Zes veelgemaakte fouten bij het samenwerken met een arbodienst
Samenwerken met een arbodienst? Het blijft lastig voor veel organisaties. Zeker voor wat kleinere werkgevers, want die hebben natuurlijk niet zo vaak contact met de arbodienst. En als het dan een keer echt nodig is, bellen ze vaak te laat en weten ze niet zo goed welke vraag ze moeten stellen. Andere organisaties willen wel contact, maar krijgen vrij weinig terug van hun arbodienst. Weer andere organisaties hebben geen idee wat een succesvolle samenwerking nu eigenlijk inhoudt. Gelukkig zijn er ook organisaties die een fijne relatie hebben en succesvol samenwerken met hun arbodienst. Maar in welke categorie je ook zit, de kans is groot dat je wel eens een van deze zes fouten hebt gemaakt.
#1: Je schakelt de arbodienst te laat in
Het komt vaak voor dat organisaties te laat de arbodienst inschakelen wanneer ze met verzuim te maken hebben. Je denkt dat het misschien niet om lang verzuim gaat, dat je medewerker met een paar dagen rust wel weer aan het werk kan of je denkt er gewoon niet bij na. Maar het is juist slim om je arbodienst op tijd te informeren bij verzuim. Op deze manier leert de arbodienst je organisatie en de medewerkers ook beter kennen en krijg je ook eerder proactief advies om verzuim aan te pakken.
#2: Je schakelt de arbodienst niet in bij kort verzuim
Wat veel organisaties vergeten, is dat de arbodienst er niet alleen is om langdurig verzuim samen met je te regelen. Ze zijn er ook om je advies te geven en met je mee te denken over preventie van verzuim. Daarom is het ook goed om kort verzuim met je arbodienst te bespreken. Want kort verzuim leidt tot lang verzuim en het verloop van medewerkers. Bespreek deze situatie met je arbodienst en vraag om hun ervaringen. Zij hebben hier dagelijks mee te maken en geven je op basis van hun ervaring en expertise bij vergelijkbare organisaties advies.
#3: Je laat de arbodienst al het werk doen
Heb je je arbodienst eenmaal ingeschakeld bij een langdurig verzuimgeval? Dan zien we vaak dat werkgevers het initiatief en het werk volledig bij hen neerleggen. Hier heb je ze immers voor toch? Maar niets is minder waar. Jij als werkgever bent en blijft verantwoordelijk voor de medewerker die verzuimt en voor een goede en realistische re-integratie. Daarom is het belangrijk om continu met je arbodienst te blijven schakelen over de verzuimgevallen. Zij adviseren, jij neemt de beslissingen.
Door er bovenop te zitten voorkom je ook dat de arbodienst de verzuimgevallen links laten liggen. De Wet verbetering Poortwachter die het proces bij verzuim bepaalt, maar het liefst wil je niet zes weken wachten tot je medewerker een vervolggesprek heeft bij de bedrijfsarts. In deze zes weken ben je de medewerker namelijk kwijt en is de kans op terugkeer in deze weken heel klein. Door met je arbodienst in overleg te blijven en er tijd in te steken, mag je ook van hen verwachten dat zij hun best voor je doen.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
#4: Je spreekt je verwachtingen niet uit
En met deze verwachtingen gaat het ook vaak mis. Spreek jij uit wat je van de arbodienst verwacht? Bespreek je dit met hen? Veel organisaties doen dit niet. Enerzijds omdat ze geen idee hebben wat ze mogen verwachten, anderzijds omdat ze ervan uitgaan dat het wel goed komt. Maar in beide gevallen is het des te belangrijker dat je je verwachtingen voor de samenwerking wel uitspreekt. En weet je niet wat deze zijn, bespreek dit dan ook. Vraag advies van de arbodienst, maar vraag ook advies aan vergelijkbare organisaties.
Door duidelijkheid te creëren in de samenwerking en de verwachtingen uit te spreken, weten jullie beide goed waar je aan toe bent binnen deze samenwerking. En komen de verwachtingen dan toch niet uit? Dan heb je een hele goede insteek om het gesprek hierover aan te gaan.
#5: Alles draait om geld
De kosten voor de samenwerking met een arbodienst liggen aan de vorm waar je voor hebt gekozen. Heb je een all-in abonnement, wat al gauw 140 euro per medewerker per jaar kost, dan hoef je weinig extra kosten te verwachten. Je weet precies wat je jaarlijks kwijt bent aan je arbodienst.
Maar veel organisaties kiezen niet voor deze vorm. Vaker wordt er gekozen voor een basiscontract op basis van verrichtingen , waarbij je gaat betalen voor iedere verrichting van de bedrijfsarts, casemanager en andere professionals. Het basisbedrag is een paar tientjes per medewerker per jaar en hiermee ben je aangesloten op het verzuimregistratiesysteem.
Hét grote nadeel van een verrichtingencontract is jouw drempel om de arbodienst in te schakelen, je krijgt immers direct een factuur. Gevolg is dat de arbodienst vaak te laat wordt ingeschakeld. Daarnaast zal de arbodienst zich per definitie reactief opstellen en je nooit echt goed leren kennen, wat de samenwerking en het succes natuurlijk niet ten goede komt.
Gemiddeld geven werkgevers overigens elk jaar ongeveer 100 euro per medewerker uit aan arbozorg. Dus eigenlijk kun je beter voor een all-in abonnement kiezen. Wil je je ook over de loonschade die je als werkgever hebt bij verzuim geen zorgen maken? Dan verzeker je tegen verzuim.
#6: Je evalueert je samenwerking niet
Een andere veelgemaakte fout is dat je de samenwerking aan het einde van het jaar niet evalueert. En dit is echt zonde. Want de kans is groot dat je redelijk wat geld kwijt bent aan de arbodienst en nog veel meer aan het verzuim zelf. Dan wil je er ook wel voor zorgen dat je alles uit de samenwerking haalt toch? Stel jezelf daarom deze vragen:
- Wat verwachtte je van de samenwerking?
- Wat ging goed en wat ging minder goed?
- Wat had je liever anders gezien?
- Wat wil je zelf doen en wat wil je vooral uitbesteden aan de arbodienst?
- Past het verzuimprotocol en de huidige contractvorm met de arbodienst nog? Wil je compleet ontzorgd worden of zoveel mogelijk zelf doen?
- Verwacht je een proactieve houding of wil je liever zelf aangeven wanneer je iets nodig hebt?
Bespreek jouw antwoorden met de arbodienst. Sta natuurlijk ook open voor hun evaluatie en feedback. Dit versterkt de samenwerking alleen maar.
