Haal het beste uit digitaal vergaderen

Je hebt ze vast voorbij zien komen: de conference call bingo’s. En waarschijnlijk hebben jij of jouw collega’s al meerdere vakjes kunnen afstrepen bij het horen van uitspraken als “Horen jullie mij?”, “Ik hoor mijn eigen echo”, “Je viel even weg” of “Oh, ja, sorry, ga jij maar eerst”.

De kans is ook groot dat partners en kinderen van collega’s al wel eens een vergadering hebben verstoord, dat je je hebt afgevraagd wat dat gekke geruis op de achtergrond was, of dat je ineens één van je collega’s kwijt was.

Veel van deze voorbeelden zullen onontkoombaar zijn, zeker nu deze manieren van overleggen nog voor veel mensen nieuw zijn. Maar hoe kun je er toch voor zorgen dat zo’n videovergadering zo voorspoedig mogelijk verloopt? En maakt het uit welke software je ervoor gebruikt?

Waarom praat de hele wereld eigenlijk over Zoom en Slack, terwijl er ook gratis varianten als Google Hangouts en WhatsApp bestaan? Moet je als werkgever in goede software investeren?

Kies de juiste functionaliteiten

Er zijn inderdaad veel opties. Zomaar een paar bekende:

• FaceTime
• Google Hangouts
• Microsoft Teams
• Skype
• Slack
• WhatsApp
• Zoom

Ze lijken allemaal veel op elkaar en toch ook weer niet. Er zijn veel verschillende functionaliteiten waar je rekening mee kunt houden. Denk bijvoorbeeld aan het maximaal aantal deelnemers. Zo kun je met WhatsApp met slechts maximaal vier collega’s een gesprek voeren, terwijl Microsoft Teams tot wel vijfduizend deelnemers toelaat.

Met hoe meer mensen je overlegt, hoe fijner het is om de optie te hebben om van bepaalde mensen de microfoon (tijdelijk) uit te zetten. Stel dat je een training geeft, dan is het prettig om de geluiden van kinderen, koffiezetautomaten, huisdieren of onbestemd geritsel uit te kunnen schakelen.

Met een aantal programma’s kun je bovendien jouw scherm delen, zodat je een presentatie kunt laten zien en niet iedereen tegelijk op ‘volgende’ hoeft te drukken. En wil je een dergelijke presentatie later nog eens na kunnen zien, dan zijn er programma’s die een videocall kunnen opnemen.

En dat staat nog los van een aantal basisvoorwaarden, zoals op welk device je het programma kunt draaien, op de computer of mobiel. Ook de kwaliteit van video en geluid kan sterk verschillen per programma. Een overzicht van verschillende programma’s en hun functionaliteiten vind je op Frankwatching of VPN Gids.

Videovergaderingen en privacy

Met al deze functionaliteiten wordt het ons heel makkelijk gemaakt om thuis te werken. Vergaderingen kunnen tijdens de coronacrisis gewoon doorgaan en we kunnen zelfs onze sociale contacten onderhouden door ook gewoon gezellig te kletsen of zelfs vrijdagmiddagborrels te houden.

Vooral voor vergaderingen is het belangrijk om rekening te houden met privacyregels. Zeker als je bijvoorbeeld als HR of bedrijfsarts gegevens over medewerkers moet bespreken. Technische functionaliteiten zijn daarom zéker niet het enige aspect om rekening mee te houden.

Zoom en privacygevoeligheid

Een programma dat nu flink onder vuur ligt is Zoom. Deze tool is momenteel zeer populair, vanwege de goede kwaliteit, de vele functionaliteiten en het is ook nog eens (grotendeels) gratis.

Er wordt echter veel gespeculeerd over de privacygevoeligheid en de baas van Zoom, Eric Yuan, bood zelfs al zijn excuses aan (NOS). Naar zijn zeggen was het bedrijf niet voorbereid op de grote groei aan gebruikers die ontstaan is door de coronacrisis.

In een podcast van Advertising Heroes licht jurist Thijs Reintjes van Bleijerveld Juridisch Advies toe dat Zoom wel degelijk voldoet aan de eisen die de AVG-wetgeving stelt. Volgens deze wet moet je als bedrijf duidelijk communiceren wat je met persoonsgegevens doet en hoe je deze verwerkt. Reintjes geeft aan dat dit duidelijk vermeld staat op de website van Zoom en dat daarmee geen wetten worden overschreden.

Dan is er wel nog het feit dat Zoom de optie heeft om gesprekken op te nemen. Het is aan de gebruiker hoe daarmee om te gaan. In principe mag je elk gesprek opnemen waar je zelf deelgenoot van bent. Het is echter niet zomaar toegestaan om deze opname vervolgens de distribueren. Zorg er dus voor dat jij je zelf ook aan de AVG-regels houdt.

Veilige videobelprogramma’s

Toch zijn er veel gegevens, verkregen middels Zoom, op straat komen te liggen, volgens de hoofdaanklager tegen Zoom.

De Autoriteit Persoonsgegevens adviseert daarom ook om bij voorkeur gebruik te maken van de meest veilige communicatiemiddelen. Naast voldoen aan de AVG-richtlijnen, betekent dit dat het programma moet beschikken over NEN-certificaten en moet voldoen aan ISO-normen.

Vooral wanneer beeldbellen wordt gebruikt voor zorgtoepassingen is dit van belang, maar ook wanneer je bijvoorbeeld vergaderingen hebt waarin gegevens van medewerkers worden besproken, of als je als bedrijfsarts contact moet hebben met medewerker, leidinggevende of HR, kun je beter voor een dergelijk programma kiezen.

Is de informatie die je bespreekt minder privacygevoelig, kun je ook een van de hiervoor besproken programma’s gebruiken. De algemene regel hierbij is dat wanneer het gratis is, je dit vaak bekoopt met het delen van gegevens (dit is overigens niet altijd zonder meer het geval).

Artsenfederatie KNMG geeft een uitgebreidere toelichting op het gebruik van veilige beeldbeltoepassingen en geeft daar een aantal voorbeelden van: BeterDichtbij, Webcamconsult, FaceTalk, Zaurus, Quli, Mobilea, Beeldzorg en WeSeeDo.

Over dit laatste programma publiceerden we vorige maand het artikel ‘Wat komt er allemaal kijken bij een ISO 27001 traject?’, waarin WeSeeDo toelicht waarom een ISO-certificering zo belangrijk is in relatie tot informatiebeveiliging.

Tips: hoe voorkom je zoveel mogelijk datalekken?

De Autoriteit Persoonsgegevens geeft een aantal richtlijnen. Een belangrijke notitie is hierbij: goede zorg gaat altijd boven privacy!

• Gebruik waar mogelijk, als dat door de werkgever wordt gefaciliteerd, ‘veilige’ beeldbelprogramma’s, zoals WeSeeDo (tot maximaal drie personen).
• Bespreek zo min mogelijk gevoelige gegevens, noem geen namen, maar gebruik in plaats daarvan bijvoorbeeld cijfers.
• Breng degene over wie het gaat op de hoogte van de risico’s en vraag om toestemming.
• Als je chat: wis na het gesprek in elk geval de chathistorie.
• Zorg voor een goed beveiligde internetverbinding met een sterk wachtwoord.

Tips: Hoe haal je het meeste uit je videovergadering?

Videobellen is voor veel mensen nog nieuw of onwennig. Veel ‘oude’ gebruiken van fysieke vergaderingen worden meegenomen en dat zorgt vaak voor veel verwarring. Deze tips van het NRC kunnen dit wellicht voorkomen:

• Schep duidelijkheid: stel een handleiding op, bijvoorbeeld met welk kanaal het meest geschikt is per type vergadering. Denk hierbij ook aan projectmanagementtools.
• Vergader strak, zorg voor structuur, dat iemand de leiding pakt. En maak afspraken over bijvoorbeeld spreektijd, het muten van mensen terwijl ze niet aan het woord zijn en het geven van signalen.
• Ga digitaal borrelen: het sociale contact helpt vertrouwen en elkaar willen helpen te stimuleren.

Tips: hoe voorkom je irritaties?

We zijn nog maar een paar weken bezig, maar er ontstaan al veel irritaties. Bright.nl maakte daarom een video om uit te leggen wat je vooral níet moet doen tijdens een online conference call. Een paar van de belangrijkste punten:

• Eet niet tijdens de vergadering.
• Praat niet door elkaar heen. Spreek in plaats daarvan een aantal duidelijk handgebaren af.
• Voorkom ruis. Zet je microfoon standaard op stil, zeker als je tussendoor koffie zet of een wc-pauze hebt.
• Wat betreft dat laatste: probeer vooral niet meerdere dingen tegelijk te doen, ondanks dat het extra verleidelijk is om te multitasken, aangezien je toch al achter je computer zit.
• Zorg dat je op tijd bent en alles goed werkt voordat de vergadering begint.
• Schakel je emoties niet uit. Plan ook af en toe een videocall in voor de gezelligheid.

Videobellen na de coronacrisis

Veel reacties op de videovergaderingen zijn positief. Overleggen verlopen gestructureerder, ze zijn korter en effectiever. Immers, het wordt als heel storend ervaren als men door elkaar heen praat of hele lange verhalen houdt, dus mensen houden zich vaker stil.

Bovendien kun je makkelijk informatie en notities met elkaar delen, zodat niet alles meer gezégd hoeft te worden.

Daarnaast vermindert deze vorm van overleggen reistijd en -kosten. Veel mensen voelen er dus wel wat voor om ook op de langere termijn (een deel van) de vergaderingen te vervangen door online vergaderingen.

En als je in acht neemt dat maar liefst 48 procent van alle werkende Nederlanders vindt dat er binnen de organisatie te veel wordt vergaderd, zou deze digitale vorm van vergadering hier zomaar soelaas in kunnen bieden.

Als werkgever kun je je voorbereiden op online vergaderen. Het is dus wellicht helemaal geen overbodige luxe om uit te zoeken wat voor jouw organisatie de beste programma’s zijn en daar abonnementsgeld voor te betalen.

Deze periode dient als goede test of al het personeel beschikt over een goede internetverbinding en goed apparatuur voor beeld en geluid. Ook bestaan er diverse cursussen voor het gebruik van de verschillende programma’s. Hoe bereid jij je voor op de toekomst?