Arbodiensten vergelijken? 10 vragen die je zeker moet stellen
Ben je arbodiensten aan het vergelijken? Dan ontdek je al snel dat veel arbodiensten op papier ongeveer hetzelfde aanbieden. Verzuimbegeleiding, toegang tot een bedrijfsarts, preventie, rapportages… check, check, check.
Maar daarmee weet je nog niet hoe de samenwerking er straks in de praktijk uitziet. Hoe snel kan een medewerker terecht? Krijg je steeds dezelfde bedrijfsarts? Wie bel je als een dossier vastloopt? En hoeveel ruimte heb je om de dienstverlening aan te passen aan jouw organisatie?
Juist daar zitten vaak de verschillen.
Daarom hebben we tien vragen verzameld die je zeker moet stellen wanneer je arbodiensten vergelijkt. Niet om nog meer vinkjes op je selectielijst te zetten, maar om door het verkoopverhaal heen te prikken en te ontdekken of een arbodienst écht aansluit bij jouw organisatie en visie.
Het uitgangspunt daarbij is simpel: jij houdt als werkgever de regie en de arbodienst en bedrijfsarts ondersteunen je daarbij.
Vraag 1: Hoe zien het basiscontract en de SLA van de arbodienst eruit?
Iedere werkgever moet beschikken over een basiscontract met een arbodienst of bedrijfsarts. Daarin staan de minimale afspraken over de arbodienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan toegang tot de bedrijfsarts, de mogelijkheid voor een werkplekbezoek, de second opinion en de klachtenprocedure.
Maar het wettelijke minimum vertelt je nog niet hoe goed de dienstverlening in de praktijk bij jouw organisatie past.
Vraag daarom ook naar de SLA (Service Level Agreement). Welke afspraken worden daarin gemaakt over bijvoorbeeld bereikbaarheid, reactietijden, spreekuren, rapportages en escalaties? En misschien nog belangrijker: is de SLA een standaarddocument of kun je afspraken aanpassen aan de behoeften van jouw organisatie?
Vraag dus niet alleen: *wat bieden jullie?* Vraag vooral: wat spreken we concreet met elkaar af?
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Vraag 2: Welke afspraken maak je met de bedrijfsarts?
Een goede samenwerking met een arbodienst staat of valt voor een belangrijk deel met de bedrijfsarts. Bespreek daarom vooraf wat je van de bedrijfsarts verwacht en hoe jullie met elkaar gaan samenwerken.
Hoe en wanneer kun je de bedrijfsarts bereiken? Welke afspraken maak je over terugkoppelingen? Hoe wordt er gehandeld als een dossier vastloopt? En welke rol heeft de bedrijfsarts bij preventie en advisering binnen jouw organisatie?
Vraag ook wie de werkzaamheden daadwerkelijk uitvoert. Krijgt een medewerker altijd een bedrijfsarts te spreken of wordt er ook gewerkt met andere professionals, bijvoorbeeld via taakdelegatie of onder supervisie? Dat hoeft op zichzelf geen probleem te zijn, maar je wilt vooraf wel weten wie wat doet en wie waarvoor verantwoordelijk is.
Leg belangrijke afspraken over de dienstverlening vast, zodat beide partijen weten wat ze van elkaar mogen verwachten.
Vraag 3: Is de arbodienst gecertificeerd en is de bedrijfsarts geregistreerd?
Vraag hoe de arbodienstverlening is georganiseerd en controleer of de juiste certificeringen en registraties aanwezig zijn.
Werk je volgens de vangnetregeling, dan sluit je een contract met één gecertificeerde arbodienst. Onder bepaalde voorwaarden kan een organisatie ook kiezen voor de maatwerkregeling. Het is daarom belangrijk om te weten welke situatie voor jouw organisatie geldt.
Vraag daarnaast wie jouw bedrijfsarts wordt en controleer de registratie van deze arts. Een bedrijfsarts is een medisch specialist en moet als zodanig geregistreerd zijn.
Laat je dus niet alleen vertellen dat er “artsen” of “arbo-artsen” beschikbaar zijn, maar vraag concreet: wie wordt onze bedrijfsarts en hoe is deze geregistreerd?
Vraag 4: Hoe ziet het netwerk voor interventies eruit?
Wanneer een medewerker ondersteuning nodig heeft bij herstel of re-integratie, kan een arbodienst een interventie adviseren. Denk bijvoorbeeld aan psychologische ondersteuning, fysiotherapie, coaching of een arbeidsdeskundig onderzoek.
Vraag daarom vooraf hoe het netwerk van de arbodienst eruitziet. Werken ze met vaste interventiebedrijven? Met zelfstandige professionals? Hoe worden deze partijen geselecteerd en beoordeeld?
En stel vooral ook deze vraag: ben je verplicht om gebruik te maken van het netwerk van de arbodienst?
Misschien werk je zelf al met goede partijen of wordt een bepaalde interventie via je inkomens- of zorgverzekeraar vergoed. Dan wil je niet pas tijdens een verzuimdossier ontdekken dat je weinig keuzevrijheid hebt.
Tip: controleer bij je inkomensverzekeraar en eventuele collectieve zorgverzekering welke interventies worden vergoed en welke voorwaarden daarbij gelden.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Vraag 5: Mogen we voorbeelden van rapportages en terugkoppelingen zien?
Een terugkoppeling van de bedrijfsarts kan inhoudelijk correct zijn, maar daar heb je als werkgever of leidinggevende weinig aan als niemand begrijpt wat de volgende stap moet zijn.
Vraag daarom vóór je een arbodienst kiest om geanonimiseerde voorbeelden van terugkoppelingen, re-integratieadviezen en rapportages.
Zijn ze helder geschreven? Is duidelijk wat een medewerker nog wél kan? Begrijpt een leidinggevende welke vervolgstappen nodig zijn? En is het advies praktisch genoeg om er daadwerkelijk mee aan de slag te gaan?
Houd daarbij rekening met de privacy van de medewerker. Een bedrijfsarts mag niet zomaar medische informatie delen met de werkgever. Een goede terugkoppeling respecteert die grens én geeft tegelijkertijd voldoende praktische informatie om de re-integratie goed te begeleiden.
Vraag 6: Hoe is de bereikbaarheid geregeld?
“Wij zijn goed bereikbaar” klinkt prettig tijdens een verkoopgesprek. Maar wat betekent dat precies?
Vraag daarom door.
Hoe snel krijg je antwoord op een vraag? Hoe snel kan een medewerker bij de bedrijfsarts terecht? Is er verschil tussen reguliere vragen en urgente situaties? Kun je de bedrijfsarts rechtstreeks benaderen als je een inhoudelijke vraag hebt over een dossier?
En hoe verloopt het contact: via telefoon, e-mail, een portaal of altijd via een centrale servicedesk?
Bereikbaarheid lijkt misschien een detail zolang er niets aan de hand is. Maar wanneer een re-integratietraject vastloopt, wil je niet drie dagen wachten voordat je iemand kunt spreken.
Maak “goed bereikbaar” daarom zo concreet mogelijk.
Vraag 7: Krijg je een vast contactpersoon?
Vraag niet alleen óf je een vast contactpersoon krijgt, maar ook **wie dat is**.
Is dat een accountmanager, casemanager, verzuimadviseur of iemand van de klantenservice? En waarvoor kun je bij deze persoon terecht?
Vraag daarnaast of je met een vaste bedrijfsarts werkt. Continuïteit kan belangrijk zijn: een bedrijfsarts die jouw organisatie, werkzaamheden en risico’s kent, hoeft niet bij ieder dossier opnieuw te ontdekken hoe de organisatie in elkaar zit.
Informeer ook hoe vaak je contact hebt met je vaste aanspreekpunt en of er periodiek overleg plaatsvindt over bijvoorbeeld verzuimontwikkelingen, preventie en opvallende patronen.
Een vast contactpersoon is pas echt waardevol als die persoon jouw organisatie kent én voldoende mogelijkheden heeft om iets voor je te regelen.
Vraag 8: Wat gebeurt er bij ziekte, vakantie of vertrek?
Je hebt een prettige bedrijfsarts en een goede vaste contactpersoon gevonden. Mooi. Maar wat gebeurt er als een van hen langdurig ziek wordt, op vakantie gaat of vertrekt?
Vraag hoe vervanging is geregeld.
Is er een vaste vervanger? Hoe snel kan deze persoon inspringen? Kunnen lopende dossiers zonder grote vertraging worden overgenomen? En wat gebeurt er met geplande spreekuren?
Vraag dit niet alleen voor de bedrijfsarts, maar ook voor andere belangrijke contactpersonen binnen de dienstverlening.
Continuïteit merk je vaak pas op het moment dat die ontbreekt. Juist daarom is het verstandig om hier afspraken over te maken vóórdat je de samenwerking aangaat.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
Vraag 9: Welke ervaring hebben jullie met onze branche, organisatie en risico’s?
“Ja hoor, we hebben veel ervaring in jullie branche.”
Prima. Maar vraag vooral even door.
Met welke vergelijkbare organisaties werkt de arbodienst? Welke functies kennen ze? Welke arbeidsrisico’s komen ze daar vaak tegen? En hoe gebruiken ze die kennis bij verzuimbegeleiding en preventie?
Een kantoororganisatie vraagt immers iets anders van een bedrijfsarts dan een productiebedrijf, zorginstelling of transportonderneming.
Kijk daarbij niet alleen naar verzuim. Een goede arbodienst denkt ook mee over het voorkomen ervan. Denk aan de risico’s uit de RI&E, preventief advies, PAGO en de samenwerking met de preventiemedewerker.
Vraag daarom om concrete voorbeelden. Dan ontdek je snel of “branche-ervaring” meer is dan een regel in een offerte.
Vraag 10: Mogen we bestaande klanten spreken?
Dit blijft misschien wel een van de eenvoudigste manieren om te ontdekken hoe een arbodienst écht werkt.
Vraag of je een paar bestaande klanten mag benaderen. Bij voorkeur organisaties die qua omvang, branche of vraagstukken enigszins vergelijkbaar zijn met jouw organisatie.
Vraag deze klanten niet alleen of ze “tevreden” zijn. Daar krijg je meestal weinig bruikbare informatie uit.
Vraag bijvoorbeeld hoe de bereikbaarheid in de praktijk is. Of afspraken worden nagekomen. Hoe snel problemen worden opgelost. Of medewerkers tevreden zijn over het contact met de bedrijfsarts. En hoe de arbodienst reageert als een samenwerking of dossier even níét soepel verloopt.
En stel tot slot de simpelste vraag:
Zou je opnieuw voor deze arbodienst kiezen?
Het antwoord daarop zegt vaak meer dan een uitgebreide referentiecase.
Zijn dit dan alle vragen die je moet stellen?
Nee. Sterker nog: we kunnen zonder veel moeite nog tien vragen bedenken.
Want hoe zit het bijvoorbeeld met taakdelegatie? De kosten die buiten het abonnement vallen? De second opinion? Preventieve dienstverlening? No-showtarieven? Indexaties? Opzegvoorwaarden? En wat gebeurt er eigenlijk als je na twee jaar helemaal niet tevreden bent en wilt overstappen?
Dat zijn onderwerpen waar arbodiensten behoorlijk van elkaar kunnen verschillen.
Genoeg voor een deel 2 dus.
Zelf arbodiensten vergelijken of hulp nodig?
De juiste arbodienst kiezen gaat uiteindelijk niet om de mooiste offerte of de langste lijst met diensten. Het gaat erom welke arbodienst past bij jouw organisatie, medewerkers, risico’s én bij de manier waarop je zelf de regie wilt voeren.
Wil je daar hulp bij? HR Navigator helpt organisaties graag bij het vergelijken en vinden van een passende arbodienst. We kennen de markt en helpen je om verder te kijken dan tarieven en verkooppraatjes, zodat je een keuze kunt maken die ook in de praktijk werkt.
Keuzestress? Vergelijk gratis de beste 45 arbodiensten
Jij vertelt wat je zoekt, wij regelen de rest
✓ De beste arbodiensten al voor je geselecteerd
✓ Enige onafhankelijke arbodienst vergelijkingssite
✓ Persoonlijk advies van dé arbo experts
✓ Meer dan 21.000 klanten
✓ Snel 3 offertes van de beste arbodiensten
