De beste casemanager
voor je organisatie?
- Vergelijk gratis 45 casemanagers
- Persoonlijk advies van dé arbo experts van Nederland
- Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
- Snel 3 offertes van de beste aanbieders
🌶️ in je HR)
Alles wat je wilt weten over de casemanager
Wanneer één van je medewerkers langdurig ziek is, volg je de verplichte stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter. Dit stappenplan stimuleert dat iedereen er alles aan doet om herstel te bevorderen en verzuim te beperken. Eén van deze stappen is het aanstellen van een casemanager. Omdat het voor iedereen van belang is dat de medewerker zo snel mogelijk re-integreert, is het belangrijk om een goede casemanager aan te stellen.
Maar wat is een goede casemanager? Hoe stel je deze aan? En wat kun je van deze persoon verwachten? Wij zetten het voor je op een rij op deze pagina.
Heb jij na het lezen van deze pagina toch nog vragen over de casemanager of andere HR-uitdagingen, twijfel niet om contact met ons op te nemen.
- Inhoudsopgave aan het ophalen...
Wat is een casemanager?
Kort gezegd is de casemanager de persoon die zorgt dat iedereen doet wat hij moet doen als er sprake is van ziekteverzuim. De casemanager bewaakt het proces, houdt contact met de zieke werknemer, de werkgever en eventuele andere betrokkenen, zoals de bedrijfsarts. Ook ziet hij of zij erop toe dat alle stappen in de re-integratie op tijd en volgens de wet worden uitgevoerd. De rol van casemanager is in de praktijk een breed begrip, dat per situatie invulling op maat nodig heeft.
Welke soorten casemanagers zijn er?
Omdat deze rol de laatste jaren enorm is veranderd, leidt het begrip ‘casemanager’ voor veel werkgevers tot verwarring. Wij leggen je graag uit hoe het nu precies zit, welke soorten casemanager er zijn en hoe je komt tot de beste aanpak voor jouw organisatie.
Leidinggevende als verzuimbegeleider
Vaak wordt de leidinggevende benoemd als casemanager om de verzuimsituatie te begeleiden en de gesprekken met de zieke medewerker te voeren. Hij wordt dan feitelijk de verzuimbegeleider. Gelukkig hebben de meeste leidinggevenden niet zo vaak met lang verzuim te maken. Maar, dit betekent vaak ook dat zij niet de juiste kennis in huis hebben om een complexe verzuimsituatie te begeleiden, alle externe partijen aan te sturen en een UWV-proof dossier op te bouwen op basis van alle juridische regels en procedures. Een griepje is natuurlijk geen probleem, maar wat doe je met iemand die langdurig uitvalt en waarbij ook nog eens sprake is van allerlei privé-problemen? Dan wordt het al lastiger. Maar is ook een andere reden waarom de leidinggevende beter geen casemanager moet zijn. Uit onderzoek blijkt namelijk dat in 50 procent van de gevallen dat de leidinggevende de aanleiding is van het verzuim. Lees ook ons artikel ‘Dood eigen regie bij verzuim is een zegen‘.
HR-afdeling inschakelen
Daarom wordt bij langdurig verzuim ook vaak de HR-afdeling ingeschakeld. Die heeft vanuit haar rol vaker met verzuim te maken en kunnen hier dan beter in adviseren dan leidinggevenden. Maar omdat elke lang verzuimcasus uniek is, vereist dit eigenlijk vaker wel dan niet gespecialiseerde expertise. Een HR-adviseur heeft meestal ook niet voldoende kennis voor een optimale begeleiding van dit complexe verzuim.
Externe casemanager
Aangezien een HR-adviseur meestal niet voldoende kennis heeft voor optimale begeleiding van complex verzuim, is het aan te raden om ook altijd met een externe casemanager te werken bij lang verzuim. Deze heeft dagelijks met verzuim te maken en kent alle regels, wetten en procedures. Grote werkgevers (1000+) hebben deze regelmatig op de loonlijst staan. Kleinere werkgevers huren ze meestal in. Dit kan bij de arbodienst, maar je kunt deze deskundige ook rechtstreeks inhuren.
Casemanager taakdelegatie
De vierde soort casemanager is de casemanager taakdelegatie. Door schaarste aan bedrijfsartsen worden deze casemanagers tegenwoordig eerder in het verzuimproces ingezet. Zij voeren gesprekken met de medewerker over het verzuim en lichten vervolgens de bedrijfsarts hierover in. Op basis daarvan bepaalt de bedrijfsarts de beste route naar werkhervatting (de re-integratie) en blijft hij of zij eindverantwoordelijk als medisch specialist. Dit maakt het mogelijk om sneller te schakelen in het proces en de juiste route naar werkhervatting efficiënter uit te stippelen. Alleen bij deze taakgedelegeerde rol mag de casemanager inzicht hebben in de medische gegevens van de medewerker.
Een specifieke invulling van deze gedelegeerde rol is de medische casemanager. Deze professional onderhoudt namens de bedrijfsarts contact met de zieke medewerker, maar vormt zelf geen oordeel over de arbeidsongeschiktheid. Die rol is nadrukkelijk voorbehouden aan de bedrijfsarts zelf.
De diverse casemanagers
De casemanager kan dus verschillende rollen hebben en bestaat uit verschillende personen:
- De leidinggevende als de verzuimbegeleider en contactpersoon naar de medewerker
- De procesbegeleider binnen je organisatie die ervoor zorgt dat alle stappen op tijd en op de juiste manier worden uitgevoerd (vaak HR of toch ook de leidinggevende)
- De proces-casemanager (vaak vanuit de arbodienst), die ook jou als werkgever begeleidt en adviseert over het verzuim en het proces
- De casemanager taakdelegatie (altijd vanuit de arbodienst), die namens de bedrijfsarts binnen het medische domein contact heeft met je medewerker
Al met al kunnen we zeggen dat de eerste drie soorten casemanagers procesgericht werken, ter ondersteuning van de werkgever. Ze zijn verantwoordelijk voor een adequaat proces, een voorspoedig herstel en een duurzame terugkeer van de medewerker. Hierbij zorgen ze ervoor dat het opgestelde plan van aanpak naar re-integratie wordt uitgevoerd, het hele proces in de gaten wordt gehouden en dat zij het eerste aanspreekpunt zijn voor de medewerker.
De casemanager, die werkt onder taakdelegatie. Hij of zij werkt als verlengde arm van de bedrijfsarts en heeft een medische rol binnen het verzuimproces. Deze rol richt zich dus niet op het proces, maar op de medische beoordeling en communicatie daarover met de medewerker.
Overkoepelend hebben beide casemanagers een informerende en adviserende rol naar jou als werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst. En wanneer het nodig is kan hij of zij bemiddelen tussen alle partijen. De casemanager heeft dus een uitgebreide rol, waar kennis van en ervaring met verzuimprocedures noodzakelijk zijn, gezien de complexiteit van deze situaties.
Hoe stel je een casemanager aan?
De werkgever bepaalt samen met de ondernemingsraad (OR) wat een adequate verzuimaanpak is, hoe de interne rollen worden verdeeld en welke arbodienstverleners worden ingeschakeld. Hiermee is in principe ook duidelijk wie de casemanager is. Maar let op, want wettelijk gezien moet de medewerker instemmen met de keuze van de casemanager. Leg daarom bij uitval altijd opnieuw aan de medewerker uit wie welke rol heeft in de verzuimbegeleiding en wat de medewerker van iedereen mag verwachten. Zoals gezegd wordt de direct leidinggevende vaak aangesteld als casemanager bij verzuim. Hij of zij weet meestal het meest over de situatie, de medewerker en de werkomgeving. In veel gevallen is deze begeleiding voldoende: 70% van de zieke medewerkers is binnen een week weer hersteld.
Opschalen bij langdurig of complex verzuim
Wanneer het verzuim langer aanhoudt, is het verstandig om op te schalen naar iemand met meer ervaring in verzuimbegeleiding. Dit kan een HR-professional zijn, een interne casemanager of een casemanager via de arbodienst. Bij complexe verzuimsituaties is het aan te raden om een externe casemanager in te schakelen. Dankzij hun uitgebreide kennis en ervaring kunnen zij het re-integratieproces positief beïnvloeden. Zorg voor korte lijnen tussen de externe casemanager en jouw organisatie. Hoe beter de casemanager de organisatie kent en weet wat de mogelijkheden zijn, hoe effectiever het advies zal zijn.
Hoe herken je dan een goede casemanager?
Een goede casemanager sluit aan bij jouw organisatie en de situatie waarin je je bevindt. Hij schakelt tijdig met de bedrijfsarts, geeft helder advies en weet precies wat wel en niet tot zijn taken behoort. Bespreek vooraf hoe iemand werkt, wat je van elkaar mag verwachten en welke ervaring hij of zij heeft met verzuim. Maak daarnaast duidelijke afspraken over de contactmomenten en de onderwerpen die dan aan bod komen. Vraag gerust naar referenties en neem contact op met eerdere opdrachtgevers om een goed beeld te krijgen.
Als werkgever blijf jij verantwoordelijk voor het verzuimtraject. Jij moet zorgen dat je medewerker goed wordt begeleid én dat de samenwerking met betrokken partijen soepel verloopt. Hoewel het UWV het verzuimdossier pas beoordeelt bij een WIA-aanvraag, is het cruciaal om vanaf dag één, of liever nog eerder, alles goed op orde te hebben. Wij adviseren meestal om via je arbodienst een basiscontract met casemanager af te sluiten. Zo heb je de juiste ondersteuning direct beschikbaar wanneer dat nodig is.
Wil je hulp bij het maken van een keuze? We denken graag met je mee en doen je drie voorstellen die passen bij jouw situatie. Een gratis adviesgesprek vraag je hier aan.
Ik hoorde meteen dat de adviseur wist waar hij het…
Ik kon de adviseur altijd bellen met vragen, hij nam…
“Ervaren, enthousiaste en betrokken club! Fijn contact, goede afstemming en duidelijke terugkoppeling.”
Hoe kies ik de juiste casemanager?
Welke casemanager bij jouw organisatie past, hangt vooral af van wat je intern kunt en wilt doen.
- Vind je het belangrijk dat de casemanager jouw organisatie goed kent en adviseert over de verzuimsituatie? Kies dan voor een casemanager die zich richt op advies.
- Wil je iemand die goed is in het coachen en begeleiden van medewerkers? Ga dan voor een casemanager met focus op begeleiding.
- Liever iemand die procesmatig sterk is en precies weet wat er wanneer nodig is? Dan kies je voor een casemanager die gespecialiseerd is in procesmanagement.
- Wil je leidinggevenden beter leren signaleren en communiceren over verzuim? Kies dan voor een casemanager die inzet op versterking van communicatie en preventie. Deze ondersteunt door medewerkers en leidinggevenden te trainen in het voeren van effectieve gesprekken en vroegtijdig signaleren.
De juiste casemanager selecteren is ingewikkeld en tijdrovend, je doet het tenslotte niet elke dag. Met meer dan 100 leveranciers is het lastig kiezen. En hoe voorkom je dat je je laat misleiden door glanzende brochures en mooie verkoopverhalen?
Het laatste wat je wilt, is een aanbieder die jouw organisatie niet snapt of de verkeerde diensten levert.
HR Navigator hielp al meer dan 21.462 organisaties bij het vinden van een passende casemanager. Daarom weten we precies wat dienstverleners wel en niet te bieden hebben.
Hoe werkt HR Navigator?
Vind makkelijk en snel een casemanager die bij jou pastVeelgestelde vragen over een casemanager
Wat is het verschil tussen een bedrijfsarts en casemanager?
De bedrijfsarts houdt zich bezig met de medische kant van verzuim en is eindverantwoordelijk over de eindbeoordeling. Hij beoordeelt of je medewerker (on)geschikt is om te werken en geeft advies over wat jij kunt doen om de re-integratie te versnellen. Onder de taakdelegatie van de arts werken verschillende professionals, bijvoorbeeld een casemanager. Soms is de casemanager ook de schakel tussen medewerker en bedrijfsarts. Hij voert dan bijvoorbeeld een (telefonisch) gesprek met de medewerker over het herstel en koppelt dit terug aan de bedrijfsarts, die vervolgens het medische oordeel velt.
Daarnaast heb je de procescasemanager: de casemanager ondersteunt je bij het hele verzuimproces. Hij helpt met het invullen van de juiste formulieren, bewaakt de termijnen en zorgt dat je dossier op orde is. Zo weet je zeker dat je voldoet aan alle verplichtingen.
Wat kost een casemanager?
Wanneer je een basiscontract hebt bij je arbodienst waar de bedrijfsarts bij inzit, moet je denken aan zo’n 130 tot 160 euro per medewerker per jaar. Werk je met een zelfstandige bedrijfsarts, dan moet je rekenen op uurtarieven tussen de 170 en 230 euro. Omdat bedrijfsartsen schaars zijn, is het niet alleen steeds moeilijker om een goede bedrijfsarts te vinden, maar het tarief is de afgelopen jaren ook flink gestegen.
Wat mag de casemanager wel en niet vragen?
De verzuimbegeleider, HR, de proces-casemanager en andere niet-medische casemanagers mogen de medewerker NIET vragen wat de zieke medewerker heeft, of hij al bij de dokter is geweest of wat hij of zij denkt nog wel te kunnen. Je mag WEL vragen:
- Wanneer hij/ zij verwacht weer te kunnen werken;
- Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres de medewerker te bereiken is;
- Of er lopende afspraken en werkzaamheden overgedragen moeten worden;
- Of de werknemer onder een vangnetbepalingen (Ziektewet) valt (let op; je mag NIET vragen onder welke bepaling);
- Of het verzuim het gevolg is van een bedrijfsongeval;
- Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid).
De casemanager taakdelegatie mag de medewerker wél vragen wat hij/zij heeft, om dit vervolgens aan de bedrijfsarts door te geven. Deze medische casemanager heeft dezelfde geheimhoudingsplicht als de bedrijfsarts.
Een casemanager uit eigen organisatie of van buitenaf?
Beide gevallen zijn mogelijk. Een interne casemanager kent de organisatie en schakelt snel. Dit is bijvoorbeeld een HR-professional of een leidinggevende. Een externe casemanager is onafhankelijk en brengt vaak meer ervaring met zich mee en heeft kennis van complexere verzuimdossiers. Wat het beste past? Dat hangt af van verschillende factoren. Hoe complex is het verzuim? En hoe belangrijk is objectiviteit? Kijk goed naar wat je organisatie hiervoor nodig heeft.
Onze succesgarantie
HR Navigator is al sinds 2009 de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.
✓ 100% onafhankelijk
✓ Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland
✓ Alleen gecertificeerde aanbieders met een 8+ beoordeling
✓ Je wordt niet platgebeld
✓ Geen vriendjespolitiek of verborgen agenda’s
✓ Jouw gegevens zijn veilig
✓ 10x sneller dan zelf doen
✓ Wij helpen iedereen. Altijd!
✓ 21.462 klanten gingen jou voor
