Het belang van goede onboarding en wat goede onboarding eigenlijk is

De nieuwe maand is net begonnen en je nieuwe werknemers staan te trappelen om bij je te beginnen. Een nieuw avontuur wat vaak ook als spannend wordt ervaren.

Voor de nieuwe werknemers, maar net zo goed voor jou als werkgever en HR. Want in deze beginperiode, de onboardingperiode, staat of valt je langdurige relatie met de nieuwe werknemers. Dit is echt waar en er is geen tijd om dit te gaan bagatelliseren: 77 procent van alle werknemers beslist namelijk in hun eerste zes maanden of ze bij je willen blijven.

Het is daarom hoog tijd dat we de onboarding van nieuwe werknemers serieus nemen en er werk van maken om hen écht te onboarden. En dat is meer dan alleen een bloemetje op de eerste dag, weten waar je koffie haalt en een welkomstgesprek met HR.

Waarom is onboarding zo belangrijk?

Waarom onboarding van nieuwe werknemers zo belangrijk is? Omdat je ze binnen wil houden. Helemaal binnen de huidige arbeidsmarktkrapte is het van groot belang om je verloop zo laag mogelijk te houden.

Het werven van nieuwe werknemers kost namelijk veel tijd en geld en het is dan ook echt zonde wanneer ze in hun eerste jaar weer vertrekken. En weet dat het je circa 50 tot 150 procent van een jaarsalaris kost als een werknemer in zijn of haar eerste jaar vertrekt. Met dit in het achterhoofd is investeren in goede onboarding ineens niet meer zo duur.

Het kost circa 50% tot 150% van een jaarsalaris als een werknemer in zijn of haar eerste jaar vertrekt.

Maar behalve dat verloop in het eerste jaar veel tijd en geld kost, moet je als werkgever ook gewoon willen dat je nieuwe werknemers een fijne eerste periode hebben. Waarschijnlijk besteed je veel energie aan het opbouwen van je werkgeversimago en van je employee experience, hoe zonde is het dan als je nieuwe werknemers hier helemaal niets van meekrijgen?

De meest gestelde vraag die je krijgt als je begint met een nieuwe baan is: “Hoe is het op je nieuwe werk?”. Wil je dat deze vraag wordt beantwoord met weinig energie en enthousiasme, of dat iemand helemaal blij, energiek en positief verrast is? Daar komt ook nog eens bij dat werknemers die goed onboard zijn, 54 procent productiever zijn in vergelijking met nieuwe werknemers zonder onboarding.

Volgens Brandon Hall zien organisaties met een goede onboarding dat het creëren van betrokkenheid bij deze organisaties bijna twee keer zo snel gaat ten opzichte van organisaties die geen of een minder goede onboarding hebben.

Ook blijkt dat organisaties die hun nieuwe werknemers goed onboarden significant beter zijn in het behouden van hun klanten, een betere klanttevredenheid en een hogere omzet hebben.

Verontrustende cijfers over onboarding

Uit meerdere onderzoeken blijkt dat de meeste werknemers niet tevreden zijn over hun eerste periode bij hun nieuwe werkgever. Sterker nog, een kleine 30 procent is maar enthousiast over deze eerste tijd. Dit is echt een verontrustend laag percentage. Ook is 26 procent zeker niet enthousiast over deze eerste tijd. We weten ook waarom deze cijfers zo slecht zijn:

• Bij 28 procent is werkplek niet gereed
• Bij 40 procent is er geen inwerkprogramma
• 28 procent heeft geen idee bij wie te moeten zijn met vragen

Deze cijfers geven ons goede handvatten om in ieder geval een eerste stap te maken naar goede onboarding.

Wat is goede onboarding eigenlijk?

Maar wat is goede onboarding dan? Volgens Appical bestaat goede onboarding uit o.a. de volgende aspecten:

• Maak medewerkers verliefd op je bedrijf tijdens deze eerste periode
• Betrek medewerkers al voor hun eerste werkdag
• Maak de eerste werkdag echt speciaal
• Wees duidelijk over doelstellingen, tijdschema, rollen en verantwoordelijkheden
• Vraag en sta open voor feedback
• Vraag op vaste tijden feedback over de onboarding (dag 7, 21 en 45)

PWnet geeft aan dat goede onboarding voldoet aan de vijf C’s: Compliance, Clarification, Culture, Connection en Check back.

Compliance

Zijn de algemene regels, wettelijke regels en de bedrijfsregels duidelijk die gelden voor iedereen. Denk hierbij ook aan hoe je je moet ziek melden, wat de omgangsvormen zijn, veilig werken en vertrouwelijkheid.

Clarification

Maak de rol van de nieuwe werknemer zo duidelijk mogelijk. Manage de verwachtingen, ga in op de persoonlijke doelen en laat ook weten wat er van de organisatie verwacht mag worden.

Culture

Maak nieuwe werknemers direct vanaf het sollicitatiegesprek bekend met de cultuur, de normen, waarden, kernwaarden en visie van de organisatie. Doe dit vooral door deze punten te laten ervaren in plaats van te laten lezen.

Connection

Hoe ziet de sociale structuur eruit van de organisatie? Welke groepen en netwerken zijn er? Maak nieuwe werknemers hiermee bekend, zodat ze zich een onderdeel gaan voelen en ook zelf kunnen kiezen bij welke groep en welk netwerk zij zichzelf het fijnst voelen.

Check back

Tot sinds kort was het vragen van feedback over de inwerkperiode helemaal niet aan de orde, maar tegenwoordig hoor je hier steeds meer over. Geheel terecht ook, want je wilt een goede ervaring creëren voor nieuwe werknemers en wie kunnen je beter van feedback voorzien hierover dan zij?

Sta open voor feedback en vraag hier expliciet om, het liefst op verschillende momenten in de eerste drie maanden.

Wat willen nieuwe werknemers zelf binnen de onboarding?

Bovengenoemde cijfers zijn duidelijk: het is voor iedereen beter wanneer je je nieuwe werknemers goed onboard. Maar wat willen werknemers zelf?

Interessant is dat 72 procent van de nieuwe werknemers volgens PWnet niet willen dat HR het voortouw neemt binnen de onboarding. Ruim een derde wil dat de nieuwe manager het voortouw neemt, ruim een kwart wil dat iemand van de eigen afdeling dit doet, en ruim 20 procent wil dat de collega’s hier verantwoordelijk voor zijn.

BambooHR heeft onderzoek gedaan naar wat er volgens nieuwe werknemers binnen de onboarding opgenomen moet worden:

• 56 procent wil een buddy tijdens de onboardingperiode
• 76 procent heeft een voorkeur voor training op de werkvloer
• 73 procent vindt het belangrijk om informatie te krijgen over bedrijfsregels en beleid

59 procent wil rondgeleid worden en direct toegang krijgen tot alle systemen

Oriëntatie versus onboarding

Anna Massaro schreef voor Magna Publications en Ohio State University dat er een verschil is tussen een onboardingprogramma en een oriëntatieprogramma voor nieuwe werknemers.

Bij een oriëntatieprogramma gaat het vooral over het eenzijdig verspreiden van statische informatie over de organisatie die iemand tot zich moet nemen. Oriëntatiefase is een gebeurtenis, waar onboarding, zo schrijft ze, een proces is.

Onboarding is tweerichtingsverkeer waar de nieuwe werknemer volledig ondergedompeld wordt in de nieuwe organisatie. Dit betekent leren van de geschreven en de ongeschreven regels, het duurt langer dan alleen de eerste maand en er is een brede focus op organisatie, team en individu. Ook schrijft Massaro dat onboarding niet volgordelijk is of lineair, en reflectie op successen en fouten centraal staat.

Onboarding is tweerichtingsverkeer waar de nieuwe werknemer volledig wordt ondergedompeld in de nieuwe organisatie.

Volgens haar is het daarom niet per se zo dat wanneer je een programma hebt opgezet dat voldoet aan de punten van Appical en de vijf C’s van PWnet, dat je dan een onboarding hebt. Dit kan dan net zo goed een oriëntatieprogramma zijn.

Toch is het belangrijk om ergens te beginnen en kun je beter een oriëntatieprogramma hebben dan helemaal geen onboarding. Belangrijk is dan wel weer dat je je hier bewust van bent en gedurende de tijd continu bijschakelt om er een onboardingprogramma van te maken.

Onboarden: begin en leer onderweg

Je onboardingprogramma hoeft niet direct perfect te zijn, zolang je maar de juiste verwachtingen creëert bij nieuwe werknemers. Betrek hen bij je ‘niet perfecte onboarding’, zodat zij je met hun frisse blik van feedback kunnen voorzien. Laat weten dat jullie als organisatie hierin lerende in zijn en met elke nieuwe maand beter wordt hierin.

Door eerlijk te zijn schep je de juiste verwachtingen, laat je nieuwe werknemers zien dat je hiermee (en dus met hen) bezig bent en je betrekt hen direct bij de organisatie. Het geeft hen de mogelijkheid om direct al van toegevoegde waarde zijn.

Benieuwd hoe je dan echt praktisch en morgen al kunt beginnen hiermee? In ons volgende artikel over onboarding geven we je vijf tips om direct in te zetten.