De voordelen van strategische personeelsplanning (spp)
Krapte op de arbeidsmarkt: een onderwerp dat komende jaren centraal staat voor veel organisaties. De economie is hersteld, medewerkers houden niet meer angstvallig vast aan hun vaste contract en er wordt weer volop van baan gewisseld. Voor werkgevers heeft dit voordelen én nadelen. Want met een groeiende economie is er meer ruimte voor groei, maar om deze groei te realiseren heb je goede mensen nodig. En dit is juist nu zo lastig door de krapte op de arbeidsmarkt.
We lezen dagelijks noodkreten van werkgeversverenigingen en brancheorganisaties. Lukt het scholen om voor elke klas een meester of juf te krijgen? Zijn er in de zorg voldoende handen aan het bed in de zomervakantie? De installateurs hebben onvoldoende technici en de groei in de autobranche staat onder druk omdat er niet voldoende vakmensen zijn. HR móet hiermee aan de slag. Niet alleen door creatieve recruitment en full focus op retentie, maar door op strategisch niveau te kijken naar de personeelsbehoefte op de lange termijn: strategische personeelsplanning.
Wat is strategische personeelsplanning?
Laten we eerst eens kijken naar wat strategische personeelsplanning (spp) is. Spp is geen manier om snel nieuwe medewerkers aan te trekken. Het is een instrument om de ontwikkelingen en behoeften in jouw medewerkersbestand te voorspellen. Dit doe je aan de hand van data. Data uit je eigen organisatie en data uit de markt. Je sluit hiermee volledig aan op de strategie van je organisatie, de dagelijkse praktijk en de toekomstverwachtingen. Het doel van spp is om te komen tot een optimale bezetting van medewerkers, op dit moment en in de toekomst. Deze kennis is cruciaal om in te spelen op alle ontwikkelingen en uitdagingen op het gebied van in,- door- en uitstroom.
Het verschil met re-actieve werving
Dit is dan ook direct het grootste verschil met re-actieve werving. Deze manier van werven is vaak minder strategisch doordacht, omdat er pas medewerkers worden aangetrokken als er een functie vrijkomt of wanneer er teveel werk is. Dit was in de jaren van de crisis geen probleem, omdat er vaak al te veel medewerkers waren. Ging er iemand weg, dan besloot je pas op dat moment of het wel nodig was om een nieuw iemand aan te nemen.
Wat levert strategische personeelsplanning op?
Zoals hierboven ook beschreven, in eerste instantie is spp ervoor om de ontwikkelingen en behoeften binnen je medewerkersbestand te voorspellen om hiermee een optimale bezetting van medewerkers te hebben. Dit geldt voor dit moment, maar dit geldt vooral voor de toekomst. Een groot deel van de banen van vandaag bestaan namelijk niet meer over 10 jaar. Spp zorgt ervoor dat je je personeelsbestand voorbereidt op het werk van morgen. Je speelt hiermee in op de verwachtingen van groei in je organisatie, marktontwikkelingen, de competenties die je nodig hebt om je organisatiedoelstellingen te blijven behalen en medewerkers die weggaan. Maar er zijn nog meer voordelen van spp:
Organisatiedoelstellingen en het HR-beleid
Je HR strategie en de hierbij behorende aantal medewerkers hang je op aan je organisatiedoelstellingen. Hiermee heb je goed zicht op de capaciteit en de competenties die je nodig hebt om je doelstellingen te behalen. Voor het inrichten van competentiemanagement wordt met spp een belangrijk onderdeel van je HR-beleid. Analyseer de huidige competenties bij de functies van nu en voorspel de competenties voor de functies van morgen. Hoe ga je ervoor zorgen dat je je huidige medewerkers met deze competenties binnenhoudt (denk aan beloningen en groeipaden) en hoe zorg je ervoor dat je nieuwe mensen aantrekt?
Het wordt steeds lastiger om de juiste mensen op het juiste moment je organisatie binnen te halen, spp biedt je de ruimte om hier op tijd mee te beginnen. Dit gaat niet alleen om het op tijd werven van mensen, maar juist om de langetermijnstrategieën zoals de juiste verdeling tussen flexkrachten en vaste krachten, het ontwikkelen van traineeships en samenwerken met opleidingen.
Door deze aspecten te integreren binnen je HR-beleid, sluit deze volledig aan op je organisatiebeleid en vind je meer synergie om de doelstellingen te behalen.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.462 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Vang de uitstroom van medewerkers op
Krapte op de arbeidsmarkt, zelfbewuste medewerkers, flinke concurrentie van andere organisaties, beter passende arbeidsvoorwaarden. Allemaal redenen voor een medewerker om sneller dan voorheen de overstap te maken naar een andere organisatie. Ga daarom niet pas beginnen met werven op het moment dat iemand de organisatie verlaat, maar speel nu al in op wat je verwachting aan uitstroom. Analyseer je eigen uitstroomcijfers van de afgelopen jaren en per functie, bekijk de cijfers vanuit de markt en houd HR trends en ontwikkelingen in de gaten. Hieruit maak je een realistische inschatting van de uitstroom, zodat je je wervingsbeleid hierop kan aanpassen. Denk hierbij ook aan creatieve manieren van werven, die ook op de lange termijn iets opleveren:
- Samenwerking met opleidingen
- Zelf opleidingstrajecten aanbieden
- Een groeitraject bieden aan huidige medewerkers
Houd kennis binnen ondanks de vergrijzing
De komende jaren krijgen we steeds meer te maken met vergrijzing en hiermee gaat er veel kennis en ervaring verloren. Deze uitstroom is natuurlijk te voorzien. Vanuit spp inventariseer je wanneer medewerkers door vergrijzing je organisatie verlaten, zodat je hier nu al kan inspelen. Neem ruim voordat deze medewerkers uitstromen nieuwe medewerkers aan en laat ze een flinke tijd naast en met elkaar werken, om het verlies in kennis tegen te gaan. Daarnaast is een praktische tip en een waardevolle aanvulling binnen je spp-beleid om te werken met gepensioneerden als coach voor je huidige medewerkers.
Het behouden van medewerkers
Spp gaat niet alleen om de in- en uitstroom van medewerkers. Het gaat ook het behouden van je huidige medewerkers. Wat hebben zij nodig om optimaal te presteren, hoe ziet hun ontwikkeling eruit en hoe sluit dit aan op de organisatiedoelstellingen. Past de ambitie en ontwikkelingsmogelijkheden van een medewerker binnen deze doelstellingen? Liggen jullie in de nabije toekomst nog steeds op een lijn? Maar ook vragen als hoe aantrekkelijk je bent als werkgever, welk beloningssysteem en secundaire arbeidsvoorwaarden je medewerkers binnenhoudt, zijn belangrijke vragen voor zowel de organisatie om je medewerkers goed te begeleiden in de loopbaan die zij ambiëren.
Zicht op de competenties
En doordat je vanuit spp naar de toekomst en wie je nodig hebt om je doelstellingen te blijven behalen, krijg je ook goed zicht op welke competenties hiervoor nodig zijn. Het draait daarom bij spp niet alleen om de aantallen medewerkers en zorgen dat je voldoende capaciteit hebt om het werk te doen. Het draait ook om het binnenhalen en binnenhouden van de juiste competenties. Bezitten je huidige medewerkers over deze competenties? Wat is er dan voor nodig om hen binnen te houden? Hebben je huidige medewerkers bepaalde competenties, kennis, ervaring of vaardigheden niet en kun je hen hier ook niet op ontwikkelen? Speel dan tijdig hierop in door mensen die hier wel over beschikken aan te nemen of te trainen.
De werkgever van nu en de toekomst werkt vanuit SPP
Het is tegenwoordig bijna onmogelijk om niet vanuit spp te werken. Spp geeft je als werkgever goed zicht op de toekomst, hoe je je doelstellingen behaalt, wie je hiervoor nodig hebt en welke competenties, vaardigheden en ervaring hiervoor nodig zijn. Maar het geeft je ook een goede positie op de arbeidsmarkt. Je hebt een visie en doelstellingen, welke je matcht op de ambities van medewerkers. Hierdoor ben je bewust bezig met medewerkers, hun krachten en ontwikkeling. En zoals je weet, goed werkgeverschap, loont altijd.
