Uitstelgedrag op het werk

Aan de mens worden tegenwoordig in het werk steeds hogere eisen gesteld. Om werknemers te ondersteunen en te motiveren het maximale uit zichzelf te halen, kan het je als werkgever helpen meer inzicht te krijgen in de psychologische processen die van invloed kunnen zijn op iemands functioneren.

De (internationale) literatuur besteedt relatief weinig aandacht aan uitstelgedrag op het werk. Veel onderzoek richt zich tot nu toe op studenten. Men veronderstelt namelijk dat met het ouder worden de neiging tot uitstelgedrag vermindert.

Toch is dit opmerkelijk, want volgens onderzoeksgegevens heeft zo’n 20 procent van de volwassenen last van uitstelgedrag bij de uitvoering van dagelijkse taken. Voor studenten liggen deze percentages tussen de 70-95 procent.

Wat is uitstelgedrag?

Uitstelgedrag is al langer een erkend probleem, maar de omvang ervan lijkt in onze huidige maatschappij alleen maar toe te nemen. Vooral de komst van internet speelt hierbij een belangrijke rol. Internet, e-mails en apps leiden – als we niet oppassen – continu de aandacht af van ons werk.

In de Engelse literatuur wordt uitstelgedrag aangeduid met het oorspronkelijk uit het Latijn afkomstige woord procrastination, wat letterlijk vertaald “op morgen schuiven” betekent.

Uitstelgedrag is de neiging om datgene wat nodig is om een bepaald doel te bereiken, uit te stellen. Bij uitstelgedrag gaat het om het gedrag van uitstellen. Het gedrag is irrationeel omdat mensen weten dat het niet in hun eigen voordeel is.

Zelfregulering

Uitstelgedrag is een algemeen voorkomend en ernstige vorm van onmacht van het individu om zichzelf te reguleren. Zelfregulering wil zeggen dat iemand in staat is om:

• doelen te stellen;
• het eigen gedrag in relatie tot deze doelen te monitoren; en
• de eigen houding en de omgeving ook te kunnen veranderen om deze doelen te kunnen halen.

Zelfregulering faalt als iemand niet in staat blijkt deze drie activiteiten te coördineren of succesvol uit te voeren. Mensen die uitstelgedrag vertonen, lijken meer moeite te hebben met het hanteren van de verschillende componenten van dit feedbacksysteem dan mensen zonder uitstelgedrag. Op termijn kan dit schadelijk zijn voor het welzijn en de gezondheid van het individu.

Ook zijn mensen die uitstelgedrag vertonen vaak minder betrokken bij onplezierige of moeilijke taken dan personen die dit gedrag niet hebben. Maar deze taken zijn wél noodzakelijk voor het behalen van een vastgesteld doel.

Het onvermogen van het individu tot zelfregulering wordt binnen de psychologie nog onvoldoende begrepen. Wel is er een aantal factoren waarvan men inmiddels weet dat deze van invloed zijn op uitstelgedrag.

Mogelijke oorzaken uitstelgedrag: individuele verschillen

Uitstelgedrag is een complex fenomeen waarover verschillende interpretaties bestaan. In de internationale literatuur is het meeste onderzoek gedaan naar de relatie tussen uitstelgedrag en individuele verschillen. Er zijn factoren die sterke voorspellers blijken te zijn van gedrag zoals impulsiviteit, zelfhandicappen, consciëntieusheid, een laag zelfvertrouwen en self-efficacy.

• Self-efficacy houdt het vertrouwen in dat je hebt taken die gedaan moeten worden om een bepaald doel te bereiken, af te maken.
• Impulsiviteit wil zeggen, dat je ongeduldig in het moment leeft en alles meteen wilt.
• Zelfhandicappen is de neiging situaties te creëren die succes in de weg staan, bijvoorbeeld een werknemer die zich vlak voor een belangrijke presentatie ziek meldt, waardoor een promotie niet doorgaat.
• Zelfvertrouwen verwijst naar het vertrouwen dat iemand heeft in zijn of haar competenties, vaardigheden en deskundigheid in een algemeen of specifiek domein.
• Consciëntieusheid verwijst naar de mate van zelfdiscipline, doelgerichtheid en ordelijkheid.

Welke verbanden er ook worden gevonden, uitstelgedrag wordt gezien als een eigenschap die bij het karakter van een persoon hoort en moeilijk te beïnvloeden is. Maar het is zeker niet onmogelijk het gedrag te veranderen, het vraagt wel veel wilskracht van die persoon. Uitstelgedrag ontstaat vaak tijdens de schoolperiode, met name op het moment dat er eisen aan kinderen worden gesteld.

Gedachten, gevoelens en gedrag

Gedrag komt echter nooit alleen, maar gaat altijd samen met gedachten en gevoelens. Uitstelgedrag kun je daarom ook zien als een resultaat van verschillende psychologische processen die cognitieve (denken, oordelen, interpreteren en begrijpen), affectieve (gevoel en emotie) en gedragscomponenten omvatten.

Het cognitieve aspect betreft het belang dat iemand aan een activiteit hecht. Het affectieve aspect bepaalt of men deze activiteit als aantrekkelijk of als onaantrekkelijk ervaart. Bij de gedragscomponenten gaat het om:

• een gebrek aan directe actie, zowel in intentie als gedrag;
• een discrepantie tussen intentie en gedrag; en
• een voorkeur voor met elkaar concurrerende activiteiten.

Een voorbeeld:
Van een werknemer wordt verwacht dat hij een bepaalde taak uitvoert. Als hij het belang (cognitie > waarde) van die taak als laag beoordeelt, kan hij de uitvoering voor zich uitschuiven. Als hij de taak ook nog eens onplezierig of saai vindt (affectie > gevoel), dan zal hij zich alleen inspannen als hij verwacht dat de beloning opweegt tegen dit onaangename gevoel.

De gedragscomponent houdt in, dat deze medewerker zich in deze situatie moet kunnen beheersen om niet met de meer plezierige werkzaamheden te beginnen, in plaats van met de vervelende taak.

Een ander voorbeeld is de student die liever sociaal bezig is dan tijd te besteden aan een scriptie. Of iemand die de verleiding niet kan weerstaan op dit moment iets lekkers te eten in plaats van de beloning op lange termijn, namelijk een slanke lijn.

Wanneer wordt uitstelgedrag problematisch?

Iedereen stelt wel eens dingen uit. Zeker als we ergens een hekel aan hebben of iets moeilijk vinden. Uitstelgedrag wordt pas als een probleem gezien als het ten koste gaat van iemands welzijn, of als het consequenties heeft voor de omgeving. Het niet halen van een deadline voor een project bijvoorbeeld, waar anderen van afhankelijk zijn.

Mensen zien zichzelf vaak als passieve, hopeloze slachtoffers

Mensen zien zichzelf vaak als passieve, hopeloze slachtoffers, maar met uitstelgedrag kies je er meestal bewust voor actief andere dingen te doen in plaats van wat je eigenlijk móet doen.

Er is een verschil tussen uitstelgedrag en het vermijden van taken. Van het eerste is sprake als iemand er doelbewust voor kiest een activiteit te ondernemen met een beloning op korte termijn in plaats van een beloning op lange termijn. Van het tweede als de keuze gemaakt wordt alleen tijd te besteden aan belangrijke in plaats van aan onbelangrijke zaken.

Uitstelgedrag kost geld

Waarom is het relevant aandacht te besteden aan uitstelgedrag in de werksituatie? Uitstelgedrag is een verschijnsel dat in het dagelijks werk weinig wordt herkend en waar dus ook weinig aandacht voor is.

Mensen zijn zich vaak zelf goed bewust van het feit dat ze last hebben van dit gedrag zonder dat dit de buitenwereld dit opmerkt. Iemand heeft taken bijvoorbeeld wel op tijd af, maar de kwaliteit laat te wensen over.

Uitstelgedrag kan leiden tot demotie naar een lagere functie of uiteindelijk tot ontslag

Collega’s kunnen het signaleren als er in de samenwerking problemen ontstaan, bijvoorbeeld als iemand zijn werk regelmatig niet op tijd af heeft, of minder presteert dan van hem of haar mag worden verwacht. Op termijn kan dit leiden tot demotie naar een lagere functie of uiteindelijk zelfs tot ontslag.

Uitstelgedrag kost organisaties dus geld, alhoewel het moeilijk is om dit in cijfers uit te drukken. Desalniettemin is het belangrijk kenmerken en signalen van het gedrag te herkennen. Dit kan leidinggevenden helpen uitstelgedrag bij medewerkers te signaleren en hen te ondersteunen om dit gedrag te voorkomen.

Meer autonomie

In veel sectoren is een tendens zichtbaar waarin efficiënt en effectief werken het hedendaags adagium is. Werknemers krijgen meer autonomie en verantwoordelijkheden. Er wordt een voortdurend beroep gedaan op het zelfregulerend vermogen; eigenschappen waarover niet iedere medewerker beschikt.

Ook wordt er steeds meer op projectbasis gewerkt. Deze vorm van werken vergroot eveneens de kans op uitstelgedrag, want deadlines hiervan liggen vaak ver weg in de tijd.

Geen enkele promovendus start met het maken van een proefschrift met de intentie deze nooit af te ronden

Uitstelgedrag komt sinds de industriële revolutie in onze ‘westerse’ maatschappij steeds meer voor. Daar waar vroeger de jager een direct en zichtbaar resultaat boekte als hij op de jacht een zwijn schoot, weten we nu vaak pas veel later of onze inspanningen ook beloond gaan worden.

Geen enkele promovendus start met het maken van een proefschrift met de intentie deze nooit af te ronden. Door alle afleidingen en vele keuzemomenten in ons leven, is het maar weinigen gegund de graad van doctor – de langetermijnbeloning – ondanks alle inspanningen, ook daadwerkelijk te behalen.

Digitalisering

Tenslotte is, zoals eerder al benoemd, internet, e-mailverkeer en apps op dit moment één van de belangrijkste oorzaken van uitstelgedrag. Het leidt ons af van taken.

Ook is al langer bekend dat na het onderbreken van werkzaamheden, opnieuw opstarten veel tijd en energie kost. Ook dit gaat ten koste van de productiviteit en het welzijn. Organisaties hebben er dus alle belang bij meer inzicht te krijgen in de processen die een rol spelen bij uitstelgedrag.