Mediation: hoezo een verbetertraject?

Veel arbeidsrechtelijke mediations worden ingezet in de situatie waarin een werknemer te horen heeft gekregen dat hij niet voldoende functioneert en een verbeterplan is aangeboden.

Deze boodschap is niet leuk om te krijgen. Nog vaker blijkt dat de medewerker de boodschap niet heeft zien aankomen, zelfs tegenstrijdige signalen heeft ontvangen. Dit kan leiden tot boosheid, frustratie en vaak zelfs tot een ziekmelding. Mediation biedt uitkomst.

Mediation om elkaar te begrijpen

Het gebeurt helaas (te) vaak dat de communicatie tussen de werknemer en de werkgever niet optimaal is. De werkgever vindt dat de medewerker iets binnen het functioneren moet verbeteren en vindt vaak zelf dat hij dat heel duidelijk heeft gezegd. “Hoe kan een medewerker dat niet begrepen hebben? Ik heb wekelijks de cijfers met hem doorgenomen!” is vaak de opmerking tijdens de intake die ik als mediator met de werkgever heb.

De medewerker heeft niets gehoord. “We zaten wekelijks samen en ik heb nóóit kritiek gehad; het ging altijd alleen over cijfers” zegt de medewerker dan.

Het eerste mediationgesprek zal dan vaak als doel hebben begrip krijgen voor elkaars belevenis. Werkgever en werknemer lichten toe hoe zij de gesprekken hebben ervaren en welke signalen ze hadden willen geven. Vaak aangevuld met een “sorry, dat had ik anders moeten/kunnen doen”. Ik stel dan de vraag: “Helpt jou dit begrijpen waarom hij heeft gehandeld zoals hij heeft gedaan?”. Daarop is het antwoord vaak: “Ja, dat begrijp ik nu wel beter”. Vaak aangevuld met: “Maar ik ben het er nog steeds niet mee eens”.

Mediation: het zoeken naar een oplossing

Deze laatste opmerking is niet erg. Je hoeft het niet met elkaar eens te zijn of te worden. Belangrijk is dat je (in ieder geval een beetje) begrijpt waarom de ander zo heeft gehandeld en dat je hebt kunnen vertellen wat dat met jou heeft gedaan. Dat maakt het mogelijk om weer naar elkaar te luisteren, het gesprek met elkaar aan te gaan en tot een oplossing te komen, wat die ook moge zijn.

Soms is er teveel gebeurd en is een samenwerking niet meer mogelijk

In mediation wordt bijvoorbeeld regelmatig een op maat gemaakt verbeterplan afgesproken met tijdslijnen en uitgesproken wederzijdse verwachtingen. Ook over de samenwerking onderling. Wie doet wat en wanneer? Hoe meten en bespreken we de voortgang?

Soms is er teveel gebeurd en is een samenwerking niet meer mogelijk. Partijen bespreken dan in mediation onder welke voorwaarden ze uit elkaar gaan. De mediator begeleidt de onderhandelingen en de afspraken komen te staan in een beëindigingsovereenkomst. Ook dat kan een oplossing in mediation zijn.

Een praktijkvoorbeeld: mediation leidt tot herstel vertrouwen

Zo had ik een mediation tussen Peter en zijn werkgever, een grote, internationale organisatie, over precies zo’n situatie: het gesprek over functioneren en een verbeterplan leidde tot boosheid en een ziekmelding. De bedrijfsarts adviseerde mediation en noemde mijn naam genoemd als mogelijke mediator.

In mijn intakegesprek met Peter licht hij toe dat hij al ruim tien jaar werkt voor het bedrijf. Hij heeft na een beoordelingsgesprek een verbeterplan gekregen. Voor hem kwam dit plan “als donderslag bij heldere hemel”. Nooit eerder is hij aangesproken op zijn functioneren. Peter is woedend en heeft het vertrouwen in zijn werkgever volledig verloren.

Het plan kwam als donderslag bij heldere hemel

Tijdens de intake met de werkgever noemt deze de ziekmelding “kinderachtig” en “onprofessioneel”. Hij wil Peter graag behouden, maar heeft toch het recht om feedback te geven? Omdat hij de ziekmelding niet gelooft, heeft hij het loon stopgezet met als argument “geen arbeid, geen loon”. Ook bij hem is het vertrouwen weg in een verdere samenwerking.

Vooropgezet plan?

In de eerste gezamenlijke mediationbijeenkomst biecht Peter op dat hij best begrijpt dat hij, net als iedereen, zich moet ontwikkelen. Hij is met name boos over de zin in het verbeterplan dat hij daar drie maanden de tijd voor heeft gehad en dat “anders zijn arbeidsovereenkomst zou worden beëindigd”. Peter ziet daarin een vooropgezet plan van zijn werkgever om van hem af te komen.

De werkgever ontkent dit met klem. Hij vertelt in de vertrouwelijke setting van de mediation, dat hij net heeft gehoord dat een van zijn managers zijn baan heeft opgezegd. Hij wil graag dat Peter op termijn gaat groeien naar deze positie. Dat heeft hij eerder niet met Peter willen delen – het vertrek van de collega was nog geheim – en bovendien wil hij geen valse verwachtingen wekken bij Peter. Dit verbeterplan is een model dat hij van HR heeft gekregen.

Het plan lijkt bedoeld te zijn om hem te laten groeien

Op het moment dat Peter dit hoort, kan hij met een positieve blik naar het plan kijken. Het plan blijkt bedoeld te zijn om hem te helpen groeien; niet verbeteren, maar ontwikkelen. Peter en zijn werkgever spreken af om het daarom geen verbeterplan te noemen, maar een ontwikkelplan.

Daarnaast komen zij tot een concreet tijdspad waarin Peter kan toewerken naar de positie van manager. Ze zijn blij dat ze naar elkaar hebben geluisterd, elkaar weer gevonden hebben en weer vol vertrouwen een gezamenlijke toekomst ingaan.