Nieuw salarispakket: 5 zaken om rekening mee te houden

De salarisadministratie uitbesteden of toch niet?

Voor hele kleine bedrijven met een of twee personeelsleden is het vaak gemakkelijker en voordeliger om de loonadministratie door een derde partij te laten verwerken. Voor grotere bedrijven is het aantrekkelijker om dit gedeelte in eigen beheer te houden.

Door de loonadministratie zelf te doen, houd je inzicht in de (voor veel bedrijven grootste) kostenpost; je personeel. Je weet precies tegen welke kosten en voor hoeveel uren je medewerkers op de werkvloer staan.

Wanneer je zelf maandelijks de salarisadministratie doet, houd je beter overzicht en blijf je als organisatie meer betrokken.

Het juiste softwarepakket

Besluit je als ondernemer je salarisadministratie in eigen hand te houden, dan moet dit natuurlijk geen dagtaak worden.

Een softwarepakket voor salaris- en personeelsadministratie biedt uitkomst. De volgende stap is te bepalen wat de beste salarissoftware voor jouw organisatie is. Voor de verwerking zijn allerlei systemen verkrijgbaar. Maar met meer dan vijftig verschillende pakketten, wordt de keuze je niet echt makkelijk gemaakt.

Waar moet je allemaal op letten en waar moet je rekening mee houden bij de keuze van een salarissoftwarepakket?

Jij wilt natuurlijk het beste systeem dat perfect aansluit bij jouw organisatie. Een pakket dat je niet alleen tijd en kosten bespaart, maar dat ook de kwaliteit van jouw dienstverlening verbetert en ervoor zorgt dat jouw (salaris)administratie altijd op orde is. Niet alleen overzicht voor jezelf, maar ook voor de werknemers en externe partijen, zoals de Belastingdienst.

Enkele zaken waar je op moet letten bij de aanschaf van een nieuw salarissysteem zijn:

1. Zorg dat het pakket aansluit bij je werknemers
2. Wat is je wens; online, offline of allebei?
3. Een losstaand of integratiepakket
4. Helpdesk, updates en trainingen
5. Prijs, leveringsvoorwaarden en meerkosten

Zorg dat het pakket aansluit bij je werknemers

De keuze van een salarispakket hangt nauw samen met het aantal en het soort werknemers dat een bedrijf in dienst heeft.

Heb je een klein bedrijf met vijf tot tien werknemers zonder cao en zonder complexe mutaties? Kies dan niet voor een uitgebreid pakket met verschillende cao’s en tientallen looncomponenten waar nooit iets mee wordt gedaan.

Heb je een groot bedrijf en werknemers die onder verschillende statuten of cao’s vallen? Kijk dan naar een pakket dat deze regels kan verwerken. De verloningsvoorwaarden van een gedetacheerde zijn bijvoorbeeld weer anders dan die van een vaste werknemer of een uitzendkracht.

Wellicht bestaat jouw onderneming uit een tak die hoort bij de metaal en een tak die hoort bij de bouw. Hiervoor gelden verschillende loonvoorwaarden. Deze hebben effect op de loonberekening en vereisen specifieke kennis.

Het kan ook zijn dat jouw bedrijf te maken heeft met buitenlandse werknemers. Deze vallen vaak ook weer onder andere wetten, voorwaarden en afspraken. Valuta die omgerekend moet worden, andere uitbetalingstermijnen en meer.

Wanneer dit het geval is binnen jouw organisatie, kijk dan goed of het salarispakket deze loonverwerking uit kan voeren. Misschien zijn er losse modules voor te krijgen, waarmee het pakket is uit te breiden.

Wat is je wens: online, offline of allebei?

Software is er in vele soorten en maten, dat geldt ook voor salarissoftware. Bij de keuze van een nieuw systeem moet je ook nadenken op welke manier je deze software wilt benaderen. Alleen vanaf je eigen computer? Of liever via elke pc met een internetverbinding?

Online software verovert steeds meer de markt. Dat is ook niet zo vreemd, want je kunt overal ter wereld bij al je gegevens, zolang je maar beschikt over een computer met internetverbinding.

Als je eigen computer kuren heeft, kun je gewoon via een andere pc verder werken. Alle gegevens worden op de server opgeslagen en via een ASP (Application Service Provider) kun je de diensten online afnemen. Het doorvoeren van updates wordt ook door de ASP-aanbieder gedaan.

Offline software installeer je op de eigen computer. Een offline programma werkt vaak iets sneller dan een online programma, omdat alleen jij met het programma bezig bent. Je hebt hiervoor natuurlijk geen internetverbinding nodig. Alle gegevens staan dus op je eigen fysieke computer. Voordeel is wanneer de internetverbinding eruit ligt, jij gewoon doorwerkt.

Nadeel is dat er maar vanaf één computer in het programma gewerkt kan worden en wanneer deze computer mankementen krijgt, ook het werk stilligt. Back-ups maak je op de eigen server, op een ‘co-locatie’ of in de cloud. Wanneer de computer problemen blijft geven, kan je soms het salarispakket op een andere computer installeren en daarop de back-up terugzetten. Het is aan te raden goed te kijken of hier extra kosten aan zijn verbonden.

Als je in beide mogelijkheden iets ziet, kies dan voor een salarissysteem waarmee zowel on- als offline is te werken.

Een losstaand of integratiepakket

Kies je voor een losstaand- of integratiepakket? Dat is zeker wel iets om over na te denken voordat je salarissoftware aanschaft. Naast gespecialiseerde losse salarispakketten bestaan er ook modules in standaard HRM-pakketten.

Zeker de wat grotere organisaties kunnen het beste kiezen voor een integratiepakket. Het salarispakket is dan gemakkelijk te koppelen met het HRM-pakket. Je kunt op die manier eenvoudig schakelen tussen de salarisadministratie en de verlofregistratie, tijdregistratie, declaraties, verzuimmanagement, contracten en meer.

Op dit moment vindt er al een verschuiving plaats en merk je dat Personeel Informatiesystemen (PIS) en salarispakketten steeds meer naar elkaar toegroeien. Er zijn al diverse systemen op de markt waarmee je niet alleen loonstroken, loonaangiftes, journaalposten en jaaropgaven maakt, maar die tevens de mogelijkheid bieden om ziekteverzuim en snipperdagen bij te houden.

Ook arbeidsovereenkomsten, aanvullende contracten en formulieren kun je hierin uploaden, zodat je alle gegevens per werknemer overzichtelijk en digitaal binnen handbereik hebt.

Helpdesk, updates en trainingen

Waar je ook goed naar moet kijken voordat je overgaat tot de aankoop van een nieuw salarissysteem, is de helpdesk.

Is deze goed bereikbaar? Telefonisch of alleen via een ticketsysteem? En binnen welke tijden, zijn er lange wachttijden? Staan deskundige medewerkers met vakinhoudelijke kennis je te woord, of moet je eerst zelf je weg zien te vinden in de ‘help’ functie van het pakket? Krijg je ondersteuning bij de aanschaf van een nieuw salarispakket?

Daarnaast is het goed te kijken of de aanbieder desgewenst een training verzorgt om jou en/of de werknemer die met de software gaat werken wegwijs te maken in het pakket. Zijn er nog vervolgtrainingen? En hoe gaat het met updates? Worden deze aangeboden en automatisch geïnstalleerd, of moet je dit zelf in de gaten houden?

Vraag een vrijblijvend gesprek aan en laat je niet alleen verleiden over de mooie mogelijkheden van het salarissysteem. Wees kritisch en stel vragen. Laat je goed informeren over dit soort randzaken. Goede service staat daarbij natuurlijk voorop!

Prijs, leveringsvoorwaarden en meerkosten

Natuurlijk is de prijs ook van belang bij je keuze. De aanschafprijs van een salarissysteem dat is gericht op het mkb ligt grofweg tussen 200 en 500 euro. Hoe meer werknemers, hoe duurder het pakket.

Voor onlinepakketten worden daarbovenop jaarlijks licentiekosten in rekening gebracht. Voor offline systemen wordt door sommige aanbieders jaarlijks onderhoudskosten gerekend. Veel aanbieders starten met een los pakket, waarbij je dan extra modules aan kunt schaffen.

Met het oog op de AVG moet je er ook rekening mee houden dat er kosten bijkomen voor de opslag van salarisstroken wanneer je deze digitaal wilt verstrekken aan je werknemers. Vaak gaat dat via een apart portaal waar iedere medewerker apart op kan inloggen, al dan niet met een handige app.

Check ook van tevoren de leveringsvoorwaarden en of je nog te maken krijgt met meerkosten. Niets zo vervelend als achteraf een rekening met extra kosten gepresenteerd krijgen.

Een demo doet wonderen

Vraag een demo of proefaccount aan bij de verschillende partijen om te testen welk systeem goed bij je organisatie past en welk pakket je redelijk snel onder de knie denkt te krijgen.

Of stel eventueel een eigen testcasus samen op basis van jouw situatie en laat de leverancier een demonstratie geven.

Let daarbij op de gebruiksvriendelijkheid van het programma. Is het pakket compleet en biedt het alle functionaliteiten die jij nodig hebt binnen jouw onderneming? En die nodig zijn om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst?

Tot slot, gaat ook nog iemand anders straks achter de knoppen van het nieuwe salarissysteem zitten? Betrek deze werknemer dan bij het gehele selectieproces.

Succes!

De beste salarisadministratie software voor je organisatie?

✓ Vergelijk gratis 50 aanbieders van salarisadministratie pakketten
✓ Persoonlijk advies van dé HRM experts van Nederland
✓ Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ Snel 3 offertes van het beste salarisadministratiepakket

>>> Ik wil meer weten over salarisadministratie software