Test Verzuimsystemen 2010: onder de motorkap

Gebruiksvriendelijkheid is meer dan een goed schermontwerp. Hoe eenvoudig kun je de geregistreerde gegevens in managementrapportages gebruiken, hoe gemakkelijk kan ik gegevens uit andere systemen gebruiken in mijn verzuimsysteem en andersom. En last but not least: hoe bedrijfszeker is de applicatie? De focus vanuit techniek ligt dit jaar op deze aspecten.

User interface
De user interface is het ontwerp van de schermen: wat staat waar, maar ook de wijze waarop je door een systeem heen navigeert. Dit is vooral van belang voor de dagelijkse gebruiker. Een overzichtelijk en intuïtief te gebruiken systeem is prettig om mee te werken. De registratie van gegevens is daardoor van hogere kwaliteit. Vorig jaar hebben wij vraagtekens geplaatst bij een aantal aanbieders van verzuimsystemen als het gaat om die user interface. Dat men goed heeft geluisterd, blijkt wel uit de test van dit jaar.

Zowel PeopleOnline als VerzuimXpert hebben goed werk verricht aan ‘de zichtbare kant’van hun systeem. PeopleOnline had naar onze smaak te veel informatie op het scherm staan, waardoor het toch moeilijk werd door de bomen het bos te blijven zien. Dit jaar tonen zij een gestroomlijnde interface waarin de meeste relevante informatie wordt getoond. Toch blijft de interface niet het beste onderdeel van de ‘dienst’ PeopleOnline.

VerzuimXpert pakt uit met een geheel nieuwe interface. Niet spectaculair, maar wel duidelijk en gebruiksvriendelijk. Zij werken steeds meer met wizards om gegevens vast te leggen in plaats van ‘plat’ informatie registreren. Ook dat komt de kwaliteit van de geregistreerde gegevens ten goede. VMplus deed wat minder werk, maar heeft wel een paar kritiekpunten opgelost. Toch blijft het een ietwat rommelige interface.

i-Signaal heeft vooral met VerzuimSignaal Lite (dat zeker geen betrekking heeft op de functionaliteit, maar meer op snelheid en ‘lichtvoetigheid’) een zeer goede interface. Dossier Manager blijft strak, overzichtelijk, zakelijk en ‘gewoon’. Gewoon goed zeg maar. Als we kijken naar de aanbieders die dit jaar debuteren in de test, dan verrast vooral PreAct met een zeer goed verzorgde, intuïtieve interface. Maar ook Companion levert een overzichtelijke interface met handige ‘timeline’. Deze laatste is vooral ook qua rapportage inhoud en juridische kennis van het verzuimdomein goed bezig!

Gegevensuitwisseling
Als je wat verder nadenkt over het registreren van gegevens, dan lijkt het interessant om gegevens maar eenmaal te hoeven vastleggen. Waarom zou ik de medewerkergegevens zowel in het personeelssysteem als in het verzuimsysteem onderhouden? Dat vraagt toch om problemen? Bovendien, als een medewerker ziek is, dan heeft dat mogelijk consequenties voor zijn salarisstrook en moet dat verzuim dus ook in het salarissysteem geregistreerd worden. Maar wat nu als een ziekmelding met terugwerkende kracht wordt geregistreerd? Met alle aanbieders is gesproken over de “koppelingen”, zoals dat meestal wordt genoemd. Elke aanbieder biedt ook een koppeling aan. Als we wat verder inzoomen, dan zijn de nieuwkomers wat dit betreft (begrijpelijk) het minst ver. Er wordt wel een import en export van gegevens ondersteund, maar van een echte gegevensuitwisseling is geen sprake. Als beste scoort VerzuimSignaal die voor dit doel een speciaal gereedschap heeft ontwikkeld: een dashboard waarmee alle koppelingen worden beheerd en gemonitord.Ook VerzuimXpert heeft veel ervaring met gegevensuitwisseling en gaat hierbij zeer gedegen tewerk. Dossier Manager en PeopleOnline volgen op gepaste afstand. VMplus heeft minder ervaring met gegevensuitwisseling als eerdergenoemden, maar gezien hun ervaring met procesdata mag de kennis als aanwezig worden beschouwd.

Elke week gratis de beste HR-tips?

Meld je aan voor onze wekelijkse tip en ontvang:

✓ Handige tips waarmee je je werk 5 x sneller kunt doen
✓ Best practises van de afgelopen 10 jaar
✓ Handige video’s over alles wat met personeel te maken heeft
✓ Onmisbare informatie en actuele ontwikkelingen
✓ Als eerste toegang tot onze workshops

Ik wil die HR-tips

De techniek achter de managementrapportages
De trend van het toepassen van BITools (Business Intelligence) is definitief doorgebroken. Niet verwonderlijk overigens, omdat deze tools de data in elke mogelijke relatie tot elkaar kunnen brengen. En dan gaat het niet alleen om verzuimdata, maar ook om data uit andere databases die in een BI Tool geïmporteerd kunnen worden. Dat deze tools nu ook online goed te gebruiken zijn, verklaart verder hun populariteit.

VerzuimXpert laat een heel mooie BI Tool zien. Zeer gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. De beschikbare standaardrapporten zijn echter nog beperkt. Wat dat betreft is PeopleOnline verder, ook zij hebben een goede BI Tool die ook opvallend nuttige standaardrapportages en een mooie cockpit genereert. PeopleOnline bewijst ook hier dat zij erg goed met de klant meedenkt.
Als we het over in ruime mate beschikbaar hebben van standaardrapportages, dan kunnen we zeker niet om VerzuimSignaal heen. Van oudsher een kei op rapportagegebied. VerzuimSignaal levert misschien zelfs wel teveel rapportages. Je raakt een beetje de weg kwijt, en dat kan ertoe leiden dat wéér een nieuwe rapportage wordt toegevoegd die eigenlijk al aanwezig was. Toch een aandachtspuntje.

Dossier Manager levert gedegen rapportages, die vooral zijn toegespitst op het gebruik bij de arbodienst en de bedrijfsarts. Toch kunnen ook eenvoudig andere rapportages worden toegevoegd door daarvoor een query uit de querybibliotheek te plukken. (De query’s worden echter wel onderhouden doorDossier Manager zelf). VMplus en de nieuwkomers werken vooral met de standaard verzuimrapportages, waarbij ook grafisch de rapportages achterblijven bij de koplopers. PreAct laat hier nog een extra steekje vallen door de rapportage niet ‘on the fly’ te genereren en in de applicatie te tonen, maar deze middels e-mail naar de gebruiker op te sturen. Dat gaat weliswaar redelijk snel, maar is niet echt gebruiksvriendelijk en vanuit technisch oogpunt ook niet nodig.

Welke hardware draait mijn software?
De applicatie kan nog zo goed zijn, als hij het niet doet heb je er weinig aan. Gelukkig is de kans dat een van de geteste applicaties spontaan uitvalt zeer gering. De meest betrouwbare en stabiele omgevingen lijken die van VerzuimSignaal en VerzuimXpert te zijn. Als nieuwkomer mag gezegd worden dat PreAct over een zeer professioneel serverpark beschikt, dat duidelijk op de groei is aangeschaft. De anderen zijn gewoon goed. Ook nu weer een aparte vermelding voor Dossier Manager. Standaard biedt zij haar tool als internetapplicatie aan, maar voorziet daarnaast een aantal van haar klanten met een cliëntserver toepassing. Op zich is daar niets mis mee, maar het is lastiger en veel duurder in onderhoud, zowel voor Dossier Manager als voor haar klanten.

Conclusie
De nieuwkomers in de markt hebben stuk voor stuk hun huiswerk gedaan. Er zijn zeker verschillen waar te nemen in de benadering van ‘het probleem’ verzuimmanagement. Wij waren voor het merendeel positief verrast door de presentaties. De gevestigde orde zit ook niet stil. Er wordt over het algemeen flink geïnvesteerd door de aanbieders van verzuimsoftware. De meeste doen dat door investeringen in hard- en software en de beveiliging daarvan. PeopleOnline laat heel nadrukkelijk zien dat ook investeren in de klant nuttig kan zijn. Zij waren als enige in staat het testteam op dit gebied volledig in te pakken. En laten we wel zijn, als klant wilt u natuurlijk in de watten gelegd worden en zoekt u een leverancier die met u meedenkt als volwaardig businesspartner. De klantgerichtheid is overigens niet meegenomen in de beoordeling, maar misschien nemen we dit volgend jaar ook eens mee als beoordelingscriterium…