Als overtuigen leidt tot kortsluiting in een team

Column van Gemma Lammers, Management- en Organisatiecoach. Gemma schrijft over haar ervaringen met het counselen van management in bedrijven en organisaties.

Liesbeth is manager in de ouderenzorg, al 25 jaar. Heel lang en met heel veel liefde en plezier. Zorgen voor ouderen vindt ze fantastisch, ze voelt het als een natuurlijke roeping. Het aansturen van teams is haar altijd goed afgegaan. Liesbeth werd gezien als iemand waarbij je als medewerker altijd terecht kon.

Maar nu is ze moe. Heel moe. De laatste jaren hebben veel van haar gevergd en hun tol geëist. Sinds reorganisaties hun intrede hebben gedaan en veel ervaren personeel verdween, is er iets geknakt bij Liesbeth. Als leidinggevende heeft zij met lede ogen de processen aanschouwd waarbij fijne collega’s noodgedwongen vertrokken.

Aan de andere kant heeft Liesbeth veel energie gestoken in het opzetten van de nieuwe structuur in de veranderende organisatie. Hierin wilde ze met haar team zo goed mogelijk toekomstgericht werken.

Maar helaas, ze stuitte op weerstand en ontevredenheid van haar medewerkers. Want alles moest sneller en anders dan voorheen. Men zag daar absoluut de voordelen niet van in. Veel goede collega’s waren vertrokken, dus motivatie en betrokkenheid was sowieso een probleem.

In de gesprekken met Liesbeth heb ik met haar gekeken naar haar handelen als manager en wat bleek? Liesbeth was al maanden bezig het personeel ervan te overtuigen dat de situatie nu eenmaal was zoals ie was. Dat men dat maar beter kon accepteren en vooral naar de toekomst moest gaan kijken.

Er ontstond vervolgens ‘kortsluiting’ tussen Liesbeth en haar team. Dat uitte zich onder andere in gefrustreerd gedrag van Liesbeth zelf en medewerkers die achter Liesbeths rug over haar spraken. De sfeer verslechterde behoorlijk.

Liesbeth blijkt er eentje van de ‘oude stempel’ te zijn: schouders eronder en samen ervoor gaan

Tijdens onze eerste kennismaking hebben Liesbeth en ik onderzocht waar de pijn nou precies in zat. Liesbeth blijkt er eentje van de ‘oude stempel’ te zijn: schouders eronder en samen ervoor gaan. Ze was hoogst verontwaardigd over de negatieve houding van het personeel, zelfs boos en behoorlijk gefrustreerd. Ze miste saamhorigheid en begrip in haar huidige team.

Maar het team bleek nog helemaal niet klaar om in de nieuwe situatie aan de slag te gaan, laat staan dat ze er gemotiveerd van zouden raken. Hier is sprake van de curve bij veranderingen: open mind, open heart en open will. (zie Theory U van Otto Scharmer.)

Samen hebben we gekeken welke processen zich hier afspelen. We kwamen tot de conclusie dat beide partijen aan het strijden waren, maar elkaar niet konden bereiken. De medewerkers in het niet gehoord en gezien worden met betrekking tot “oud zeer” en Liesbeth die ver voor de troepen uitliep. Dat was confronterend voor haar, maar gelukkig kon ze ook lachen om haar eigen gedrag. Hierbij was het psychologisch inzicht in de fases ontkenning, boosheid, onderhandelen, testen en acceptatie belangrijk.

De medewerkers voelden zich niet gehoord met betrekking tot “oud zeer” en Liesbeth liep ver voor de troepen uit

We spraken af dat Liesbeth zich zou gaan proberen te verplaatsen in de onvrede van de medewerkers en te luisteren naar hen. Belangrijk daarbij was om hun gevoelens te erkennen. Pas als alles was uitgesproken en verwerkt, zou het team weer kunnen gaan bouwen. Liesbeth was opgelucht, want ze zag een uitweg uit de impasse die was ontstaan.

Daarna had ik nog enkele persoonlijke gesprekken met Liesbeth om haar te ondersteunen bij dit proces. Haar persoonlijk leiderschap werd hierdoor wat natuurlijker en ze stelde haar eigen verwachtingen naar zichzelf en het team bij. Zo werd er ontspanning en acceptatie gecreëerd over de huidige situatie. Er volgde een team-uitje waarbij ook ik een rol mocht spelen en we persoonlijke aandacht hebben geschonken door ieders kwaliteiten te ontdekken en te delen.

Inmiddels een half jaar later gaat het een stuk beter met Liesbeth en haar team. Liesbeth laat veel meer los en het team voelt zich serieus genomen door meer zelfsturend te kunnen functioneren.