Licht op de psychosociale cultuur van een organisatie

Steeds meer bedrijven stoppen energie in de gezondheid, betrokkenheid en ontwikkeling van hun medewerkers omdat het meer werkplezier, minder ziekteverzuim en een hogere arbeidsproductiviteit oplevert.

Mensen werken langer door en de gemiddelde leeftijd op de werkvloer stijgt. Economische en technologische ontwikkelingen vragen om wendbaarheid van organisaties, aldus het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Als een organisatie niets doet, leiden psychische problemen vaak tot ziekteverzuim en arbeidsuitval van de medewerker.

Preventief

Een bedrijf dat preventief werkt aan zowel de lichamelijke gezondheid als het geestelijke welzijn van de medewerkers, is Payned payrolling in Staphorst. Het bedrijf met een kleine twintig medewerkers, richt zich op de onderkant van de mkb-markt. Het verzorgt de personeels- en salarisadministratie van circa tweehonderd bedrijven en regelt voor circa tweeduizend medewerkers de verloning.

Payned liet enige tijd geleden de psychosociale kant van zijn organisatiecultuur doorlichten. “Als bedrijf willen we dat medewerkers goed in hun vel zitten en verzuim zoveel mogelijk voorkomen. De productiviteit gaat omhoog en de verzekeringspremies gaan omlaag in plaats van omhoog. Het is dus beter als je aan de voorkant investeert, dus preventief.”

Dit zegt Sander Bennink, commercieel directeur van Payned. Het bedrijf biedt elk jaar medewerkers de mogelijkheid van een PMO – een preventief medisch onderzoek – waarbij onder meer het cholesterol, de ogen en de bloeddruk worden gemeten.

Payned hecht groot belang aan duurzame inzetbaarheid. Het bedrijf is daarom ook lid van Urgenda, een organisatie voor innovatie en duurzaamheid. Tijdens regionale bijeenkomsten wordt met andere bedrijven gesproken over mogelijke maatregelen in relatie tot bijvoorbeeld de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Zo krijgen medewerkers sta-bureaus en een krukje, omdat het beter voor je lichaam is als je niet voortdurend zit en ook staand kunt werken.

“Onze policy is dat elke medewerker iedere dag wakker moet worden met het yes-gevoel, yes we mogen weer!”, aldus Bennink (31) die sinds 2011 bij Payned werkt en sinds 2014 medeaandeelhouder is.

“Elke medewerker moet iedere dag wakker worden met het yes-gevoel”

Payned heeft nog niet ervaren dat medewerkers uitvielen door overspannenheid of een burn-out. Dat proberen het bedrijf te voorkomen. Als bijvoorbeeld in jaargesprekken wordt opgemerkt dat mensen niet lekker in hun vel zitten of dat er thuis wellicht problemen spelen, biedt het bedrijf op zijn kosten een traject bij een therapeut aan om – als de medewerkers dat willen – te kunnen praten over wat er thuis of op het werk speelt.

Verzuimdag kost 250 euro
Het gemiddelde verzuim van medewerkers in het mkb (tot 200 medewerkers) steeg in de eerste helft van 2018 licht naar 3,7 procent ten opzichte van 3,5 procent in 2017.Eén verzuimdag kost gemiddeld 250 euro. Dit is gebaseerd op directe kosten van loondoorbetaling en arbodienstverlening, maar zonder de indirecte kosten zoals vervanging of productieverlies.
Van het langdurend verzuim (> 6 weken) valt 34 procent uit door psychische klachten. Bij vrouwen zijn psychische aandoeningen met 40 procent de grootste veroorzaker van verzuim. Bij mannen zijn psychische klachten met ruim 26 procent de tweede veroorzaker van verzuim, na klachten aan het bewegingsapparaat. Mensen die overspannen raken, kunnen 5 tot 6 maanden uit de running zijn. Is er sprake van een burn-out of depressie, dan kan het verzuim nog een aantal maanden langer duren.
In de eerste helft van 2018 was de gemiddelde duur van het psychisch verzuim 220 dagen. Volgens het Nederlands Instituut voor Psychologen zijn werkgevers circa 2,5 miljard euro per jaar kwijt aan ziekteverzuim door werkstress.

Psychosociale kant organisatiecultuur

“Wij stoppen voor scholing en duurzame inzetbaarheid een bedrag van 1 procent van het jaarsalaris van een medewerker in een potje waar zij gebruik van kunnen maken, bijvoorbeeld voor een gesprek met een counselor”, vertelt Bennink.

Counseling is een vorm van psychosociale hulpverlening voor mensen die een probleem ervaren: ze zitten niet lekker in hun vel, zijn het spoor kwijt of ervaren stress. Om te voorkomen dat mensen een probleem krijgen ontwikkelde bedrijfscounselor Gerja Roo-Dolsma van Mijn Brein Counseling een scan die een bedrijf preventief kan inzetten om te kijken of er omstandigheden in de werksituatie zijn die mogelijk klachten zoals stress kunnen veroorzaken.

De scan richt zich op de psychosociale kant van de organisatiecultuur. Zo wordt onder meer betrokkenheid, verantwoordelijkheid, tevredenheid, werksfeer en persoonlijke motivatie bij de medewerkers gemeten. Met alle medewerkers van een afdeling of een organisatie wordt een één-op- één-gesprek gehouden en een openvragenlijst doorgenomen.

De kracht van de scan is volgens Gerja Roo-Dolsma dat het op basis van anonimiteit gebeurt en medewerkers vrijuit kunnen praten. Een werkgever krijgt derhalve inzicht in de aanwezigheid van mogelijk psychosociale klachten bij medewerkers. Aan de hand van de uitkomsten van de interviews kan een rapport worden opgesteld – Roo-Dolsma spreekt zelf van een ‘DNA-paspoort’ – waarmee de organisatie aan de slag kan. Bijvoorbeeld door zaken anders te regelen of aan te passen.

Counseling
Counseling is een laagdrempelige vorm van psychosociale hulpverlening die haar oorsprong vindt in de humanistische psychologische stroming. Grondlegger is psycholoog en therapeut Carl Rogers die uitging van de autonomie van de cliënt (cliëntgerichte benadering) en zich vooral richtte op de persoon en niet het probleem.
Counseling heeft veel raakvlakken met psychotherapie. Zo worden verschillende inzichten, theorieën en methoden uit de psychotherapie toegepast.
Counseling richt zich primair op het ‘hier-en-nu’ en houdt zich niet bezig met psychiatrische stoornissen of zware psychosociale problematiek, maar met problemen met een (lichte) psychosociale achtergrond; zoals aanhoudende stress, een gevoel van niet gelukkig zijn of niet optimaal kunnen functioneren.
In vergelijking met coaching, dat meer actie-, doel- en toekomstgericht is, focust counseling zich op het heden en is deze vorm van begeleiding meer therapeutisch van aard. Zo wordt de nadruk gelegd op de emotionele aspecten van problemen en vragen. Een counselingstraject is in vergelijking met psychotherapie relatief kortdurend.

Young Board

Een indirect uitvloeisel van de scan was het instellen van een zogenoemde Young Board (een door adviesbureau NewTeam ontwikkeld concept) waarin drie jonge medewerkers hebben plaatsgenomen en als ‘schaduwdirectie’ fungeren om ideeën van de werkvloer aandacht te geven. Eenmaal per kwartaal schuiven zij aan bij het managementoverleg om die onderwerpen ter sprake te brengen.

“Dat is niet alleen maar voor de vorm. Zij hebben echt wel invloed”, zegt Bennink. “Zo is het de bedoeling dat we binnen twee jaar het hele gebouw waar we zitten rookvrij maken. Dat rookbeleid is mede door de Young Board ontwikkeld. Maar er komen ook suggesties en ideeën op het gebied van duurzame inzetbaarheid, bijvoorbeeld om mee te doen aan de ‘Fiets naar je Werkdag’.”

Sander Bennink, commercieel directeur van Payned payrolling: “Als bedrijf willen we dat medewerkers goed in hun vel zitten en verzuim zoveel mogelijk voorkomen.” (foto: CIZO Communicatie Wijchen)

Werkethos

Het gaat er volgens Bennink om hoe je als organisatie met de medewerkers om wilt gaan. Een organisatie moet daarom niet alleen rekening houden met de veranderende economische en technologische ontwikkelingen, maar ook met het veranderende werkethos.

Zo blijken millennials (geboren tussen 1980 en 1995) veel minder te kunnen samenwerken dan mensen van Gen X (geboren tussen 1963-1980). Op het gebied van flexibiliteit scoren de millennials veel beter dan de babyboomers (voor 1963).

“Onze gedachte is dat iedere medewerker bepaalde skills heeft en je hem of haar daar ook mee moet laten werken. Maatwerk dus. Als iemand bij ons komt, nemen we ook altijd een persoonlijkheidstest af – Myers-Briggs Type Indicator en Kolbe-indexen – om de medewerker de juiste taken te kunnen geven. Werkgeluk is heel belangrijk, dat heeft ook invloed op hoe je presteert. Met name voor millennials spelen werk en geld een andere rol. Ze willen niet alleen een baan om de rekeningen te betalen, maar ze willen meer betekenen voor de maatschappij en voor zichzelf. Werk gaat verder dan de centjes die je op het eind van de maand krijgt.”

Saamhorigheid

Dat Payned investeert in het geestelijk welzijn van de medewerkers komt wellicht voor een deel voort uit de gesloten gemeenschap die Staphorst vormt en de traditionele normen en waarden, het begaan zijn met elkaar en er voor elkaar zijn.

Volgens Bennink speelt vooral de ontstaansgeschiedenis van het bedrijf, in 2007 opgericht door Rolf Tempelman, een rol. Met drie mensen werd in die tijd gewerkt vanuit een garage. De mensen van het beginuur zagen het bedrijf en het aantal medewerkers gestaag groeien.

“Er zijn zelfs medewerkers die elke dag samen twee keer twee minuten gaan planken”

“Dat saamhorigheidsgevoel van die begintijd willen we blijven stimuleren. Zo begint elke werkdag bij ons met een kwartier gezamenlijk koffiedrinken, we hebben een open kantoortuin en gebruiken gezamenlijk de lunch. Er zijn zelfs medewerkers die elke dag samen twee keer twee minuten gaan planken. We zijn als groeiend bedrijf voortdurend op zoek hoe we op een professionele wijze dat saamhorigheidsgevoel kunnen blijven stimuleren. Dat is ook de reden dat we de psychosociale cultuur van onze organisatie hebben laten doorlichten.”

Bronnen: TNO, CBS, RIVM, ArboNed, NIP