De beste casemanager
voor je organisatie?
- Vergelijk gratis 45 casemanagers
- Persoonlijk advies van dé arbo experts van Nederland
- Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
- Snel 3 offertes van de beste aanbieders
🌶️ in je HR)
Alles wat je wilt weten over de casemanager
Wanneer één van je medewerkers langdurig ziek is, volg je de verplichte stappen uit de Wet Verbetering Poortwachter. Dit stappenplan stimuleert dat iedereen er alles aan doet om herstel te bevorderen en verzuim te beperken. Eén van deze stappen is het aanstellen van een casemanager. Omdat het voor iedereen van belang is dat de medewerker zo snel mogelijk re-integreert, is het belangrijk om een goede casemanager aan te stellen.
Maar wat is een goede casemanager? Hoe stel je deze aan? En wat kun je van deze persoon verwachten? Wij zetten het voor je op een rij op deze pagina.
Heb jij na het lezen van deze pagina toch nog vragen over de casemanager of andere HR-uitdagingen, twijfel niet om contact met ons op te nemen.
- Inhoudsopgave aan het ophalen...
Wat is een casemanager?
Kort gezegd is de casemanager de persoon die zorgt dat iedereen doet wat hij moet doen als er sprake is van ziekteverzuim.
Welke soorten casemanagers zijn er?
Omdat deze rol de laatste jaren enorm is veranderd, leidt het begrip ‘casemanager’ voor veel werkgevers tot verwarring. Wij leggen je graag uit hoe het nu precies zit, welke soorten casemanager er zijn en hoe je komt tot de beste aanpak voor jouw organisatie.
Leidinggevende als verzuimbegeleider
Vaak wordt de leidinggevende benoemd als casemanager om de verzuimsituatie te begeleiden en de gesprekken met de zieke medewerker te voeren. Hij wordt dan feitelijk de verzuimbegeleider. Gelukkig hebben de meeste leidinggevenden niet zo vaak met lang verzuim te maken. Maar, dit betekent vaak ook dat zij niet de juiste kennis in huis hebben om een complexe verzuimsituatie te begeleiden, alle externe partijen aan te sturen en een UWV-proof dossier op te bouwen op basis van alle juridische regels en procedures. Een griepje is natuurlijk geen probleem, maar wat doe je met iemand die langdurig uitvalt en waarbij ook nog eens sprake is van allerlei privé-problemen? Dan wordt het al lastiger. Maar is ook een andere reden waarom de leidinggevende beter geen casemanager moet zijn. Uit onderzoek blijkt namelijk dat in 50 procent van de gevallen dat de leidinggevende de aanleiding is van het verzuim. Lees ook ons artikel ‘Dood eigen regie bij verzuim is een zegen‘.
HR-afdeling inschakelen
Daarom wordt bij langdurig verzuim ook vaak de HR-afdeling ingeschakeld. Die heeft vanuit haar rol vaker met verzuim te maken en kunnen hier dan beter in adviseren dan leidinggevenden. Maar omdat elke lang verzuimcasus uniek is, vereist dit eigenlijk vaker wel dan niet gespecialiseerde expertise. Een HR-adviseur heeft meestal ook niet voldoende kennis voor een optimale begeleiding van dit complexe verzuim.
Externe casemanager
Daarom is het aan te raden om ook altijd met een externe casemanager te werken bij lang verzuim. Deze heeft dagelijks met verzuim te maken en kent alle regels, wetten en procedures. Grote werkgevers (1000+) hebben deze regelmatig op de loonlijst staan. Kleinere werkgevers huren ze meestal in. Dit kan bij de arbodienst, maar je kunt deze deskundige ook rechtstreeks inhuren.
De casemanager taakdelegatie
De vierde soort casemanager is de medische casemanager. Deze casemanager taakdelegatie heeft namens de bedrijfsarts contact met je medewerker, maar zal nooit zelf een oordeel vormen over de arbeidsongeschiktheid. Die rol is voorbehouden aan de bedrijfsarts zelf.
Vanwege de enorme schaarste aan bedrijfsartsen komt het steeds vaker voor dat de casemanager in de eerste fase van verzuim taken overneemt van de bedrijfsarts. Deze casemanager taakdelegatie voert gesprekken met de medewerker over het verzuim en licht vervolgens de bedrijfsarts hierover in. Op basis hiervan bepaalt de bedrijfsarts de beste route naar werkhervatting (de re-integratie) en de mogelijkheden en blijft hiermee eindverantwoordelijk als medisch specialist. Alleen bij deze taakgedelegeerde rol mag de casemanager inzicht hebben in de medische gegevens van de medewerker.
De diverse casemanagers
De casemanager kan dus verschillende rollen hebben en bestaat uit verschillende personen:
- De leidinggevende als de verzuimbegeleider en contactpersoon naar de medewerker
- De procesbegeleider binnen je organisatie die ervoor zorgt dat alle stappen op tijd en op de juiste manier worden uitgevoerd (vaak HR of toch ook de leidinggevende)
- De proces-casemanager (vaak vanuit de arbodienst), die ook jou als werkgever begeleidt en adviseert over het verzuim en het proces
- De casemanager taakdelegatie (altijd vanuit de arbodienst), die namens de bedrijfsarts binnen het medische domein contact heeft met je medewerker.
Al met al kunnen we zeggen dat de eerste drie soorten casemanagers verantwoordelijk zijn voor een adequaat proces, een voorspoedig herstel en een duurzame terugkeer van de medewerker. Hierbij zorgt hij ervoor dat het opgestelde plan van aanpak naar re-integratie wordt uitgevoerd, het hele proces in de gaten houdt en het eerste aanspreekpunt is voor de medewerker. De vierde casemanager werkt als verlengde arm van de bedrijfsarts.
Daarnaast heeft de casemanager een informerende en adviserende rol naar jou als werkgever en de bedrijfsarts of arbodienst. En wanneer het nodig is kan hij of zij bemiddelen tussen alle partijen. De casemanager heeft dus een uitgebreide rol waar kennis van en ervaring met verzuimprocedures noodzakelijk zijn, gezien de complexiteit van deze situaties en de juridische aspecten.
Wat mag de casemanager wel en niet vragen?
De verzuimbegeleider, HR, de proces-casemanager en andere niet-medische casemanagers mogen de medewerker NIET vragen wat de zieke medewerker heeft, of hij al bij de dokter is geweest of wat hij of zij denkt nog wel te kunnen. Je mag WEL vragen:
- Wanneer hij/ zij verwacht weer te kunnen werken;
- Op welk telefoonnummer en (verpleeg)adres de medewerker te bereiken is;
- Of er lopende afspraken en werkzaamheden overgedragen moeten worden;
- Of de werknemer onder een vangnetbepalingen (Ziektewet) valt (let op; je mag NIET vragen onder welke bepaling);
- Of het verzuim het gevolg is van een bedrijfsongeval;
- Of er sprake is van een verkeersongeval (regresmogelijkheid).
De casemanager taakdelegatie mag de medewerker wél vragen wat hij/zij heeft, om dit vervolgens aan de bedrijfsarts door te geven. Deze medische casemanager heeft dezelfde geheimhoudingsplicht als
Hoe stel je een casemanager aan?
De werkgever bepaalt samen met de OR wat een adequate verzuimaanpak is, hoe de interne rollen worden verdeeld en welke arbodienstverleners worden ingeschakeld. Hiermee is in principe ook duidelijk wie de casemanager is. Maar let op, want wettelijk gezien moet je medewerker het eens zijn met deze keuze. Leg daarom als een medewerker is uitgevallen nogmaals aan de medewerker uit wie welke rol heeft in de verzuimbegeleiding en wat de medewerker van iedereen kan verwachten.
Zoals gezegd wordt de direct leidinggevende vaak aangesteld als verzuimbegeleider. Hij of zij weet vaak immers het meeste over de situatie, de medewerker en de werkomgeving. Meestal is deze begeleiding afdoende en herstelt de medewerker snel. 70 procent van de zieke medewerkers zijn binnen een week al weer beter.
Maar als het onverhoopt langer duurt, is het te adviseren om op te schalen naar iemand met meer ervaring in het begeleiden van verzuimprocessen. Dit kan HR zijn, een casemanager die je in loondienst hebt of de casemanager van de arbodienst.
Bij complexere gevallen is het aan te raden om met een externe casemanager samen te werken. Deze casemanager zal zeker zijn uitgebreide kennis en ervaring inbrengen om het re-integratieproces op een positieve manier te beïnvloeden. Zorg vooral voor korte lijnen tussen deze casemanager en de organisatie. Want hoe beter de casemanager de organisatie kent en weet wat de mogelijkheden zijn, hoe effectiever hij kan adviseren.
Wat kost een casemanager?
Wanneer je een basiscontract hebt bij je arbodienst waar de bedrijfsarts bij inzit, moet je denken aan zo’n 130 tot 160 euro per medewerker per jaar. Werk je met een zelfstandige bedrijfsarts, dan moet je rekenen op uurtarieven tussen de 170 en 230 euro. Omdat bedrijfsartsen schaars zijn, is het niet alleen steeds moeilijker om een goede bedrijfsarts te vinden, maar het tarief is de afgelopen jaren ook flink gestegen.
Dus hoe herken je dan een goede casemanager?
Vanuit alle behoeften binnen de verzuimsituatie, ga je op zoek naar een casemanager die goed bij jou past. Maar hoe herken je nu een goede casemanager. Een goede casemanager sluit aan bij jullie behoeften en speelt in op de huidige verzuimsituatie. Advies geven, informeren, schakelen met de bedrijfsarts en proactief zijn op de verplichtingen en activiteiten, dragen bij aan een snel en effectief re-integratieproces. Ook weet een goede casemanager wat hij wel of niet mag vragen en wat bij bedrijfsarts ligt. Ga het gesprek aan over de werkwijze, over je verwachtingen en over zijn/ haar ervaring met verzuim. Schroom niet om bestaande klanten van de casemanager te bellen en de referenties te checken.
Jij als werkgever bent en blijft altijd eindverantwoordelijk bent voor de verzuimsituatie. Jij moet moet er voor zorgen dat je medewerker goed wordt begeleid en dat de partijen met wie je samenwerkt goed worden aangestuurd. Hoewel de verzuimdossiers uiteindelijk pas bij de WIA aanvraag worden beoordeeld door het UWV, is het natuurlijk van veel groter belang om het verzuim vanaf dag 0 (en het liefst nog eerder!) goed te begeleiden.
Daarom is het belangrijk dat je met mensen samenwerkt die hier veel ervaring in hebben en jou op een juiste manier kunnen begeleiden en adviseren. Wij adviseren organisaties dan ook vrijwel altijd om de drempel zo laag mogelijk te maken voor jezelf en om een basiscontract met ondersteuning van een casemanager af te sluiten bij je arbodienst. Op deze manier ben je in ieder geval goed voorbereid bij verzuimsituaties en staat de arbodienst ook echt voor je klaar als je hem nodig hebt.
Wil je van ons advies vanuit onze ervaring met casemanagers? Op basis van jouw behoeften kunnen we goed met je meedenken over wat het beste past en leggen we je dan ook nog drie opties voor. Een gratis adviesgesprek kun je hier aanvragen.
“Eerst wilden we zelf arbodiensten uitnodigen, maar de expertise van HR Navigator maakt ons veel slagvaardiger en bespaarde ons een hoop tijd.”
“Eerst ging ik zelf op zoek naar een nieuwe arbodienst, maar het verschil was bijna niet te zien tussen de vele aanbieders. Bij het eerste contact hoorde ik meteen dat onze adviseur Marco wist waar hij het over had.”
“Fijn. Neemt uitgebreid de tijd om je situatie te snappen en je te adviseren.”
Hoe kies ik de juiste casemanager?
Welke casemanagers het beste bij jouw organisatie passen, is vooral afhankelijk van de interne kwaliteiten. Wat kan en wil je zelf doen en wat wil je uitbesteden? Vind je het belangrijk dat de casemanager jouw organisatie goed kent en je goed kan adviseren over de verzuimsituatie? Kies dan een casemanager die zich richt op advies. Of wil je iemand die juist goed is in het coachen en begeleiden van de medewerker? Dan kun je beter kiezen voor een casemanager die zich richt op begeleiding. En als je liever iemand wilt die procesmatig sterk is en precies weet wat er op welk moment nodig is, dan kies je voor een casemanager die gespecialiseerd is in procesmanagement.
De juiste casemanager selecteren is ingewikkeld en tijdrovend. Het is immers niet iets wat je elke dag doet. Want hoe vind je een geschikte casemanager uit meer dan 100 leveranciers?
En hoe voorkom je dat je je laat misleiden door glanzende brochures of mooie verkoopverhalen? Want het laatste dat je wilt is een aanbieder die jouw bedrijf helemaal niet snapt of de verkeerde diensten aanbiedt.
HR Navigator hielp al meer dan 21.462 organisaties bij het vinden van een passende casemanager. Daarom weten we precies wat dienstverleners wel en niet te bieden hebben.
Hoe werkt HR Navigator?
Vind makkelijk en snel een casemanager die bij jou pastHoe het werkt?
Wij brengen eerst je wensen in kaart en selecteren daarna de drie best passende aanbieders. Hier vragen we uitgebreide informatie op.
Je ontvangt van ons een vergelijking inclusief 3 maatwerkoffertes en gaat zo goed voorbereid in gesprek met deze aanbieders. We helpen je ook om de juiste vragen te stellen. Zo kun je echt een onderbouwde keuze maken.
Gratis, snel en onafhankelijk
Bij HR Navigator vinden we dat jij recht hebt op gratis én 100% onafhankelijk advies bij het vinden van de beste dienstverlener voor jouw organisatie.
Hoe we dat doen? Heel simpel. Wanneer jij een dienstverlener kiest die wij hebben geadviseerd, ontvangen wij van hen een vergoeding. Die vergoeding is voor alle aanbieders hetzelfde. We doen dus niet aan vriendjespolitiek. Dankzij deze vergoeding kunnen we jou gratis en 100% onafhankelijk advies geven.
Jouw wensen staan dus altijd centraal en we selecteren alleen de bedrijfsartsen die bij jouw organisatie passen.
En last but not least. Jouw persoonlijke arbo-adviseur ondersteunt je tijdens het gehele selectieproces. Je kunt ons dus altijd bellen of mailen met alle vragen die je hebt.
Onze succesgarantie
HR Navigator is al sinds 2009 de grootste en enige 100% onafhankelijke HR-vergelijkingssite.
✓ 100% onafhankelijk
✓ Persoonlijk advies van dé HR-experts van Nederland
✓ Alleen gecertificeerde aanbieders met een 8+ beoordeling
✓ Je wordt niet platgebeld
✓ Geen vriendjespolitiek of verborgen agenda’s
✓ Jouw gegevens zijn veilig
✓ 10x sneller dan zelf doen
✓ Wij helpen iedereen. Altijd!
✓ 21.462 klanten gingen jou voor
