De kantoortuin: ja of toch nee?

De kantoortuin: een onderwerp dat de afgelopen weken veel aandacht heeft gekregen. Want waar dit een paar jaar geleden hip, open, informeel, onderlinge communicatie-stimulerend, niet-hiërarchisch en praktisch was, blijkt het nu een van de oorzaken te zijn van de vele burn-outs.

Medewerkers kunnen zich slecht concentreren, zijn continu afgeleid, vinden geen focus en zijn met van alles bezig behalve hun werk.

Tel daar nog de externe prikkels bij op als binnenkomende mail, appjes en het checken van je social media, en je bent zo het grootste deel van de dag verder zonder werkelijk gewerkt te hebben.

Maar kunnen we de kantoortuin wel de schuld geven van de grootste oorzaak van verzuim, de burn-out? En heb je een kantoortuin, moet je dan weer per direct terug naar de hokjes?

Of moeten we misschien wel onze mindset aanpassen binnen de kantoortuin en afspraken met elkaar maken?

Laten we eens inzoomen op de voor- en nadelen van de kantoortuin.

De kantoortuin en de klachten

In ons nieuwsartikel over de kantoortuin las je al dat een kantoortuin leidt tot vermoeidheid en concentratieverlies.

De KRO-NRVC heeft bij hun programma ‘De Monitor’ een rondvraag gedaan onder ruim 90 leden van de NVAB, de Nederlandse Vereniging voor Arbeids- en Bedrijfsgeneeskunde. Meer dan 90 procent van de ondervraagde leden geeft aan dat de kantoortuin een van de oorzaken is van hun verzuim.

De klachten die medewerkers hebben door de kantoortuin zijn voornamelijk geluidshinder en concentratieverlies. Te veel prikkels en gebrek aan privacy zijn ook veelgehoorde klachten.

Ervaar je deze punten ook als negatief – want dat is voor elke medewerker persoonlijk – dan is de kans groot dat dit zich uit in vermoeidheid, stress en hoofdpijn. Zaken die natuurlijk absoluut niet bijdragen aan het voorkomen van een burn-out.

Ook geven bedrijfsartsen aan dat de re-integratie van medewerkers veel moeizamer verloopt wanneer ze moeten re-integreren in de kantoortuin. Dit zegt natuurlijk ook al veel.

De kantoortuin dan maar afschaffen?

Moeten we al deze zaken voor waarheid aannemen? Schuiven we echt alles af op de kantoortuin? Reduceert het verzuim zich aanzienlijk wanneer een organisatie weer overstapt van kantoortuin naar kleinere werkplekken?

Dit hoeft niet per se en niet direct, maar het is wel belangrijk om goede afspraken te maken. Denk aan:

• Stilteruimte
• Vragen aan collega’s via de chat stellen in plaats van door de ruimte roepen
• Op bepaalde uren van de dag mag er niet gepraat of gebeld worden
• Bellen doe je in de speciale belruimte
• Goede ventilatie en klimaatbeheersing in een kantoortuin

Wat je ook vindt van alle commotie en klachten rondom de kantoortuin, het is hoe dan ook goed om deze wel serieus te nemen. De klachten komen ergens vandaan en het is een feit dat we tegenwoordig veel meer prikkels hebben dan voorheen.

Speklé, lid is van de adviesraad van Human Factors NL zegt hierover: “In een open kantooromgeving moet een vast aantal concentratieplekken per zoveel werknemers worden vastgelegd. Net als dat je per zoveel werknemers een vast aantal toiletten moet hebben. Het is belangrijk dat mensen kunnen werken op een plek waar ze willen werken en dat ze zich niet gevangen voelen in een grote ruimte. Als mensen zelf kunnen kiezen hoe ze hun werk inrichten, heeft dat een hele positieve invloed”.

Maar ligt het wel aan de kantoortuin?

Maar er zijn ook andere geluiden over de kantoortuin die vooral ingaan op de vraag die wij in dit artikel ook stellen: Is het echt de schuld van de kantoortuin?

Zo geeft Bob Zeegers, directeur bij HR Navigator aan: “De kantoortuin is vast niet de meest ideale ruimte om in te werken, maar dat geldt ook voor een fabriek of een kleine kamer met die altijd zeurende collega. Als je overprikkeld bent door je veeleisende baas, zeurende collega’s, je te hard pratende sales-collega of door de achttien tabbladen die je de hele tijd open hebt staan, dan wordt het tijd om even na te denken. Want is het écht de schuld van de kantoortuin? Of ben je overprikkeld door al het andere?”

Bob ziet in de praktijk dat medewerkers soms op drie schermen tegelijkertijd werken, waar behalve het ‘echte werk’ ook de hele dag allerlei externe social media kanalen openstaan: van Whatsapp, Instagram, Facebook en YouTube tot interne chat functies zoals Slack.

Op het scherm waar het ‘echte werk’ op wordt gedaan, staan volgens Bob ook nog eens een hele rits tabbladen open. “En dan is er ook nog de telefoon op je bureau die de hele dag ongevraagd notificaties op je afvuurt. Niet gek dat je dan overprikkeld bent. Wanneer is eigenlijk de laatste keer dat je tien minuten op een bankje in de natuur hebt gezeten en voor je uit hebt gestaard?”, aldus Zeegers.

Is het dus werkelijk de kantoortuin die zorgt voor geen focus, vermoeidheid en slechte concentratie? Of is die kantoortuin de druppel die de emmer doet overlopen? De emmer die gevuld is met alle externe prikkels waar we maar moeilijk afstand van kunnen nemen gedurende de dag?

Meer focus, concentratie en minder vermoeidheid

Of het nu komt door de kantoortuin of niet, het feit is dat we overprikkeld zijn en hierdoor sneller een burn-out krijgen.

Laten we daarom eens kijken naar mogelijke oplossingen die alle externe prikkels in toom houden, inclusief de tegenwerpingen op deze oplossingen.

Geef een werktelefoon
Veel organisaties betalen – een deel – van de telefoonkosten van hun medewerkers, omdat ze deze telefoon ook zakelijk gebruiken.

Maar je kunt er ook voor kiezen om in plaats van geld, een werktelefoon te geven. Eentje die alleen voor het werk gebruikt mag worden. Maak er geen keuze van “wil je een vergoeding of een werktelefoon?”, maar maak het standaard.

Natuurlijk kun je iemand niet verbieden om de privételefoon thuis te laten of uit te zetten gedurende werktijd, maar je kunt medewerkers wel voorlichten en bewust maken hierover.

Zorg voor voldoende stilteruimtes
Een stilteruimte is een plek waar je in stilte werkt. Hier mag je niet praten of bellen en alle telefoons staan op stil. Ook trillende telefoons zijn uit den boze. Stil is stil en hier ‘moet’ geconcentreerd gewerkt worden. De hele tijd in- en uitlopen is ook niet de bedoeling. De regels die hier gelden zijn streng en strikt.

Maar er is een groot nadeel aan stilteruimtes. Dit zijn namelijk extra werkplekken, bovenop de huidige werkplekken. Nu werken we voor het grote deel op flexwerkplekken en moet je je bureau verlaten en beschikbaar stellen wanneer je naar een stilteruimte gaat. Maar dit doen we niet graag. We willen onze eigen plekje behouden en hier weer zitten als we terugkomen.

Sterker nog, uit onderzoek van PEAK-IT, uitgevoerd onder 1.080 medewerkers die regelmatig op kantoor werken, blijkt dat maar liefst zeven op de tien Nederlanders liever een vaste plek dan een flexibele werkplek heeft. Ondanks dat flexwerken de afgelopen jaren is doorgevoerd bij het merendeel van de kantoren in Nederland, blijken mensen voornamelijk behoefte te hebben aan vastigheid.

Behalve dat we gewoontedieren zijn en het liefst onze eigen plek hebben, inrichten en dit als ‘thuisbasis’ beschouwen, spelen ook de IT-voorzieningen een belangrijke rol hierin. In het onderzoek komen verschillende factoren naar voren die de productiviteit belemmeren. Zo geeft een derde van de respondenten aan zich slecht te kunnen concentreren op kantoor, doordat er te veel herrie is.

Maar niet alleen het geluid is een storingsfactor op kantoor. Ruim één op de drie werknemers kan regelmatig zijn werk niet goed doen doordat de IT-voorzieningen (hard- en/of software) niet goed werken.

Zet je koptelefoon op
Door het opzetten van je koptelefoon sluit je je af van je omgeving en de geluiden. Toch geeft maar liefst 47 procent van de Nederlandse medewerkers aan het storend te vinden dat collega’s oordopjes of koptelefoon dragen tijdens het werk om muziek te luisteren.

Dit blijkt uit onderzoek van XpertHR uitgevoerd onder 1.037 Nederlandse werknemers die 32 uur of meer per week werken.

Voornamelijk de oudere generatie lijkt moeite te hebben met dit gedrag. Van de groep vanaf 40 jaar vindt gemiddeld 52 procent het storend dat collega’s oordopjes dragen. De jongere generatie heeft er minder moeite mee. Van de groep tussen de 16 en 40 jaar heeft slechts een op de drie (35 procent) deze ergernissen.

Zorg dat de mail op twee vaste tijdstippen per dag binnenkomt
Een extreme regel die extreem goed werkt bij inmiddels al meerdere organisaties. Een grote afleider is namelijk de mail die binnenkomt.

Maar dit zou je niet moet willen. Je zou de mail pas moeten willen zien als je hier ruimte en tijd voor hebt. Door twee vaste tijdstippen te kiezen waarop de mail binnenkomt, faciliteer je je medewerkers in structuur. En twee keer op een dag, laten we zeggen om 10.00 uur en om 16.00 uur. Iedereen die tussen die tijdstippen mailt, is echt wel tevreden met een reactie binnen een paar uur. En zo niet? Dan wennen ze er maar aan.

Creëer wel duidelijkheid voor de zenders, door een automatische reply in te stellen: “Wij lezen en reageren op onze mail tussen 10.00 en 11.00 uur en aan het einde van de dag”.

Stel regels op
Regels zoals stilte-uurtjes, niet door de ruimte roepen met je vraag aan je collega drie bureau’s verder op, niet bellen in deze ruimte, zet het geluid van je telefoon uit, etc.

Verzin het maar, maar zorg er hoe dan ook voor dat de regels duidelijk zijn, gerespecteerd worden en een positieve invloed hebben op de hoeveelheid prikkels.

Dus, kantoortuin ja of toch nee?

De ene kantoortuin is de andere niet en ook de ene collega is de andere niet. Heb je een kantoortuin en behoud je deze, zoom dan eens met een architect in op de akoestiek, zuurstof en bewegingsruimte.

Ga met je medewerkers in gesprek over wat zij nodig hebben, waar ze behoefte aan hebben en stel regels op. Wees niet bang om rigoureuze regels op te stellen zoals de mailtijden of de werktelefoon, want één ding weten we zeker: teveel prikkels zorgen voor meer verzuim.

Ga je wel van de kantoortuin af? Wees dan niet bang dat collega’s elkaar niet meer weten te vinden. Want ondanks dat we ‘vroeger’ dachten dat de kantoor meer communicatie tussen medewerkers zou stimuleren, blijkt dit helemaal niet het geval.

Sterker nog, volgens de Volkskrant zijn medewerkers in de open kantoortuin juist meer digitaal met elkaar gaan communiceren en 70 procent minder ‘face to face’.

Waar sta (of zit) jij in de kantoortuin-discussie?