Het verzuim in ZZZ-teams (deel 1)

Aanbieders van zorg kiezen er op dit moment voor om hun medewerkers een grotere mate van verantwoordelijkheid te geven en hen in zelfsturende teams te laten werken.

Deze artikelenreeks gaat over wat de invloed is van deze wijze van arbeidsverdeling op het verzuimproces en de verzuimbeleving van de werknemers.

Sommigen noemen dit soort teams zelfsturende teams, anderen zelforganiserende en weer anderen spreken over zelfstandige teams. Voor het gemak noemen wij het ZZZ-teams: zelfsturend, zelforganiserend of zelfstandige teams.

Keuze voor teamstructuur

Elke zorgaanbieder heeft zo zijn eigen redenen om voor een teamstructuur met grote mate aan zelfstandigheid te kiezen. Veel gehoorde redenen zijn: we willen de cliënt meer regie geven en dat betekent dat medewerkers ook meer regie moeten hebben.

Er wordt verondersteld dat de kwaliteit van zorgverleners meer wordt benut wanneer medewerkers meer zelf doen en meer verantwoordelijkheden hebben.

Ook willen zorgaanbieders de zorg dichterbij de klant organiseren, vanwege onder meer de ontwikkelingen als de WMO.

Door meer regelmogelijkheden kunnen zorgprofessionals in teams meer flexibiliteit en maatwerk voor de klant leveren.

Meer verantwoordelijkheid leidt niet automatisch tot minder verzuim

Veel zorgaanbieders denken dat meer verantwoordelijkheid leidt tot meer tevredenheid en minder verzuim bij medewerkers.

Onderzoek heeft echter uitgewezen dat dit genuanceerder ligt. Of er meer tevredenheid is en minder verzuim, hangt van veel meer zaken af dan het hebben van meer verantwoordelijkheid.

Stress en verzuim

Waar medewerkers voorheen afhankelijk waren van een leidinggevende die voor hen zaken regelde, komt een leidinggevende bij het werken in een ZZZ-team veel meer op afstand te staan.

De teams zijn verantwoordelijk voor een bepaalde groep cliënten en onderling afhankelijk voor wat betreft het leveren van goede resultaten. Medewerkers hebben ineens zaken onderling met elkaar te regelen en te beslissen.

Dit samen beslissen en problemen rondom cliënten oplossen is iets wat ze niet gewend zijn. Omdat de leidinggevende wegvalt en de medewerkers nieuwe taken op zich moeten nemen, hebben ze vaak veel te leren.

Uit onderzoek weten we dat wanneer medewerkers verantwoordelijk zijn, maar onvoldoende tegemoet kunnen komen aan de eisen die dit aan hen stelt, het stress en verzuim kan opleveren. Het begeleiden van teams en individuele teamleden vergt op dit punt veel aandacht.

Ineffectieve systemen

Daarnaast zijn soms de systemen waar zorgprofessionals mee werken nog niet zodanig aangepast op het werken in een ZZZ-team.

Een voorbeeld hiervan is autorisatie. Als niet iedereen voor een bepaalde activiteit is geautoriseerd, dan is het lastig om snel te kunnen handelen. De afhankelijkheid en snelheid van handelen van het team wordt daarmee dramatisch beperkt.

Ook hiervoor geldt dat als het team bepaalde resultaten dient te behalen, maar de systemen nog onvoldoende het proces van teamwerk ondersteunen en dit tot vertraging leidt, dit spanning en onrust oplevert.

Naast onderzoek, dat gaat over disbalans tussen de eisen, verantwoordelijkheid die een team draagt, het regelvermogen, systemen op orde en weten hoe het werkt, is er ook veel onderzoek gedaan naar de teamdynamiek.

Teamdynamiek en verzuim

Verzuim kan ontstaan door gevoelens van oneerlijkheid als sommige teamleden structureel meer doen dan anderen. Ook kan het structureel meer belasten van sommige teamleden tot een domino-effect leiden waarbij meerdere werknemers al dan niet gedeeltelijk uitvallen.

We weten ook dat de teamcultuur van invloed kan zijn op de mate van verzuim. Wat zijn dominante opvattingen over verzuim? Hoe tolerant is het team ten aanzien van verzuim?

Expeditie Verzuim in ZZZ-teams

Omdat er veel behoefte is aan kennis over verzuim in ZZZ-teams, is Vernet samen met 0/24 Research and Organization Development een ‘Expeditie’ gestart.

In deze Expeditie ‘Verzuim in ZZZ-teams’ wordt bij negen zorginstellingen nader onderzoek gedaan op het gebied van verzuim in ZZZ-teams.

Zo onderzoekt men onder meer hoe het verzuimproces in elke organisatie is vormgegeven nu medewerkers in teams meer verantwoordelijkheid hebben en hoe het verzuimproces van invloed is op de verzuimcijfers.

Op dit moment loopt Expeditie 1 volop. Er wordt kennis uitgewisseld tussen de deelnemende organisaties. Ervaringen, ook in relatie tot het onderzoek, worden uitgewisseld.

Vernet en 0/24 hebben het voornemen om in mei een tweede Expeditie te starten. Deze bouwt voort op de kennis en ervaringen van Expeditie 1.

Binnenkort in deel 2 van deze artikelenreeks wat we zijn tegengekomen in zorginstellingen op het gebied van de wijze van organiseren van het verzuim. Ook bespreken we een ogenschijnlijke paradox van zelfsturendheid-controle. Dit in relatie tot verzuimprotocollen. Is er wel controle nodig bij een hoge mate van zelfsturendheid?

Drs. Marieke Schurink, directeur van Vernet Verzuimnetwerk en dr. Marieke Wilke van 0/24 Research and Organization Development zijn, net als van voorgaande Expeditie, de trekkers. Vernet is verantwoordelijk voor het maken van de verzuimbenchmark in de zorg. 0/24 heeft veel kennis van zelfsturing en verandervraagstukken in de zorg. Bovendien is onderzoek in ‘organisaties in verandering’ een belangrijke activiteit van 0/24.

Deel 2: Verzuim… Een worsteling bij zelfsturing?
Deel 3: Pampercultuur in zelforganiserend team blijkt misvatting