Van chaos naar geplande zorg in het land van verzuim en inzetbaarheid

“In vijf dagen tijd stampt het Erasmus MC even een noodafdeling uit de grond.”

Dat was de kop boven een artikel in het Financieel Dagblad van 20 maart 2020.

“Deskundigen hadden eerder al berekend dat er een toename van het aantal coronapatiënten te verwachten was. Het scenario was al uitgedacht met een rekenmodel tijdens een eerdere rampenoefening met de zelfbedachte Hollandse griep.”

Dit actuele voorbeeld bewijst dat zorgland zich wapent tegen chaotische toestanden en voorbereid wil zijn op de toekomstige gevraagde behoefte.

In het land van verzuim en inzetbaarheid is dat wel anders. Als er behoefte is aan een deskundig advies van bijvoorbeeld een bedrijfsarts, dan wordt er een aanvraag gedaan voor een consult. En dan is het maar afwachten wanneer de deskundige tijd heeft in zijn agenda.

Gelukkig kan dat ook anders, maar dan bepaalt niet de agenda van de deskundige hoe er wordt gewerkt, maar bepaalt het eigen ‘productiemodel’ van verzuim en activering het tempo en de intensiteit van de behoefte.

Produceren van verzuimdagen

Verzuimproductie? Hoor ik u denken. Jazeker, in iedere organisatie ontstaat jaarlijks een aantal verzuimgevallen waarmee het werkproces ‘verzuim en activering’ start en door ons de verzuimproductie wordt genoemd.

Door ‘verzuim en activering’ als een productieproces te zien, kun je ook eenvoudig slimme technieken uit de productiewereld hierop toepassen, waardoor een andere kijk en benadering kan ontstaan.

Het aantal nieuwe verzuimgevallen waardoor de ‘verzuimproductie’ wordt gestart, is onder normale omstandigheden redelijk goed voorspelbaar bij de grotere organisaties met meer dan 200 werknemers. Dat kun je zien aan de meldingsfrequentie (dat is het aantal nieuwe verzuimgevallen gedeeld door het gemiddeld aantal werknemers), die meestal rond de 0,9 á 1,2 schommelt.

Bij kleinere organisaties of afdelingen kan de bandbreedte toenemen vanwege toevalstreffers.

Als je dus het aantal werknemers kent, dan weet je bij benadering ook hoeveel verzuimgevallen er ‘geproduceerd’ gaan worden. Een organisatie met 1.000 werknemers kan ongeveer 1.000 verzuimgevallen per jaar verwachten. Met 12 maanden per jaar en een gelijke verdeling zou je uitkomen op gemiddeld 83 nieuwe verzuimgevallen per maand.

Maar we weten ook dat in sommige maanden meer verzuimproductie plaatsvindt; dat zijn de maanden november, december, februari en maart.

Er speelt bij deze productie nog iets bijzonders: niet alle werknemers produceren evenveel of even vaak verzuimgevallen.

Zo zijn er bijvoorbeeld behoorlijk veel werknemers die nul verzuimdagen produceren, de welbekende nul-verzuimers. Dat is gemiddeld in Nederland 52 procent van de werknemers, in ons voorbeeld 520 werknemers.

Zo’n 25 procent van de werknemers start één keer per jaar een verzuimperiode, 12 procent doet het twee keer. De 110 zogenaamde frequentverzuimers (11 procent van de werknemers) start 3 keer of vaker een verzuimperiode. Zij genereren iets meer dan de helft van alle verzuimperioden.

Bovenstaande kengetallen staan in de Arbobalans 2018 die gratis te downloaden is.

Verzuimproductie zelf berekenen

Ben je benieuwd naar de verzuimproductie in jouw organisatie? Die kun je zelf berekenen met een app. Dit doe je door het aantal werknemers van je organisatie in te voeren. Deze app berekent het verzuimpatroon op basis van de benchmark.

Als je bent ingelogd, kun je ook nog de specifieke gegevens van je eigen organisatie doorrekenen door de aantallen werknemers per verzuimfrequentie aan te passen. Dan zie je bijvoorbeeld hoeveel procent van het werk (de verzuimgevallen) worden gegenereerd door de frequent verzuimende werknemers.

Naarmate de tijd verstrijkt, neemt het aantal verzuimgevallen af, omdat deze werknemers weer volledig aan het werk zijn.

Aan het werk met de tijd

En dan begint het rekenwerk. Je weet inmiddels het aantal verzuimgevallen per jaar. Die hebben allemaal een eerste verzuimdag waarop er activiteiten moeten worden verricht.

Je ziet hieronder het patroon van een organisatie met 2.000 verzuimgevallen over de 104 weken verdeeld over 20 weekblokken.

In de eerste weken neemt het aantal enorm snel af, dat geldt met name voor de verzuimgevallen van de frequent verzuimers. Deze maken immers ongeveer de helft van alle verzuimgevallen uit.

Aan het eind van de eerste week is het aantal al gehalveerd en na 3 weken houden we nog 25 procent van de verzuimgevallen over.

Rond 6 weken resteert nog ongeveer 9 procent van de verzuimgevallen en omdat de dubbeltellingen van de frequent verzuimers inmiddels zijn verdwenen, praten we daarna over “verzuimende werknemers” in plaats van “verzuimgevallen”.

Vanaf de zesde week neemt het aantal geleidelijk af naar ongeveer 1,5 procent aan het einde van de eerste 52 weken en naar minder dan 1 procent bij 104 weken.

Daarmee krijg je een eerste beeld van de hoeveelheid werkzaamheden per jaar, dat noemen we de algemene caseload die je kunt berekenen met een app.

Het patroon van beëindiging van verzuimgevallen is gebaseerd op gegevens van het UWV (Kennisverslag 2018-7), CBS en Vernet.

Aan het werk met de capaciteit

Als je eenmaal de algemene caseload kent, wil je ook weten hoevéél werk er verzet moet worden met de verzuimende werknemers (de verzuimgevallen) die moeten worden beoordeeld, begeleid en geactiveerd.

Er worden activiteiten uitgevoerd door verschillende actoren zoals de leidinggevende, een casemanager, de bedrijfsarts, een arbeidsdeskundige, etc. Deze hebben allemaal een eigen specifieke caseload.

Maar hoeveel tijd en kosten brengt dat met zich mee?

Dat is een vraag waar veel mensen die betrokken zijn bij het werkproces ‘verzuim en activering’ mee worstelen. Dat kan met dezelfde app https://evident-prima.nl/prima/caseload/ als je bent ingelogd. Dan kun ook nog je per actor op de 20 weekblokken aangeven in hoeveel procent van de gevallen de actor erbij betrokken is en hoeveel tijd deze actor in dit verzuim-/activeringsproces naar verwachting aan tijd zal besteden. Tenslotte kun je ook met een uurprijs de kosten van de actor in beeld krijgen.

Hoeveel werk krijg je als werkgever te doen?

We nemen een voorbeeldorganisatie waar de actor ‘leidinggevende’ alle nieuwe aanvragen ziekteverlof ontvangt op dag 1 en dan gemiddeld 15 minuten per verzuimgeval besteedt aan het gesprek en de beoordeling, de registratie en andere afhandelingen.

In deze organisatie met jaarlijks 2.000 aanvragen ziekteverlof, is dat 2.000 maal 100 procent (allemaal) maal 15 minuten = 30.000 minuten gedeeld door 60 minuten per uur = 500 uur per jaar voor deze activiteit.

De leidinggevende heeft met ongeveer de helft van de 900 verzuimgevallen die langer dan 1 week duren contact gedurende gemiddeld 10 minuten: 900 x 50% x 10 / 60 = 75 uur per jaar.

Jaarlijks besteedt de leidinggevende aan 80 procent van de 500 verzuimgevallen die 4 weken verzuimen 15 minuten (500 x 80% x 15 / 60 =) 100 uur per jaar.

En voor de 140 plannen van aanpak is men naar verwachting 140 uur per jaar mee bezig.

Als je dit voor alle 20 weekblokken invult, ontstaat een beeld van de hoeveelheid uren die alle leidinggevenden samen per jaar hieraan besteden.

Op dezelfde manier kan de voorbeeldorganisatie ook berekenen hoeveel uren voor de bedrijfsarts (of casemanager, verzuimregisseur, HR adviseur, etc.) er per jaar nodig zijn voor zijn activiteiten bij deze organisatie.

Als je op deze wijze in beeld krijgt hoeveel uren dat van een bedrijfsarts vraagt per jaar, dan kun je die capaciteit op voorhand al inkopen, omdat je weet dat het werk er ook aan zal komen. En je hebt de kosten ook nog begroot. Samen met de bedrijfsarts kun je de gegevens invullen en zorgen voor meer budgetteerbare en planbare zorg!

Hieronder zie je een voorbeeld:

Daarna maak je een soortgelijk beeld van de inzet van de bedrijfsarts door opnieuw de app in te vullen. Zo maak je snel en eenvoudig een getalsmatige onderbouwing in het voorstel tot een nieuwe aanpak. Met de technieken uit de wereld van productiebedrijven heb je daar een basis voor gelegd.

Met de app ‘Caseload’ maak je een beeld van de inzet (aandeel en minuten) van de casemanager met taakdelegatie en voilá, daar zie je bij het jaartotaal het aantal uren. En als je de uurprijs ook invoert, zie je ook de jaarlijkse kosten voor deze actor.

Neem de bedrijfsarts z’n agenda af

In het voorbeeld is berekend dat de bedrijfsarts per jaar 462 uur aan deze activiteiten zal gaan besteden, dat is ongeveer 10 uur per week oftewel 2 royale dagdelen.

In de tijd dat de bedrijfsarts er is, doen zich altijd activiteiten voor uit de lijst van 20 weekblokken. In bovenstaand voorbeeld verwacht je circa 180 probleemanalyses per jaar oftewel 3 á 4 per week. En 30 bijstellingen van de probleemanalyse, dat is 1 per twee weken.

Werkgevers die zelf rekenen en sturing geven, hoeven niet meer achter de feiten aan te lopen, brandjes te blussen maar vooral ook veel minder te wachten op deskundige ondersteuning. Ze kunnen nu zelf met behulp van een rekenmodel een beeld maken van wat hen te wachten staat en hierop capaciteit afstemmen en inkopen.

Bovendien geeft het meer rust in het werkproces omdat de toenemende belastbaarheid van de verzuimende werknemer scherper en frequenter kan worden bijgestuurd.

Meteen aan de slag?

Op https://evident-prima.nl kun je de gratis basisversie van beide apps gebruiken.

Met een account kun je inloggen op https://evident-prima.nl/prima/caseload/ en https://evident-prima.nl/prima/verzuimfrequentie/ om snel zelf de gedetailleerde berekeningen te maken.

Een account kost € 100,– per organisatie per jaar en je kunt hem aanvragen via herman.evers@evident-bv.nl of gaston.dollevoet@dexisarbeid.nl