij elkaar te brengen.
• Betrek business sponsors (met autoriteit én waardering) vanuit de organisatie om de verandering te ondersteunen.
• Zet jouw medewerkers centraal bij de digitale transformatie die deze visie teweegbrengt: wat hebben zij nodig om deze visie werkelijkheid te maken? Wat moeten ze leren en ontwikkelen om meer autonoom te werken en eigenaarschap te nemen? Welke werkprocessen moet je anders inrichten?
• Stoom de leidinggevenden klaar om hun medewerkers te begeleiden in de verandering: welke competenties vraagt dit van hen? Welke visie op leiderschap is leidend?
• Wees zelf het voorbeeld in het uitdragen van de hybride cultuur.

Vaardigheden, mindset en voorzieningen

Van visie naar plan; wat is ervoor nodig om dit toekomstbeeld ook te realiseren? Om succesvol te kunnen samenwerken in een hybride vorm is een aantal vaardigheden nodig. Bijvoorbeeld: hoe organiseer je slim je werk met behulp van digitale tools, hoe geef en ontvang je transparant feedback, hoe werk je resultaatgericht?

Hybride werken vraagt ook om een andere mindset. Met mindset bedoelen we de manier waarop we denken over onszelf en in het bijzonder over onze intelligentie en kwaliteiten. De fixed en de growth mindset van Carol Dweck worden vaak gebruikt in deze context.

Mensen met een growth mindset geloven dat zij hun talenten en vermogens kunnen ontwikkelen door er tijd en moeite in te stoppen, en dat ze hierdoor nieuwe dingen kunnen leren. Een growth mindset zorgt voor wendbaarheid, je bent in staat bent om je aan te passen en te ontwikkelen in snel veranderende situaties en omstandigheden.

Niet op de laatste plaats, maar even belangrijk is het beschikken over de juiste voorzieningen, zoals een goede (thuis-)werkplek, toegang tot digitale tools (bijvoorbeeld MS Teams) die ondersteunen bij het op afstand werken, vergaderruimtes met de juiste apparatuur om te kunnen samenwerken met collega’s of klanten elders.

Werkscenario’s

De gewenste verandering gaat pas echt leven als deze relevant is voor het individu. Door de verandering te vertalen naar concrete werkscenario’s, een praktische vertaalslag van de gewenste verandering naar dagelijkse activiteiten en werkzaamheden van medewerkers.

Zo is de andere manier van werken direct toepasbaar (en relevant!) voor medewerkers en draagt het bij aan het ontwikkelen van een nieuwe gewoonte.

Ondersteun dit bovendien met support van sponsors, begeleiding van diverse change agents verspreid over de organisatie en een inspirerend communicatie en engagementplan, waarmee het gewenste gedrag tot leven komt door de medewerkers en hen actief uitnodigt dit gedrag te laten zien.

Nieuw leiderschap

Hybride werken vraagt om adaptief leiderschap. Adaptieve leiders stimuleren een transparante en open manier van samenwerken. Ze creëren een werkomgeving op basis van een gezamenlijke visie en gemeenschappelijke doelen.

Hybride werken vraagt om adaptief leiderschap

Stimuleer leidinggevenden om de competenties en vaardigheden te laten zien die passen bij de nieuwe visie. Ga hierover in gesprek met leidinggevenden en geef ruimte aan het verkennen van hun uitdagingen en hoe zij hiermee om kunnen gaan. De leidinggevende heeft een belangrijke voorbeeldrol. Is hij/zij niet in staat mee te gaan in de nieuwe visie, dan wordt het voor de medewerkers ook een stuk lastiger!

One size fits all bestaat niet in de ontwikkeling naar een hybride en wendbare organisatie. Het succesvol veranderen is sterk contextafhankelijk. Daarom is het starten met de waarom-vraag en vanuit daar een visie te ontwikkelen onmiskenbaar de eerste stap. Vanuit deze vraag kun je bepalen welke vaardigheden, mindset en voorzieningen nodig zijn om jouw organisatie toekomstbestendig en wendbaar te maken in deze digitale tijd.

>>> Lees meer over thuiswerken