Verzuimknieperij

Een goede bekende van mij werkt op een poepiesjiek notariskantoor op de Zuidas. Zo eentje waar de mevrouw van de balie een baristabakkie met chilisnipperbonbon komt brengen terwijl je wacht.

Waar iedereen fluistert en waar ze naar je kijken alsof je onder een brug hebt geslapen als je het aandurft om in je spijkerbroek te komen.

Zo’n kantoor waar de uurtarieven zo hoog zijn, dat je met een ochtendje werken een heel Afrikaans dorp een jaar lang kan voeden.

Als je van deze notaris een factuur krijgt, dan wil je de gepeperde rekening wegmoffelen onder een drie maanden oude stapel kranten en het liefst gelijk de schuldsanering bellen.

Nu konden zelfs poepiesjieke kantoren de coronaregels niet aan hun laarzen lappen, dus tijdens corona werkte bijna iedereen ineens thuis. En die goede bekende van me, die werkte bijna een heel jaar op haar laptop aan een glazen eettafel in haar mini appartement, op een houten stoel waar je rugpijn van krijgt.

De Zuidas knieperds hebben geen budget voor een fijn zit-sta bureau

En nu zou je denken, die Zuidas notaris heeft er vast wel wat voor over om zijn medewerkers wat comfort te bieden, terwijl ze uren aan het schrijven zijn. Want als die medewerker de notariële aktes niet op tijd afkrijgt, omdat ze steeds naar de fysiotherapeut moet, dan scheelt dat toch al snel een paar duizend euro per dag.

Maar nee hoor, de Zuidas knieperds hadden geen budget voor een fijn zit-sta bureau waarmee rugklachten uitblijven. Dat was namelijk te duur. Het enige wat mijn kennis wel mocht, na drie keer overleg en goedkeuring van de volledige vrekkenboard, was haar eigen bureaustoel meenemen. Maar dan moest ze wel even naar kantoor komen en die stoel eigenhandig meenemen in de trein…

Serieus? Ja serieus. Want je denkt toch zeker niet dat notaris Scrooge dat gaat betalen, die veertig euro die het kost om die stoel bij haar thuis te krijgen?

Valse zuinigheid

Misschien denk je nu dat dit soort valse zuinigheid echt iets bijzonders is. Toch is het precies wat ik dagelijks zie gebeuren bij heel veel organisaties. Er wordt gedacht in kosten en niet in opbrengsten. Niet alleen die paar tientjes die het kost om een stoel van A naar B te krijgen is te veel, maar elke euro die wordt gestoken in voorkomen van verzuim of het adequaat aanpakken van verzuim, is er ook een te veel.

Maar ondertussen kost een medewerker die niet facturabel is, minimaal honderden euro’s per dag. Die notaris die niet kan werken? Scheelt zomaar een paar duizend euro omzet per dag. Maar ook een automonteur die een dag niet kan sleutelen, is al snel een dagelijks omzetverlies van vijfhonderd euro.

Ga je voor een besparing van een paar schamele tientjes op het tarief van je arbodienst?

De retorische hamvraag voor jou als werkgever, manager, inkoper of verzuimspecialist is dus eigenlijk heel simpel: ga je voor een besparing van een paar schamele tientjes op het tarief van je arbodienst? Of verdien je liever geld – heel veel geld – door je verzuimbegeleiding goed in te richten…

De gouden regel daarbij is dat de verzuimschade die je hebt als je het niet goed regelt, gemiddeld het tienvoudige is van de kosten die je maakt om die schade te voorkomen.

Nog simpeler gezegd: een full-service arbocontract met alle toeters en bellen inclusief flink wat preventieve poespas, kost je maximaal tweehonderd vijftig tot driehonderd euro per medewerker per jaar. Een dossier dat je niet op orde hebt van een lang verzuimende medewerker, kost je zomaar een ton.

Makkelijke rekensom toch? Zeker als je weet dat zelfs kleine werkgevers gemiddeld eens in de vijf jaar zo’n dossier hebben, valt elke besparing die je kunt realiseren met een goedkoop contract in het niet bij de schade die je hebt als het fout gaat.

Verzuimontkenners

Ik vergelijk verzuimbeleid wel eens met klimaatbeleid; je hebt bij beide uitgesproken voorvechters. Bij verzuim vinden die de voorvechters dat dit onderwerp het begin en het einde is van je HR-cyclus. Het verzuim is niet alleen het resultaat van alles wat je op het gebied van HR doet, maar het is ook de thermometer van je bedrijfscultuur.

Gedraagt de directie of management zich bijvoorbeeld als een stelletje feodale potentaten, dan zie je hun bazige gedrag terug in hogere verzuimcijfers, een fors hoger verloop en verlies aan productiviteit.

Die goudomrande arbocontracten zitten vol gedwongen winkelnering

Aan de andere kant heb je de honende tegenstanders, de verzuimontkenners. Die vinden dat verzuim het meest onbelangrijke HR-onderwerp is wat je kunt bedenken. Het kost in hun ogen belachelijk veel geld en is alleen maar een speeltje van arbodiensten. Die hebben hun jarenlange lobby bij de overheid weten te verzilveren in de voor werkgevers verplichte arbocontracten.

Die goudomrande contracten zitten vol gedwongen winkelnering, zoals bijvoorbeeld een hele dure RI&E of diensten waar je niets aan hebt. Zeker als je nooit te maken hebt met verzuim, zoals zij. Ziek is bovendien ziek, dus daar kun je niets aan doen.

Die arbodiensten leveren dan ook nog eens prutswerk vinden ze. En een bedrijfsarts? Die heeft nog nooit iemand beter gemaakt.

Bij klimaatbeleid is dat ook zo. Hele volksstammen ontkennen dat het klimaat verandert. Dus ze stoppen hun kop in het zand en doen vooral niets. Totdat er een ramp gebeurt, dan komen ze pas in actie.

Precies zo werkt het bij verzuim. Die manager die al die jaren ontkent dat verzuim een probleem is, heeft opeens een dossier met een schade van een ton, en soms nog meer. En iets wat volgens hem niet bestaat, brengt zijn bedrijf aan de rand van de afgrond, of erover.

Wanneer moet je echt aan de slag met verzuimbegeleiding?

Maar wanneer moet je nu echt aan de slag met verzuimbegeleiding? Eigenlijk is dat best eenvoudig:

Je verzuim is in het algemeen te hoog

Een hele logische… als je verzuim te hoog is, of te hoog dreigt te worden. Want je ziet een hoog verzuim eigenlijk best aankomen. Maar wat is nu eigenlijk hoog verzuim?

Gemiddeld is het verzuim in Nederland iets meer dan 4 procent. Maar dat getalletje zegt meestal niet veel. Want in sommige sectoren is 3 procent al erg hoog. Denk aan de advocatuur of de horeca. Terwijl men in bijvoorbeeld het onderwijs of de zorg al blij mag zijn als het verzuim onder de 5 procent blijft.

Kijk dus naar je eigen sector en kijk vooral ook naar de verhouding kort, middel en lang verzuim.

Het frequent verzuim is hoog (of juist opvallend laag)

De gemiddelde medewerker in Nederland meldt zich ongeveer één keer per jaar ziek. De meldingsfrequentie is dan 1.

Dus stel dat de meldingsfrequentie bij jou 1,5 is of hoger, dan weet je dat er werk aan de winkel is. De oorzaak ligt meestal niet in een griepgolf of in veel medewerkers met migraine. Vaak is het een rechtstreeks gevolg van de cultuur in jouw organisatie.

De gemiddelde meldingsfrequentie is geen heilig getal

Zeg eens eerlijk: hoe ga je met mensen om? Is er onderling vertrouwen, of is er juist wantrouwen? Wordt iemand gemist als hij er niet is? En wat doe je dan? Stuur je een bloemetje, of laat je niets van je horen. Of stuur je direct een bedrijfsarts of een andere controleur op de medewerker af. En welk signaal geef je daarmee af?

Maar ook de gemiddelde meldingsfrequentie is geen heilig getal. Ik zal je een mooi voorbeeld geven waar een te lage meldingsfrequentie tot grote problemen leidde.

Laatst sprak ik een verzorgingstehuis met een meldingsfrequentie van 0,65. Perfect dus zou je zeggen. Nou nee, want het was zo druk en er was zo’n groot tekort aan mensen, en er was zo’n groot verantwoordelijkheidsgevoel, dat medewerkers zich eigenlijk nooit ziek meldden. Áls een medewerker zich dan eindelijk wél ziek meldde, dan was deze al zo ver over zijn of haar grenzen gegaan, dat die meteen voor minimaal drie maanden uit de running was.

Dus kijk ook vooral naar het verhaal àchter de cijfers. Weet je dat niet? Dan is dat wel een extra teken om aan de slag te gaan met verzuimbegeleiding. Zonder dit inzicht is het echt schieten met een kromme loop.

Het lang verzuim stijgt fors

Als de verzuimcijfers stijgen omdat vooral het lange verzuim stijgt, dan is dit een indicatie dat je echt aan de slag moet. Mensen worden ziek en blijkbaar niet meer beter. Dan is het natuurlijk belangrijk om meteen uit te laten zoeken hoe dit komt. Soms kan het ‘pech’ zijn en wordt iemand ernstig ziek, of heeft iemand een verkeersongeluk gehad. Maar ook (of juist!) dan is het alsnog belangrijk om mensen heel erg goed te begeleiden.

Maar veel vaker ontstaat lang verzuim door een niet aflatende werkdruk, slijtage of misschien wel omdat de verzuimbegeleiding niet goed is.

Wat nu als een medewerker omvalt, doordat hij de druk niet meer aan kan? Dat kan druk zijn in het werk, maar zeker ook van thuis, of een combinatie van beide. Onder de langverzuimers in Nederland is dit de belangrijkste reden.

De grootste fout die je kunt maken, is deze medewerker met rust laten, want feitelijk laat je hem of haar dan keihard vallen. Wat je wél moet doen, is ondersteuning bieden en snel ook. Want hoe eerder je iemand helpt, hoe zachter de landing en hoe sneller hij weer terug is. En daar wordt iedereen blij van.

Klachten van medewerker of leidinggevenden

Soms klagen medewerkers over de bedrijfsarts, of over hun leidinggevende. Ze voelen zich niet gehoord of onder druk gezet. Neem dit soort klachten altijd serieus, want de meeste mensen klagen echt niet zo snel. Is er niet zoveel aan de hand, of is het het topje van de ijsberg?

Hetzelfde geldt voor de leidinggevenden. Klagen zij over vage adviezen of een casemanager die onbereikbaar is? Doe er wat mee en ga in gesprek met je arbodienst.

Weinig contact met je arbodienst

Sommige werkgevers zetten de arbodienst alleen maar in als een medewerker ziek wordt, of zelfs pas als deze al heel lang ziek is. Eigen regie noemen ze dat en daarover zometeen meer. De bedrijfsarts houdt dan zijn spreekuur, komt met een werkhervattingsadvies en jij gaat samen met de medewerker aan de slag.

Maar… de arbodienst heeft een nog veel belangrijkere rol: meedenken met jou als werkgever over de gezondheid van jouw organisatie. De arbodienst heeft unieke kennis – kennis die jij niet kúnt hebben – om jou te adviseren. Die kennis komt uit de spreekkamer en die kun je vertalen naar organisatieniveau. Maar dan moet je er wel om vragen.

Als jij je arbodienst alleen maar ziet als kostenpost of spreekuurkanon en hen alleen maar inzet als je er écht niet meer onderuit kan, dan moet je al blij zijn als die spreekuren überhaupt plaatsvinden. De kans dat je dan een goed advies krijgt dat aansluit bij jouw organisatie, jouw mogelijkheden voor passend werk en ook nog in jouw taal geschreven, is dan natuurlijk nihil. En dat kan ook niet, want de bedrijfsarts of de casemanager heeft geen flauw idee wie jij bent.

En andersom geldt dit natuurlijk ook: als jij geen idee hebt wie je bedrijfsarts of casemanager is, of als je elke drie maanden een ander contactpersoon hebt, er weinig contact is, of de afspraken niet duidelijk zijn, dan is het hoog tijd om aan de bel te trekken.

Smartie-effect

Zoals in elke markt zijn er ook in de markt van verzuimbegeleiding consultants die met elkaar gemeen hebben dat ze één trucje toepassen, waarvan ze beweren dat die voor elke organisatie werkt.

Het frustrerende is dat deze aanpak soms ook gewoon werkt. Net als een placebo pilletje dat in 30 procent van de gevallen werkt.

Soms werkt een Smartie dus, net als een aspirine, prima tegen hoofdpijn, maar dat wil nog niet zeggen dat een Smartie een goed medicijn is.

Het eigenregiemodel

Neem bijvoorbeeld het eigenregiemodel. Dit wordt al jaren gepropageerd door duurbetaalde consultancy clubs en hele volksstammen zijn inmiddels opgeleid in dit eigen regie gedachtegoed. Het model gaat er vanuit, dat de leidinggevende de regie neemt over het verzuimproces en af en toe een goed gesprek voert met de werknemer. En daarna zal alles goed komen. Maar dat is dus niet zo.

Want het eigenregiemodel is nogal dood, morsdood zelfs. Wij voorspelden het in 2015 al, toen we grootschalig onderzoek deden onder bijna zeventig arbodiensten. En de reden is heel simpel.

• Bij meer dan 50 procent van de verzuimmeldingen speelt de leidinggevende een rol, ofwel deze zou zomaar eens de reden kunnen zijn dat de medewerker überhaupt ziek is. En juist die leidinggevende moet dan in gesprek met de medewerker over zijn verzuim. Zie je het voor je?
• De leidinggevende werkt niet in opdracht van de bedrijfsarts, wat haaks staat op de privacywetgeving van de AVG.
• Meer dan 70 procent van het verzuim is op dag 1 niet medisch en de kans is groot dat de werknemer de onderliggende kwesties liever ook niet met de leidinggevende bespreekt. Maar volgens het protocol van dat eigenregiemodel moet de werknemer wel in gesprek gaan met de leidinggevende.
• De leidinggevende is vaak nogal druk, legt andere prioriteiten en heeft meestal ook nog onvoldoende kennis wat en hoe hij precies binnen een verzuimgesprek mag zeggen en vragen. Wat feitelijk maar zeer weinig is, want veel meer dan “waar ben je bereikbaar” en ”is je verzuim het gevolg van een ongeval?” mag je niet vragen.

Kort gezegd, als de medewerker zich in de helft van de gevallen ziek meldt, omdat de leidinggevende een eikel is of op zijn minst incapabel, de medewerker vervolgens helemaal niet wil bespreken wat er echt aan de hand is, en in alle andere gevallen je niet mag vragen wat er precies speelt, hoe ga je dan de regie voeren over je verzuim?

Eigenregiemodel faalt

Geen wonder dat we in onze dagelijkse praktijk, waarbij we organisaties helpen bij hun zoektocht naar de meest geschikte arbodienst, eigenlijk bijna altijd zien dat het eigenregiemodel faalt. Het is een sappige oranje wortel waar een beetje directie als de eerste de beste knol zijn tanden in zet, zeker door de belofte dat het eigenregiemodel ook flink wat kosten zou besparen. Alleen is het resultaat meestal precies het tegenovergestelde.

Want het verzuim bij organisaties die dit model hanteren, is soms tot wel tientallen procenten hoger dan gemiddeld. Een verzuimpercentage van 10 procent is daarbij echt geen uitzondering. En dat komt vooral door het lange verzuim. Juist dàt is een probleem, want in dat lange verzuim zit natuurlijk de echte schade.

Het verschil tussen goede en falende verzuimbegeleiding draait niet om een paar tientjes

Tuurlijk, dit model wordt vaak gebruikt door sectoren waar het verzuim wat hoger is dan gemiddeld, zoals de zorg, de overheid en het onderwijs. Maar voordat je dit model omarmt als het ei van Columbus, is het dus goed om je achter de oren te krabben of dit wel echt past. Zeker als de motivatie om dit model te gaan hanteren vooral kostengedreven is. Want dan kom je dus bedrogen uit.

Ik schreef het al eerder, het gaat niet alleen om de kosten van de verzuimbegeleiding, je hebt ook te maken met de loonkosten, de vervangingskosten, de extra druk op medewerkers die het werk overnemen, gemiste omzet en in het ergste geval gevolgd door een sanctie van het UWV, waardoor je na loondoorbetaling zelfs na het tweede jaar ziekte nog een jaartje extra aan de bak mag. Komt de medewerker daarna in de WAO, dan mag je er gemiddeld per dossier nog een ton bij optellen.

Het verschil tussen goede verzuimbegeleiding en falende verzuimbegeleiding draait dus niet om een paar tientjes, maar om tonnen bij een MKB’er en zelfs miljoenen bij de wat grotere werkgevers.

En dat is nog zonder de kosten die je kwijt bent aan die consultant, want in 70 procent van de gevallen werkt die aanpak dus niet tegen jouw ‘verzuimpijn’. Voordat je daarachter bent, ben je heel veel geld kwijt aan dure bureaus, nutteloze trainingen en alle kosten van het optuigen van zo’n project. En vaak ben je dan ook al jaren verder en heb je een resultaat dat vele malen slechter is dan voordat je die dure consultant naar binnen haalde.

Knieperij in het kwadraat

Nog even over die bureaustoel waar ik dit artikel mee begon. Want de impact van corona gaat natuurlijk veel verder dan een bureaustoel aan je keukentafel; een jaar lang verplicht thuiswerken trok een enorme wissel op het welzijn van medewerkers.

Het is als balanceren op het hoge koord. Terwijl je kinderen, partner en hond aan de ene kant van het touw trekken, trekt de werkgever aan het andere. Medewerkers voelen zich verplicht acht uur aan een stuk te werken, uur-na-uur verkrampt aanwezig te zijn in online meetings en ze kunnen letterlijk niet meer de deur achter zich dicht doen en het werk het werk laten.

En misschien houdt die medewerker het best een tijdje vol, maar er komt een moment dat zelfs de meest sterke superman of supervrouw naar beneden stort in het ravijn, met in het ergste geval een dikke vette burn-out.

Het is dus zaak om als werkgever te investeren in deze nieuwe werkelijkheid. Ook al is corona nu voorbij en ook al zal thuiswerken niet 100 procent verantwoordelijk zijn voor de stijging van het verzuim die we nu al zien, want er zijn natuurlijk nog veel meer factoren die het verzuim beïnvloeden.

Maar vaker thuiswerken is wel het nieuwe normaal, of dit nu voor een, twee of vijf dagen per week is. Grote corporates hebben massaal voorgesorteerd door huurcontracten open te breken en nieuwe richtlijnen uit te vaardigen voor de wereld na corona.

Daarbij wordt gekeken naar de besparing op de kosten van vierkante meters en dat is op zich natuurlijk een prima economische afweging en bovendien ook beter voor het milieu. Maar men kijkt nog in onvoldoende mate naar de thuiswerkomgeving.

Niet voor niets zijn grote corporates al aan het voorsorteren door huurcontracten open te breken

Daarom voorspel ik dat het verzuim omhoog knalt, zeker als je als werkgever hier niet goed mee omgaat. Want het kort verzuim zal misschien afnemen, omdat je met een snotneusje prima thuis kunt werken, maar het lang verzuim zal juist gaan toenemen.

En precies daar zit um de kneep. De eerste signalen over stijgend verzuim zijn er al, met een gemiddelde stijging in het laatste kwartaal van bijna 25 procent en sectoren – zoals de zorg – waar het verzuim nu al aan het exploderen is.

Investeer dus in goede arbeidsomstandigheden, zoals die werkplek en die stoel. Maar maak ook afspraken over hoeveel online meetings op een dag eigenlijk normaal is. Want op kantoor loop je toch ook af en toe naar de koffieautomaat, log je uit tijdens de lunch of heb je een praatje pot met een collega? En mag je dan misschien ook gewoon om vier uur je laptop en telefoon uitzetten, zodat je nog even met de hond kan wandelen of wat aandacht kan geven aan de kids?

Misschien is het geen gek idee om de besparing die je doet door al die vierkante meters af te stoten, direct weer te investeren in betere werkomstandigheden voor de thuiswerkers. Met minimaal een werkplek waar je geen rugpijn van krijgt, werkafspraken over bereikbaarheid tijdens en na kantoortijden, én manieren om in verbinding met elkaar te blijven als je elkaar zelden meer ziet.

---

In ‘HR met Ballen’ geeft HR-expert Bob Zeegers je de negen succesformules voor HR met ballen, waarmee je het MT overtuigt om te investeren in menselijk kapitaal.

 

• Maak het management bloednieuwsgierig door maar een paar zinnen aan te passen in jouw HR-plan.
• Leer de zeven simpele overtuigingstechnieken van oplichters die je kunt gebruiken om managers te enthousiasmeren, zonder dat je de gevangenis in hoeft.
• Herken de drie redenen waarom je genegeerd wordt in vergaderingen.
• Weet hoe je zelfs de knieperigste directeur ervan overtuigt te investeren in HR.
• Ervaar hoe het management, OR en medewerkers aan je lippen hangen dankzij een paar geheime gesprekstechnieken van een hoogbejaarde kleuterjuf.

>>> Bestel ‘HR met Ballen’

---