Vijf tips die je helpen bij het opzetten van onboarding

We schreven al eerder over waarom een goede onboarding zo belangrijk is. Voor veel werkgevers en HR-afdelingen is het een flinke, maar nodige uitdaging om nieuwe werknemers goed te onboarden.

Maar hoe maak je onboarding nu echt praktisch? Hoe zorg je ervoor dat je morgen al kunt beginnen met de eerste stappen naar een goede onboarding voor je nieuwe werknemers?

We geven je vijf tips die je hierbij helpen.

Tip 1. Begin met pre-boarding

Blijf op een leuke manier in contact met nieuwe werknemers vanaf het moment dat ze hun contract hebben getekend. Vaak zit er nog minimaal een maand tussen het moment van aanname en de eerste werkdag, en meestal wordt er niets met deze periode gedaan. Dit is om twee redenen heel jammer.

De eerste reden is dat nieuwe werknemers het meest ontvankelijk zijn voor informatie in deze periode, omdat ze een goede indruk willen maken en omdat ze nog niet overladen worden met nieuwe informatie.

De tweede reden om deze periode aan te grijpen om in contact te blijven, is omdat je hen hiermee direct een onderdeel maakt van de organisatie en van hun nieuwe team. Dit creëert vertrouwen en hiermee wordt de eerste werkdag minder spannend.

Sidenote hierbij is wel dat je dit niet moet overdrijven. Er zijn organisaties die nieuwe werknemers in deze periode uitnodigen voor meerdere meetings, maar dit wordt vaak juist weer als te veel ervaren. De nieuwe werknemer is namelijk ook zijn of haar huidige werk aan het afronden en het is goed om hier begrip voor te hebben. Veel mensen zullen geen nee zeggen tegen uitnodigingen voor meetings (goede indruk willen maken), maar ze moeten hiervoor wel dagen opnemen bij hun huidige werkgever.

Hoe kun je dit dan wel doen? Stuur bijvoorbeeld elke week iets leuks, praktisch en verrassends toe. Stuur bijvoorbeeld de eerste week na het tekenen van het contract je product of dienst toe, zodat ze op een laagdrempelige manier en in hun eigen vertrouwde omgeving hiermee kunnen kennismaken.

De tweede week na het tekenen van het contract stuurt het team een paar chocoladerepen met alle namen van de collega’s uit het team, zodat ze alvast de namen kunnen leren kennen op een leuke en lekkere manier. Of een grappige plattegrond van het gebouw met alleen leuke en praktische hoogtepunten zoals de WC, koffie, kletspraatje, printen, wifi werkt niet, ga hierheen etc.

En een week voor de eerste werkdag stuur je nog een leuk kaartje met daarin het draaiboek voor de eerste drie dagen. Op deze manier wordt de dag minder spannend, omdat je nieuwe werknemer weet dat er aan hem of haar is gedacht en wat er gaat gebeuren deze eerste dagen.

Tip 2. Zorg voor een draaiboek voor de eerste week of weken

Niets is vervelender dan de eerste weken van je nieuwe baan een beetje voor je uit te moeten staren. Om je collega’s continu te storen (voor je gevoel) met vragen over wat je kan doen. Om nog niks te kunnen doen. Om je bezwaard te voelen dat je daar maar zit.

Maar ook voor diegene die verantwoordelijk is voor de onboarding (manager of team) is niets vervelender dan een nieuwe werknemer erbij hebben en jezelf beseffen dat je weer geen tijd hebt gehad om een goed inwerkprogramma op te stellen.

Maak het je huidige werknemers makkelijk en zorg voor een vast draaiboek voor de inwerkperiode. Zij blijven hiermee verantwoordelijk voor de onboarding van hun nieuwe collega, maar als HR faciliteer en ontzorg je hierin. Ook zorg je ervoor dat elke nieuwe werknemer op dezelfde manier ‘onboard’ wordt en krijg je geen scheve gezichten tussen werknemers die op hetzelfde moment, maar in een ander team zijn begonnen.

Met een draaiboek is het voor de nieuwe werknemer duidelijk waar hij of zij aan toe is. Voor het team wordt de onboarding een kwestie van het draaiboek invullen, in plaats van elke keer opnieuw te bedenken wat er moet gebeuren.

Daar komt ook nog eens bij dat onderzoek van BambooHR laat zien dat 23 procent van de werknemers die zijn vertrokken in hun eerste jaar, aangeeft dat dit voorkomen had kunnen worden door duidelijkheid. Het is tijd voor dat draaiboek dus!

Tip 3. HR, delegeer taken!

Een nieuwe werknemer voorstellen in de algemene social media groep kan de nieuwe werknemer best zelf. De rondleiding door het bedrijf? Vraag een of twee betrokken collega’s om dit elke maand te doen.

Het draaiboek opstellen? Dit is de verantwoordelijkheid van de manager en het team. De contactmomenten voor de eerste werkdag? Faciliteer en help herinneren, maar leg de verantwoordelijkheid hiervoor bij het team. Überhaupt het onboardingprogramma opstellen? Betrek collega’s erbij die dit leuk vinden, er veel ervaring mee hebben of ideeën en geef hen sleutelposities hierin.

Uit onderzoek blijkt dat 72 procent van de nieuwe werknemers niet willen dat HR het voortouw neemt binnen de onboarding. Ruim een derde wil dat de nieuwe manager het voortouw neemt, ruim een kwart wil dat iemand van de eigen afdeling dit doet en ruim 20 procent wil dat de collega’s hier verantwoordelijk voor zijn.

HR moet zich terugtrekken binnen de onboarding

Alleen dit al laat zien dat HR zich moet terugtrekken binnen de onboarding. Dit betekent niet dat HR helemaal geen invloed hierop heeft, want juist het consequent doorvoeren van het strategisch HR-beleid binnen onboarding is heel belangrijk.

Klinkt dit tegenstrijdig? Dan is het hoog tijd om juist te gaan delegeren. Want het consequent doorvoeren van het strategisch HR-beleid binnen onboarding, betekent niet dat je als HR alle taken en verantwoordelijkheden op je moet nemen. Faciliteer, ondersteun en ontzorg binnen onboarding, juist zodat het strategisch HR-beleid wordt uitgevoerd. Maar hierna houdt je rol grotendeels op. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering ligt bij de managers en de teams.

Tip 4. Een positieve en energieke eerste werkdag

Die eerste werkdag blijft altijd wel een dingetje. Het is spannend en hoe dan ook awkward voor iedereen. Waar moet je zijn, wat kun je doen, wat zijn de verwachtingen, je kent niemand en collega’s kennen jou ook niet en de dynamiek verandert met elke nieuwe collega.

Maar dat betekent niet dat je er niet alles aan kan doen om er wel een goede, leuke, positieve en energieke eerste werkdag van kan maken. Hoe dan?

Behalve de ‘normale’ activiteiten die bij een eerste werkdag horen, zoals bloemetje, een tiptop bureau, draaiboek, rondleiding en opgevangen worden door een collega, is er nog een aantal andere leuke activiteiten om iemand heel erg welkom te heten:

• Een leuke welkomstfoto op de schermen van nieuwe werknemers met naam en een leuk weetje.
• Deze foto’s ook ophangen in het gebouw of in de lift.
• Een leuke speurtocht om de collega’s en het gebouw beter te leren kennen.
• Een lunch met alle collega’s waar de nieuwe werknemers in het zonnetje worden gezet.
• Een gezamenlijke afsluiter met het team om de nieuwe werknemer te bedanken en succes te wensen.

De meest gestelde vraag aan mensen die net zijn begonnen met hun nieuwe baan is “hoe is het op je nieuwe werk?” Zorg dat ze hierover met stralende ogen vertellen, omdat ze zich welkom geheten voelen, ze duidelijkheid hebben, omdat ze zich onderdeel voelen van de organisatie en het team.

Tip 5. Zorg direct voor toegevoegde waarde

Als je ergens nieuw begint, kun je vaak niet wachten tot je een echte bijdrage kunt leveren. Totdat je je eigen functie goed kunt uitvoeren. Totdat je niet meer het gevoel hebt dat je alles moet vragen en je collega’s continu moet storen. Totdat je kunt laten zien dat je van toegevoegde waarde bent. Maar al deze punten gaan sowieso wel even duren, want inwerken op functieniveau duurt nu eenmaal gewoon even.

Hoe fijn is het dan wanneer je op een andere manier al een toegevoegde waarde kunt leveren? Dat je een bijdrage kunt leveren en het gevoel hebt dat je echt gezien wordt en dat ze je niet voor niets hebben aangenomen?

Dit kun je op verschillende manieren doen:

• Vraag op meerdere moment feedback over de onboardingperiode en laat weten dat je open staat voor hun waarnemingen hierover.
• Organiseer een inspiratiesessie met de directie om over de visie en kernwaarden te brainstormen en om nieuwe inzichten op te doen vanuit frisse blikken.
• Organiseer verbazingsgesprekken met nieuwe werknemers, om hen de ruimte te geven om te delen waar ze zich over hebben verbaasd in hun eerste periode: van negatieve verbazing tot positieve verbazing en alles hiertussen in.

Ga voor een goed onboardingsprogramma

De onboarding staat of valt met je langdurige relatie met de nieuwe werknemers: 77 procent van alle werknemers beslist namelijk in hun eerste zes maanden of ze bij je willen blijven. Werknemers die binnen een jaar vertrekken kost je 50 tot 150 procent van een jaarsalaris en het is een deuk op je werkgeversimago.

Ook zijn werknemers die goed zijn onboard tot 54 procent productiever en tot twee keer sneller betrokken. Organisaties die hier goed in zijn, kunnen significant beter hun klanten behouden en meer omzet behalen. Genoeg redenen om direct flink aan de slag te gaan met je onboarding.

>>> Lees ook: Het belang van goede onboarding en wat onboarding eigenlijk is