Net als elke organisatie staan ook gemeenten voor de uitdaging van duurzame inzetbaarheid.
Hoe zorg je er als organisatie voor dat je medewerkers optimaal presteren, plezier hebben in hun werk en tot hun 67ste op een gezonde manier aan het werk blijven?
Wat is de verantwoordelijkheid van de organisatie en wat van de medewerker zelf?
Als consultant van Eforis – onderzoeksinstituut naar de bevlogenheid, productiviteit en (lifestyle) risico’s van medewerkers – ben ik in gesprek gegaan met Sybille Kaldenhoven, beleidsadviseur HRM van de Gemeente De Bilt.
Deze gemeente maakt werk van duurzame inzetbaarheid en kiest ervoor dat samen met haar medewerkers te doen. Het woord is aan Sybille.
Visie op duurzame inzetbaarheid
Duurzame inzetbaarheid zien wij als een breed thema. Het gaat over hoe medewerkers waarde kunnen blijven toevoegen aan de organisatie en plezier daaraan ontlenen. De context van organisaties verandert en zeker bij gemeenten is dat op dit moment het geval.
Onze ogen zijn niet alleen gericht op goed werkgeverschap – een thema dat de afgelopen twintig jaar erg belangrijk was – wij kijken ook naar goed werknemerschap en de ontwikkeling van ambtelijk vakmanschap.
We zijn op weg naar de volgende invulling: het management geeft de kaders aan met vragen als: waar gaan we heen en wat is daar voor nodig? Het is aan de medewerker om binnen die kaders te kijken welke ontwikkeling van hem of haar gevraagd wordt en welke competenties gewenst zijn.
De medewerker zelf is het startpunt en neemt de regie. De organisatie ondersteunt die ontwikkelrichting door de medewerker uit te nodigen en te prikkelen om zelf invulling te geven aan de veranderende rol.
Gemeente De Bilt is op dit moment bezig met het bepalen van een toekomstvisie. Hoe ziet de gemeente er in 2018 uit, welke rol hebben we dan? Bij deze ontwikkeling betrekken we actief onze medewerkers.
We vragen medewerkers mee te denken en we zijn niet alleen bezig met de duurzame inzetbaarheid van onze medewerkers, maar ook met de duurzame inzetbaarheid van onze gemeente door in te spelen op vragen en behoeften uit de samenleving.
Mentale veerkracht
Zo gaan we bijvoorbeeld aan de slag met ‘mentale veerkracht’ en bieden wij een aantal workshops over dit thema aan. Bijvoorbeeld over rolflexibiliteit en oplossingsgericht werken. Eerst aan leidinggevenden en later aan medewerkers.
Mentale veerkracht is een onderlegger van duurzame inzetbaarheid. Uit onderzoek blijkt dat het de belangrijkste voorspeller is van duurzame inzetbaarheid. Deze bestaat uit drie stappen:
- herkennen van verandering;
- nadenken over de verandering, te praten en te herkennen dat oude gewoonten niet meer passend zijn;
- nieuw gedrag uitproberen.
Deze drie stappen faciliteren wij in onze trainingen.
Inspraak van medewerkers
Medewerkers worden door ons op verschillende manieren uitgenodigd om de regie te nemen. Op dit moment is het te kort dag om te zien wat de resultaten hiervan zijn.
Net als veel andere organisaties willen we minder top down en meer bottom up, maar dit kunnen we niet in een keer voor elkaar krijgen.
Ons motto wordt steeds meer “We hebben het erover”. Leidinggevenden zijn getraind in het voeren van het ‘goede’ gesprek.
Eind 2013 is een breed medewerkeronderzoek uitgevoerd, waarvan de resultaten in de teams zijn besproken. Die hebben de vragen gekregen: wat vinden jullie belangrijk, waar zijn jullie blij mee en waar willen jullie mee aan de slag?
De teams bepalen zelf waarmee ze aan de slag willen gaan en welke oplossingen ze zien voor problemen. Op deze manier zijn de medewerkers zélf eigenaar van de oplossingen. Desgewenst ondersteunen we deze gesprekken vanuit P&O.
Het management heeft voorrang gegeven aan de thema’s “Leiderschap” en “Betrokkenheid” en stuurt er op aan dat de teams aan de slag gaan met de uitkomsten van het onderzoek.
Het management wil medewerkers uitnodigen om er iets van te vinden en om er ook daadwerkelijk mee aan de slag te gaan.
Dit kan niet zonder commitment vanuit de directie en die is er ook. Zo wordt er ook echt actie ondernomen en belanden de resultaten niet ergens in een bureaulade.
In het kader van betrokkenheid zijn medewerkers dit jaar een aantal keren uitgenodigd om mee te discussiëren. Zo wordt input gevraagd voor het bedrijfsplan, de toekomst van Gemeente De Bilt en het personeelsbeleid.
Tools en beleid
We hebben een medewerkeronderzoek uitgevoerd, we hebben een talentenscan, de gesprekkencyclus en we bieden trainingen en coaching aan.
In het bedrijfsplan en in de afdelingsplannen staan de kaders voor de organisatie. Medewerkers worden uitgenodigd om mee te denken, zodat ze een helder beeld krijgen van de ontwikkelingen die er plaats gaan vinden.
Ze kunnen dan hun eigen ontwikkeling toetsen aan de ontwikkeling van de organisatie.
We voeren een personeelsbeleid, waarin we een talentenscan gebruiken om zo de ontwikkeling van de medewerkers te koppelen aan de organisatiedoelstellingen.
Volgend jaar gaan we ook aan de slag met “Waarderend Onderzoeken”, een methode om mensen op een positieve manier uit te dagen mee te denken en met oplossingen te komen.
Verder besteden we aandacht aan kennisuitwisseling door programmatisch te werken en samen te werken met andere gemeenten.
Uitdagingen
Eén van de grootste uitdaging van de gemeente op dit moment is het spanningsveld tussen mensen meer zeggenschap geven in hun werk en aan de andere kant de hiërarchische lijn die gevolgd wordt.
We willen mensen niet alleen de regie geven over hun eigen inzetbaarheid, we willen ook meer inhoudelijke inspraak organiseren zodat medewerkers meer eigenaarschap over hun werk kunnen nemen. Maar er is een hiërarchische lijn…
Hier is geen pasklare oplossing voor, het blijft zoeken. We proberen wel de dialoog tussen medewerkers en leidinggevenden te stimuleren en te faciliteren.
Een tweede uitdaging is tijd. Er komt op dit moment veel op ons af en we kunnen niet alles tegelijk. We moeten ervoor zorgen dat mensen ook daadwerkelijk de tijd krijgen en nemen, om na te denken over de toekomst.
Uit het laatste medewerkeronderzoek kwam als resultaat naar voren dat de werkdruk als hoog wordt ervaren.
We proberen medewerkers meer regie en regelmogelijkheden te geven, zodat ze minder werkdruk ervaren. Door het decentralisatieproces is het nu nog lastig in te schatten of dit daadwerkelijk minder werkdruk voor ze gaat opleveren.
Toekomstperspectief
Werken bij een gemeente betekent dat je kiest voor een publieke organisatie. Dit betekent ook dat de ontwikkeling van medewerkers niet alleen voor de medewerkers zelf belangrijk is, maar ook voor de organisatie en ‘de maatschappij’.
Daarom is het belangrijk om ze te betrekken bij de ontwikkeling om de gemeente van de toekomst vorm te geven. Er komen genoeg uitdagingen op ons pad, maar we zien de toekomst met vertrouwen tegemoet!
Pauline Miedema is Arbeids- en Organisatiedeskundige, consultant van Eforis, Sybille Kaldenhoven is beleidsadviseur HRM van Gemeente De Bilt.
