Mag ik een studiekostenbeding met mijn werknemer overeenkomen?

Vraag:
Mijn werknemer wil een (dure) opleiding volgen en vraagt of ik als werkgever die kosten wil vergoeden. Ik wil hier wel aan meewerken, maar wil dan wel goede afspraken maken als de werknemer de opleiding niet afmaakt, of tijdens dan wel kort na het afronden van de opleiding de arbeidsovereenkomst beëindigt. Wat mag ik afspreken met de werknemer?

Antwoord:
Op grond van de wet heb je als werkgever een ‘scholingsverplichting’. Je moet een werknemer in staat te stellen scholing te volgen die noodzakelijk is voor de uitoefening van de functie.

De wet kent op dit moment echter geen regeling over de terugbetaling van studiekosten door de werknemer aan de werkgever. In beginsel geldt dan ook contractvrijheid en kun je afspraken maken over de terugbetalingsverplichting van de werknemer van studiekosten.

Dit leg je vaak vast in een studiekostenbeding. Dit is niet alleen beperkt tot de kosten voor de studie, maar kan bijvoorbeeld ook gaan over de kosten voor het studiemateriaal of de loonkosten over de opleidingsdagen. Ook voor opleidingen die niet noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de functie, kun je een studiekostenbeding opstellen.

Voorwaarden rechtspraak

In de rechtspraak zijn wel beperkingen gesteld aan een dergelijk beding. Bij een studiekostenbeding moet je voldoen aan de volgende voorwaarden:

Voorwaarde 1
Je moet als werkgever de periode vaststellen waarbinnen je baat zal hebben bij kennis en vaardigheden die de werknemer opdoet tijdens de studieperiode, bijvoorbeeld drie jaar na het afronden van de studie.

Voorwaarde 2
De terugbetalingsverplichting dient te verminderen naar evenredigheid met het voortduren van de arbeidsovereenkomst na afronding van de opleiding (de glijdende schaal), bijvoorbeeld:

a. als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd tijdens de studie of de studie wordt niet afgerond: 100 procent terugbetaling,
b. als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd binnen een jaar na afloop van de studie: 75 procent terugbetaling;
c. als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd binnen twee jaar na afloop van de studie: 50 procent terugbetaling;
d. als de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd binnen drie jaar na afloop van de studie: 25 procent terugbetaling.

Voorwaarde 3
Je zult de terugbetalingsregeling duidelijk aan de werknemer moeten uiteenzetten. Als je niet aan deze voorwaarden hebt voldaan, is het studiekostenbeding nietig. Je kunt er geen beroep op doen en de terugbetalingsverplichting van de werknemer geldt dan niet. Het is dan ook van belang om het studiekostenbeding goed te verwoorden.

Uit rechtspraak blijkt dat werkgevers hier regelmatig niet aan voldoen en dan ook geen beroep kunnen doen op de terugbetalingsverplichting. In een zaak van 20 januari 2021 bepaalde de rechter, dat het voor de werknemer niet duidelijk was om welke concrete bedragen het ging. De werknemer kon daarom geen weloverwogen afweging maken over het al dan niet voortzetten van zijn dienstverband. De les: een werkgever moet zo veel als mogelijk concreet maken welke specifieke bedragen een werknemer wanneer moet terugbetalen.

Ook al voldoet een studiekostenbeding aan de voorwaarden en is hij dus geldig, dan nog kunnen de redelijkheid en billijkheid meebrengen dat een werkgever zich daar in sommige gevallen niet op kan beroepen. Denk aan de situatie, dat jij als werkgever de arbeidsovereenkomst op jouw initiatief beëindigt. Dan wordt wel geoordeeld dat het niet redelijk is om een werknemer aan de terugbetalingsverplichting te houden.

Wetsvoorstel

Op 20 juni 2019 is de EU-richtlijn 2019/1152 transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in de Europese Unie vastgesteld. De inhoud van deze richtlijn moet uiterlijk 1 augustus 2022 zijn omgezet in Nederlandse wetgeving.

Om die reden is op 11 november 2021 het wetsvoorstel ‘Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden’ ingediend bij de Tweede Kamer. Dit wetsvoorstel heeft ook gevolgen voor de mogelijkheden om studiekostenbedingen overeen te komen.

Gaat het om scholing die de werkgever verplicht moet aanbieden aan een werknemer op grond van de wet of een cao, zodat de werknemer het werk waarvoor hij of zij is aangenomen kan uitvoeren? Dan moet je die scholing kosteloos aanbieden. Het gaat dan om alle kosten, bijvoorbeeld ook reiskosten, boeken en ander studiemateriaal en examengelden. Je mag voor die vormen van scholing dus geen studiekostenbeding meer afspreken.

Ook wordt die scholing beschouwd als arbeidstijd en dient deze, indien mogelijk, ook plaats te vinden tijdens arbeidstijd.

Voor opleidingen of cursussen die niet verplicht zijn op grond van de wet of cao mag je nog wel studiekostenbedingen afspreken. Denk daarbij wel aan de voorwaarden die beschreven staan bij de paragraaf hierboven “voorwaarden rechtspraak”. De terugbetalingsverplichting moet je zo duidelijk en helder mogelijk aan de werknemer uiteenzetten. Doe dit vanwege bewijsproblemen het liefst altijd schriftelijk, met een handtekening van de werknemer daaronder!