Werken aan werkgeluk: Hoe zet ik een werkgeluktraject op in mijn organisatie?

Besteedt jouw organisatie ook al aandacht aan het geluk van haar medewerkers? Ga zo door! En zo niet, dan is dat een extra goede reden om verder te lezen. Steeds meer organisaties zien namelijk in dat het loont om oog te hebben voor het geluk van hun medewerkers.

Zo geeft in een onderzoek van PwC ongeveer een derde van de Nederlandse CEO’s aan meer nadruk te willen leggen op de gezondheid en het welzijn van medewerkers in de HR-strategie om hun concurrentiepositie te verbeteren. Deze trend zie je ook terug in de opkomst van de Chief Happiness Officer en de stijging in het aantal opleidingen tot Werkgelukdeskundige.

In een vierdelige artikelenreeks nemen wij je mee in de wereld van werkgeluk. Deel 4: Hoe zet ik een werkgeluktraject op in mijn organisatie?

Van theorie naar de praktijk

Na het lezen van de vorige drie artikelen (zie onderaan artikel) weet je als het goed is wat werkgeluk is, waarom het belangrijk is om er aandacht aan te besteden, welke factoren er invloed op hebben en hoe je het moet meten in je organisatie.

Maar hoe pas je de theorie en je datagestuurde bevindingen toe in de praktijk? Hoe kies je een juiste actie en zet je een succesvol werkgeluktraject op in jouw organisatie?

De vertaalslag van theorie naar praktijk is belangrijk, omdat interventies in organisaties vaak falen ondanks de goede intenties van degenen die ze opzetten. Voor onze vertaalslag gebruiken we hier het invloedrijke model van Karina Nielsen en collega’s. Het model onderscheidt vijf fasen: voorbereiding, screening, planning, implementatie en evaluatie. Wanneer een organisatie alle fasen heeft doorgelopen, begint de cyclus opnieuw (vergelijkbaar met de bij veel organisaties bekende PDCA-cyclus).

Zoals je zult lezen, is het belangrijk om in elke fase medewerkers actief betrekken. Hier zijn drie redenen voor:

1. Medewerkers hebben expertise en kennis van de organisatie die handig kunnen zijn bij het afstemmen van de werkgelukinterventie op de organisatiecultuur en -context.
2. Het actief deelnemen aan en inspraak hebben op een (werk)geluktraject geeft op zichzelf al een positief gevoel. In de zin van: “Het eten is lekkerder als je zelf hebt mogen meedenken over wat er op tafel komt”. Cocreatie, zoals dat zo mooi heet, geeft medewerkers een gevoel van inspraak, respect en waardering.

Het betrekken van medewerkers helpt de organisatie weerstand voor veranderingen te verlagen en je creëert hiermee een groter draagvlak.

Vijf fasen van een werkgeluktraject

Fase 1: Voorbereiding

In de voorbereidingsfase staat het verkrijgen van draagvlak voor het werkgeluktraject centraal. Communicatie is hierbij onmisbaar. Immers, wanneer de communicatie onvoldoende of onduidelijk is, is het risico groot dat medewerkers bepaalde aspecten van het werkgeluktraject verkeerd interpreteren en niet inzien waarom het belangrijk is.

Zo zien wij bijvoorbeeld zelf in organisaties dat medewerkers een werkgeluktraject af en toe als ‘het zoveelste project van het management’ bestempelen – tijdelijk, niet urgent en onbelangrijk (windowdressing).

Om een werkgeluktraject te laten leven in de organisatie, kun je in een vroeg stadium een kerngroep (of steering group) vormen. In zo’n kerngroep zitten bij voorkeur onafhankelijke experts (bijvoorbeeld onderzoekers, consultants) en afgevaardigden van het senior management, HR, het lijnmanagement en de medewerkers.

Streef ernaar om deze groep zo divers mogelijk te maken. Als ambassadeurs van werkgeluk in jouw organisatie, kunnen deze mensen het werkgeluktraject hoog op de agenda zetten en de organisatie klaarstomen voor verandering. Maak er tegelijkertijd geen Poolse Landdag van om het overzicht te behouden. Een kerngroep van zes tot tien leden is ideaal.

In sommige organisaties past de term “werkgeluk” niet bij de taal van de organisatie

Voorbereiding is het halve werk; neem er dus de tijd voor. Tweede pogingen om werkgeluk in jouw organisatie te agenderen hebben een aanzienlijk lagere kans van slagen.

In sommige organisaties vindt men dat de term “werkgeluk” niet past bij de taal van de organisatie. Praktisch geschoolde medewerkers, zoals bouwvakkers, lijken de term soms zweverig te vinden.

Zolang je niet te veel concessies aan de inhoud en het doel hoeft te doen, kun je ook in plaats van werkgeluk andere gerelateerde termen gebruiken, zoals werkplezier, welbevinden of welzijn.

Fase 2: Screening

Als je draagvlak hebt onder managers en medewerkers voor het thema en het eens bent over een passende naam, ben je klaar voor de volgende stap: het identificeren van specifieke problemen in jouw organisatie. Voor deze screening zijn betrouwbare gegevens nodig van verschillende belanghebbenden in de organisatie, zoals het senior management, lijnmanagement, de OR als die er is, HR-professionals en uiteraard de medewerkers zelf.

Omdat elke dataverzamelingsmethode voor- en nadelen heeft, doe je er goed aan verschillende methodes te combineren.

Hierbij een voorbeeld van zo’n mix. Een vragenlijst, zoals omschreven in deel 3 van deze artikelenreeks, kun je gebruiken om trends in geluk en werkbeleving per afdeling, functie en leeftijdsgroep in kaart te brengen. Ook kun je hiermee medewerkers stimuleren een top 3 van belangrijkste aandachtspunten op te stellen.

Vergeet niet de belangrijkste inzichten terug te koppelen naar je medewerkers

Een focusgroep met het team kun je opzetten om met elkaar te brainstormen over de oorzaken van deze aandachtspunten en een teamrapport op te stellen. Zo’n focusgroep kan ook helpen om een eerste aanzet te maken voor oplossingen.

Eén-op-één interviews kun je houden met senior managers om hun perspectief op werkgeluk scherp te krijgen en de grootste uitdagingen aan het licht te brengen. Met andere medewerkers doe je ook interviews om meer duiding te krijgen wat er achter bijvoorbeeld rapportcijfers zit.

Vergeet niet om de belangrijkste inzichten terug te koppelen aan de medewerkers na de dataverzameling en de analyse van de gegevens. Betrokkenheid en participatie, weet je nog?

Fase 3: Planning

Als je de aandachtspunten in kaart hebt gebracht, is het tijd voor het ontwerpen van een passende interventie. En laten we over één ding duidelijk zijn: het interventieontwerp is een gedeelde verantwoordelijkheid van medewerkers, lijnmanagers, HR-professionals en eventuele externe experts.

Workshops met verschillende afgevaardigden zijn uitermate geschikt om een brainstormsessie op gang te helpen. Het is verstandig om veel notities te maken, aangezien de kans klein is dat je een paar maanden later nog weet welke ideeën zijn aangedragen.

Nog twee handige tips. Ga voor een paar kleine interventies met een duidelijk stappenplan die specifieke, maar urgente problemen oplossen. Laat ambitieuze monsterprojecten, die alle mogelijke werkgeluksproblemen zouden moeten oplossen, links liggen. Door specifieke en haalbare doelen te stellen, en succes meetbaar (red. SMART) te maken, verhoog je de kans dat het werkgeluktraject succesvol van start gaat en er energie is voor ambitieuzere projecten.

Laat ambitieuze monsterprojecten links liggen

Het is daarnaast aan te bevelen om wetenschappelijke literatuur en kennis bij het ontwerpen van je interventie te gebruiken. Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Er is al best een goed beeld welke interventies werken, voor wie ze werken en onder welke condities ze werken. Kijk bijvoorbeeld eens naar de overzichtstudies van Donaldson en collega’s uit 2019 en die van Van Agteren en collega’s uit 2021. Academische literatuur, bijvoorbeeld te vinden via Google Scholar, kan ook handig zijn bij het ontwerpen van je onderzoeksontwerp (b.v. inrichten van controlegroep, relevante analytische methodes).

Fase 4: Implementatie

Als de aandachtspunten en oplossingen zijn uitgedokterd, is het tijd voor actie. Iedereen moet in de startblokken staan. Senior managers moeten bereid zijn om de noodzakelijke middelen vrij te maken en om het belang van het project te communiceren, en ondersteunen naar de rest van de organisatie.

Lijnmanagers moeten heel goed het doel en de reden achter de interventie begrijpen en hun rol in het project omarmen.

En medewerkers moeten er zin in hebben en voldoende tijd krijgen om de interventie te implementeren!

Deze bereidheid bereik je door een continue dialoog te faciliteren.

• Laat bijvoorbeeld de CEO, de algemeen directeur of de bestuurder het project of de interventie in een filmpje introduceren.
• Stuur een infographic op naar alle medewerkers die de planning duidelijk weergeeft.
• Organiseer een kick-off event.
• Faciliteer communicatie tussen afdelingen, zodat men kan leren van elkaars successen en leerpunten.
• Maak ruimte voor het vieren van successen!
• Wees creatief en houd, koste wat het kost, het project in leven.
• Geef ruimte voor experimenten en zorg voor een veilige cultuur waarin je missers niet afstraft, maar ziet als leerervaringen. Uiteindelijk gaat het erom om uit te vinden wat voor wie werkt onder welke omstandigheden en daar is soms wat tijd voor nodig.

Fase 5: Evaluatie

Heeft je interventie het gewenste effect gehad? Waren de effecten overal even positief? En waarom had de interventie wel of niet overal het gewenste effect? Wat kunnen we hiervan leren?

Belangrijke vragen die na de interventie moeten worden beantwoord. Immers, zonder een duidelijke return-on-investment, of andere datagestuurde evaluatie, zal het management moeilijk te overtuigen zijn van de noodzaak om nieuwe interventies op te zetten.

Hoe gaat dit in zijn werk? Dat kan door interviews te houden met betrokkenen op basis van een vragenlijst, of zet deze schriftelijk uit. Gebruik dezelfde vragen over geluk en werkbeleving als in de vragenlijst die je hebt gebruikt bij de screeningsfase.

Als je deze gegevens hebt verzameld, kun je de scores op relevante vragen van vóór de interventie vergelijken met de scores van ná de interventie. Wanneer de scores van elkaar verschillen (bijvoorbeeld als werkgeluk of werk-privébalans omhoog is gegaan), kan je spreken van een succesvolle interventie (er even van uitgaande dat dat je doel was).

Kijk ook naar de verschillen tussen groepen. Misschien heeft de interventie wel veel meer effect gehad voor bepaalde afdelingen of functies. Het is ook interessant om te kijken naar eventuele effecten op relevante bedrijfseconomische variabelen van de organisatie.

De evaluatie van het project is minstens zo belangrijk

Naast het belang om de effecten van de interventie te onderzoeken, is de evaluatie van het proces minstens zo belangrijk. Meer dan de helft van de interventies mislukt niet omdat de interventie zelf niet goed was, maar vanwege het proces. Was de communicatie transparant, helder en motiverend? Steunde de lijnmanagers de interventie? Voelde medewerkers zich betrokken bij het proces?

Door dit soort vragen mee te nemen in de vragenlijst en in focusgroepen te praten over het proces, zorg je ervoor dat er draagvlak blijft voor het werkgeluktraject en een nieuwe interventie een nog groter succes wordt. De cyclus begint namelijk weer opnieuw. Er zijn altijd wel manieren om werkgeluk in jouw organisatie te verhogen en organisatiedoelen te bereiken.

Laatste woorden

We hopen dat onze artikelenreeks je geïnspireerd heeft en wegwijs heeft gemaakt in het complexe, maar buitengewoon relevante vakgebied van werkgeluk. Veel succes als je aan de slag gaat met werkgeluk in jouw organisatie; jouw inspanningen kunnen een wezenlijke impact hebben op (het geluk van) andere mensen, waaronder de medewerkers.

Maak je niet druk als de eerste interventie niet gelijk aanslaat. Een organisatiecultuur waar werkgeluk centraal staat, gaat niet over één nacht ijs. De perfecte interventie is niet makkelijk bedacht. Als het even tegenzit of als je een frisse blik kunt gebruiken, kun je de hulp inschakelen van experts met ruime en brede kennis en ervaring in het opzetten van dergelijke trajecten in organisaties. Met vallen en opstaan ondervind je wat voor jouw organisatie werkt en wordt jouw werkgeluktraject een doorslaand succes!

>>> Deel 1: Werken aan werkgeluk: wat is het en wat levert het op?
>>> Deel 2:  De 5 belangrijkste voorspellers van werkgeluk
>>> Deel 3: Hoe meet je werkgeluk?
>>> Lees meer artikelen over Werkgeluk