De 7 vinkjes van een goede arbodienst
In 2022 publiceerde Joris Luyendijk zijn spraakmakende boek ‘De 7 vinkjes’. Nu vroeg ik me af, zijn er ook vinkjes voor arbodiensten? Maar dan niet met de kritische noot van dat boek richting de witte hoogopgeleide elite, maar juist positief. Ofwel, als je een zevental vinkjes voor arbodiensten zou mogen formuleren, welke maken dan dat zo’n arbodienst er met kop en schouders bovenuit steekt?
In dit artikel beschrijf ik de zeven vinkjes waaraan een goede arbodienst moet voldoen. Je kunt ze gebruiken als je op zoek bent naar een arbodienst, bijvoorbeeld omdat je huidige arbodienst er een potje van maakt, het verzuim heel hoog is en het met je huidige aanbieder niet lukt om het verzuim te verlagen, of wanneer je de huidige arbodienstverlener wilt evalueren. De vinkjes zijn gebaseerd op de vijftien jaar ervaring die ik heb met het begeleiden van meer dan 21.000 organisaties bij het vinden van een arbodienst.
Drie moetjes van de Arbowet.
Laten we beginnen bij het begin. Als werkgever is het jouw verantwoordelijkheid om de gezondheid en het welzijn van je werknemers goed te regelen. Dat is een wettelijke plicht die is vastgelegd in de Arbowet. In die wet staan hierover zelfs drie verplichtingen. Opvallend genoeg zijn die lang niet bij alle werkgevers bekend. Dit zijn ze:
- Als eerste dient elke werkgever een contract te hebben met een arbodienst. Een arbodienst ondersteunt je als er sprake is van verzuim en arbeidsongeschiktheid.
- Als tweede dien je een actuele RI&E (kort voor Risico-Inventarisatie en -Evaluatie) te hebben. De RI&E beoordeelt de risico’s op de werkvloer, niet alleen fysiek, maar ook mentaal.
- Als derde dien je ook regelmatig een PMO (Preventief Medisch Onderzoek) aan te bieden. Dat is een onderzoek – vaak een combinatie van een vragenlijst met een fysiek onderzoek – dat de gezondheid van je medewerkers in relatie tot het werk beoordeelt.
De verplichting voor het contract met een arbodienst kennen de meeste organisaties wel, maar de tweede en derde verplichting worden vaak vergeten of zelfs genegeerd. Terwijl je niet alleen een flinke boete kunt krijgen als je geen RI&E hebt, maar ook omdat de verzuimverzekering simpelweg niet uitkeert als je niet aan je wettelijke verplichting als werkgever hebt voldaan. Ofwel, is je RI&E niet op orde, dan betaalt de verzekeraar niet uit, of pas nadat je het eigen risico van soms wel 50.000 euro hebt betaald.
Vinkje 1 – Ondersteunt de arbodienst bij alle verplichte nummers?
Het eerste vinkje is wat mij betreft dan ook simpel. Een arbodienst ondersteunt niet alleen bij verzuim en arbeidsongeschiktheid, maar ook bij de andere twee verplichtingen uit de Arbowet. Kan een arbodienst dat niet, dan zou deze eigenlijk gelijk moeten afvallen. Ook omdat het kunnen aanbieden van een RI&E en een PMO een vereiste is voordat een arbodienst gecertificeerd kan worden.
Vinkje 2 – Werk alleen met een gecertificeerde aanbieder
Waarmee we gelijk bij het tweede vinkje zijn aangeland: is een arbodienst gecertificeerd? Op het moment dat ik dit schrijf zijn er meer dan 170 gecertificeerde arbodiensten. Er zijn ook een paar honderd niet gecertificeerde aanbieders. Het aanbod is dus best een beetje overweldigend. Maar ben je een MKB-ondernemer, dan is het gelukkig toch best simpel.
Een MKB-onderneming mag namelijk alleen werken met een gecertificeerde arbodienst. Wat je boekhouder, verzekeringsadviseur of arbodienst je ook wijs maakt, als MKB’er ben je verplicht een contract met een gecertificeerde aanbieder af te sluiten. Dat dient dan ook een contract te zijn conform de zogenaamde ‘vangnetconstructie’. Dat komt erop neer dat je alles wat te maken heeft met verzuim en arbeidsongeschiktheid, zoveel mogelijk laat uitvoeren door de arbodienst.
Bij een grotere organisatie – wanneer je instemming krijgt van de OR of PvT – kun je ook kiezen voor de maatwerkregeling. Alleen dan mag je werken met een niet gecertificeerde arbodienst. Maar waarom zou je dat willen? Een gecertificeerde arbodienst heeft immers al zijn processen goed beschreven en deze worden elke paar jaar stevig gecontroleerd door een ervaren auditor. Daarbij kijken ze niet alleen naar processen, maar lichten ook dossiers door en kijken of bijvoorbeeld de AVG regels correct worden toegepast.
Een arbodienst die zich laat certificeren geeft een duidelijk signaal af dat kwaliteit belangrijk is. Maar ook dat men bereid is heel veel tijd te steken in het goed beschrijven van de werkwijze bij verzuim en hoe ze omgaan met klanten, klachten en natuurlijk de privacy van medewerkers. Een gecertificeerde arbodienst is ook niet bang zich daarop te laten afrekenen.
Vinkje 3 – Een arbodienst kijkt verder dan je neus lang is
We krijgen regelmatig klanten aan de lijn die zeggen nooit verzuim te hebben. Totdat er wel iemand ziek is en dan meestal al een paar maanden. Waarbij het kalf feitelijk al verdronken is. Natuurlijk, het liefst heb je als organisatie geen verzuim en hoef je nooit een arbodienst in te schakelen, maar dat is echt een utopie.
Het gemiddelde verzuim in Nederland is op dit moment zo rond de 4,5 procent. Dat betekent dat zelfs een kleine organisatie gemiddeld eens in de vijf jaar een lang verzuimdossier heeft. Een dossier dat gelijk zorgt voor tienduizenden euro’s schade. Niet alleen aan loondoorbetaling, maar ook aan gemiste omzet en denk ook aan extra druk op collega’s, ontevreden klanten en ga zo maar door.
Een arbodienst helpt je allereerst bij dat verzuim. Uiteraard. Maar een goede arbodienst doet veel meer dan verzuimbegeleiding. Want voordat er verzuim is, gebeurt er vaak al het een en ander. Een medewerker die uitvalt met een burn-out werd echt niet op een morgen wakker en dacht toen: Hmm, ik denk dat ik vandaag maar eens een burn-out heb.
Vaak gaan hier maanden of jaren aan stress vooraf, al dan niet veroorzaakt door de thuissituatie, problemen met relaties, schulden, verslaving, rouwverwerking of agressie om maar een paar voorbeelden te noemen. Maar heel vaak ligt de oorzaak van verzuim gewoon in de organisatie zelf. Bijvoorbeeld bij die hork van een leidinggevende. Want in 50 procent van de gevallen is de leidinggevende de oorzaak van het verzuim van een medewerker.
Een goede arbodienst kijkt daarom verder dan je neus lang is en geeft je gevraagd en ongevraagd advies over onderwerpen als psychosociale belasting, ergonomie en veiligheid, maar ook over onderwerpen als leiderschap en cultuur. Een goede arbodienst heeft hiervoor de expertise in huis of werkt samen met specialisten. Vaak hebben ze ook speciale tools, bijvoorbeeld vragenlijsten of professionals die vroegtijdig signaleren dat medewerkers in de gevarenzone terechtkomen. Doe er je voordeel mee, want door vroegtijdig in te grijpen voorkom je verzuim en voorkomen is altijd nog beter dan genezen. Heb je dat op orde, dan zul je zien dat medewerkers beter in hun vel zitten, het verzuim daalt en dat de performance omgaat.
Vinkje 4 – Goede arbodienstverlening begint bij preventie
Waarmee we gelijk vinkje vier te pakken hebben, namelijk Preventie. Want verzuim bestrijd je het beste door het te voorkomen. De al eerder genoemde RI&E is daarbij een belangrijk instrument, maar ook de uitkomsten van een Preventief Medisch Onderzoek kunnen je helpen. Een goede arbodienst schrijft niet alleen een pilletje voor bij hoofdpijn, maar verdiept zich in de reden van die hoofdpijn. Hoe zit het met werkdruk en stress, hoe veilig voelen werknemers zich? Wat gebeurt er op de werkvloer? En hoe gaat het thuis? Is er ruimte voor de medewerker om daarover te praten, voelt die zich gehoord? Hoe zit het met de ontwikkelmogelijkheden? Een goede arbodienst loopt regelmatig een rondje op de werkvloer, maakt een praatje – het liefst op alle niveaus van de organisatie – en weet dus precies wat er speelt.
Vinkje 5 – Alles begint bij goede communicatie
Een vaak gehoorde klacht van onze klanten zijn de keuzemenu’s en call center technieken die arbodiensten hanteren. Als klant moet je je eerst door een keuzemenu worstelen en pas na minuten wachten krijg je eindelijk iemand aan de lijn. Dan krijg je een arbodienst medewerker aan de lijn die geen idee heeft wie je bent of wat je doet. Vaak is dat ook iemand die helemaal geen vragen mag stellen of informatie mag geven, maar gewoon iemand die het proces bewaakt, in arbotermen een ‘proces casemanager’ genoemd. Dat is iemand die op het juiste moment de juiste vinkjes zet, niet per se iemand die verstand heeft van verzuim.
Er zijn ook arbodiensten die de medewerker standaard een ellenlange vragenlijst voorschotelen als ze ziek zijn. Tot frustratie van de medewerker, want die heeft gewoon griep of juist niet, en wil graag snel een professional spreken en niet eerst 200 vragen beantwoorden.
Vinkje vijf is daarom voor goede communicatie. Heeft de arbodienst een vast contactpersoon die HR, de leidinggevende en de medewerker kunnen bellen? Is niet alleen de casemanager maar ook de bedrijfsarts beschikbaar voor overleg? Handelt de arbodienst pro-actief, of reageren ze alleen maar als je wat vraagt? Hoe zit het met rapportages en periodiek overleg?
Denk na op welke manier je met de arbodienst wilt communiceren, maar ook hoe vaak en wie daar dan bij betrokken zijn. Denk ook na hóe je wilt dat de arbodienst met medewerkers communiceert. Op welk moment, hoe wordt er teruggekoppeld, wanneer escaleer je – bijvoorbeeld bij frequent verzuim – en wil je ook op regelmatige basis om tafel, en dan niet alleen over verzuim, maar ook over de andere onderwerpen als preventie en inzetbaarheid.
Vinkje 6 – Levert de samenwerking met de arbodienst resultaat op?
Voordat je begint met het selecteren van een andere arbodienst is het goed om eerst nog even stil te staan bij wat eigenlijk jouw belangrijkste uitdagingen zijn. Gaat het alleen om verzuim en is dat veel te hoog? Kijk zeker ook naar de verhouding tussen kort, middel en lang verzuim, want dat zegt veel over de huidige maar ook de toekomstige risico’s. En hoeveel mensen zijn er eigenlijk langer dan zes weken ziek? Want bij lang verzuim zit de echte schadelast.
Vergeet ook de meldingsfrequentie niet. Dat is het aantal keren dat een medewerker zich gemiddeld per jaar ziek meldt. Een hoog frequent verzuim is bijvoorbeeld een voorbode van toekomstig lang verzuim. Een laag frequent verzuim trouwens ook. Dat zie je vaak in sectoren als de zorg, waar de loyaliteit hoog is en men doorwerkt tot men er bijna bij neervalt en daarna maanden uit de running is.
Maar kijk vooral ook een deurtje verder dan alleen maar het verzuim. Misschien is je werknemerspopulatie aan het vergrijzen, of zie je dat jaar in jaar uit de werkdruk toeneemt. Als je weet wat je uitdagingen zijn, durf je dan ook uit te spreken wat je doelen zijn? Dus stel dat je verzuim nu 8 procent is, wat moet het dan zijn over een jaar? Of over twee jaar? En wat ga jij doen om de arbodienst te helpen dit resultaat te halen? Want mocht je van plan zijn het over de schutting te mieteren? Zonder jou gaat het niet lukken. Bovendien, hoeveel je ook over de schutting gooit, je bent en blijft zelf verantwoordelijk en dus ook aansprakelijk.
Ik adviseer je daarom elk jaar nieuwe doelen te stellen. Dat doe je niet alleen samen met de arbodienst, maar ook directie, leidinggevenden en OR zijn hierbij betrokken. Een aantal keren per jaar, bijvoorbeeld elk kwartaal, ga je met je arbodienst om tafel om te bespreken hoe je ervoor staat. Welke resultaten boek je, wat heeft de arbodienst nodig om je te helpen om de doelen te behalen en welke calamiteiten zijn er, die het moeilijk maken om resultaat te halen?
Vinkje 7 – Hoe verbetert de arbodienst zichzelf?
De wereld staat niet stil. Dat is het understatement van de afgelopen eeuwen. En dat geldt zeker ook voor de manier waarop werk is ingericht en waarop we werken. Of het nu kantoorwerk, productie of dienstverlening is. Veranderingen gaan razendsnel. Dat betekent, dat jij als werkgever hier snel op moet anticiperen, maar een arbodienst dus ook. Denk maar aan iets simpels als thuiswerken. Wat is de impact op de gezondheid en het welzijn? Wat betekent de steeds hogere werkdruk, wat doet het met medewerkers als ze het gevoel hebben altijd aan te moeten staan?
Een goede arbodienst ziet deze veranderingen en past de dienstverlening hierop aan. Zo is het tegenwoordig vrij normaal om ook online spreekuren te bieden. Maar dat is niet helemaal wat ik bedoel. Het gaat er vooral om of de arbodienst in staat is zichzelf continu te verbeteren, om up-to-date te blijven, om actief te vragen om feedback waarmee ze hun dienstverlening kunnen verbeteren. Zijn ze eager om nieuwe inzichten en methodes toe te passen, doen de professionals aan intervisie en ga zo maar door.
Tot slot
Elke organisatie is uniek, dus kijk als laatste ook altijd naar een stukje maatwerk in het contract. Al is het maar dat je afspraken maakt over wanneer de arbodienst precies een zieke medewerker belt. Gelijk de eerste dag of pas na vier dagen? Er zijn steeds meer arbodiensten die je een standaard contract en standaard aanpak door de strot willen duwen. Misschien dat dit soms werkt, maar zeker niet altijd. Kijk dus goed wat een arbodienst precies biedt. Is het een maatwerkoplossing of juist een one-size-fits-all benadering?
Zo, je hebt nu de zeven vinkjes waar een goede arbodienst aan moet voldoen en je kunt aan de slag.
Mocht je onze hulp nodig hebben bij het vinden van de best passende arbodienst, vul dan de arbodienst vragenlijst in. Jij geeft aan wat je precies nodig hebt en in een kort telefonisch gesprek maken we deze vraag zo concreet mogelijk. Daarna brengen we je in contact met drie aanbieders die perfect passen bij jouw vraag.
