Werkdruk: hoe haal je druk van de ketel?

De komende jaren zal de inspectie SZW steeds meer gaan controleren op het thema Psychosociale Arbeidsbelasting. En dan met name op het onderwerp werkdruk. Veel werkgevers ervaren werkdruk als lastig aan te pakken veelkoppig monster.

Als arbeids- en organisatiedeskundige, landelijk werkzaam binnen een aantal zorgorganisaties, herken ik de stijging van dit arbeidsrisico. De laatste twee jaar wordt werkdruk in de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) altijd genoemd in de top 3 van de grootste arbeidsrisico’s.

Het is niet voor niets dat de inspectie SZW (voorheen Arbeidsinspectie) nadrukkelijk op dit onderwerp gaat controleren.

Minder mensen, meer werk

Ook ik zie in mijn werk dat zorgorganisaties onder invloed van de herfinanciering van de zorg steeds meer moeten besluiten om met minder mensen hetzelfde (of vaak meer!) werk te gaan doen. Hierdoor ontstaat een stijging van de dagelijkse werkhoeveelheid.

Ik zie een toename van het aantal taken dat een zorgmedewerker dagelijks uitvoert. Het gaan dan om (noodzakelijk) administratieve taken, want men moet steeds vaker verantwoording afleggen.

Deze toename van zowel taak- als werkbelasting gaat ten koste van de dagelijkse zorg en aandacht die de zorgmedewerker aan de cliënt/bewoner wil besteden. Het gevolg is een stijging van de werkdruk, afname van het werkplezier en uiteindelijk ook de betrokkenheid bij het werk.

Het dagelijkse werk van de zorgmedewerker komt daarmee steeds verder af te staan van dat waar zij ooit voor gekozen hebben: de zorg. Vaak hoor ik zorgmedewerkers verzuchten: “Maar daar heb ik niet voor gekozen”.

Werkdruk een veelkoppig monster?

De afgelopen tien jaar is door preventiemedewerkers en arbocoördinatoren hard gewerkt aan het terugdringen van de risico’s van ‘harde’ arbothema’s als beeldschermwerkplekken, klimaat en fysieke belasting. Een ‘zacht’ thema als psychosociale arbeidsbelasting blijft over.

Werkdruk is een van deze zachte onderwerpen dat volgens werkgevers lastig aan te pakken is. Als reden geven ze aan dat werkdruk een veelkoppig monster is. Waar moet je beginnen? Daarnaast hoor ik: “Iedereen ervaart wel werkdruk” en “Werkdruk is een beleving, dus subjectief”.

Toch verdient het aanbeveling om werk te maken van werkdruk, wil je tenminste medewerkers betrokken en gemotiveerd houden en voorkomen dat ze de organisatie verlaten of – erger – (langdurig) gaan uitvallen met alle kosten van dien.

Aanpak werkdruk

Maar hoe kun je dit veelkoppige, subjectieve monster nu het beste aanpakken? Inspectie SZW adviseert in de folder “Hollen & stilstaan bij Werkdruk” de volgende aanpak:

1. Inventariseer de risico’s

   Met een actuele risico- inventarisatie en -evaluatie (RI&E) onderzoekt u of er sprake is van werkdruk. Als dat zo is, dient u een zogenaamd verdiepend onderzoek – of in termen van de Inspectiedienst SZW een “nader onderzoek” – uit te voeren. Hiermee onderzoekt u welke werkdrukbronnen werkdruk veroorzaken.In de arbocatalogus van diverse branches staan bij het onderwerp “werkdruk” een aantal instrumenten genoemd die u kunt toepassen bij het inventariseren van het risico als ook voor het verdiepend onderzoek. Zie voor diverse arbocatalogi de site www.arbocatalogi.net en www.arboportaal.nl
   

2. Kies doeltreffende en praktisch toepasbare maatregelen.

   Neem deze maatregelen op in het Plan van Aanpak van de RI&E met een realistische tijdsplanning. Let erop, dat de maatregelen die u kiest goed aansluiten bij de knelpunten uit het verdiepend onderzoek.

3. Evalueer of de genomen maatregelen effect hebben gehad.

   Een belangrijke stap die vaak vergeten wordt!

In praktijk

De Carante Groep, een samenwerkingsverband van elf zorgorganisaties, past bovenstaande aanpak toe. Ze werkt met twee arbocatalogi: die van de sector VVT en GHZ.

Na het opdoen van ervaring met het Werkdrukalarm, een instrument uit de arbocatalogus GHZ, heeft men gekozen om deze als verdiepend instrument toe te passen. Zie ook arbocatalogus GHZ, www.profijtvanarbobeleid.nl werkdruk.

Carante Groep is overigens niet verplicht het Werkdrukalarm als instrument te gebruiken; ze mag gemotiveerd afwijken en een ander instrument inzetten als blijkt dat deze beter werkt voor de organisatie.

Hiermee inventariseert iedere medewerker van een team eerst voor zichzelf met behulp van een aantal vragen de ervaren werkdruk, en wordt gezocht naar de mogelijke werkdrukbronnen.

Vervolgens worden de uitkomsten in teamverband met elkaar besproken en gedeeld. Daar volgen maatregelen uit. De preventiemedewerker of arbocoördinator van de organisatie begeleidt dit proces.

De maatregelen komen in het Plan van Aanpak van de RI&E, die jaarlijks samen met de preventiemedewerker/arbocoördinator wordt geëvalueerd om te kijken of de maatregelen ook werken en knelpunten opgelost/verminderd zijn.

Randvoorwaarden

Bovenstaande aanpak is succesvol mits u voldoet aan een aantal randvoorwaarden:

• Het management en de OR draagt de gekozen aanpak van werkdruk.
• Leidinggevenden spelen een cruciale rol bij het signaleren en oplossen van werkdrukproblemen. Zij hebben voldoende kwaliteiten en zijn voldoende goed opgeleid om hun rol hierin te vervullen en kunnen beoordelen of de genomen maatregelen een positief effect hebben. U betrekt de medewerkers nauw bij de aanpak van werkdruk.
• De maatregelen in het Plan van Aanpak zijn SMART beschreven zodat o.a. taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn beschreven (wie doet wat, wanneer).
• De doorlooptijd van de te nemen maatregelen in het Plan van Aanpak is vastgesteld (wanneer?) en realistisch.

Eye opener

Ik adviseer u tot slot om op regelmatige basis de ervaren werkdruk met elkaar te bespreken, tijdens het werkoverleg bijvoorbeeld. Iedereen heeft zijn eigen manier gevonden in hoe hij of zij hiermee omgaat.

De eigen ervaringen met elkaar delen kan een eye opener zijn voor anderen. Het is in ieder geval een eerste stap op weg naar het verminderen van de druk op de ketel!

Birgitte van de Water, Arbeids- en Organisatiedeskundige en staffunctionaris Arbo, Verzuim, Re-integratie bij Carante Groep.