Alles wat je als werkgever moet weten over ziekteverzuim en vakantie

Op vakantie wanneer je ziek bent, mag dit zomaar? Zomaar op vakantie gaan, mag natuurlijk geen enkele medewerker, dat doe je altijd in goed overleg. Maar wat zijn de regels rondom vakantie als je medewerker ziek is? Helemaal nu de vakantieperiode weer is aangebroken, is het als werkgever goed om te weten wat de verzuimregels zijn in combinatie met vakantie.

Want als je medewerker ziek is, houdt hij (of zij) dan het recht op vakantiedagen? Worden er nog wel vakantiedagen opgebouwd? Hoe zit het met het opnemen van deze vakantiedagen? Wanneer geef je wel of geen toestemming om op vakantie te gaan? Draagt een vakantie bij aan het herstel of juist niet?

Dit zijn allemaal belangrijke vragen die voor veel verwarring zorgen rondom vakantie en vakantiedagen bij verzuim. In dit artikel nemen we je mee in al deze vragen, zodat jij en je medewerkers zonder dit soort zorgen de vakantieperiode in kunnen gaan.

Opbouw vakantiedagen tijdens verzuim

Wanneer jouw medewerker bij (langdurig) verzuim recht heeft op loondoorbetaling, dan heeft hij ook recht op vakantiedagen. Hij bouwt in elk geval de wettelijke vakantiedagen* op. Het maakt daarbij niet uit voor hoeveel procent iemand is ziek gemeld. Je kunt afwijkende afspraken maken over de opbouw van de bovenwettelijke dagen. Soms staat dit in een CAO of in het personeelsreglement, maar je kunt hiervoor ook een afspraak maken in de individuele arbeidsovereenkomst.

*Dit is op jaarbasis vier maal de overeengekomen arbeidsduur per week.

Ben je, zoals in de Wet verbetering Poortwachter staat beschreven, na de wettelijke twee jaar niet meer verplicht om het loon te betalen? Dan stopt op dat moment ook het recht op de vakantiedagen automatisch.

Verlopen van deze vakantiedagen

De regel is dat je vakantiedagen per 1 juli na het jaar dat ze zijn opgebouwd vervallen. Zo vervallen bijvoorbeeld wettelijke vakantiedagen van 2018, wanneer een medewerker ze niet voor juli 2019 op heeft genomen. 

Wees alert en maak je medewerker er wel van bewust dat de opgebouwde vakantiedagen tijdens verzuim gewoon kunnen vervallen. De regels die hiervoor gelden voor iemand die gewoon werkt, zijn hetzelfde als voor iemand die ziek is.

De uitzondering hierop is wanneer een medewerker deze vakantiedagen niet heeft kunnen opnemen door bijvoorbeeld een langdurig verblijft in het ziekenhuis, of als hij medisch gezien (en aantoonbaar) écht niet in staat is om vakantie op te nemen.

Vakantie opnemen tijdens verzuim

Nu weten we dat een medewerker tijdens het verzuim gewoon vakantiedagen opbouwt en dat hij deze ook moet opnemen, omdat ze anders vervallen (wanneer hij hiertoe in staat is). Maar betekent dit ook dat je op vakantie mag tijdens verzuim? Of moet je bijvoorbeeld thuis blijven? Wat draagt bij aan het herstel en de re-integratie en wie bepaalt dit eigenlijk?

Het is natuurlijk niet zo dat je een medewerker die ziek is, kunt verplichten om tijdens de opgenomen vakantiedagen thuis te blijven. Hij zit al thuis… Wat je wel kan doen is de bedrijfsarts om advies vragen. De medewerker en de bedrijfsarts gaan dan met elkaar in gesprek over de vakantie. Op basis van dit gesprek adviseert de bedrijfsarts of deze vakantie een slim plan is, of dat hij verwacht dat deze vakantie juist níet bijdraagt aan het herstel. Dit advies van de bedrijfsarts wordt meestal overgenomen.

Zo is het natuurlijk niet slim om te gaan roadtrippen door Zuidoost-Azië tijdens je burn-out. Omdat jij als werkgever officieel helemaal niet weet wat de klachten van je medewerker zijn (hier mag je ook niet naar vragen), is het slim om deze verlofaanvraag via de bedrijfsarts te doen. Geeft de bedrijfsarts jou het advies (zonder de medische details) dat hij verwacht dat de vakantie niet bijdraagt aan het herstel, dan mag je de vakantie-aanvraag van je medewerker weigeren.

Vakantie aanvragen volgens de normale procedure

De medewerker dient de vakantie volgens de normale procedure aan te vragen. Gaat dit altijd in overleg met de leidinggevende, dan moet hij dit nu ook zo doen. Vaak is dit geen probleem, want de medewerker is toch al niet aan het werk. Maar door het aanvragen van vakantie op de normale manier, weet je zeker dat alles goed wordt geregistreerd.

Hoeveel vakantiedagen neem je op tijdens verzuim?

Werkt je medewerker normaal gesproken veertig uur per week, dan neemt hij gewoon deze uren vakantie op wanneer hij op vakantie gaat. Dus stel, hij gaat twee weken met vakantie (tien werkdagen), dan neemt hij tien werkdagen vakantie op. Het maakt niet uit of je medewerker 100 procent verzuimt of wel nog twintig uur per week werkt, dit staat los van het aantal vakantiedagen dat hij opneemt.

Dus stel, hij werkt twintig uur per week en de andere twintig uur van die week zijn verzuim-uren. Hij wil tien werkdagen (tachtig uur) vakantie opnemen. Dan neemt hij gewoon deze tachtig uur op.

Hier ontstaat nogal eens verwarring over, omdat je zou kunnen denken: ik hoef maar twintig uur per week vakantie op te nemen, want de overige twintig uur ben ik toch al thuis. Maar dit is dus niet het geval.

Hoeveel loon betaal je tijdens verzuim tijdens de vakantie?

Ook over het loon betalen tijdens verzuim tijdens de vakantie bestaat nogal eens verwarring. Want volgens de Wet verbetering Poortwachter betaal je op een gegeven moment minder dan 100 procent loon door tijdens verzuim. Dit kan variëren tussen de 70 en 90 procent van het normale loon.

Je zou verwachten dat je dit percentage ook tijdens de vakantie van je verzuimende medewerker moet betalen, maar dit is niet het geval. Tijdens de vakantie heeft je medewerker recht op 100 procent loon. Daarom betaal je bij het opnemen van vakantiedagen tijdens verzuim, wel 100 procent van het loon van deze medewerker.

Gaat je medewerker de helft van de maand op vakantie tijdens verzuim, dan betaal je de helft van de maand 100 procent van het loon en de andere helft betaal je het lagere percentage aan loon.

Maar wat gebeurt er dan met al deze regels wanneer je medewerker tijdens de vakantie ziek wordt? Dit is een hele andere situatie en hiervoor gelden andere regels. 

Ziekmelding tijdens vakantie, wat mag je als werkgever wel en wat niet?

Ziek tijdens de vakantie: het overkomt elke organisatie wel een keer dat ze te maken heeft met een medewerker die zich tijdens de vakantie ziek meldt. Helemaal nu de zomervakantieperiode weer is aangebroken en veel medewerkers langere tijd verlof opnemen, is de kans op een ziekmelding tijdens de vakantie groter. 

Het is natuurlijk heel vervelend voor medewerkers om ziek te zijn tijdens de vakantie. Want na een jaar noeste arbeid verdient iedereen natuurlijk een paar weken ontspannen vakantie. Een periode om uit te rusten, bij te komen, vooral níet met werk bezig te zijn en vooral lekker genieten.

Juist in de vakantie ziek worden, daar kiest niemand voor. Of het nu door die Bali belly komt, een val met de scooter of gewoon thuis omdat je lichaam moet wennen aan de rust. Ziek is ziek, ook tijdens de vakantie. Spreek goed met je medewerkers af wat dan de spelregels zijn, dan weet iedereen waar hij aan toe is.

Daarom is het handig om je alvast in te lezen in wat er van jou als werkgever verwacht wordt als je een ziekmelding ontvangt tijdens een vakantie. Wat zijn de verzuimregels tijdens vakantie? Wat mag je wel en wat mag je niet?

Vakantiedagen opnemen

Elke medewerker heeft het recht om vakantie op te nemen. Wettelijk gezien krijgen medewerkers vier keer de wekelijkse arbeidsduur als minimale vakantiedagen. Werk je veertig uur per week, dan heb je recht op twintig dagen vakantie.

Veel organisaties spreken met hun medewerkers af dat ze in goed overleg hun vakantiedagen kunnen opnemen. Het komt natuurlijk voor dat je met elkaar afspreekt dat je niet op vakantie gaat in de meest drukke periode, maar ook dan is is in goed overleg altijd best veel mogelijk.

Heb je in het personeelshandboek goed omschreven wat de afspraken en regels zijn over het opnemen van vakantie? Dat is wel handig om te doen, zodat je altijd kunt terugvallen hierop. Het is duidelijk voor iedereen en hiermee voorkom je dat medewerkers hun eigen regels gaan verzinnen. Of dat sommige medewerkers het wel voor elkaar krijgen om op bepaalde momenten vrij te krijgen en andere medewerkers niet.

Het is daarom altijd slim de regels rondom vakantie en het opnemen van vakantiedagen ergens te vast te leggen.

Ziek tijdens de vakantie

Dan gebeurt het volgende: je medewerker is met vakantie en op dag 4 (van de 10 vakantiedagen) krijg je een ziekmelding binnen. Wat doe je hiermee als werkgever? Wat mag je wel en wat mag je niet? En hoe zit het met de opgenomen vakantiedagen? 

We hebben een korte checklist voor je opgesteld, zodat je precies weet wat je moet doen, mag doen en niet mag doen bij een ziekmelding tijdens vakantie.

Volg de normale ziekmeldingsprocedure

Heeft de medewerker zich ziek gemeld volgens de normale ziekmeldingsprocedure? Dus voor een bepaald tijdstip bij de direct leidinggevende? Of via de telefoon bij HR? Als dit het geval is, dan is het helemaal prima. Is dit niet het geval, vraag je medewerker dan om dit alsnog even te doen.

Het klinkt voor jou of voor je medewerker misschien een beetje overdreven om dit te doen. Helemaal wanneer iemand ver weg in het buitenland in een andere tijdzone is, maar ook dan is het belangrijk om de normale ziekmeldingsprocedure te volgen. Je begint hierdoor op de juiste manier aan dit verzuimgeval.

Spreek af hoe je je medewerker kunt bereiken

Eigenlijk wijkt het verzuimprotocol tijdens vakantie niet veel af van de normale procedure. Je spreekt ook tijdens de vakantie af waar en hoe je je medewerker kunt bereiken, inclusief het ‘verpleegadres’. Geef deze contactgegevens ook door aan de arbodienst, zodat ook zij weten hoe ze contact kunnen opnemen met jouw medewerker.

Medische verklaring

Ondanks dat je je medewerkers erop vertrouwt dat ze zich alleen ziek melden tijdens de vakantie als ze ook echt ziek zijn, is het wel goed om hier een bewijs van te vragen. Vraag daarom of je medewerker een medische verklaring van de lokale dokter mee terug neemt.

Deze medische verklaring is het bewijs van echt ziek zijn, maar ook van hoe lang de ziekte heeft geduurd. Hierdoor bestaat er nooit twijfel of wantrouwen over de ziekmelding tijdens de vakantie.

Terug naar Nederland

Is de ziekte ernstiger dan een flinke griep of de Bali-belly, dan is het belangrijk dat de medewerker zo snel mogelijk terug naar Nederland komt. Dit moet natuurlijk fysiek en psychisch wel mogelijk zijn. Is de medewerker terug in Nederland, dan kan er een afspraak met de bedrijfsarts plaatsvinden.

Niet terug naar Nederland?

Maar wat als de medewerker door bijvoorbeeld een ziekenhuisopname in het buitenland niet terug kan keren naar Nederland?

Dan is het nog veel belangrijker dat de medewerker contact onderhoudt met de bedrijfsarts en waar mogelijk zijn medisch dossier al deelt. Zo kan de arbodienst al beginnen met de verzuimbegeleiding en jij weet 100 procent zeker dat het een legitiem langer verblijf is.

Beter melden volgens de normale ziekmeldingsprocedure

Ook het beter melden gaat volgens de normale ziekmeldingsprocedure. Is je medewerker door een griep vier dagen flink ziek geweest? Dan meldt hij zich na deze vier dagen weer beter en gaat zijn vakantie gewoon verder.

Door het beter melden volgens de normale ziekmeldingsprocedure heb je het dossier van dit kort verzuim compleet. Indien nodig voeg je hier bij terugkomst van de medewerker de bewijsstukken aan toe.

Wat er gebeurt er met de vakantiedagen tijdens ziekte?

De dagen dat je medewerker ziek was tijdens de vakantie worden geregistreerd als verzuimdagen en niet als vakantiedagen. Heeft je medewerker tien dagen vakantie opgenomen en is hij vier dagen ziek geweest? Dan worden er maar zes vakantiedagen geregistreerd. Dit moet je met terugwerkende kracht doen, omdat natuurlijk het volledig aantal vakantiedagen bij de verlofaanvraag al was geregistreerd.

Overleg met je medewerker hoeveel vakantiedagen uiteindelijk zijn opgenomen en welke periode als verzuimdagen is geregistreerd. Ook al regelt de medewerker dit zelf via zijn urenregistratie of Employee Self Service, zorg dat er geen enkele twijfel over bestaat. Dat voorkomt later een hoop gedoe.

Neem “ziek tijdens vakantie” ook op in het verzuimprotocol

Om voor iedereen duidelijk te hebben wat de regels zijn rondom ziek zijn op vakantie, is het aan te raden om dit op te nemen in je verzuimprotocol. Wijs een aantal keer per jaar op dit verzuimprotocol, zodat medewerkers hiervan op de hoogte zijn en blijven. Ook hiervoor geldt: door vooraf duidelijk de regels rondom ziekte op vakantie te beschrijven, krijg je er achteraf ook geen discussies over.

Wat mag je niet als werkgever?

Bij een ziekmelding tijdens de vakantie mag je dezelfde dingen niet, die je ook niet mag bij een ziekmelding tijdens werk. Zo mag je:

• NIET vragen wat je medewerker heeft
• WEL vragen:

• • Wanneer je medewerker verwacht weer beter te zijn
  • Op welk telefoonnummer en adres de medewerker te bereiken is
  • Of de medewerker onder een vangnetbepalingen (Ziektewet) valt (je mag NIET vragen onder welke bepaling)
  • Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid)