Omgaan met uitstelgedrag op de werkvloer

In mijn vorige artikel schreef ik over uitstelgedrag in de werksituatie, welke psychologische processen aan de basis liggen van het gedrag en het belang voor organisaties om er iets vanaf te weten.

In dit artikel geef ik je een aantal tips hoe je hier als werkgever én werknemer mee kunt omgaan.

Weinig stress

Uitstelgedrag hoeft niet per definitie negatief te zijn. Soms is het beter bepaalde zaken even te laten liggen voordat je hier een besluit over neemt. En sommige medewerkers functioneren nu eenmaal beter als ze vlak voor een deadline zitten.

Deze medewerkers beschikken over voldoende zelfvertrouwen om taken tot een goed einde te brengen en ervaren weinig stress van het uitstellen. Bovendien hoeft de kwaliteit van het werk er helemaal niet onder te lijden.

Onwenselijk gedrag

Bij uitstelgedrag zijn het eerder de ervaren psychologische conflicten die relevant zijn. Omdat men zich bijvoorbeeld zorgen maakt over de geleverde kwaliteit, of over wat anderen hiervan vinden.

De meeste mensen geven aan last te hebben van uitstelgedrag en willen er meestal graag vanaf. Wat ook meespeelt bij de intentie het gedrag te willen veranderen, is dat de westerse maatschappij het als onwenselijk ziet.

Er zijn verschillende interventies mogelijk om ermee te leren omgaan. Timemanagementtechnieken helpen bijvoorbeeld goed. Om uitstelgedrag ook echt te veranderen, is wel wat meer nodig. Met name omdat het gedrag als een persoonlijkheidseigenschap wordt gezien. Gedrag waarvan inmiddels al wel is gebleken dat het te veranderen valt.

Hoe herken je uitstelgedrag?

Om uitstelgedrag te kunnen veranderen, is het belangrijk dat je het gedrag als zodanig herkent. Uitstelgedrag is lang niet altijd direct zichtbaar op het werk, omdat niemand ermee te koop loopt. Een paar signalen:

• Het onbevredigend in staat zijn te voldoen aan de eisen die het werk stelt, terwijl je op basis van de capaciteiten/kwaliteiten van je medewerker meer zou verwachten.
• Het teruglopen van iemands resultaten.
• Medewerkers die uitspreken, dat ze twijfelen over de eigen capaciteiten of kwaliteiten en die laten merken zich onzeker te voelen over de uitvoering van bepaalde taken: dit kunnen nieuwe taken zijn waarmee de medewerker minder vertrouwd is, of taken die hij als moeilijk ziet/ervaart.
• Ook een te groot zelfvertrouwen – bijvoorbeeld bij een high potential – kan een probleem zijn. Signalen die erop wijzen dat zaken niet goed gaan, kunnen worden genegeerd, met alle consequenties van dien.
• Het stellen van niet realistische doelen of een té optimistische tijdsplanning (deze aspecten kunnen echter ook van invloed zijn bij mensen met een te laag zelfvertrouwen).
• Regelmatig het werk vlak voor of na een deadline inleveren.

Hoe kun je als leidinggevende omgaan met uitstelgedrag?

Een manier om met uitstelgedrag om te gaan, is door gebruik te maken van een aantal technieken uit het timemanagement:

• Leer je medewerkers het werk beter te structureren door een goede planning te maken van de werkzaamheden. Het stellen van (lange termijn) doelen is daarbij essentieel. Deel deze weer op in kleine haalbare doelen; dat vermindert de kans op uitstelgedrag.
• Formuleer doelen SMART: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijd.
• Bepaal welke werkzaamheden de medewerker zelf kan doen en welke hij kan delegeren.
• Stimuleer je medewerker om te beginnen met de minst aantrekkelijke taken. Deze blijven anders voortdurend in iemands hoofd hangen. Dit kost energie en dat gaat weer ten koste van de productiviteit.
• Vergeet bij de planning het tijdsaspect niet: hoeveel tijd kosten bepaalde activiteiten en welke ruimte is er beschikbaar in de agenda? Welke momenten blijven er over voor andere taken, of is afstoten van taken misschien beter?
• Zorg dat er altijd ruimte is voor onverwachte gebeurtenissen.
• Plan implementatie-intenties: dit is een redelijk nauwkeurige weergave hoe, waar en wanneer een voorgenomen actie zal plaatsvinden en gaat dus verder dan alleen maar het SMART formuleren van de doelen. Door specifiek aan te geven wanneer je een actie wil gaan doen, committeer je je ook daadwerkelijk om deze te gaan uitvoeren, zeker als je dit ook kenbaar maakt aan anderen.

Veel van deze principes zijn bekend binnen organisaties. In de volgende paragraaf besteed ik aandacht aan hoe je veranderingen op psychisch/persoonlijk vlak kunt realiseren.

Interventies op psychisch/persoonlijk niveau

Ik heb al aangegeven, dat alleen timemanagementtechnieken onvoldoende zijn om uitstelgedrag te verminderen en/of te voorkomen. Er spelen namelijk meerdere psychologische mechanismen een rol.

Op een goede manier leren omgaan met uitstelgedrag is niet eenvoudig maar zeker niet onmogelijk. Als leidinggevende zijn de volgende aspecten belangrijk:

• Een algemeen begrip te hebben van uitstelgedrag.
• Inzicht te hebben in de aard van het gedrag en welke psychologische factoren een rol spelen bij de vasthoudendheid ervan. Heeft het uitstelgedrag specifiek met bepaalde taken te maken, of spelen er meer of dieperliggende psychische problemen een rol? Als dit laatste het geval is, dan kan het soms goed zijn een werknemer door te verwijzen naar een psycholoog.
• Mensen met ADHD bijvoorbeeld hebben ook de neiging tot uitstelgedrag, maar hier spelen vaak ook andere factoren een rol bij de manier van denken en doen.
• Je kunt ook overwegen de medewerker een vragenlijst te laten invullen die uitstelgedrag meet. Daarmee wordt inzichtelijk op welke levensdomeinen iemand de neiging heeft tot uitstelgedrag.
• Samen met de medewerker kun je analyseren welke taken – of deelaspecten – hij als (on)plezierig ervaart. Iemand krijgt bijvoorbeeld energie van klantcontacten, maar heeft moeite met de administratieve rompslomp. Weerzin tegen bepaalde taken kan uitstelgedrag in de hand werken.
• Het in kaart brengen van iemands kwaliteiten, capaciteiten, kennis en vaardigheden kan helpen.
• Sta stil bij (kleine) successen en welke stappen hieraan hebben bijgedragen. Het evalueren van de uitgevoerde handelingen is belangrijk.
• Met het inbouwen van een beloning, bekrachtig je het gewenste gedrag. Je medewerker bouwt op deze wijze zelfvertrouwen op en ontwikkelt het gevoel dat hij dingen onder controle heeft. Het belang en de aard van de beloning verschilt per individu; de ene werknemer hecht aan erkenning voor geleverde prestaties, de ander doe je meer plezier bij meer regelmogelijkheden in het werk bijvoorbeeld.
• Probeer erachter te komen of iemand voorkeur heeft voor een bepaalde werkstijl. Sommigen gedijen nu eenmaal beter in een omgeving waarin rust heerst en/of minder afleiding is.

Praktische interventies

• Richt de werkplekken zo in, dat er zo min mogelijk verleidingen en prikkels zijn. Een clean desk policy kan daaraan bijdragen.
• Als uw medewerker een rapport of verslag moet schrijven, dan kan het uitzetten van de telefoon, e-mail en apps helpend zijn.
• Er zijn organisaties die de toegang tot het internet blokkeren, zodat werknemers minder snel verleid worden om op het net te gaan surfen. Lastiger is dit natuurlijk voor organisaties waar sommige functionarissen internet nodig hebben voor hun werk.
• Een andere interventie is, dat een medewerker kenbaar maakt aan collega’s welke voornemens hij heeft om aan zijn uitstelgedrag te willen gaan werken. Mensen die bijvoorbeeld aangeven dat ze willen stoppen met roken hebben een grotere kans dat dit slaagt als de omgeving op de hoogte is. Door anderen erbij te betrekken wordt de kans groter dat je je doel ook haalt.
• Ook aandacht hebben voor de bedrijfscultuur kan helpen uitstelgedrag binnen organisaties te voorkomen. Als medewerkers het gevoel hebben dat ze zich kwetsbaar kunnen opstellen en samen met anderen aan hun gedrag kunnen werken, dan zal dit er zeker toe bijdragen dat uitstelgedrag bespreekbaar/verminderd wordt.

Je kunt dus kiezen uit meerdere invalshoeken om uitstelgedrag te reduceren. Vaak zal een combinatie van interventies, aangepast aan de specifieke gedragsproblemen van een persoon, het meest efficiënt en effectief zijn.

Lees ook deel 1 van deze reeks: Uitstelgedrag op het werk